Le suivi du plan de développement de compétences

Comprendre le suivi du plan de développement de compétences

Il consiste à comparer en nombre d’inscriptions, d’heures de formation et de budget, les éléments prévisionnels issus du recueil et de l’arbitrage et les réalisations au cours de l’exercice fiscal.

Pour visualiser le suivi, la plateforme LMS propose des écrans de suivi avec une vision globale, des écrans avec une vision détaillée et la possibilité de réaliser des analyses.

Afin d’avoir des chiffres représentatifs, il est nécessaire de renseigner certaines données : le prix par stagiaire dans une fiche formation, les coûts sur les sessions, la durée estimée des sessions de formation et de clôturer les sessions de formation.

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Suivi du plan.

Profil manager ou hiérarchique Mon équipe > Suivi financier.

Pour le suivi, nous avons des pages dédiées selon les droits de l’utilisateur courant. En effet, un responsable d’équipe (hiérarchique) ne voit pas les mêmes données de suivi qu’un RESPONSABLE FORMATION. Chacun possède sa propre page de suivi avec un périmètre distinct :

• lié à son équipe pour un manager ou hiérarchique,

• avec un périmètre plus large pour un administrateur de domaine ou un responsable formation (par exemple domaine),

• Pour un manager ou un hiérarchique, la page concernée se trouve dans le menu :

  • Mon équipe > Suivi financier

Ces deux pages sont constituées des mêmes informations, mais ont un périmètre de données différents.

Comprendre les informations affichées dans le suivi du plan

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Suivi du plan.

Un responsable de formation possédant le périmètre domaine verra les informations liées aux collaborateurs du domaine courant : les inscriptions de ses collaborateurs, les coûts des inscriptions de ses collaborateurs, etc.

Dans le suivi d’un plan sur une période fiscale, définie sur une année – du 1^er janvier au 31 décembre de l’année n par exemple, nous prenons en compte les inscriptions des collaborateurs concernés par le périmètre sur les sessions de la période fiscale du plan (sur les dates de début/fin de la session prises en compte).

Dans le cas où une session s’étend sur 2 années (commençant en n avant le 31 décembre n et se finissant en n+1), alors les inscriptions de cette session seront prises en compte dans le plan prévisionnel du 1^er janvier – 31 décembre de l’année n et non dans le plan prévisionnel de l’année n+1.

Comprendre les filtres disponibles

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Suivi du plan.

Un entête est affiché avec le titre du plan, l’état du plan, ainsi que les dates fiscales. Une aide est disponible via la roue crantée pour une meilleure compréhension des informations remontées dans cette page.

L’utilisateur a la possibilité de filtrer les informations remontées par :

• Modalité d’apprentissage : filtre sur l’engagé et le réalisé, sur toutes les inscriptions liées à une formation.

• Mode d’inscription : filtre sur l’engagé et le réalisé, sur toutes les inscriptions liées à une formation.

• Formation : libellé, code : ce filtre n’interagit pas sur les données prévisionnelles.

Comprendre le graphe répartition et taux de réalisation

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Suivi du plan.

Ce graphique propose un suivi du prévisionnel et du réalisé en montant, nombre d’heures de formation, en nombre d’inscriptions.

Montants – coûts : 

• Prévu : c’est la somme des coûts provenant des besoins acceptés du plan prévisionnel.

• Engagé : c’est la somme des coûts estimés des sessions non clôturées de l’exercice fiscal.

• Réalisé : c’est la somme des coûts saisis des sessions clôturées de l’exercice fiscal.

• Total : c’est la somme de l’engagé et du réalisé.

• Le % de réalisation correspond au total sur le montant prévu en %.

• Une ligne rouge peut apparaître : elle indique la somme des enveloppes budgétaires. Si les enveloppes sont définies par nature de coût, seules les natures de coût visibles dans le Suivi du plan prévisionnel sont prises en compte.

• Dans ce suivi, pour tous les montants, nous ne remontons pas les coûts liés aux salaires, simplement les coûts service formation.

Heures : 

• Prévu : c’est la somme du temps estimé en heures provenant des besoins acceptés du plan prévisionnel. Dans le cas d’un besoin hors catalogue, c’est le temps estimé renseigné sur la fiche du besoin qui est pris en compte.

• Engagé : c’est la somme du temps estimé en heures pour chaque inscription sur les sessions non clôturées de l’exercice fiscal.

• Réalisé : c’est la somme du temps passé en heures pour chaque inscription sur les sessions clôturées de l’exercice fiscal.

• Total : c’est la somme de l’engagé et du réalisé.

• Le % de réalisation correspond au total sur le nombre d’heures prévu en %

Inscriptions : 

• Prévu : c’est le nombre de bénéficiaires nominatifs ou non des besoins acceptés du plan prévisionnel.

• Engagé c’est le nombre d’inscriptions sur les sessions non clôturées de l’exercice fiscal.

• Réalisé : c’est le nombre d’inscriptions sur les sessions clôturées de l’exercice fiscal.

• Total : c’est la somme de l’engagé et du réalisé.

• Le % de réalisation correspond au nombre d’inscriptions total sur le nombre d’inscriptions prévu en %.

Dans le cas d’une inscription annulée mais à facturer : elle ressort dans les informations remontées au niveau du suivi sur le budget formation, colonne Réalisé pour le montant.

Comprendre le graphe suivi par mois de l’engagé et du réalisé

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Suivi du plan.

Ce graphique offre une vision du budget engagé et réalisé par mois afin de suivre mois après mois le budget consommé de l’exercice fiscal sélectionné.

Les coûts affectés à un mois correspondent aux coûts des sessions démarrant au cours de ce mois.

Comprendre le graphe budget consommé

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Suivi du plan.

Ce graphique permet de suivre l’évolution cumulée des coûts engagés et réalisés chaque mois au cours de l’exercice fiscal.

Une ligne rouge peut apparaître : elle représente le budget alloué et la somme des enveloppes budgétaires. Si les enveloppes sont définies par nature de coût, seules les natures de coût visibles dans le Suivi du plan prévisionnel sont prises en compte.

La ligne Budget prévisionnel correspond à la somme des coûts provenant des besoins du plan. Elle permet de visualiser si le budget consommé en cumul dépasse le prévisionnel.

Pour un hiérarchique, la page concernée se trouve dans son menu dédié : Mon équipe > Suivi financier.

Les Webparts du suivi

Le suivi du plan est également disponible via des Webparts que vous pouvez positionner sur une page d’accueil :

• Suivi du plan : Informations générales avec les indicateurs - budget, heures, inscriptions.

• Suivi du budget par mois : Représentation graphique de la consommation par mois du budget.

Comprendre le suivi détaillé du plan

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Suivi détaillé du plan.

Comme les graphiques de suivi du plan, le suivi détaillé permet de comparer, en nombre d’inscriptions, d’heures de formation et de budget, les éléments prévisionnels issus du recueil et de l’arbitrage et les réalisations au cours de l’exercice fiscal.

La présentation est réalisée sous la forme d’un tableau permettant d’afficher les informations selon des modes de regroupement sélectionnés dans une liste déroulante.

Comprendre la sélection des informations à afficher

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Suivi détaillé du plan.

Par défaut, les informations sont affichées par domaine et le plan sélectionné est celui de l’exercice en cours. Les inscriptions issues du libre-service ne sont pas prises en compte.

En fonction de ce que vous souhaitez, vous pouvez choisir un mode de regroupement par :

• domaine,

• utilisateur,

• groupe : établissement, structure, projet, emploi,

• thème,

• genre,

• catégorie socio-professionnel,

• type de contrat de travail,

• nature de coût.

L’export CSV est disponible depuis la roue crantée.

Les modes de regroupement par utilisateur, CSP, type de contrat et genre n'affichent pas la colonne relative au budget des enveloppes.

Filtres pour le suivi détaillé d’un plan

Vous pouvez également filtrer les informations par :

• Thème : filtre portant sur un besoin, une formation ou une enveloppe.

• Groupe (établissement, structure, projet, équipe, emploi) : filtre sur les utilisateurs des inscriptions

• CSP, type de contrat : filtre sur les utilisateurs des inscriptions

• Nature de coût : filtre sur les enveloppes, les besoins ou les inscriptions. Cette vision est pertinente à condition de prévoir des enveloppes par nature de coûts et de gérer les coûts par nature pendant la phase d’élaboration du plan prévisionnel. Seules les natures de coût visibles dans le Suivi du plan prévisionnel sont prises en compte.

Inscription et besoin attachés

Un besoin non nominatif est considéré comme attaché si le nombre d'inscription en relation avec le besoin est égal au nombre d'utilisateurs saisi sur le besoin.

Un besoin nominatif est considéré comme attaché si une inscription est reliée.

Si le filtre est vide, tous les besoins et inscriptions sont prises en compte.

• Modalité d’apprentissage : filtres seulement sur l’engagé et le réalisé, sur toutes les inscriptions liées à une formation

• Mode d’inscription : filtres seulement sur l’engagé et le réalisé, sur toutes les inscriptions liées à une formation. Prise en compte de ce filtre seulement dans le budget engagé et réalisé dans la page de résultat – aucun impact dans les résultats concernant le budget prévu lié aux besoins de formation

• Formations : filtre portant sur les besoins catalogue et les sessions de formation

• Utilisateurs : filtre portant sur les besoins nominatifs et les personnes inscrites aux sessions de formations

Les filtres liés formations et utilisateurs n’ont aucun impact sur les informations remontées pour les enveloppes budgétaires.

Comprendre le détail des informations d’un plan

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Suivi détaillé du plan

Suivi détaillé du plan

Les indicateurs

• Prévu : informations issues du plan prévisionnel, liées aux besoins de formation acceptés

• Engagé : informations liées aux inscriptions des sessions non clôturées (toutes celles terminées, en cours, non commencées). Les coûts sont estimés. Les demandes d’inscription ou les inscriptions en attente sur une formation/session ne sont pas prises en compte dans l’engagé.

• En cours : informations liées aux coûts saisis dans l’onglet BILAN d’une session sur les sessions actives (= non clôturées) . Cette colonne est rajoutée uniquement pour les coûts.

• Réalisé : informations liées aux inscriptions des sessions clôturées. Les coûts correspondent aux coûts réels saisis.

• Total : somme de l’engagé et du réalisé.

• Le % de réalisation : Total/Prévu en %.

• Règles métiers pour chaque colonne par thématique :

Pour l’engagé côté montant, l’estimation se base sur l’information Prix par stagiaire sur la session.

Pour la vision par nature de coût, il existe un fonctionnement différent pour le calcul de l’engagé dans le montant.

Engagé =

Utiliser la roue crantée du suivi détaillé

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Suivi détaillé du plan

Deux actions sont disponibles :

• Un export au format csv de ce tableau : ce tableau est exportable sous Excel (en CSV) par le biais du bouton en haut du tableau (Exporter au format csv) et en PDF par le biais du bouton Export dans la boîte à outil via le menu.

• Une mise à jour des montants réalisés : les Informations Montant réalisé ne sont pas affichées en temps réel dans le suivi car elles sont consolidées en base de données pendant le traitement batch. Il est possible de mettre en à jour ces montants en cliquant sur Mettre à jour les montants.

Les trois modes de regroupement

Exemple n°1 : vision par domaine :

• Budget : somme du montant des enveloppes budgétaires pour ce domaine et ce plan.

• Montant :

  • Prévu : somme des coûts des besoins acceptés pour ce domaine et ce plan.

  • Engagé : somme des coûts estimés provenant des sessions non clôturées. En effet, les coûts saisis ne sont pas fiables tant que la session n’est pas clôturée car la saisie de coûts intervient avec un décalage par rapport à la fin de la session. L’estimation prend en compte le prix par stagiaire pour les sessions liées aux inscriptions des collaborateurs du domaine courant.

  • Réalisé : somme des coûts réels saisis sur les sessions clôturées. Les sessions prises en compte sont celles liées aux inscriptions des collaborateurs du domaine courant.

  • Total : somme des coûts engagés et réalisés.

  • % de réalisation : Total/Prévu en %.

• Heures :

  • Prévu : somme des durées estimées (en heures) des besoins acceptés (durée estimée * le nombre de bénéficiaires) pour ce domaine et ce plan. La durée estimée du besoin correspond à la durée estimée de la formation identifiée ou pour un besoin hors catalogue à la durée estimée saisie sur le besoin

  • Engagé : somme des durées estimées (en heures) des sessions non clôturées liées aux inscriptions des collaborateurs du domaine courant. Cette valeur est estimée car l’émargement n’a peut-être pas été renseigné à ce moment-là.

  • Réalisé : somme des durées passées (en heures) des sessions clôturées liées aux inscriptions des collaborateurs du domaine courant et du plan. Le calcul prend en compte l’émargement et/ou la durée estimée (pour les formations e-learning, ou mixtes).

  • Total : somme des durées engagés et réalisés.

  • % de réalisation : Durée totale/Durée prévue en %.

• Inscriptions :

  • Prévu : nombre de bénéficiaires sur les besoins acceptés pour ce domaine et ce plan.

  • Engagé : nombre d’inscriptions sur les sessions non clôturées, concernant les collaborateurs du domaine courant et ce plan.

  • Réalisé : nombre d’inscriptions sur les sessions clôturées, concernant les collaborateurs du domaine courant et ce plan.

  • Total : somme de l’engagé et du réalisé.

  • % de réalisation : Inscriptions Totales/Inscriptions prévues en %

Précision sur le réalisé

Pour calculer le montant du réalisé, les natures de coûts prises en compte comprennent les natures de coût hors salaire intégrées au suivi du plan prévisionnel. Sur la fiche d’une nature de coût, il y a une option case à cocher : intégrer au suivi du plan.

Calcul du nombre d’heures réalisées :

• Prise en compte des heures émargées sur la présence des apprenants pour les sessions présentielles

• Prise en compte des heures passées en e-learning pour les sessions e-learning. Cependant, afin d’éviter d’avoir un compteur temps surévalué, ces heures e-learning sont plafonnées par la durée estimée de la session ou de la formation.

Exemple n°2 : vision par utilisateur

• Budget : aucune notion d’enveloppe dans cette vision.

• Montant :

  • Prévu : somme des coûts des besoins nominatifs acceptés liés à l’utilisateur pour ce plan.

  • Engagé : somme des coûts estimés liés aux inscriptions de l’utilisateur sur les sessions non clôturées. En effet, les coûts saisis ne sont pas fiables tant que la session n’est pas clôturée car la saisie de coûts intervient avec un décalage par rapport à la fin de la session. L’estimation prend en compte le prix par stagiaire.

  • Réalisé : somme des coûts réels saisis liés aux inscriptions de l’utilisateur sur les sessions clôturées ; concernant une nature de coûts intégrée au suivi du plan

  • Total : somme des coûts engagés et réalisés.

  • % de réalisation : Total/Prévu en %.

• Heures :

  • Prévu : somme des durées estimées (en heures) émises sur les besoins nominatifs acceptés liés à l’utilisateur pour ce plan.

  • Engagé : somme des durées estimées (en heures) des sessions non clôturées liées aux inscriptions de l’utilisateur et du plan. Valeur théorique car l’émargement n’a peut-être pas été renseigné à ce moment-là.

  • Réalisé : somme des durées passées (en heures) des sessions clôturées liées aux inscriptions de l’utilisateur et du plan calculée en fonction de l’émargement et/ou durée estimée (pour le e-learning, ou blended).

  • Total : somme des durées engagés et réalisés.

  • % de réalisation = Durée totale/Durée prévue en %.

• Inscriptions :

  • Prévu : nombre de besoins nominatifs acceptés liés à l’utilisateur pour ce plan.

  • Engagé : nombre d’inscriptions sur les sessions non clôturées de l’utilisateur pour ce plan.

  • Réalisé : nombre d’inscriptions sur les sessions clôturées de l’utilisateur pour ce plan.

  • Total : somme de l’engagé et du réalisé.

  • % de réalisation : Inscriptions Totales/Inscriptions prévues en %

Dans le cas d’une inscription annulée mais à facturer : elle ressort dans les informations remontées au niveau du suivi, pour les coûts essentiellement.

Comprendre le suivi du plan et hors plan

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Suivi du plan

Suivi du plan et hors plan

Les indicateurs :

• Prévu (Besoins transformés et Besoins non transformés) : informations issues du plan prévisionnel, liées aux besoins de formation acceptés. Cette colonne est divisée en deux sous-colonnes Besoins transformés et Besoins non transformés.

• Engagé plan et hors plan : informations liées aux inscriptions des sessions non clôturées (toutes celles terminées, en cours, non commencées). Les coûts sont estimés. Les demandes d’inscription ou les inscriptions en attente sur une formation/session ne sont pas prises en compte dans l’engagé.

• En cours plan et hors plan : informations liées aux coûts saisis dans l’onglet BILAN d’une session sur les sessions ‘actives’ (= non clôturées) . Cette colonne est rajoutée uniquement pour les coûts.

• Réalisé plan et hors plan : informations liées aux inscriptions des sessions clôturées. Les coûts correspondent aux coûts réels saisis.

• Total plan et hors plan : somme de l’engagé et du réalisé.

• Le % de réalisation : Total/Prévu en %.

Note : Il est possible d’exporter toutes les informations au format CSV permettant de télécharger un rapport Excel complet.

Exemple n°3 : Vision par nature de coûts 

• Budget : somme du montant des enveloppes liées à la nature par plan et hors plan.

• Montant :

  • Prévu : somme des coûts venant des besoins acceptés (coût stagiaire * le nombre de bénéficiaires) liés à la nature et ce plan. Les besoins n’ayant pas de coût stagiaire par nature ne sont pas pris en compte. Coûts listés par Besoins transformés et Besoins non transformés.

  • Engagé : somme des coûts saisis liés à la nature venant des sessions non clôturées suivant les inscriptions des collaborateurs du domaine courant.

  • Réalisé : somme des coûts saisis liés à la nature venant des sessions clôturées suivant les inscriptions des collaborateurs du domaine courant.

  • Total : somme des coûts engagés et réalisés.

• Heures : les indicateurs des heures par nature de coût n’ont pas d’intérêt en terme métier, elles ne sont pas affichées.

• Inscriptions : les indicateurs des inscriptions par nature de coût n’ont pas d’intérêt en terme métier, elles ne sont pas affichées.