Les modèles d’entretien

Les modèles d’entretien permettent de construire des entretiens pour l’ensemble des collaborateurs. Chaque entretien se compose d’étapes, de formulaires (les sections à compléter) et de composants (le contenu des formulaires).

Créer un modèle d’entretien

Procédure

1. Depuis le menu latéral, ouvrez le menu Talents.

2. Dans la rubrique Entretiens, cliquez sur Les modèles d'entretien.

   Si des modèles d’entretiens ont déjà été créés, leur liste s’affiche. Sinon, la mention « Aucun modèle d’entretien » est visible.

3. Cliquez sur Nouveau modèle .

4. Renseignez les informations de la fiche :

Informations générales :

• Titre — Champ texte obligatoire. Entrez le nom de l’entretien dans toutes les langues disponibles.

• Description — Champ texte. Saisissez une description de l’entretien dans les langues de votre choix.

• Code — Champ texte. Renseignez un identifiant pour pouvoir citer l’entretien dans d’autres éléments de la plateforme.

• Catégorie — Liste déroulante. Sélectionnez la catégorie dans laquelle l’entretien doit apparaître.

• Domaine — Champ complété par défaut avec le domaine racine après la création du modèle.

• Inclus dans le bilan — Case à cocher. Activez pour inclure l’entretien dans le bilan du collaborateur.

• Image de couverture — Champs de téléchargement actif seulement après la création du modèle. Téléchargez une image qui s’affichera en en-tête de l’entretient.

Modes de lancement de l’entretien :

• Au fil de l’eau par un hiérarchique — Case à cocher. Activez pour autoriser un hiérarchique à lancer cet entretien à n’importe quel moment.

• Au fil de l’eau par un collaborateur — Case à cocher. Activez pour autoriser un collaborateur à lancer cet entretien à n’importe quel moment.

• Au fil de l’eau par un RH — Case à cocher. Activez pour autoriser un RH à lancer cet entretien à n’importe quel moment.

• Sous forme de campagne — Case à cocher. Activez pour déclencher l’entretien lors de campagne. (Voir : Les campagnes d’entretien)

  Ces options sont cumulables.

Export :

• Modèle du document — Liste déroulante. Sélectionnez le modèle du document d’export de l’entretien.

• Modèle HTML — Champ texte. Renseignez le code HTML du document d’export de l’entretien.

5. Enregistrez le modèle en cliquant sur Enregistrer en haut de la page.

   Un message de confirmation apparaît à l’écran.

   Le modèle est créé.

6. Ouvrez l’onglet Conception.

   La structure de l’entretient s’affiche avec la mention « Aucune étape » à gauche. Les informations relatives aux étapes sont à droite.

7. Cliquez sur Ajouter une étape .

8. Renseignez les informations de l’étape :

• Titre — Champ texte obligatoire. Saisissez le titre de l’étape dans toutes les langues disponibles.

• Imprimable — Case à cocher. Activez pour rendre une étape visible sur écrans de tous les acteurs et sur fichier PDF exporté.

• L’étape peut être forcée — Case à cocher. Activez pour pouvoir passer une étape.

• L’étape peut être rouverte— Case à cocher. Activez pour pouvoir rouvrir un étape.

9. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer l’étape.

   Un message de confirmation apparaît à l’écran.

   L’étape apparaît sur la gauche de l’écran. Un bandeau orange apparaît pour publier le modèle. Il est déconseillé de le publier avant d’avoir renseigner toutes les étapes complètes.

   En cliquant sur à droite de l’étape, vous pouvez dupliquer l'étape et les formulaires qu'elle contient ou la supprimer.

10. Cliquez ensuite sur Ajouter un formulaire .

    La fiche d’information du formulaire s’affiche à droite.

11. Complétez les informations :

• Titre — Champ texte obligatoire. Saisissez le titre du formulaire dans toutes les langues disponibles.

• Acteur — Liste déroulante. Sélectionnez l’acteur du formulaire.

• Nom de la tâche — Champ texte. Renseignez le nom de la tâche que l’acteur doit accomplir dans les langues de votre choix.

• Message de fin de formulaire — Champ texte. Écrivez un message qui s’affichera en fin de formulaire.

• Imprimable — Case à cocher. Activez pour rendre un formulaire visible sur écrans de tous les acteurs et sur fichier PDF exporté.

12. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le formulaire.

    Un message de confirmation apparaît à l’écran.

    Le formulaire apparaît sur la gauche de l’écran avec le nombre de composant qu’il contient. Dans sa fiche d’information, l’onglet composant est désormais disponible.

    Un bandeau orange apparaît pour publier le modèle. Il est déconseillé de le publier avant d’avoir renseigner toutes les étapes complètes.

    En cliquant sur à droite du formulaire, vous pouvez le dupliquer avec ses composant, le prévisualiser ou le supprimer.

13. Ouvrez l’onglet Composants.

    La liste des composants s’affiche.

14. Cliquez sur Ajouter un composant .

    Un nouvelle fenêtre s’affiche avec la liste de tous les composants disponibles (voir : Les composants)

15. Sélectionnez le composant souhaité.

16. Complétez les informations du composant.

17. Cliquez sur Enregistrer.

    Un message de confirmation apparaît à l’écran.

18. Retournez à la page de structure du modèle à l’aide du bouton Retour en haut à gauche de l’écran.

    Le composant apparaît dans l’onglet Composants du formulaire auquel vous l’avez ajouté.

Les composants

Les composants représentent le contenu des formulaires. Ce sont généralement des éléments interactifs. Sur la pages d’ajout, ils sont classer par catégories.

Les composants d’affichage

Le composant « Citation » :

Ce composant intègre à un formulaire des éléments complétés dans les étapes précédentes. Par conséquent il n’est pas possible de l’utiliser dans la première étape du modèle. Les informations à remplir pour le configurer :

• Titre — Champ texte obligatoire. Saisissez le titre du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Citations — Liste des citations.

  1. Cliquez sur Ajouter .

  2. Saisissez le titre de la citation.

  3. Choisissez dans la liste déroulante le composant que vous souhaitez citer.

  Vous pouvez supprimer une citation en cliquant sur .

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

Le composant « Texte HTML » :

Ce composant intègre au formulaire un texte et des images en lecture seule. Les informations à remplir pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Texte — Champ texte obligatoire. Entrez votre texte. Vous pouvez le formatez en cliquant sur .

• Imprimable — Case à cocher. Activez pour rendre le composant visible sur écrans de tous les acteurs et sur fichier PDF exporté.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

• Affichage — Liste déroulante. Choisissez l’espace que le composant doit occuper.

Les composants de compétences

Le composant « Ajout de compétences » :

Ce composant permet à l’acteur qui remplit le formulaire de visualiser les compétences et les faire remonter lors de l’entretien. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Ajout de compétences — Case à cocher. Activez pour autoriser l’acteur à ajouter des compétences déjà existante lorsqu’il remplit le formulaire.

• Mise à jour des compétences — Case à cocher. Activez pour autoriser pour autoriser l’acteur à modifier le niveau de maitrise après avoir ajouter la compétence.

Le composant « Compétences des emplois » :

Ce composant affiche les compétences relatives à l’emploi du collaborateur. Par défaut, le niveau de maîtrise est modifiable. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Accessible uniquement en lecture — Case à cocher. Activez pour interdire la modification du niveau de maîtrise lors du remplissage du formulaire.

Le composant « Compétences obsolètes » :

Ce composant affiche les compétences relatives à l’emploi du collaborateur qui ne sont plus d’actualité. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

Le composant « Validation des compétences » :

Ce composant affiche la liste des compétences relatives à l’emploi du collaborateur, leur état et leur niveau cible ainsi que la possibilité de commenter chacune d’elles. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Affichage — Liste déroulante. Choisissez l’espace que le composant doit occuper.

• Permettre la validation — Case à cocher. Activez pour autoriser l’acteur à valider la compétence depuis le formulaire.

• Voir le niveau cible dans la synthèse et l’export — Case à cocher. Activez pour rendre le niveau des compétences attendu sur les écrans de synthèse et dans le document exporté.

Les composants de données complexes

Le composant « Besoin de formation » :

Ce composant offre au collaborateur la possibilité de faire remonter des besoins de formation en sélectionnant les formations qu’il aimerait suivre. Les informations pour le configurer :

• Besoin de formation — Champ texte obligatoire. Entrez le titre du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Emettre un avis — Liste déroulante. Choisissez si l’acteur peut consulter ou laisser ou non un avis.

• Masquer l’option hors catalogue — Case à cocher. Activez pour autoriser l’acteur à choisir une formation hors catalogue.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

Le composant « Document » :

Ce composant permet d’ajouter au formulaire des documents téléchargeables par les acteurs. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Fichier — Champ de téléchargement. Téléchargez les documents que vous souhaitez ajouter au formulaire.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

Le composant « Données collaborateur » :

Ce composant affiche les données relatives au collaborateur. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Champ — Liste déroulante. Choisissez l’élément du collaborateur que vous souhaitez afficher.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

• Affichage — Liste déroulante. Choisissez l’espace que le composant doit occuper.

Le composant « Formations effectuées » :

Ce composant affiche toutes les formations effectuées par le collaborateur. Il est possible de filtrer les résultats. Les informations pour le configurer :

Informations générales

• Formations effectuées — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Historique (en années) — Champ numérique. Indiquez le nombre d'années pour afficher les formations effectuées au cours des X dernières années.

Modalités d’inscription

• Back office — Case à cocher. Activez pour afficher les formations auxquelles le collaborateur a été inscrit.

• Libre-service — Case à cocher. Activez pour afficher les formations disponibles en libre-service.

• Front office — Case à cocher. Activez pour afficher les formations auxquelles le collaborateur s’est inscrit lui-même.

Nécessité

• Obligatoire — Case à cocher. Activez pour afficher les formations obligatoires.

• Non-obligatoire — Case à cocher. Activez pour afficher les formations facultatives.

Avancement

• En cours — Case à cocher. Activez pour afficher les formations en cours.

• Terminée — Case à cocher. Activez pour afficher les formations terminées.

Succès

• En succès — Case à cocher. Activez pour afficher les formations que le collaborateur a réussi.

• En échec — Case à cocher. Activez pour afficher les formations que le collaborateur a échoué.

Mode d’apprentissage

• Présentiel — Case à cocher. Activez pour afficher les formations dispensées en présentiel.

• E-learning — Case à cocher. Activez pour afficher les formations de type e-learning.

• Mixte — Case à cocher. Activez pour afficher les formations mixte.

• Classe virtuelle — Case à cocher. Activez pour afficher les formations dispensées en classe virtuelle.

• Mobile — Case à cocher. Activez pour afficher les formations mobile.

• Vidéo — Case à cocher. Activez pour afficher les formations vidéo.

• MOOC — Case à cocher. Activez pour afficher les formations de type MOOC.

• Réglementaire — Case à cocher. Activez pour afficher les formations réglementaire.

• AFEST — Case à cocher. Activez pour afficher les formations de type AFEST.

Visibilité

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

Le composant « Objectifs » :

Ce composant permet d’attribuer et de visualiser des objectifs. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Type d’objectif — Liste déroulante. Sélectionnez le type d’objectifs que vous souhaitez afficher.

• Catégorie— Case à cocher. Activez pour afficher le choix catégorie des objectifs.

• Echéance — Case à cocher. Activez pour afficher la période de réalisation des objectifs.

• Pondération (%) — Case à cocher. Activez pour afficher la pondération en pourcentage des objectifs.

• Priorité — Case à cocher. Activez pour afficher le niveau de priorité des objectifs.

• Descriptif — Case à cocher. Activez pour afficher la description des objectifs.

• Moyens mis en œuvre — Case à cocher. Activez pour afficher les moyens mis en œuvre pour les objectifs.

• Résultat obtenu — Case à cocher. Activez pour afficher l’évaluation du résultat obtenu.

• Plan d’action — Case à cocher. Activez pour afficher le plan d’action pour réaliser les objectifs.

• Commentaire — Case à cocher. Activez pour afficher le champ commentaire.

• Détail du résultat obtenu — Case à cocher. Activez pour afficher le champ détaillant les résultats obtenu.

• Terminer l’objectif — Case à cocher. Activez pour autoriser l’acteur à marquer l’objectif comme « Terminé ».

• Accessible uniquement en lecture — Case à cocher. Activez pour interdire la modification du niveau de maîtrise lors du remplissage du formulaire. Si cette case n’est pas cochée alors les éléments précédent serviront à renseigner les informations des objectifs.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

Le composant « Projet professionnel » :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Echéance — Case à cocher. Activez pour rendre cet élément visible.

• Description — Case à cocher. Activez pour rendre cet élément visible.Statut — Case à cocher. Activez pour rendre cet élément visible.

• Commentaire — Case à cocher. Activez pour rendre cet élément visible.

• Validé — Case à cocher. Activez pour rendre cet élément visible.

• Terminé — Case à cocher. Activez pour rendre cet élément visible.

• Accessible uniquement en lecture — Case à cocher. Activez pour interdire la modification du niveau de maîtrise lors du remplissage du formulaire. Si cette case n’est pas cochée alors les éléments précédent serviront à renseigner les informations des objectifs.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

Les composants de données simples

Le composant « Case à cocher » :

Ce composant affiche un texte avec une case à cocher. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Positionner la case à cocher après le texte — Case à cocher. Activez pour placer la case après le texte dans le formulaire.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

• Affichage — Liste déroulante. Choisissez l’espace que le composant doit occuper.

Le composant « Date » :

Ce composant est un champ numérique permettant de sélectionner une date. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Obligatoire — Case à cocher. Activez pour rendre le renseignement de ce composant obligatoire pour l'acteur.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

• Affichage — Liste déroulante. Choisissez l’espace que le composant doit occuper.

Le composant « Nombre » :

Ce composant est un champ numérique permettant de saisir une données numérique. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Obligatoire — Case à cocher. Activez pour rendre le renseignement de ce composant obligatoire pour l'acteur.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

• Affichage — Liste déroulante. Choisissez l’espace que le composant doit occuper.

Le composant « Radio bouton » :

Ce composant affiche une sélection de propositions. Les informations pour le configurer :

• Titre — Champ texte obligatoire. Saisissez le titre du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Obligatoire — Case à cocher. Activez pour rendre le renseignement de ce composant obligatoire pour l'acteur.

• Alignement vertical — Case à cocher. Activez pour alignez verticalement les propositions.

• Propositions — Liste des propositions. Ajoutez vos propositions à la liste.

  1. Cliquez sur Ajouter une proposition .

  2. Entrez la proposition.

  3. Répétez l’opération autant de fois que nécessaire.

  Pour supprimez une proposition, cliquez sur à droite de la proposition à supprimer.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

• Affichage — Liste déroulante. Choisissez l’espace que le composant doit occuper.

Le composant « Texte libre court » :

Ce composant affiche un champ texte court permettant à l’acteur de saisir un texte d’une ligne maximum. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Obligatoire — Case à cocher. Activez pour rendre le renseignement de ce composant obligatoire pour l'acteur.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

• Affichage — Liste déroulante. Choisissez l’espace que le composant doit occuper.

Le composant « Texte libre long » :

Ce composant affiche un champ texte long permettant à l’acteur de saisir un texte de plusieurs lignes. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Obligatoire — Case à cocher. Activez pour rendre le renseignement de ce composant obligatoire pour l'acteur.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

• Affichage — Liste déroulante. Choisissez l’espace que le composant doit occuper.

Le composant « Visa » :

Ce composant fait office d’attestation de présence à l’entretien. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Afficher le choix de validation — Case à cocher. Activez pour afficher la proposition « Je valide ce compte rendu : » et ses options.

• Texte de prise en compte — Champ texte obligatoire rempli par défaut. Modifiez le texte si nécessaire.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

• Affichage — Liste déroulante. Choisissez l’espace que le composant doit occuper.

Les composants de structure

Le composant « Introduction » :

Ce composant affiche la photo du collaborateur et de son manager. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Imprimable — Case à cocher. Activez pour rendre le composant visible sur écrans de tous les acteurs et sur fichier PDF exporté.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

Le composant « Section » :

Ce composant permet de structurer le formulaire, chaque section correspond à une page. Les informations pour le configurer :

• Nom — Champ texte obligatoire. Saisissez le nom du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

Le composant « Sous-titre » :

Ce composant permet d’ajouter un sous-titre à une partie du formulaire. Les informations pour le configurer :

• Titre — Champ texte obligatoire. Saisissez le titre du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

• Affichage — Liste déroulante. Choisissez l’espace que le composant doit occuper.

Le composant « Titre » :

Ce composant permet d’ajouter un titre à une partie du formulaire. Les informations pour le configurer :

• Titre — Champ texte obligatoire. Saisissez le titre du composant.

• Code — Champ texte rempli automatiquement.

• Masquer dans l’export — Case à cocher. Activer pour rendre ce composant invisible dans le document exporté.

• Affichage — Liste déroulante. Choisissez l’espace que le composant doit occuper.