LXP - Learning Experience Platform : Utilisateur

La plateforme est également disponible en version mobile native et toutes les fonctionnalités présentées sont également accessibles à l'utilisateur directement depuis notre application mobile.

Les pages Bealink

Le LXP de Bealink propose une page d’accueil composée de différents blocs permettant de créer très facilement une page personnalisée pour les utilisateurs.

Parmi ces différents blocs, aussi nommés widgets, configurables par langue ou par groupes d’utilisateurs. Aucun de ces blocs n’a une limite de nombre sur la page, nos clients peuvent donc mettre plusieurs fois le même type de bloc mais pour des données ou des usages différents. Parmi ces widgets nous pouvons retrouver :

• Un carrousel / slider (ensemble de slides qui défilent et permettent de mettre en avant une actualité, une formation afin de faire la promotion de l’offre)

• Un widget permettant des entrées thématiques ou catégoriques

• Des widgets Images (1/2 ou 3) permettant de mettre des images cliquables dans la page

• Un widget Embed, permettant d’incorporer des vidéos ou même des sites web

• Un widget Favoris, widget dynamique qui s'alimente avec les favoris de l’utilisateur

• Un widget Inscriptions, widget dynamique, qui récupère l’ensemble des inscriptions en cours de l’utilisateur depuis les différents LMS. Exemple : J’inscris l’utilisateur A dans mon LMS à la formation gestion de projet, si l’utilisateur A se connecte au LXP il verra son inscription avec son pourcentage d’avancement

• Un widget Historique, qui regroupe l’ensemble des derniers contenus ou formations vus par un utilisateur

• Un widget Barre de recherche, qui ajoute une barre de recherche dans une page

• Un widget Recommandation, qui lui peut se décliner en 8 autres widgets complétements dynamiques :

• Recommandations collaboratives

• Recommandations basées sur les centres d’intérêt

• Top contenus du mois

• Top contenus de la semaine

• Top playlists du mois

• Top playlists de la semaine

• Top contributeurs du mois

• Top contributeurs de la semaine

• Contenus et playlists récent(e)s

• Un widget Mise en avant / Liste, qui vous permet de sélectionner des formations, des contenus ou bien des personnes à mettre en avant. Ce widget est très utilisé car il peut être utilisé de nombreuses fois sur la page, et peut aussi servir à faire des entrées thématiques et autre sélection

Pages d’accueil

La combinaison de ces widgets et de la personnalisation des données par langue ou groupe couvre de nombreux cas d’usage et apporte une dynamique appréciée par les apprenants, qui découvrent constamment du nouveau contenu, ainsi que par les équipes L&D, grâce à une gestion allégée de l’animation.

Il est possible d’assigner différentes pages d’accueil selon les utilisateurs, groupes ou entités, et de personnaliser les widgets affichés sur une même page en fonction du profil de l’utilisateur.

Les apprenants accèdent facilement aux contenus et playlists qui leur sont attribués via le widget d’inscription.

Communautés, académies, Learning Channels

Les pages créées peuvent également servir de pages thématiques, communautés ou Learning Channels, avec le même fonctionnement que les pages d’accueil. Elles sont accessibles depuis la page d’accueil.

Dans ces espaces, les utilisateurs retrouvent l’ensemble des contenus et parcours associés, ainsi que les événements synchrones, les experts métier, les contenus récents et ceux mis en avant par l’entrepris…

Playlists et parcours

Grâce à son architecture ouverte, Bealink agrège divers formats et sources de contenu : articles, vidéos (streaming ou internes), podcasts, contenus LMS, MOOCs, publications sur les réseaux sociaux, contenus en RV, micro-contenus Cards, fichiers, etc.

Bealink propose deux modes de regroupement des contenus : les playlists et les parcours. Dans un parcours, l'utilisateur doit terminer un contenu avant d’accéder au suivant, tandis que les playlists offrent une navigation libre, sans contrainte pédagogique.

Ces deux approches permettent d’agréger, de manière séquencée ou non, des contenus issus de diverses sources : un document intranet, une vidéo YouTube, un cours Coursera, un résumé GetAbstract, un podcast, un TED Talk…

C’est la valeur ajoutée du LXP : non seulement il centralise tous les contenus avec un moteur de recherche puissant, mais il permet aussi aux clients de structurer des cursus personnalisés.

Playlists générées par les utilisateurs

Les utilisateurs créent leurs playlists depuis la page d’accueil via le bouton + sur mobile ou l’onglet Playlist sur la version web.

Bealink permet aux collaborateurs et administrateurs d’assembler divers contenus et formats consolidés par la plateforme. Ils peuvent ainsi structurer le développement des compétences en combinant formats complémentaires pour une meilleure rétention et en intégrant contenus génériques et spécifiques à l’entreprise pour plus d’efficacité.

Une fois la playlist créée, ils peuvent y ajouter du contenu (web, Cards, fichiers) et la partager.

Quand une playlist est créée par un collaborateur, son profil apparaît sur le bandeau de la playlist afin que les utilisateurs aient facilement accès au profil du créateur.

Les utilisateurs peuvent suivre des playlists qui les intéressent afin de pouvoir les retrouver facilement mais également suivre les profils qui les intéressent. Ils peuvent également se voir recommander des playlists dans la page d'accueil, en trouver en utilisant le moteur de recherche ou bien consulter les playlists d’un collaborateur qu'ils suivent sur le profil de ce dernier.

Ajout de contenu externe par les utilisateurs

Il existe une autre façon pour l’utilisateur d’ajouter du contenu externe qui est encore plus simple que celui de passer par une playlist et de cliquer sur le bouton d’ajout de contenu. Cette méthode consiste à partager une ressource externe avec l’app mobile du LXP.

Prenons l’exemple d’une vidéo YouTube que nous souhaiterions ajouter à une playlist, pour cela il suffit d’aller sur YouTube, et sur la vidéo en question appuyer sur le bouton Partager, mais au lieu de partager par courriel, ou via un réseau social il suffit de sélectionner l’app de votre LXP en marque blanche et le tour est joué.

Le système récupère automatiquement toutes les données du contenu pour l’indexer dans le moteur de recherche et ce système fonctionne avec tout, LinkedIn, les articles du web, YouTube…

Ajout de contenu de contenu du catalogue

Les utilisateurs peuvent également facilement inclure dans leurs playlists des contenus déjà référencés dans le catalogue de l’entreprise. Ceci peut se faire depuis la page d’accueil si un contenu pertinent s’y trouve mais il est aussi possible pour l’auteur de trouver du contenu via le moteur de recherche et facilement l’ajouter à sa playlist.

Configuration de la playlist

Toutes les playlists sont partageables et permettent par exemple à un manager de proximité d’animer son équipe en faisant lui-même une sélection de contenus dans la bibliothèque et en ajoutant son propre contenu (intranet, vidéo…).

Les utilisateurs peuvent également ajouter un thème à une playlist selon une liste de thèmes prédéfinie et modifiable par les administrateurs en back-office. Il aura accès à un menu déroulant lui proposant une liste de thèmes. Il sera également possible de chercher les contenus par thèmes dans le moteur de recherche.

Duplicata de playlist, inscription des équipes et demandes volumiques

Certains rôles comme les managers ou autres rôles de type expert ou chef de projet pourront facilement dupliquer une playlist afin de pouvoir l’adapter pour un contexte spécifique. Si cette fonctionnalité est pensée principalement à des fins d’onboarding et permet à des managers d’enrichir des playlist d’onboarding génériques avec des contenus plus spécifiques au contexte, à l’équipe, au poste… elle peut servir de façon plus vaste à des fins d’amélioration de playlist existantes. Les managers pourront également faire des inscriptions volumiques

Parcours générés par le L&D

Seuls les administrateurs peuvent créer des parcours nécessitant une progression pédagogique entre les contenus.

Les administrateurs pourront donc créer des parcours depuis l’onglet Playlists du Back-office de l’application. Ils pourront également configurer la langue de la playlist ainsi que les options de visibilité de celle-ci.

Pour les playlists ou parcours créés par un administrateur, aucune photo de profil n'apparaît sur la vignette et celles-ci peuvent être taguées en tant que « Playlist Officielle »

En tant qu'administrateur, il est également possible de mettre en avant des playlists sur la page d'accueil ainsi qu’ajouter des widgets regroupant différentes playlists ou parcours.

Fiche descriptive du parcours

Les parcours disposent de leur fiche descriptive. Celles-ci peuvent être générées automatiquement grâce aux intégrations avec les catalogues de contenus et autres outils SIRH. Les utilisateurs retrouveront donc des informations comme la durée, la ou les sources, les langues ainsi qu’une description et si la formation n’est pas directement accessible mais juste référencée, son prix.

Vue d’ensemble du parcours

Les parcours, qui peuvent mêler tout type de format (y compris des formats synchrones de coaching, de formation présentielles…) disposent d’une vue d’ensemble des différentes activités de formation. Celles-ci peuvent être organisées par bloc avec des séparateurs, et au-delà des contenus eux même des textes explicatifs peuvent

Parcours multimodaux et temporels

Les parcours peuvent inclure, non seulement des contenus digitaux, disponibles en permanence mais il est également possible de configurer et d’automatiser des parcours définis dans le temps qui incluent des événements synchrones, des sessions de coaching, des évaluations et rendus à date butoir… Cela peut se faire soit sur une période stricte, mais il est également possible qu’elle fonctionne sur des dates relatives avec une date butoir en fonction de la date d’inscription grâce à, par exemple, des associations coach-coaché ainsi que différents créneaux configurables dans la fonctionnalité de gestion d’évènements. Les différentes parties prenantes retrouveront les différents évènements également dans l’onglet Évènement.

Progression, évaluation et certification

Des règles de progression peuvent être mises en place. En fonction des différentes évaluations et la tenue de certains évènements synchrones les contenus suivants peuvent être bloqués.

Par exemple, si un parcours inclut un quiz à la fin du premier bloc, il est possible d’indiquer que pour débloquer la suite, il faut faire au moins 80% au quizz. Les contenus encore verrouillés peuvent se voir dans la vue d’ensemble avec l’icône .

Enfin, il est possible d’automatiser la certification dans Bealink et certains parcours peuvent automatiquement certifier au niveau spécifique pour une compétence donnée.

Emailing

L’ensemble des activités pédagogiques du parcours peut s’accompagner de règles de mailing personnalisables qui viennent animer de dispositif. (voir section 3.4)

Langues et traductions

Les différents parcours peuvent être traduits et configurés par les L&Ds et son accessible en différentes langues par l’utilisateur. Par défaut, la langue du profil de l’utilisateur sera utilisée.

Partage des objets

L’ensemble des objets présents dans le LXP sont partageables afin de faciliter cette dimension de peer-learning. Ainsi des managers de proximité peuvent facilement partager une sélection de ressources à leurs équipes ou bien encore un seul contenu dans un modèle de prescription.

Pour ce faire, il suffit à l’utilisateur de cliquer sur les trois petits points présents sur une playlist, formation, contenu...pour faire apparaître un menu contextuel lui permettant de partager sur quasiment tous les supports possibles.

En effet, le partage se fait sous la forme de liens et ouvre les capacités de partage du téléphone mobile. Ainsi un contenu peut être partagé par mail, sur un réseau social comme Yammer ou Facebook@Work, WeChat, WhatsApp, par texto, sur Microsoft Teams...globalement tous les endroits où un partage est possible.

Moteurs de recherche

Moteur de recherche à facettes

Il est nécessaire d’avoir un moteur de recherche puissant lorsque l’on parle de LXP puisque par définition ce type de plateforme indexe de multiples sources de contenus et de formations.

C’est le cas du LXP Bealink avec un moteur de recherche dit « à facettes ». Un moteur de recherche à facette permet de rechercher un mot clé dans les métadonnées de plusieurs types d’objets.

Ainsi, lorsque vous tapez un mot-clé dans l’application Bealink celui-ci sera recherché parmi des profils utilisateurs, parmi des contenus de tous types, parmi des formations, parmi des événements et dans un futur proche parmi des compétences d’autres utilisateurs dans une logique de peer-learning.

Ce principe est utilisé sur des sites comme celui d’Allociné afin de retrouver lorsque l’on tape « Black » par exemple, l’ensemble des séries, des films, des auteurs répondant aux critères de recherche.

Et au sein des résultats de recherche, une fois la catégorie choisie par l’utilisateur, il est alors possible de refiltrer par langue ou bien de les ordonner par pertinence (nombre de vues), par date de publication ou bien encore par titre.

Ainsi non seulement le moteur de recherche devient dynamique (il adapte ses catégories aux systèmes indexés du client) mais évolutif puisqu’il devient alors plus simple d’ajouter de nouvelles catégories de recherche, comme « Discussions » si l’on venait à s’intégrer avec un réseau social d’entreprise.

Le moteur de recherche de Bealink peut être exposé dans d’autres applications de l’entreprise (via des API) ou bien même étendre un moteur de recherche d’entreprise.

Bien sûr, sur chacun des résultats de recherche, l'utilisateur final pourra décider de suivre la personne, ajouter le contenu en favori, ajouter le contenu à l’une de ses playlists, partager le contenu à un pair ou bien évidemment de le lancer.

Recherche via prise de photo

La recherche par mots clés est indispensable dans le LXP du fait de la variété de contenu qu’il agrège mais reste une barrière à l’entrée lorsque l’utilisateur final ne connaît pas les bons mots clés à taper. Ce qui est souvent le cas lorsqu’un collaborateur en phase d’intégration recherche des informations métier, par exemple sur un produit sans connaître la référence associée.

Dans notre mission qui est d’apporter le contenu à l’utilisateur, le plus simplement possible, et au meilleur moment possible nous ne pouvions faire l’impasse sur l’exploitation avancée des capacités du téléphone et notamment de l’appareil photo.

L’application mobile du LXP Bealink peut ainsi embarquer une recherche par reconnaissance d’images, basée sur un algorithme de machine learning. Pour ce faire, il y a d’abord un travail préalable d’import d’une base d’images de machine outils, sites, ou autre produit de l’entreprise avec une association sur les éléments du catalogue de formation.

Ainsi, le moteur de reconnaissance est entraîné et l’utilisateur final peut trouver une ressource pertinente juste en prenant une photo d’un objet.

Cette fonctionnalité est très utilisée par notre client Hublot, qui possède plus de 300 références de montres. L’expérience d’apprentissage passe alors à un autre niveau en permettant de lancer une vidéo, une fiche produit ou un argumentaire de vente en prenant une simple photo.

Recherche via scan de QR code ou code-barres

Dans la même veine que la recherche par prise de photo, le produit Bealink possède une recherche par scan de QR Code ou de code-barres.

Une fois de plus, l’accès à la ressource de formation est grandement facilité pour l’utilisateur final et les cas d’usage de cette fonctionnalité sont multiples.

Un vendeur en rayon peut scanner le code barre d’un produit pour lancer des informations de positionnement ou bien une vidéo de formation.

Ou bien, dans le cadre d’une session de formation en présentiel, d’un séminaire vous pouvez disposer un QR Code à l’entrée du lieu pour automatiquement obtenir l’agenda de la journée ou bien la présence des participants (dans la roadmap) ou encore vous mettez un QR Code sur une imprimante pour en expliquer son fonctionnement.

Avec ces différentes modalités de recherche, le produit Bealink se positionne également comme un compagnon du quotidien pour apporter la bonne formation, dans le contexte (y compris physique) de l’utilisateur.

De plus, dans une logique collaborative de partage de savoir, si un code barre ou un QR Code n’est pas détecté comme associé à une ressource de formation, le système proposera à l’utilisateur de créer un micro-contenu avec notre outil de micro-learning Cards.

Dashboard

Dashboard : À faire

Dans le premier onglet du Dashboard, les apprenants peuvent retrouver leurs activités et impératifs de formation. Ils retrouveront notamment les activités en cours, leurs inscriptions, l’avancement des leurs demandes de formation ainsi que d’éventuelles demandes de formation à valider (ou pas) et des compétences à évaluer si l’utilisateur est manager.

Dashboard : Équipe

Dans l’onglet Équipe, les managers peuvent accéder aux profils, compétences, objectifs et demandes de formation de leurs équipes. Il leur sera donc possible d’évaluer les compétences, faire des recommandations ou assignations de contenu et plus généralement, suivre le développement de leurs collaborateurs.

Dashboard : Compétences

Dans l’onglet compétences, les utilisateurs retrouveront une vue d’ensemble des leurs compétences. Ils pourront voir les compétences et niveaux attendus à leur poste, s’auto-évaluer et demander à leur manager de les évaluer. Ils auront également facilement accès à des contenus leur permettant de combler un éventuel déficit en cliquant sur le bouton .

Les apprenants pourront également organiser leur développement de carrière en ajoutant des compétences qu’ils souhaitent développer à l’avenir et là aussi, recevoir des recommandations, se faire certifier par un manager ou faire une demande de formation s’ils ne trouvent pas de contenu adéquat. Enfin, ils pourront parcourir les différents postes de l’entreprise afin de connaître et développer les compétences requises.

Dashboard : Carrière

Dans l’onglet Carrière, les utilisateurs pourront faire des demandes d’entretiens individuels avec leur manager, établir des objectifs en lien avec les compétences, gérer leurs demandes de formation (que celles-ci soient incluent dans leur plan de développement ou pas) et établir avec leur manager des objectifs de développement concrets en lien avec les compétences. Les compétences peuvent être liées automatiquement avec des objectifs mais elles peuvent également être ajoutées manuellement par le manager ou l’utilisateur lui-même.

Dashboard : Certificats

Dans l’onglet Certificat, les utilisateurs retrouveront les différents certificats qu’ils ont obtenus et pourront les partager sur les LinkedIn.

Compétences

Dans une logique d’apprentissage en continu, la notion de compétence est particulièrement intéressante. Bealink tente de couvrir l’ensemble des modalités de développement basées sur les compétences en distinguant différents « orientations compétences » (métier, carrière…), en couvrant les différentes méthodes de validation des acquis (auto-évaluation, validation par un manager, certification automatique…) ainsi qu’en aidant à combler de des déficits de compétences.

Compétences de poste et de carrière

Les utilisateurs pourront suivre les compétences pertinentes à leur développement grâce au module de compétences de la plateforme. Des associations contenu /compétence/ poste leur permettront de retrouver automatiquement les compétences nécessaires à leur poste. Ils pourront y voir le niveau attendu selon leur poste, auto-évaluer leurs compétences et obtenir une validation par un manager.

S’ils souhaitent développer des compétences au-delà de celles nécessaires à leur poste, ils pourront les ajouter à leur liste de compétences à développer dans la catégorie compétences de développement de carrière. Comme pour les compétences de postes, ils pourront recevoir des recommandations, se faire valider et certifier et faire des demandes de formation en lien avec ces compétences.

Enfin, ils pourront parcourir la liste de poste (standard Bealink ou idéalement celle de l’entreprise qu’il est facile d’importer dans l’interface utilisateur ou d’automatiser via une intégration avec un outil SIRH existant (LMS/TMS). En choisissant un poste, ils obtiendront le détail des compétences et niveaux requis pour ce poste et commencer leur développement, avec le soutien de leur manager ou autres experts et formateurs.

Recommandations basées sur les compétences

Les utilisateurs pourront facilement accéder à des recommandations de contenu ou parcours pour développer leurs compétences selon les différents niveaux. En cliquant sur le bouton , ils verront les différentes activités de formation associées à la compétence et au niveau précis que l’utilisateur souhaite atteindre.

Validations des compétences et compétences certifiées

La validation des compétences se fait à différents niveaux. S’il existe des parcours certifiants (auquel est associé un certificat), la validation se fera automatiquement une fois les différentes activités du parcours terminé et les évaluations validées. Il est ainsi possible d’automatiser toutes une partie de la validation des compétences. Nos intégrations avec différents catalogues de contenus sur étagère, (qui disposent souvent de formations certifiantes) permettent de retranscrire ces parcours dans la plateforme et ainsi grandement accélérer le développement des compétences.

L’utilisateur peut également s’auto-certifier sur les compétences dont il pense disposer ainsi que demander la validation de son manager. Cette double approche permet de diminuer l’effet entonnoir dû à la validation et permet également aux utilisateurs de se développer en continu et en autonomie. Ils pourront ensuite demander validation au manager qui retrouvera la tâche d’effectuer la validation dans son Dashboard.

Carrière

Parce que des objectifs concrets sont toujours mieux issus d’échange avec un manager ou des experts sont toujours mieux que des compétences « abstraites » Bealink fait le lien entre les différentes facettes de la formation que sont les plans de développement, les entretiens individuels, les objectifs de formation liant différentes compétences à différents niveaux autour d’un objectif concret, les plans de développement et les demandes de formation.

Objectifs de développement

Construits au-dessus de la fonctionnalité Compétences, la fonctionnalité « objectifs » permet de fixer de véritables objectifs de développement. Ceux-ci peuvent venir de plans de développement individuels mais également d’entretiens avec un manager.

Demandes de formation et plans de développement

Bealink permet aux entreprises de gérer les différents plans de développement des collaborateurs. Les utilisateurs pourront donc faire des demandes de formations en lien avec leur plan de développement mais aussi effectuer des demandes hors-plan.

Ces demandes peuvent venir directement du catalogue mais peuvent aussi être des formations trouvées directement par l’utilisateur ou son manager. Si des formations payantes sont référencées dans la plateforme, l’utilisateur pourra faire une demande qui pourra ensuite être validée par son manager puis par le département RH.

Au-delà des parcours formels, des demandes de formation sur le terrain peuvent être effectuées ainsi que des demandes de formation entre pairs comme du mentorat, du coaching…

Entretiens individuels

Bealink permet également la tenue et formalisation des entretiens individuels. Au cours de ces entretiens individuels, des objectifs pourront être formulés et enregistrés et un compte-rendu de l'entretien peut également être formulé. Les deux parties-prenantes pourront signer leur participation à l'entretien afin d’en garder trace et d’assurer l’existence de l'entretien.

Learning outcomes : Évaluation et certification

Quizz et soumissions

Bealink dispose de plusieurs modalités d’évaluation. Des quizz peuvent être créés et inclus dans les parcours afin de valider les acquis de la formation en cours. Pour un quizz, une note minimale est attendue et le quizz pourra ou non être retenté en cas d’échec. Les quizz peuvent être inclus à différents endroits dans un parcours de formation, servir à débloquer les contenus suivants et le cas échéant, servir de base pour une certification automatique.

Certificats

Bealink inclut également la génération automatique de certificats. Différents modèles de certificats peuvent être importés et associés à une formation. Les certificats indiquent le nom du récipient, le parcours en question, ainsi que la date d’obtention, la date de péremption et la signature de l’entité certifiante (qui peut être automatisée).

Les certificats peuvent facilement être partagés sur LinkedIn directement depuis la visualisation du certificat de la plateforme.

Recommandations

Bealink dispose de différentes modalités de recommandations. Au-delà des widgets automatisés, des associations contenu/compétences, compétences/ objectifs, compétences/ postes peuvent être importées ou intégrées afin d’affiner les recommandations dans la plateforme.

Recommandation par algorithme d’IA collaboratif

Le LXP Bealink complète les fonctionnalités de recherche par des fonctionnalités de recommandations utilisant de l’intelligence artificielle. Notre société a d’ailleurs été reconnue comme Jeune Entreprise Innovante (JEI) par le Ministère de l'Éducation et de la Recherche pour nos travaux de recherche sur un algorithme de recommandation dit hybride. Il est dit hybride car il mêle différents types de recommandations, soit sur l’usage de l’utilisateur vis-à-vis du système soit en intégrant des éléments de contexte ou de profil (par exemple l’intitulé de poste).

Ce moteur de recommandation hybride poussé est encore en cours de développement et sera bientôt en production. Néanmoins le produit dispose déjà d’un widget de recommandation de contenus ou de formation basé sur l’usage des contenus dans un groupe d’utilisateurs. C’est ce que l’on appelle collaborative filtering et qui n’utilise que l’axe de l’usage pour faire faire des recommandations à contrario de l’hybride qui utilisera plusieurs axes.

Dans cet exemple, l’utilisateur dispose d’un bloc Vos recommandations qui contient des ressources sur le management et la gestion d’équipe car cet utilisateur est dans un groupe manager, et que d’autres managers ont vu ces ressources. Le système les propose donc alors à l’utilisateur.

Blocs de recommandation ou suggestions automatiques

De plus, l’application possède un certain nombre de widgets que l’on peut afficher à l’utilisateur final et qui sont aussi automatiques :

• Les meilleurs contenus de la semaine

• Les meilleurs contenus du mois

• Les meilleures playlists de la semaine

• Les meilleures playlists du mois

• Les meilleurs contributeurs de la semaine (ajout ou création de contenus)

• Les meilleurs contributeurs du mois (ajout ou création de contenus)

• Les contenus récents

Reprenant les codes d’applications telles que Spotify, Netflix ou Amazon Prime, le LXP Bealink propose l’ensemble de ces blocs afin d’engager l’utilisateur et lui donner le sentiment d’une plateforme vivante et dynamique.

Ces suggestions de contenus ou de formations, parmi les plus vus, ou bien de contributeurs à suivre non seulement inciteront le peer-learning dans l’organisation mais aussi le sentiment de personnalisation de son espace.

Car, bien sûr, sur l'ensemble de ces blocs l’utilisateur disposera des fonctionnalités d’ajout dans ses propres playlists du contenu, de partage de contenus, de favoris…

Ces blocs dynamiques ne nécessitent donc pas de charge de travail supplémentaire côté L&D et participent à l’animation de la plateforme.

Sujets d’intérêt

Les apprenants peuvent choisir les sujets et compétences qui les intéressent dans leurs profils pour recevoir des recommandations basées sur ce sujet ou cette compétence et que l’entreprise puisse configurer des widgets ou des pages par sujet ou compétence. La liste des compétences est personnalisable et hiérarchisable avec des sujets ou compétences enfant et petit-enfant.

Recommandation et assignation par un manager

Parce que l’humain peut souvent être le meilleur moteur de recommandation qui soit et qu’une recommandation humaine sera toujours plus porteur d’action que celle d’un algorithme, les managers peuvent également recommander des contenus en fonction de ce qu’ils jugent pertinents pour leurs équipes. Ils peuvent bien sûr partager du contenu avec leurs équipes mais peuvent également faire des demandes de formation au nom de leurs collaborateurs, leur assigner du contenu qui apparaîtra dans le widget d’inscription.

Peer Learning : Profils, experts-métier et managers

Comme mentionné précédemment, Bealink attache beaucoup d’importance à la nature symbiotique d’un écosystème d’apprentissage et la dimension ascendante de l’apprentissage. La plateforme permet notamment la formalisation d’experts-métiers, de mentors ou coachs. Différentes modalités collaboratives peuvent être administrées directement depuis l’interface utilisateur de la plateforme comme la création d’évènements synchrones par certains utilisateurs, l’organisation de sessions de coaching… les apprenants disposent de leur profil visitable ou on retrouvera les informations de contact mais également les contenus partagés par le propriétaire du profil.

Profils

Comme dans toute application, l’utilisateur possède un profil qui lui est propre, et lui permet de changer de langue, l’application est à ce jour disponible dans les langues suivantes :

• Français

• Anglais

• Espagnol

• Portugais (Brésil)

• Portugais (Portugal)

• Néerlandais

• Chinois

• Italien

• Allemand

• Japonais

• Russe

• Grec

• Roumain

• Polonais

À savoir qu’ajouter une langue manquante est très rapide aussi.

Sur son profil l’utilisateur peut aussi changer sa photo, voir ses informations (intitulé de poste, email.) mais surtout voir ses données sociales.

Tout comme sur LinkedIn ou Instagram, un utilisateur pourra voir son nombre de followers, le nombre de playlists qu’il a créé ou bien le nombre de contenu créé (que cela soit des articles externes, des liens, des vidéos ou bien des contenus de microlearning créés par Cards).

Une partie de ce profil est d’ailleurs utilisée dans la recherche, afin de faciliter la mise en relation et le peer-learning dans l’entreprise.

Cette page permet de contacter directement une personne via messagerie instantanée (intégration avec un système présent dans l’entreprise type Microsoft Teams), par email, de s’abonner à l’utilisateur, de voir ses playlists et contenus.

Le fait de s’abonner à un profil, permet au follower d’être automatiquement notifié (notification dans l’application mobile) lorsque l’auteur poste un nouveau contenu.

Experts-métier

Les experts-métier jouent un rôle essentiel dans le développement des collaborateurs d’une entreprise et, une fois identifiés, il est possible de leur assigner des permissions supplémentaires leur permettant de de créer des évènements synchrones, contribuer à des communautés, être mentors ou coach…

Managers

Les managers jouent également un rôle essentiel dans le développement de leurs équipes et Bealink leur donne les outils pour accompagner leurs équipes en leur permettant de faire des recommandations ou assignations, partager du contenu, valider les compétences…

Mentorat, coaching, observation, feedback

Les utilisateurs pourront faire des demandes de formations entre pairs comme trouver un mentor, se faire coacher, demander de se faire observer par un expert en train de réaliser une tâche…

Cards MicroLearning

Bealink dispose d’un outil de création de micro-contenu disponible depuis l’application mobile mais aussi depuis le web. La philosophie de cet outil n’est pas de recréer un outil auteur avec des fonctionnalités complexes pour un public de formateurs comme le ferait un Articulate, Elucidat...mais de créer un outil si simple, qu’il peut être mis dans les mains de chacun.

Et c’est aussi un des points de notre proposition de valeur, à savoir penser les fonctionnalités pour les mettre dans les mains de chaque utilisateur. Nous partons donc du principe que chaque utilisateur a dû savoir ou des compétences à partager, et qu’il faut que cela soit possible pour lui de le faire aussi simplement que de faire un commentaire sur Facebook ou un post sur Twitter.

Le contenu se compose de différentes cartes carrousel et allie texte et image ou vidéo.

Les médias uploadés sont mis en commun pour les auteurs ce qui permet de gagner encore en rapidité lors de la création d’un micro-contenu.

Cette fonctionnalité est bien sûr activable ou désactivable par paramétrage, et peut être remplacée par votre outil de microlearning si vous en possédez déjà un en faisant une intégration technique

Événements

Le LXP Bealink possède une fonctionnalité permettant aux formateurs ainsi qu’aux apprenants d’avoir accès à un espace événement leur présentant leurs inscriptions sur des événements présentiels ou classes virtuelles, ainsi que de voir des événements “publiques” nécessitant une inscription de l’utilisateur pour y participer. Cet affichage reprend les éléments déclarés dans vos différents LMS ou TMS (Training Management System) ou directement créés dans Bealink pour les présenter aux apprenants et formateurs.

Outre les informations de lieu, de date...cet espace permet l’émargement digital des utilisateurs sur une session de formation synchrone, générant ainsi automatiquement la feuille de présence et la stockant si besoin dans un système tiers (LMS, TMS…).

L’accès à l’application se faisant via une authentification basée sur l’annuaire d’entreprise (SSO SAML ADFS le plus souvent) cela permet de valider que l’utilisateur qui signe est bien le bon.

Création et gestion d'événement par un formateur

Sur option de paramétrage, les formateurs disposent aussi d’un bouton « + » en bas à droite de l’écran leur permettant de créer des formations de manière ad-hoc. Ceci peut être très pratique pour la traçabilité de réunions internes de montée en compétence entre quelques personnes de manière ad-hoc.

Depuis cet écran de création ou modification d’événement le formateur peut définir le titre, la description, le lieu…ainsi que les différents créneaux horaires de la formation.

La configuration des dates et heures utilise les composants natifs du téléphone est simple d’usage. Elle s’apparente au réglage d’un réveil.

L’ajout de participants par le créateur de l’événement / formateur permet d’aller récupérer les profils des apprenants via un moteur de recherche s’appuyant sur l’annuaire de salariés de l’organisation ou d’inscrire directement un groupe d’utilisateurs. Sur option, il est aussi possible de référencer de nouvelles personnes qui ne seraient pas présentes dans l’annuaire groupe. Ceci permet de couvrir les cas de populations telles que les intérimaires, CDD, stagiaires ou contrats d’alternances qui ne seraient pas obligatoirement des populations présentes dans le SIRH mais dont on pourrait avoir besoin de suivre la présence tout de même.

Émargement digital

Une fois l’événement créé depuis votre système source (LMS, TMS…) ou bien directement dans Bealink il existe deux possibilités d’émargement pour l’utilisateur final.

Soit l’apprenant signe depuis son propre smartphone / tablette ou lien web, sur son compte une fois que l’événement a démarré (contrôle pour empêcher une signature avant l’événement), soit le formateur qui dispose de la liste complète des participants d’un événement peut partager son terminal afin de faire signer les apprenants sur l’événement.

Seul le formateur possède une option de génération au format PDF de la feuille d’émargement une fois l’ensemble des signatures récupérées. De même, il est le garant et procède au contrôle que les personnes ayant signées à distance (si la fonctionnalité de signature pour le participant sur son smartphone propre est activée) étaient bien présentes lors de la classe virtuelle ou de la formation présentielle.

De même, seul le formateur sur son compte dispose d’option pour notifier la présence, l’absence ou l’absence justifiée d’un apprenant. L’écran du formateur une fois qu’il clique sur un apprenant se présente de la sorte :

Le formateur voit en temps réel les signatures et les dates de signatures des participants qui signeraient depuis leur propre smartphone leur présence mais possède la possibilité « d’écraser » une signature pour notifier l’apprenant comme absent. Ainsi, c’est toujours le formateur qui dispose du contrôle sur la globalité du processus d’émargement.

De plus, le formateur peut marquer comme absent, absent justifié ou présent l’apprenant avec un commentaire. Ces informations sont reprises dans le fichier PDF d’émargement de la session ainsi que l’ensemble des signatures des participants.

Bien entendu, la feuille d’émargement peut être partagée via mail, Teams…directement depuis le smartphone du formateur via un bouton de partage.

Exemple de PDF d’émargement digital généré via l’application après récolte des signatures.

À savoir qu’un événement d’une journée déclaré depuis votre LMS ou TMS, sera automatiquement découpé en demi-journées par le LXP afin de permettre un émargement de la présence le matin et l’après-midi, en respect des demandes légales françaises.

De plus, il n’est pas possible d’émarger une session avant que celle-ci ne débute, mais l’émargement reste ouvert après la session afin de récolter à posteriori des potentiels oublis.

Enfin, différentes notifications automatiques, viendront alerter l’utilisateur inscrit à une formation synchrone 1 journée avant l'événement, tout comme plusieurs rappels seront envoyés pour l’émargement.

Génération de lien de signature web pour les webinaires

Comme évoqué en préambule de ce document, l’un des avantages du LXP Bealink est de gérer l’ensemble des modalités de formation d’une entreprise dans un catalogue agrégé, y compris les formations synchrones. Ainsi, pour un événement créé par un formateur rapidement depuis son smartphone, le formateur aura la possibilité de récupérer une URL à partager dans le chat au moment de la classe virtuelle ou du webinaire afin de faire émarger les participants.

Gestion créneaux, présences partielles

La fonctionnalité évènement de Bealink permet beaucoup de granularité en matière de gestion des présences et d’évènements avec la possibilité de gérer les présences partielles ainsi que de laisser des commentaires, gérer différents créneaux pour un même évènement mais à travers différents formateurs.

Événements publics

La création ad-hoc depuis un smartphone qui permet au formateur ou tout un chacun de créer en une ou deux minutes une session de formation et comptabiliser le temps passé dessus et d’ajouter des apprenants. C’est ce que nous avons vu dans le paragraphe précédent.

Or, la liste des participants n’est pas toujours connue à l’avance et il peut y avoir une volonté de l’entreprise de proposer des choses (notamment des webinaires) et de laisser la libre possibilité pour un utilisateur de se positionner sur l’événement (inscription libre).

Lors de la création de l’événement, une case peut être cochée afin de permettre la libre inscription des participants. Leur émargement digital sera alors récupéré lors de l’événement lui-même.

Pour accéder à cette partie, l’utilisateur peut choisir Tous les événements au lieu du bouton Mes événements affiché par défaut et qui contient ses inscriptions.

Challenges

Une composante importante de la formation dans une logique 70:20:10 est la mise en application concrète des concepts vus en formation.

À cette fin, la fonctionnalité de challenges a été créée. Elle permet à un formateur ou administrateur de créer un challenge, sous la forme d’une image, d’un texte, d’une URL, d’une prise de photo avec une date butoir pour un groupe de participants.

Le challenge, ou défi, est affiché à l’utilisateur final qui peut alors décider de le relever ou non. Bien plus puissant que des badges ou des points, cette approche ludique met l’utilisateur, ou le groupe d’utilisateur (équipe…) dans une dynamique positive car il verra l’application concrète de la formation.

Plusieurs cas d’usage sont possibles, nous en citerons deux issus de notre expérience avec nos clients. Le premier, dans une entreprise de commerce de proximité, après une formation sur le merchandising, un challenge est lancé par la direction pour élire la plus belle vitrine de Noël, le magasin gagnant se voyant gagner un iPad. Ainsi, tous les magasins dans le monde se prirent au jeu d’uploader des photos via l’app et de les liker. Ou alors une formation effectuée sur le feedback managérial, ou le formateur demande aux participants de faire 3 feedbacks à leurs équipes d’ici la fin du mois, pour être ensuite débriefés.

Avec cette fonctionnalité, le produit donne la possibilité de réellement lier formation et amélioration de la performance ou du business.

Téléchargements et hors-ligne

Lorsque cela est possible, l’utilisateur final verra une entrée Téléchargements" dans le menu de son application mobile. Cette fonctionnalité, comme son nom l’indique, permet de télécharger un contenu de formation (à ce jour deux formats sont pris en charge, SCORM et Vidéo) hébergé dans un LMS tiers ou dans la partie LMS “light” de Bealink.

L’un des bénéfices du téléphone mobile est aussi sa capacité à nous accompagner lorsqu’il y a peu de réseau voir pas de réseau du tout (mode avion). Ainsi, l’utilisateur pourra en avance de phase de déconnexion, télécharger un contenu dans le stockage de son téléphone, le consulter en offline et re-synchroniser sa progression au prochain démarrage de l’application mobile.

La page de gestion des téléchargements permettra de lancer la ressource, mais aussi de la supprimer pour regagner de l’espace de stockage sur son téléphone.

Cette fonctionnalité n’est disponible que si votre ou vos LMS le permettent, mais aujourd’hui c’est le cas de la plupart d’entre eux qui possèdent souvent une application mobile générique n’ayant que pour seul but la visualisation de contenus en mode déconnecté.