Gestion des notifications

Au sein de la plate-forme, il existe une liste non exhaustive de notifications : convocation, modification, annulation, relance, etc.

Elles sont activables et personnalisables très simplement.

Dans ce chapitre, nous décrivons le fonctionnement d’une notification :

• comment créer une notification ?

• où dans la plateforme ?

• quel contenu à saisir ?

• Le moment de l’envoi,

• etc.

Liste des modèles de mail

Comme indiqué ci-dessus, l’application contient une liste non exhaustive de notifications. Elles sont classées par thématique / types :

• Alertes

• Classe virtuelle

• Communautés

• Cursus

• Evaluations

• Inscriptions

• etc.

Cette visibilité de cette liste des notifications se retrouve à partir d’une personnalisation, qui est une création d’une notification dans un contexte précis : Nouvelle personnalisation.

• Privilèges liés à ces pages : Voir / Modifier les notifications

• Certaines notifications sont liées à une licence bien définie – exemple pour celles concernant un cursus sous licence Cursus

Liste des modèles des notifications de la plate-forme regroupés par thématique

Dans le tableau, la notion de contexte indique jusqu’à quel contexte la notification peut être utilisée (explication dans la section suivante).

La personnalisation

Contexte

Définition de la notion de personnalisation : c’est la création d'une notification dans un contexte particulier.

En effet, il existe plusieurs contextes dans la plateforme et c’est descendant comme le montre cette liste :

• Par exemple, il est possible de créer une personnalisation d'une notification pour une session A de formation et une autre pour une session B de formation – niveau d’une session. Il est également possible de créer une personnalisation au niveau d'un domaine afin de renseigner un comportement par défaut sur ce domaine.

• Les notifications liées à un domaine sont visibles et personnalisables depuis la page Paramètres > Les notifications.

• Les notifications liées à une formation sont visibles et personnalisables depuis une fiche d’une formation, un onglet y est dédié.

• • De même que pour les notifications précédentes, pour voir/personnaliser une notification par formation, il faut avoir des privilèges.

• Les notifications liées à une session sont visibles et personnalisables depuis une fiche d’une session de formation, un onglet y est dédié.

• De même, pour un cursus ou un parcours, il existe une page dédiée aux notifications.

• • De même que pour les notifications précédentes, pour voir/personnaliser une notification par session, cursus, parcours, il faut avoir des privilèges.

Explications de l’interface

Contexte : domaine

Pour un contexte, l’affichage des notifications est décomposé en 2 vues :

• A envoyer

• Toutes

L’objectif de ce découpage est d’avoir une vision et une distinction précises des notifications potentiellement à être envoyées ET toutes celles paramétrées concernant le contexte. Et autre avantage, le paramétrage est plus intuitif et simple pour un responsable.

L’objectif de la vue A envoyer est de rendre visible les notifications potentiellement à être envoyées pour le contexte – vue affichée par défaut.

Et l’objectif de la vue Toutes est de rendre visible toutes les notifications concernant le contexte sans exception.

Explication de la vue A envoyer

• Bloc par contexte pour bien regrouper les notifications qui s’appliquent dans un contexte précis :

• Appliquée au domaine,

• Applicable à une formation,

• Applicable à une évaluation,

• Applicable à un cursus,

• Regroupement des notifications par thématique avec l’indicateur du nombre de notifications par thème (déplié par défaut + tri par ordre alphabétique sur les thèmes).

• Affichage seulement des notifications actives pour le contexte courant (dans notre cas : domaine).

• Dans un thème, les notifications sont triées par date de création.

• 1 et 1 seule notification affichée par type * = celle activée et concernant le contexte.

* par forcément pour les notifications ayant des conditions particulières où il est possible d’en avoir 2 dans cette vue d’un même type mais pour des éléments distinctes.

En effet, certains notifications comportent des conditions liées fortement aux éléments qu’elle concerne, voici les conditions particulières :

• Modalité d’inscription : FO, BO, Libre-service

• Mode d’apprentissage : Présentielle, E-learning, etc.

• Processus : générique, …, spécialisé

Exemples de notifications concernées :

• Cursus : Annulation d'inscription à un parcours, …

• Formation : Rappel d’une inscription, …

• Evaluation : Certificat d'une évaluation, …

Exemples de 2 notifications affichées d’un même type : Rappel d’une inscription FO & BO

Vue “Toutes”

Explication de la vue Toutes :

• Bloc par contexte pour bien regrouper les notifications qui s’appliquent dans un contexte précis :

  • Appliquée au domaine,

  • Applicable à une formation,

  • Applicable à une évaluation,

  • Applicable à un cursus.

  • Regroupement des notifications par thématique avec l’indicateur du nombre de notifications par thème (déplié par défaut + tri par ordre alphabétique sur les thèmes).

  • Affichage de toutes les notifications concernant le contexte.

  • Cependant, le tri des notifications d’un même type lorsqu’il en existe plusieurs pour un même type est le suivant :  

  • Type > Niveau > Code > Date de création (+ potentiellement par conditions particulières, expliqué dans le chapitre précédent).

  • La 1^ère de la liste des notifications d’un même type correspondant à la Leader - elle se retrouve en caractères gras = celle la plus considérée / appropriée par le contexte.

Explication d’un élément dans la liste – d’une notification

Contexte : autre

Pour les autres contextes, les règles sont les mêmes et l’interface presque identique, à part qu’il n’y a pas les blocs par contexte dans la vue à envoyer pour une simple raison que toutes les notifications s’appliquent pour le contexte courant.

Actions possibles

Dans cette section, nous prenons le cas d’un utilisateur ayant tous les droits sur les notifications (voir les privilèges concernés).

Sur la liste des notifications, plusieurs possibilités s’offrent à l’utilisateur :

• Création d’une notification personnalisée à partir d’un modèle

• Voir la personnalisation

• Duplication

• Suppression

• Envoi immédiat des notifications aux collaborateurs concernés : action possible seulement dans la page d’une session de formation, d’évaluation et parcours.

• Voir l’historique des notifications : action possible seulement dans la page d’une session de formation, d’évaluation et parcours.

Création d’une personnalisation

Vu précédemment, la plateforme Bealink LMS offre à un utilisateur un panel de notifications de différents types.

Lors d’une création d’une personnalisation, l’utilisateur doit choisir un type de notification dans la liste proposée. Il doit savoir quel type de notification a-t-il besoin et dans quel contexte.

Après l’avoir choisi, il est dans la saisie d’informations. Il se retrouve sur sa personnalisation avec 2 onglets : Paramètres et Contenu.

Nouvelle notification – page principale

L'onglet Paramètres est la page principale contenant les informations générales et spécifiques à la notification. Ces champs de saisie peuvent varier suivant les types de notifications. Et les champs obligatoires varient selon les modèles.

Explication des champs les plus importants :

Référence : nom de la notification personnalisée.

• Activer : cette notification est activée si cette case est cochée.

• Envoyer une copie au hiérarchique des destinataires : option pour un envoi en CC au hiérarchique des destinataires de la notification.

• Copie au référent du destinataire : Cette option permet d'envoyer la notification au gestionnaire délégué qui est le référent d'un groupe dédié. Les groupes de référents peuvent être configurés à partir du menu Annuaire > Groupe de référents. Notez qu'un utilisateur ne peut appartenir qu'à un seul groupe de référents, et chaque groupe à un seul référent.

• Copie au responsable du groupe (correspondant formation).

• Cc : Possibilité d’ajouter des destinataires en copie – adresse mail venant de l’annuaire des utilisateurs OU une adresse mail externe.

• Cci : Possibilité d’ajouter des destinataires en copie cachée – adresse mail venant de l’annuaire des utilisateurs OU une adresse mail externe. A noter : La langue de l’utilisateur en Cc ou Cci n’est pas prise en compte pour le contenu du mail

• Stratégie d’envoi :

  • Messagerie interne et externe en mode immédiat : les mails sont envoyés via la messagerie interne et externe immédiatement.

  • Messagerie interne et externe en mode opérateur : les mails sont envoyés via la messagerie interne et externe ou à l'opérateur le cas échéant – la notion d’opérateur est à usage interne chez Bealink, l’adresse mail est celle définie dans la configuration du projet et est fixe.

  • Messagerie interne et externe en mode différé : les mails sont envoyés via la messagerie interne et externe avec un différé.

• Modèle : si les modèles de notifications sont configurés et disponibles, vous pouvez sélectionner un modèle qui convient.

• Paramètres spécifiques : renseignez le nombre de jours avant le début de la session pour paramétrer l’envoi le mail de notification.

• Mode d’apprentissage : information faisant le lien avec les formations ciblées et la notification.

• Modalité d’inscription : information faisant le lien avec les sessions de formation ciblées et la notification.

L'onglet Contenu sert à remplir l'objet et le corps du mail pour chaque langue active de l'application (voir la section sur le contenu pour plus d’explications).

Duplication

Pour simplifier la création de notification, l’utilisateur a la possibilité de dupliquer une notification à l’aide d’un bouton Dupliquer dans le kebab menu de la notification concernée.

Lors de la duplication, toutes les propriétés sont copiées, même le libellé de la référence. Cependant, pour différencier la notification originale de la copie (dans la liste des notifications), ce libellé est suivi d’un chiffre ‘(1)’.

• Dans le cas de plusieurs duplications d’une même notification personnalisée, c’est la dernière notification dupliquée (qui a été créée dernièrement) qui sera utilisée lors d’un envoi (si celle-ci est activée).

Suppression

Suppression simple d’une notification personnalisée à l’aide d’un bouton Supprimer dans le kebab menu de la notification concernée.

• il faut le privilège Modifier les notifications pour le faire.

Prévisualisation

La prévisualisation d’une notification permet d’avoir un visuel du mail au plus proche de la réalité lors d’un envoi et aussi de constater les incohérences dans le contenu ou sur le design.

L’objet et le corps du mail sont affichés, par langue.

Dans un contenu, il peut y avoir des champs dynamiques. Et lors d’une prévisualisation, ces champs sont automatiquement calculés / générés pour l’utilisateur – il n’a pas à se soucier d’insérer du texte afin d’avoir un rendu acceptable.

De plus, si dans une notification, il existe des champs concernant la formation, la session ou autre, et que l’utilisateur se trouve dans le contexte d’une formation par exemple, la prévisualisation se charge automatiquement de remplacer le champs de fusion [%(Training.Name)%] par le libellé de la formation courante.

Par défaut, ce sont des paramètres simples qui permettent de faire cette transformation. Dans le cas d’un responsable voulant les modifier, c’est tout à fait possible.

• Par défaut, aucune modification est à prévoir pour un client pour la prévisualisation.

• Paramètres de configuration se trouvant dans Les notifications > Prévisualisation.

Explication du paramétrage pour la prévisualisation :

• Les derniers paramètres sur le nom d’une entité sont seulement dans une seule langue – FR par défaut

• Gestion par application – et non par domaine

Exemple pour ce contexte :

• Notification : Annulation d’une convocation

• Dans le contexte Formation

• Affichage du nom de la formation dans la prévisualisation !

Envoi immédiat des notifications activées

Dans la plateforme, il existe 2 moyens d’envoyer les notifications activées :

• Par le batch : envoi automatique lors du traitement de la tâche Envoi des courriels  dans le batch – elles sont envoyées tous les jours (ou autre, selon la configuration chez le client).

• Manuellement : existence de boutons dans certaines pages pour l’envoi de certaines notifications.

• La tâche Notifications dans le batch permet simplement de créer les mails à envoyer.

Dans le cas d’erreur d’un envoi d’un mail par le batch, le traitement des autres mails Notifications continue – existence d’informations dans le log applicatif. Ensuite, le mail est placé dans un état ne plus l’envoyer.

Au niveau d’une session, un responsable ou un formateur peut avoir besoin d’informer les apprenants ou autres utilisateurs sur telle ou telle information à un instant T, sans attendre que le batch tourne la nuit. Dans le cas où l’utilisateur possède le privilège Accès au bouton permettant l’envoi des notifications d’une session, il a la possibilité d’envoyer les mails (des notifications actives) à l’aide d’un bouton dans la page des notifications de la session.

• L’action d’envoyer les notifications concerne TOUTES les notifications actives de la vue A envoyer seulement

Historique des notifications

Ouvrez Paramètres > Notifications > Historique des notifications

Une page existe pour la consultation des mails envoyés par la plateforme au niveau application, d’une session de formation/évaluation, ou encore d’un parcours.

• Privilèges pour les pages Historique : Voir l’historique des notifications :

Critères de recherche

Une page de recherche permet de filtrer les mails envoyés avec différents critères :

• Objet du mail : recherche dans le titre du mail

• Contenu : recherche dans le contenu du mail

• Etat d’envoi :

  • Envoyé : le mail a été envoyé.

  • Prêt pour un envoi par le batch : le mail est en attente d’envoi par le batch.

  • Envoi en échec : erreur d’envoi du mail.

  • Prêt pour un envoi immédiat : le mail est en attente d’envoi immédiat.

  • Envoyé avec des avertissements : le mail a été envoyé partiellement seulement à quelques destinataires – erreur d’envoi pour certains.

• Intervalle de recherche : mettre une date de début et de fin comme intervalle de recherche.

• Destinataire : recherche des mails d’un destinataire précis dans l’annuaire de l’application.

• Type de mail : recherche par type de mail, exemple convocation d’une session.

• Session de formation / Evaluation / Parcours : récupération de tous les mails envoyés pour tel élément.

Page de l’historique des notifications

Lors d’une recherche, les mails remontés sont ceux envoyés par le batch (ceux dont l'expéditeur n'est pas un utilisateur) et non ceux envoyés via la boîte mail interne d’un utilisateur à partir de la page Mon webmail.

De plus, il faut prendre en compte le scope défini dans le privilège Voir l’historique des notifications, qui est appliqué sur les destinataires.

Exemple :

Pour un hiérarchique voulant voir l’historique des mails envoyés à son équipe.

La liste est triée du plus récent au plus ancien au niveau de l’envoi – colonne Créé le.

Un bouton Renvoyer permet de renvoyer en masse des mails sélectionnés dans la liste – c’est un envoi immédiat à tous les destinataires des mails même ceux ayant déjà reçu le mail dans le cas d’un mail avec un envoi partiel (avec des erreurs).

• Privilège pour ce bouton : Renvoyer des notifications.

Le titre du mail est un lien permettant d’accéder au détail du mail (voir ci-dessous).

• Privilège pour voir le détail : Voir le détail de l'historique des notifications.

La colonne Dernière tentative d’envoi est actualisé à chaque tentative d’envoi (champ dans Com_MailBoxMessage : Mess_LastTry). En cas de 1^er envoi réussi, cette colonne a la même valeur que la date de création Crée le. Dans tous les cas, c’est bien la colonne Etat d’envoi qui signale si le mail a été effectivement envoyé. La colonne Dernière tentative d’envoi n’est là qu’à titre indicative.

Un historique est accessible également dans d’autres contexte – au niveau d’une session de formation, d’une session d’évaluation ou encore d’un parcours. Pour y accéder, il existe d’autres privilèges :

• Accéder à l'historique des notifications d’une session de formation.

• Accéder à l'historique des notifications d’une session d’évaluation.

• Accéder à l'historique des notifications d’un parcours de cursus.

• Par contre, le privilège général (expliqué ci-dessus) reste celui qui filtre les données remontées = les mails.

Contenu des emails

Chaque notification a un contenu par défaut. Il est le corps du mail envoyé à un destinataire.

Informations générales

Le contenu est saisissable dans l’onglet Contenu. Pour chaque langue activée, un bloc est affiché avec des champs :

• Date de dernière modification du contenu.

• Objet : c’est le sujet du mail – 250 caractères maximum.

• Corps : c’est le corps du mail – champ HTML avec possibilité de mettre des champs dynamiques.

Par défaut, chaque notification contient déjà un contenu, stocké dans les fichiers de traduction. Ensuite dés qu’un utilisateur personnalise une notification, le contenu est stockée en base de données.

Exemple d’un contenu d’une notification

Plusieurs actions sont disponibles pour l’utilisateur au niveau du contenu :

• Enregistrer : Enregistrement de tous les contenus de la page en base de données – au 1^er enregistrement, la notification devient spécifique au domaine courant.

• Vérifier : comme le contenu peut avoir des champs dynamiques – calculés lors de la génération du mail – la syntaxe est importante (explication dans le chapitre suivant). Ce bouton permet à l’utilisateur de valider la syntaxe du texte pour toutes les langues. Dans le cas d’une erreur de syntaxe, un message l’indique à l’utilisateur – il doit obligatoirement corriger dans ce cas, sinon les mails liés à cette notification seront en échec lors de leur envoi.

• Prévisualiser : avoir un rendu du mail à envoyer proche de la réalité – en lecture seule, voir la section dédiée.

Vérification

Après une modification du contenu, l’utilisateur peut vérifier le contenu du mail afin de trouver rapidement des erreurs de syntaxe et ainsi éviter d’avoir des problèmes lors de l’envoi des mails. Par l’intermédiaire du bouton Vérifier, le texte du contenu de toutes les langues est validé.

• Dans le cas d’erreur, un message apparaît indiquant les erreurs existant.

• Un champ dynamique lié à une donnée de type Object [%(Step.Data.RequestTitle)%] n’est pas vérifié.

Activé par défaut, le contenu d’une notification est vérifié lors de l’enregistrement – même fonctionnement que le bouton. Dans le cas d’une erreur, l’enregistrement ne sera pas effectué, il faut corriger le problème remonté par la plateforme.

Fonctionnalité à désactiver sous un paramètre de configuration : Vérifier la syntaxe du contenu avant l'enregistrement – à vrai par défaut. Même dans le cas d’une activation, le bouton Vérifier est encore disponible dans la page.

Champs dynamiques

Pour chaque notification, des paramètres (des entités / objets de l’application) sont passés au mail pour sa construction. L’utilisateur peut ajouter des propriétés / champs dynamiques venant de la base de données dans le contenu du mail.

Pour insérer une propriété ou un champ dynamique dans le contenu du mail, il faut d’abord ouvrir le texte avec l’éditeur HTML. Ensuite, il faut cliquer sur le bouton Insérer un champ de fusion (à côté du bouton d’enregistrement) dans la barre d’actions de l’éditeur HTML. Une fenêtre s’affiche avec la liste de propriétés possibles :

Insertion d’un champ dynamique dans le contenu

Syntaxe

Une explication sur la syntaxe est nécessaire afin de mieux comprendre l’insertion d’un élément dans un mail.

• Paramétrage Texte

Pour insérer un paramètre de type Texte, il faut utiliser cette syntaxe [%(Nom_Parametre)%].

Exemple : Bonjour [%(User.Name)%]

Dans le cas d’un paramètre de type Texte mais au format HTML, l’utilisateur a la possibilité de supprimer les balises HTML du texte avec cette syntaxe :

[%(Nom_Parametre:-HTML)%]

Exemple :

La formation avec comme description : [%(Training.Description :-HTML)%]

• L’option +HTML sur un texte n’existe pas – cette syntaxe devrait transformer tes retours chariot en <br/>.

• Paramétrage Date

Pour un paramètre de type DateTime, on peut préciser le format voulu.

Exemple :

[%(TrainingSession.FinishedOn:yyyy/MM/dd)%]

[%(TrainingSession.FinishedOn:D)%] équivaut par défaut à dd/MM/yyyy

[%(TrainingSession.FinishedOn:DT)%] équivaut par défaut à dd/MM/yyyy HH:mm

• L’équivalence D et DT peuvent être changés via les multilang (Syfadis.Framework.Formatting.Format.Date et Syfadis.Framework. Formatting.Format.DateTime), la date dans l’e-mail peut donc s’afficher différemment selon la langue de l’utilisateur.

Les autres possibilités de format d’une date :

• D = Format pour date locale (sans l’heure)

• DT = Format pour date + heure locale

• T = Format pour heure locale

• DZ = Format pour date exacte (UTC)

• DTZ = Format pour date + heure exacte (UTC)

• TZ = Format pour heure exacte (UTC)

Pour ajouter la date du jour, il faut obligatoirement passer par une propriété calculée qui indiquera la date d’envoi de la notification à la création du mail.

Syntaxe à mettre dans la notification MailType : [%(TIME:D)%]

• Conditions : IF

Syntaxe : [%IF(Condition)[%Instruction1%][%instruction2%]%]

• Attention, il ne doit pas y avoir d’espace !

Pour faire un « if » sans « else », il faut quand même des crochets vides :

[%IF(Condition)[%Instruction1%][%%]%]

Les seuls tests possibles sont des conditions d’égalité entre une propriété et une chaîne, ou un test pour vérifier qu’une propriété n’est pas nulle.

Syntaxe : [%IF(propriete)[%...%][%...%]%] ou [%IF(propriete,chaine)[%...%][%...%]%]

Exemple: : [%IF(RendezVous.Rooms)[%...%][%...%]%][%IF(TrainingSession.MeetingSessions.Count, 3)[%...%][%...%]%]

• Boucle : Foreach

Syntaxe : [%FOREACH(collection,nom variable)[%instruction%]%]

• Attention, il ne doit pas y avoir d’espace !

Exemple : [%FOREACH(TrainingSession.MeetingSessions,ms)[%[%ms.Name%]%]%]

• Pièces jointes

Il est possible d’ajouter tout type de document (PDF, txt, doc, etc.) à une notification en utilisant l'expression ATTACH à partir du moment où nous pouvons avoir un lien relatif d'un fichier sur l'application.

Par exemple, l’utilisateur peut effectuer un export PDF de la page Catalogue, ensuite, il faut ajouter ce fichier en temps que document sur l'onglet Documents de la formation et attaché ce document à un mail avec une instruction de se type :

[%ATTACH()[%~/Files/Applications/65536/Documents/337772544/report_70c48a58-b3c2-4975-9066-51e8db52ebd2.pdf%][%Présentation%]%]

Syntaxe : [%ATTACH()[%(url)%][%Nom pièce jointe%]%]

• Le nom de la pièce jointe est optionnel.

• Pièces jointes de type Document HTML.

Il est possible d’ajouter un document du type document HTML à une notification en utilisant l'expression ATTACHHTMLDOCUMENT à partir du moment où nous pouvons avoir un lien relatif d'un fichier sur l'application. Le lien doit être complété dans le contenu du mail. Il faut renseigner un identifiant (Id) ou le code d’import (ExternalId) correspondant au document HTML. Le nom du document doit être renseigné :

• ID : identifiant du rapport dans l’application.

• ExternalID : identifiant d’import du rapport.

Exemples :

[%ATTACHHTMLDOCUMENT()[%emargementmeeting_html%][%nom fichier feuille d'émargement%]%]

• Pour une feuille d’émargement à une séance.

Syntaxe :

[%ATTACHHTMLDOCUMENT()[% ID ou ExternalID %][% nom %]%]

• Nom pièce jointe est optionnel.

• Appel d’une méthode

Syntaxe :

Avec 1 argument étant une propriété :

• [%DATASOURCE(Nom du resultat,classe,methode)[%(argument1)%]%]

Exemple : Le code suivant génère le fichier .ics d’un rendez-vous

• [%DATASOURCE(fileCal,Syfadis.Community.Rendezvous.Management.IRendezvousManagementService,GenerateRendezvousForCalendar)[%(idRendezvous)%]%]

Ensuite, il est possible de mettre en pièce jointe du mail :

• [%ATTACH()[%(fileCal)%][%AjouterCalendrier%]%]

Avec 2 arguments dont 1 étant une chaîne de caractère :

• [%DATASOURCE(Nom du resultat,classe,methode)[%(argument1)%][%argument2%]%]

Exemple : Le code suivant récupére une liste de formations pour un utilisateur trié par la date de fin

[%DATASOURCE(training,Syfadis.Directory.Users.Educations.IEducationService, FindByUserSort)[%(idUser)%][%FinishedOn DESC%]%]

• Comme vous pouvez le constater, le 2ème argument étant une chaîne de caractères, il ne doit pas être entre parenthèse. Dans le cas contraire, il ne sera pas pris en compte

Lien avec LINK

Dans certaines notifications, il existe la possibilité d’insérer des liens vers des pages. La propriété utilisée est LINK. Elle génère une URL en fonction du paramétrage du domaine du contexte concerné.

Exemple d’un contexte :

• URL d’un domaine racine = ‘https//client_monde.bealink.com’

• URL d’un domaine enfant – France = ‘https//client_france.bealink.com’

A la génération d’un mail, ce paramétrage est pris en compte pour construire l’url. Ensuite, tout dépend quel domaine prendre, en fonction du contexte :

• Domaine de la session :

  • Alerte : la feuille d'émargement d'une séance n'a pas été déposée

  • Alerte : Annulation de session

  • Alerte : Confirmation de la tenue d'une session

  • Alerte : Seuil de rentabilité non atteint sur une session

  • Alerte : Création d'une nouvelle session avec des apprenants en liste d'attente sur la formation

• Domaine de la formation :

  • Alerte : Seuil d'apprenant en liste d'attente atteint sur une formation

• Domaine de l'apprenant ou du tuteur :

  • Toutes les autres notifications

Fichier ICAL

Un fichier ICAL est un fichier joint à un mail pour matérialiser un évènement dans un calendrier d’une boîte mail.

Ce chapitre explique les possibilités de gestion sur ce type de fichier.

Contenu d’un évènement ICAL

Il est possible de gérer le contenu d’un fichier ICAL. En effet, d’autres informations peuvent être insérées / supprimées dans le contenu pour informer le destinataire.

Cette gestion se fait par un libellé à personnaliser :

Règles * = règles appliquées concernant le fuseau horaire pris en compte dans le cadre d’une notification :

• Fuseau horaire du 1^er destinataire du mail reçu dans le cas de son fuseau connu dans la plateforme,

• Dans le cas contraire, pris en compte du fuseau horaire du domaine de gestion de la session,

Règles * : règles appliquées concernant le fuseau horaire dans tous les autres contextes (rapport HTML, webpart, etc.) :

• Fuseau horaire du domaine courant = NavigationContext.Current.TimeZoneId

Exemple de contenu d’un ICAL :

React

Session: react - juillet 2024 - S2

Début: 20/07/2024 09:00

Fin: 25/07/2024 18:00

Séance: SP01

Début: 20/07/2024 09:00

Fin: 25/07/2024 18:00

Lieu: Bealink Rennes

Accéder à la plateforme: Catalog/Learner/Home.aspx?idTraining=7962624&idTrainingSession=35651584&idTrainee=35946496

Concernant les informations remontées dans un ICAL :

• Le nom de la formation

• Le libellé, ainsi que les dates de la session

• Le libellé, ainsi que les dates de la séance

• Le lieu

• La ou les salles

• Le plan d’accès via une URL créée à l’aide de l’adresse du lieu de la séance – url redirigée vers Google Map :

  • [%IF(Dto.GoogleMapUrl)[%Plan d'accès à la formation: [%(Dto.GoogleMapUrl)%]%][%%]%]

  • Il faut au préalable renseigner les coordonnées du lieu de la formation, sans ça, il ne peut y avoir de lieu à désigner à l'application Google map.

• L’accès à la session directement dans la plateforme.

• Dans le cas contraire, pris en compte du fuseau horaire du domaine de gestion de la session.

Il est possible également de personnaliser le contenu d’un fichier ICAL pour tout un espace via une notification d’invitation. Il existe un onglet Descriptif de l’évènement qui est un raccourci pour modifier rapidement la traduction – privilège Modifier la traduction utilisé.

Langue

Pour une notification ayant un évènement joint (fichier ICAL), lors de la génération de ce fichier, il est nécessaire de donner l’information de la langue du destinataire (la personne concernée par le mail).

Exemple : un formateur anglais ayant reçu une convocation à une formation avec un contenu anglais et des séances à animer, il doit recevoir les évènements des séances dans sa langue = anglais.

Pour que la langue de l'utilisateur soit prise en compte, dans le contenu de la notification, il faut ajouter un paramètre à la méthode générant l’évènement (fichier .ical). Ce paramètre à ajouter est la langue, qui est une énumération.

• Ce n’est pas une obligation d’avoir ce paramètre. Pour un client avec une seule langue  pas nécessaire

Notifications concernées : celles appelant les méthodes de génération d'ical

• Convocation à une session de formation / Modification d'une convocation  côté apprenant

• Convocation du formateur / Modification de la convocation du formateur  côté formateur

Méthodes techniques concernées par ce paramètre :

• GenerateICalendarForTrainee

• GenerateMeetingForCalendar

• GenerateMeetingForCalendarByTrainee

• GenerateMeetingTutorForCalendar

• GenerateMeetingSessionICalendarForUser

Exemple :

[%DATASOURCE(cals,…GenerateMeetingTutorForCalendar)[%(idTrainingSession)%][%(Dto.TutorId)%][%(User.Language:N)%]%]

Prévisualisation

La prévisualisation d’une notification permet d’avoir un visuel du mail au plus proche de la réalité lors d’un envoi et aussi de constater les incohérences dans le contenu ou sur le design.

L’objet et le corps du mail sont affichés, par langue.

Dans un contenu, il peut y avoir des champs dynamiques. Et lors d’une prévisualisation, ces champs sont automatiquement calculés / générés pour l’utilisateur – il n’a pas à se soucier d’insérer du texte afin d’avoir un rendu acceptable.

De plus, si dans une notification, il existe des champs concernant la formation, la session ou autre, et que l’utilisateur se trouve dans le contexte d’une formation par exemple, la prévisualisation se charge automatiquement de remplacer le champs de fusion [%(Training.Name)%] par le libellé de la formation courante.

Par défaut, ce sont des paramètres simples qui permettent de faire cette transformation. Dans le cas d’un responsable voulant les modifier, c’est tout à fait possible.

• Par défaut, aucune modification est à prévoir pour un client pour la prévisualisation

• Paramètres de configuration se trouvant dans Les notifications > Prévisualisation

Explication du paramétrage pour la prévisualisation :

• Les derniers paramètres sont seulement dans une seule langue – FR par défaut

• Gestion par application – et non par domaine

Notification en multilingue

Concernant un client étant en multilingue, la saisie des notifications personnalisées se fait en multilingue.

Il existe un cas spécial où un utilisateur peut avoir reçu un mail avec N fois le même contenu dans N langues différentes. En effet, c’est le cas d’une notification avec copie au hiérarchique des destinataires ou formateur.

Exemple :

Un destinataire peut avoir comme langue le français et son hiérarchique l’anglais.

Par conséquent, nous envoyons un seul mail avec 2 contenus dans le corps du mail, les uns à la suite de l’autre, 1 en français, l’autre en anglais, avec une copie au hiérarchique afin que les 2 destinataires puissent lire/comprendre le mail.

Il est possible de désactiver ce mode de fonctionnement à l’aide du paramètre de configuration : Ajouter les langues autres que celle du destinataire principal dans le corps du mail. Par ce biais, il n’y aura qu’un seul contenu = celui lié à la langue du destinataire principal.

Fuseau horaire

La plateforme Bealink LMS possède une fonctionnalité gérant le mode International côté notification en assignant un fuseau horaire sur un élément présentiel :

• une session

• une séance

• une classe virtuelle

• Paramètre de configuration à activer pour avoir cette fonctionnalité :  Utilisation d'un fuseau horaire (session de formation, séance présentielle, classe virtuelle, lieu de formation)

Au niveau notification, l’information sur les dates et les horaires d’un élément présentiel est primordiale à la bonne organisation et de la réalisation des formations internationales. En effet, une mauvaise communication sur l’heure ou l’endroit d’une séance peut potentiellement engendrer un coût supplémentaire dans le budget formation : le collaborateur manquera la séance par exemple – absent mais facturé.

Fichier ICAL

Côté d’un fichier ICAL, le contenu est déjà géré en mode International – explication avec un exemple :

• une session de formation avec une séance se déroulant à New York

• un collaborateur inscrit à cette séance, étant de Paris

Un mail est envoyé au collaborateur inscrit à la séance en tant qu’évènement (fichier ICAL), reçu dans sa boîte mail externe / calendrier – voici ce qui reçoit en utilisant l’option de fuseau horaire dans la plateforme :

Pour les notifications

Côté notification n’est pas automatiquement géré. En effet, des ajustements sont à faire dans le contenu pour avoir l’information du fuseau horaire, ainsi que les dates calculées en fonction de ce fuseau horaire.

Pour les éléments présentiels contenant les dates de début et de fin, avec la notion de fuseau horaire, un attribut a été ajouté nommé TimeZonedPeriod :

• pour une session = TrainingSession.TimeZonedPeriod

• pour une séance = MeetingSession.TimeZonedPeriod

• pour une classe virtuelle = PlannedVirtualClassroom.TimeZonedPeriod

Syntaxe à avoir dans le contenu : [%(MeetingSession.TimeZonedPeriod:x)%] - ‘x’ étant un format, ci-dessous.

Plusieurs formats sont proposés dans l’affichage de l’information :

• Dates et fuseau horaire associé à l'entité concernée = Owner

• ‘o’  du 20/07/2019 21:56 au 31/07/2019 19:00 (UTC-06:00) Centre (É.-U. et Canada)

• ‘O’  Du 20/07/2019 21:56 au 31/07/2019 19:00 (UTC-06:00) Centre (É.-U. et Canada)

Exemple : [%(MeetingSession.TimeZonedPeriod:o)%]

• Dates et fuseaux horaires du destinataire + de l’entité (dans cet ordre) = Full

• ‘f’  du 21/07/2019 04:56 au 01/08/2019 02:00 (UTC+01:00) Bruxelles, Paris (du 20/07/2019 21:56 au 31/07/2019 19:00 (UTC-06:00) Centre (É.-U. et Canada)

• ‘F’  Du 21/07/2019 04:56 au 01/08/2019 02:00 (UTC+01:00) Bruxelles, Paris (du 20/07/2019 21:56 au 31/07/2019 19:00 (UTC-06:00) Centre (É.-U. et Canada)

Exemple : [%(MeetingSession.TimeZonedPeriod:f)%]

• Affichage et concaténation des dates de début et de fin – sans la notion de fuseau horaire (ni dans l’affichage, ni dans le calcul)  = None

• ‘n’  du 20/07/2019 21:56 au 31/07/2019 19:00

Exemple : [%(MeetingSession.TimeZonedPeriod:n)%]

• Affichage du fuseau horaire seul de l’entité – sans les dates

• ‘s’ ou ‘S’  (UTC-06:00) Centre (É.-U. et Canada)

Exemple : [%(MeetingSession.TimeZonedPeriod:s)%]

• Autre code possible pour afficher les dates dans le fuseau horaire courant – dans le cas de la fonctionnalité non activée, où nous affichons les dates calculées en fonction d’un fuseau horaire, mais ce dernier n’étant pas connu par l'utilisateur courant (non affiché) = Current (Contexte)

• ‘c’  du 21/07/2019 04:56 au 01/08/2019 02:00 (UTC+01:00) Bruxelles, Madrid, Paris

• ‘C’  Du 21/07/2019 04:56 au 01/08/2019 02:00 (UTC+01:00) Bruxelles, Madrid, Paris

Règles appliquées concernant le fuseau horaire pris en compte dans le cadre d’une notification :

• Fuseau horaire du 1^er destinataire du mail reçu dans le cas de son fuseau connu dans la plateforme,

• Dans le cas contraire, pris en compte du fuseau horaire du domaine de gestion de la session,

Règles appliquées concernant le fuseau horaire dans tous les autres contextes (rapport HTML, webpart, etc.) :

• Fuseau horaire du domaine courant = NavigationContext.Current.TimeZoneId

• Règles appliquées avec le code ‘c’ dans le cas standard, avec l’option d’utilisation du fuseau horaire non activée !

Gestion de modèles de mail

Une notification est à la fois un contenant et un contenu. Ce dernier, nous l’avons expliqué dans les chapitres précédent : il existe différents contenus à personnaliser, simple et rapide.

Pour un client qui a besoin d’envoyer N notifications tous les jours, il est très intéressant d’avoir un modèle (= contenant), afin de ne pas répéter N fois le même travail. Cette section permet d’expliquer la création d’un modèle pour les mails.

Le principe est simple : créer un modèle et l’utiliser dans les notifications personnalisées.

Le référentiel des modèles de mail se trouve dans le menu Paramètres > Les notifications. Un onglet Modèles est présent à côté de celui sur le référentiel des notifications niveau du domaine.

• Privilèges associés au modèles de mail : Voir et modifier les modèles de mail

• Gestion possible des modèles par domaine

• Dans le cas de gestion des modèles par domaine, aucun paramètre de configuration n’active ce principe. Il est fait automatiquement lors de création.

Le référentiel

Référentiel des modèles de mail

Dans ce référentiel, nous listons tous les modèles d’une application. La duplication permet de créer un modèle très rapidement à partir d’un autre. La suppression d’un modèle n’est possible que si celui-ci n’est pas utilisé par une notification. En effet, nous ne supprimons pas un modèle utilisé.

La fiche d’un modèle

Un modèle comporte un libellé et un contenu.

• Les champs d’un modèle sont multilingues dans le cas où le multilingue est activé dans la plateforme – saisie d’informations pour l’international.

Fiche d’un modèle

Explication des champs :

• Nom : libellé du modèle pour le référentiel – champ obligatoire

• Chaîne de remplacement : c’est la chaîne d’identification de l’emplacement du contenu d’une notification dans le modèle – elle doit obligatoirement apparaître dans le contenu du modèle, dans le cas contraire, le contenu de la notification ne sera pas inséré lors de l’envoi. En lecture seule : ##content##

• Domaine : domaine de gestion du modèle = domaine courant à la création

• Contenu : c’est le contenu HTML du modèle et il est multi-lingue, par défaut, l’anglais + français sont actifs.

Par le biais du contenu, le client peut créer un modèle avec un entête et un pied de page avec ce qu’il veut (en HTML, avec une image ou un tableau, une signature, etc.) , c’est rapide et très simple de conception.

Autre information : les images ou autres documents insérés dans le contenu sont stockées dans le répertoire par défaut de l’application :

Files\Applications\idApplication\EditorResources

C’est-à-dire que les éléments liés aux modèles (images, documents, etc.) ne sont pas contextualisées par modèle, d’autres modèles peuvent utiliser ces éléments dans leur contenu.

Par conséquent, ce répertoire doit être ouvert de l’extérieur afin que les images puissent être accessibles.

• Pour les clients avec un niveau de sécurité maximal, il n’est pas conseillé d’utiliser les modèles de mail.

Exemple d’un modèle avec un entête et un pied de page

Utilisation d’un modèle

Après avoir créer un modèle, il faut pouvoir l’utiliser. Un champ a été ajouté sur la fiche d’une notification sur la sélection d’un modèle.

Ce champ est une liste déroulante qui liste tous les modèles de l’application.

• Dans le cas d’aucun modèle dans le référentiel, le champ n’est pas visible dans la fiche.

Avec cette fonctionnalité, une prévisualisation de la notification est possible – voir le chapitre dédié. Dans le cas d’une notification sans modèle, le rendu est brut.

Les critères d’application d’une personnalisation

Nous pouvons nous poser comme question : quelle notification est prise en compte si celle-ci a été personnalisée au niveau domaine, formation et/ou session ?

Ce chapitre explique les différents cas possibles qui sont appliqués au sein de notre plate-forme.

Les notifications liées à une session

Les notifications liées à une session concernent surtout la partie Inscription.

La notification activée de niveau le plus bas et dont la modalité d'inscription correspond est prise en compte et envoyée :

• Le champs Référence n'est pas pris en compte.

• Si plusieurs notifications du même niveau existent, la notification la plus récente est prise en compte (suivant la date de création).

Les cas suivants expliquent quelle notification est envoyée pour un utilisateur inscrit à une session :

• Cas simple : si une personnalisation d’une notification pour une session concernée existe, elle sera prise en compte dans la langue de l’utilisateur.

• Cas simple : si une seule personnalisation de la notification pour la formation concernée existe avec le bon mode d’inscription, elle sera prise en compte dans la langue de l’utilisateur.

• Cas simple : si plusieurs personnalisations de la notification pour la formation concernée existent avec le bon mode d’inscription, la notification prise en compte sera la dernière personnalisation créée et activée dans la langue de l’utilisateur.

• Cas complexe : si plusieurs personnalisations de la notification pour la formation concernée existent avec le bon mode d’inscription, et que aucune est activée on sélectionne la dernière personnalisation créée dans la langue de l’utilisateur. (aucun envoi ne sera effectué)

• Cas simple : si une seule personnalisation de la notification existe au niveau du domaine de la session et si les contraintes sur le type de formation et le type d'inscription appliquées à la session concernée sont spécifiées, elle sera prise en compte dans la langue de l’utilisateur.

• Cas complexe : si plusieurs personnalisations de la notification existent au niveau du domaine de la session et si les contraintes sur le type de formation et le type d'inscription appliqué à la session concernée sont spécifiées, la notification prise en compte sera la dernière personnalisation créée et activée dans la langue de l’utilisateur.

• Cas complexe : si plusieurs personnalisations de la notification existent au niveau du domaine de la session et si les contraintes sur le type de formation et le type d'inscription appliqué à la session concernée sont spécifiées, et que aucune est activée, la notification prise en compte sera la dernière personnalisation créée dans la langue de l’utilisateur (aucun envoi ne sera effectué).

• Cas simple : si une seule personnalisation de la notification existe au niveau d'un domaine père et si les contraintes sur le type de formation et de type d'inscription appliqué à la session concernée sont spécifiées, elle sera prise en compte dans la langue de l’utilisateur.

• Cas complexe : si plusieurs personnalisations de la notification existent au niveau d'un domaine père de la session et si les contraintes sur le type de formation et le type d'inscription appliqué à la session concernée sont spécifiées, , la notification prise en compte sera la dernière personnalisation créée et activée dans la langue de l’utilisateur.

• Cas complexe : si plusieurs personnalisations de la notification existent au niveau d'un domaine de la session et si les contraintes sur le type de formation et le type d'inscription appliqué à la session concernée sont spécifiées, et que aucune est activée, la notification prise en compte sera la dernière personnalisation créée dans la langue de l’utilisateur (aucun envoi ne sera effectué).

Les autres notifications

• Cas simple : si une seule personnalisation de la notification existe au niveau du domaine de la session et si les contraintes sur le type de formation et le type d'inscription appliqué à la session concernée sont spécifiées, elle sera prise en compte dans la langue de l’utilisateur.

• Cas complexe : si plusieurs personnalisations de la notification existent au niveau du domaine de la session et si les contraintes sur le type de formation et le type d'inscription appliqué à la session concernée sont spécifiées, la notification prise en compte sera la dernière personnalisation créée et activée dans la langue de l’utilisateur.

• Cas complexe : si plusieurs personnalisations de la notification existent au niveau du domaine de la session et si les contraintes sur le type de formation et le type d'inscription appliqué à la session concernée sont spécifiées, et que aucune est activée, la notification prise en compte sera la dernière personnalisation créée dans la langue de l’utilisateur (aucun envoi ne sera effectué).

• Cas simple : si une seule personnalisation de la notification existe au niveau d'un domaine père et si les contraintes sur le type de formation et de type d'inscription appliqué à la session concernée sont spécifiées, elle sera prise en compte dans la langue de l’utilisateur.

• Cas complexe : si plusieurs personnalisations de la notification existent au niveau d'un domaine père de la session et si les contraintes sur le type de formation et le type d'inscription appliqué à la session concernée sont spécifiées, la notification prise en compte sera la dernière personnalisation créée et activée dans la langue de l’utilisateur.

• Cas complexe : si plusieurs personnalisations de la notification existent au niveau d'un domaine de la session et si les contraintes sur le type de formation et le type d'inscription appliqué à la session concernée sont spécifiées, et que aucune est activée, la notification prise en compte sera la dernière personnalisation créée dans la langue de l’utilisateur (aucun envoi ne sera effectué).

Gestion des mails vers l’extérieur

Suite à des problèmes de mails reçus comme spam dans les boîtes mails clientes – la plateforme ayant été considérée comme un outil de spam (blacklister), l’envoi de mails vers l’extérieur a été repensé.

Maintenant, un envoi d’un mail vers l’extérieur est automatiquement envoyé via une adresse mail connue. Cette adresse mail est définie dans un paramètre de configuration : L’adresse mail de l'expéditeur des mails par défaut, avec comme valeur par défaut anonyme@bealink.com.

L’adresse mail de l’expéditeur est mis dans la propriété ReplyTo du mail afin de permettre au destinataire du mail de répondre directement à l'expéditeur.

• Gestion par domaine pour ce paramètre

Tutorat

Un point sur l’envoi de mail manuel via un bouton côté tutorat.

En effet, dans les écrans concernant le tutorat, un formateur ou un responsable de formation peut envoyer un mail via un bouton Envoyer un mail à ces personnes.

Lors de l’envoi, les destinataires sont tous mis en copie caché afin de ne pas divulguer à un apprenant les autres participants.

Options de configuration

Url

Paramètre de configuration (côté technique) :

• Url d’accès extérieur

Mails

Paramètre de configuration (côté technique) :

• Max. nombre de mails à envoyer par session (-1 = aucune restriction).

• Objectif : Limiter le nombre de mails envoyés lors du batch quand il y en a beaucoup.

• Exemple : dans le cas d’une nouvelle notification dans une version et le client passe à cette version. Lors d’une création d’une notification de ce type, le 1er envoi dans le batch peut être conséquent. Par conséquent, découpage de cet envoi en plusieurs fois (= en plusieurs batchs)

• Utilisation : Il est utilisé pour les mails qui sont mis en attente dans la boîte d'envoi avant d'être traité par le traitement du batch, et également dans le cas où les mails sont envoyés directement.

Cependant, dans le cas d'envoi immediat, l’utilisation de ce paramètre se fait essentiellement au niveau application (domaine racine) et non au niveau d’un sous-domaine, d’une formation ou session.

Tracer des réponses

Pour un mail de type évènement ou invitation telle qu’une invitation à une séance, il est intéressant de pouvoir récupérer les réponses des personnes ayant reçu et répondu à l'invitation (acceptée, provisoire ou refusée).

En effet, avec ce principe, un responsable peut avoir besoin de connaître la présence ou non d’un collaborateur afin de gérer l’émargement en s’appuyant sur la réponse reçue, ou encore, de pouvoir les relancer si pas de réponse ou d’envoyer un mail.

• Exemple : un service formation via une adresse mail générique est notifiée de toutes les réponses des collaborateurs afin de les stocker, de les relancer ou encore de gérer l’émargement sur les sessions de formation.

Le fonctionnement est le suivant :

• Après avoir répondu à une invitation, la réponse est envoyée dans une boîte mail externe qui est définie dans un paramètre de configuration : Adresse email à utiliser pour les personnes à des évènements – aucune adresse mail par défaut = fonctionnalité non activée !

• Techniquement, lors de la génération du mail avec un fichier ical, nous transmettons cette adresse mail à l’invitation – propriété technique dans l’objet Organiser. La gestion est par domaine, cependant, nous prenons en compte le paramètre de configuration émi sur le domaine de la session de l’évènement.

• Une autre adresse mail est transmise : celle du répondant à l’invitation – propriété technique dans l’objet Attendee

Schéma expliquant le fonctionnement