Les webhooks

Que sont les Webhooks ?

Les webhook dans la plateforme LMS permettent d’informer un service distant (un autre LMS, ou un LXP) en temps réel de la création / modification / suppression de plusieurs objets, comme les formations, sessions ou encore inscriptions.

Comment fonctionnent les webhooks ?

1. Configurer les Webhooks : Paramétrez les webhooks pour qu'ils “écoutent” des événements spécifiques, comme par exemple :

• la création, la modification ou la suppression de formations et de sessions de formation,

• l'inscription et les mises à jour des apprenants,

• la modification des seuils d'inscription des apprenants.

2. Définir les événements déclencheurs : Spécifiez les conditions qui déclencheront un webhook, par exemple :

• la création d'une nouvelle session de formation,

• la mise à jour du statut d'inscription d'un apprenant,

• le dépassement d'un seuil d'inscription spécifique.

3. Spécifier l'URL cible : Indiquez l'URL du système ou du service externe qui doit recevoir la notification du webhook.

4. Envoyer des données : Lorsqu'un événement déclencheur se produit, la plateforme envoie une requête HTTP à l'URL spécifiée, y compris les données pertinentes telles que :

• les détails de la formation et de la session,

• les informations sur l'apprenant,

• le statut d'inscription et les seuils.

Principaux avantages des Webhooks

• Synchronisation en temps réel : Gardez les systèmes externes à jour avec les dernières informations.

• Efficacité accrue : Automatisez la saisie manuelle des données et réduisez le risque d'erreurs.

• Flexibilité accrue : Intégration avec un large éventail de systèmes et de services externes.

• Amélioration de la collaboration : Favorisez une collaboration transparente entre différentes équipes et différents outils.

Exploiter les webhooks pour optimiser vos opérations de formation

En utilisant efficacement les webhooks, vous pouvez rationaliser vos processus de formation, améliorer la précision des données et renforcer l'efficacité globale.

Créer un nouveau webhook

Ouvrez le menu : Paramètres > Les webhooks.

Nouveau Webhook

1. Cliquez sur le lien NOUVEAU WEBHOOK.

Note: il faut au préalable activer ou faire activer le privilège requis pour modifier les webhooks.

2. Renseignez les champs de configuration :

   • Nom : champ obligatoire

   • Description

   • Domaine(s) : sélectionnez un ou plusieurs domaines pour lesquels le webhook est affecté. Si vous ne sélectionnez pas de domaine, tous les domaines seront pris par défaut.

   • URL : L’URL appelée lorsque sont déclenchés les évènements pour lesquels il y a un abonnement (champ obligatoire)

   • Jeton secret : renseignez ce champs si vous souhaitez implémenter une authentification lors d’un appel URL.

3. Cochez les cases des évènements pour lesquels vous souhaitez implémenter un webhook.

   • Formation :

     • Nouvelle formation

     • Modification d’une formation

     • Suppression d’une formation

   • Session :

     • Modification des inscriptions

     • Annulation d’une session

     • Nouvelle session

     • Modification d’une session

     • Suppression d’une session

   • Inscription :

     • Annulation d’une inscription

     • Nouvelle inscription

     • Modification d’une inscription

     • Suppression d’une inscription

   • Réservation :

     • Nouvelle réservation

     • Modification d’une réservation

     • Suppression d’une réservation

4. Cliquez sur le bouton Tester l’URL pour tester si l’URL est bien prise en compte.

5. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour créer/modifier le webhook.

Modifier un webhook

Ouvrez le menu Paramètres > Système > Les webhooks.

1. Cliquez sur le webhook que vous voulez modifier. Au besoin, effectuez une recherche pour ce webhook en saisissant un nom ou une partie du nom dans le champ Rechercher par nom.

   La page webhook s’ouvre.

2. Modifiez les champs et cochez ou décochez les abonnements au besoin. Pour plus d’informations sur les différents abonnements, voir la section ci-dessus.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Désactiver ou réactiver un webhook

Désactiver un webhook

1. Cliquez sur l’onglet ACTIF(S) au-dessus de la liste de webhooks.

2. Cliquez sur le menu hamburger menu à droite d’un webhook et sélectionnez Désactiver.

Réactiver un webhook

1. Cliquez sur l’onglet INACTIF(S) au-dessus de la liste de webhooks.

2. Cliquez sur le menu hamburger menu à droite d’un webhook et sélectionnez Activer.

A noter qu’il est impossible à présent de supprimer un webhook.

Use case webhooks #1 visualiser les formations et les sessions mutualisées

Si vos apprenants ont la possibilité de s’inscrire sur une formation depuis plusieurs plateformes, il est important de savoir quelles formations et quelles sessions de cette formation sont effectivement mutualisées.

Savoir si une formation est mutualisée ou non

En ouvrant une fiche de formation nous verrons si celle-ci est oui ou non mutualisée (inscriptions possibles depuis plus d’une plateforme).

La formation est soit déjà mutualisée :

soit elle est mutualisable :  

Règles de formations mutualisées

• En création de formation, toutes les formations peuvent être mutualisées.

• Une formation à « non » est toujours modifiable à « oui ».

• Une formation mutualisée à « oui » est modifiable à « non » uniquement si la formation n’est rattachée à aucune session mutualisée. Autrement dit, à partir du moment où il y a une session mutualisée, le top « mutualisé » d'une formation ne peut plus passer à « non ».

Savoir si une session est mutualisée ou non

En ouvrant une fiche de formation nous verrons si celle-ci est oui ou non mutualisée (inscriptions possibles depuis plus d’une plateforme).

La session est soit déjà mutualisée :

soit elle est mutualisable :

soit elle ne peut pas être démutualisée car la session a déjà des inscrits ou encore la formation n’est pas mutualisée :

Règles de sessions mutualisées :

• Une session peut être mutualisée uniquement si la formation est mutualisée

• Le top mutualisé session peut toujours passer de « non » à « oui », même s’il y a des inscrits à la session à condition que la formation associée ait un top mutualisé à « oui ».

• Le top mutualisé session peut passer de « oui » à « non » uniquement s’il n’y a pas d’inscrits.

Use case webhooks #2 - gérer les inscriptions externes d’une session

Pour chaque formation mutualisée, vous pouvez lister les sessions (via l’onglet Sessions) et visualiser le nombre d’inscriptions externes (inscriptions depuis un autre LMS par exemple).

• Lorsque les sessions sont synchronisées entre la plateforme et un autre LMS, il se peut qu’il y ait des inscriptions qui se fasse sur l’autre LMS si les sessions sont mutualisées.

• Afin de connaitre en temps réel le nombre de places disponibles sur une session, il faut être au courant du nombre d’inscriptions effectuées depuis cet autre LMS. Cette information est modifiée par appel de l’API OData qui traque et expose les informations d’une session.

  • Lorsqu’une inscription est faite depuis l’autre LMS sur une session synchronisée avec la plateforme, il appelle l’API OData pour mettre à jour ce nombre d’inscriptions externes. Ainsi, le nombre de places disponibles est toujours à jour dans la plateforme. L’entité appelée est …/odata-api/TrainingSessions. Une vérification peut être faite pour s’assurer que la propriété Formation Mutualisée (IsMutualized) est cochée (à “true”) et le nombre d’inscriptions est également retourné.

"IsMutualized": true,

"ExternalRegistrationCount": 1,

• Lorsque des inscriptions sont faites depuis le LMS, un webhook peut être déclenché pour en informer l’autre LMS afin qu’il prenne cette information en compte.