Les réservations d'une session

Cette fonctionnalité permet de bloquer et réserver pour une session donnée un nombre de places associé à une identification par groupe. Les réservations se font depuis le back-office au préalable et il est possible de transformer ces places en inscription dans un second temps pour plus de flexibilité et répondre mieux aux contraintes d'arbitrage que vous pouvez avoir.

Réserver des places à une session pour un groupe

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les Sessions.

Procédure

1. Ouvrez la fiche d’une session.

2. Cliquez sur l’onglet Réservations. 

3. Cliquez sur le bouton Réserver pour créer un nouveau groupement de places réservés.

   • Dans le cas où il n'y a pas de réservation, un message indique qu'il n'y a aucune demande.

   • Dans le cas où il y a au moins un groupement de places, on affiche les cards des groupements déjà créés avec les informations suivantes :

     • Nom du groupement

     • Libellé du groupe : le libellé du groupe qui a été sélectionné (Domaine, Équipe...)

     • Créé le : date de création du groupement

     • Créé par : personne ayant créée le groupement

     • Type de groupe : groupe sélectionné

     • Nombre d'inscrits : nombre d'inscrits issu du groupement 

Visibilité des groupes :

Pour afficher les groupes pour lesquels vous souhaitez faire des réservations, il faut que les paramètres de configuration internes soient correctement positionnés. Nous vous conseillons de vous rapprocher de notre service consulting si vous ne voyez pas le(les) groupes souhaités.

4. Cliquez sur le menu hamburger pour réaliser les actions suivantes :

   • Inscrire ou désinscrire des utilisateurs en attente de réservation sur une session ou une formation. Voir ci-dessous.

   • Modifier une réservation. Voir ci-dessous.

   • Supprimer une réservation. Voir ci-dessous.

Inscrire/désinscrire des utilisateurs en liste d’attente

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les Sessions.

Procédure

1. Ouvrez la fiche d’une session.

2. Cliquez sur l’onglet Réservations. 

3. Depuis le menu hamburger à droite d’un utilisateur, sélectionnez le bouton Inscrire / Désinscrire. Une modale d'inscription apparaît et l’ensemble des utilisateurs qu'ils soient en attente ou non en les catégorisant :

   • En attente sur la session : affiche les utilisateurs qui sont en attente sur la session cible et qui font partie du groupe paramétré.

   • En attente sur la formation : affiche les utilisateurs en attente sur la formation au global et qui font partie du groupe paramétré.

   • En attente sur une autre session : affiche les utilisateurs en attente sur une autre session que celle sur laquelle on est et qui font partie du groupe paramétré.

   • Tous les autres utilisateurs : on affiche les utilisateurs qui ne sont pas en attente et qui font partie du groupe paramétré.

   • Affichage d'un filtre pour retrouver le ou les utilisateurs souhaités.

Dès lors que l’on sélectionne un nombre de potentiels inscrits supérieur au nombre de places réservées disponibles, un blocage est mis en place.

4. Une fois une inscription validée, l'inscrit est affiché en haut de modale avec les informations suivantes :

• La date d'inscription de l'utilisateur.

• La personne ayant réalisé l'inscription.

Dans le cas où des collaborateurs issus de ce groupement sont déjà inscrits, on les affiche en haut de la modale :

5. Il reste possible de les désinscrire via l'icône "-" :

   • Au clic, un nouvel encart apparaît intitulé Inscriptions en cours de suppression et contenant le ou les inscrits en cours de désinscription :

6. Cliquez de nouveau dessus pour qu'il réintègre le pool des inscrits.

7. Dans le cas où la désinscription est validée, il retourne dans le pool des utilisateurs en fonction de En attente ou non.

Modifier une réservation

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les Sessions.

Procédure

1. Ouvrez la fiche d’une session.

2. Cliquez sur l’onglet Réservations. 

3. Cliquez sur le bouton Modifier la réservation, apparition de la modale présentée dans la slide du dessus avec les informations du groupement pré remplies.

   • Le nombre de places disponibles : correspond au nombre de places réservées du groupe + le nombre de places disponibles depuis l'inscription.

   • Le nombre de places réservées reste éditable mais doit respecter la contrainte suivante : nombre d'inscrits issus du groupement ≤ nombre de places réservées restantes ≤ places disponibles.

   • Le nom du groupement qui est éditable.

   • Le groupe sélectionnable est éditable tant qu’il n’y a pas d’inscrit issu de ce groupement. Dans l’autre cas, il n’est plus éditable.

Supprimer une réservation

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les Sessions.

Procédure

1. Ouvrez la fiche d’une session.

2. Cliquez sur l’onglet Réservations.

3. Cliquez sur le bouton Supprimer, apparition d'une modale de validation permettant de s'assurer d'une volonté de suppression du groupement créé : si validation effectuée, le groupement disparaît.

   • Dans le cas où il y a au moins un inscrit issu de ce groupement, la suppression est désactivée et le bouton de suppression est masqué.

   • Il reste toujours possible de désinscrire via la modale d'inscription la ou les personnes issues de ce groupement et de supprimer toutes les personnes désinscrites.