Les habilitations

Les habilitations indiquent l’aptitude d’un collaborateur à exercer en toute sécurité une activité en lien avec son métier. Ce sont des autorisations légales validées à la suite de formation, elle ont un temps de validité défini par la loi et doivent donc être renouvelées régulièrement. La plateforme LMS permet leur gestion et la formation des collaborateurs en temps voulu.

Créer une habilitation

Créer son référentiel d’habilitation permet d’associer un collaborateur à une ou plusieurs habilitations afin de gérer les besoins de renouvellement.

Procédure

1. Depuis le menu latéral, ouvrez l’Administration.

2. Dans la section Habilitation, sélectionnez Les habilitations.

   La liste des habilitations existantes s’affiche.

3. Cliquez sur Nouvelle habilitation.

4. Complétez les informations de la fiche :

• Nom : Entrez le nom de l’habilitation.

• Code : Saisissez un code pour identifier l’habilitation plus rapidement.

• Type : Sélectionnez le type d’habilitations dans la liste déroulante :

  • Habilitation

  • Accréditation

  • Autorisation

  • Document officiel

  • Permis

  • Diplôme

  • Certification

• Responsable de l’habilitation : Assignez un responsable à l’habilitation.

• Durée de validité : Entrez la durée de validité de l’habilitation.

• Date de fin : Saisissez la date de fin de validité de l’habilitation afin de définir une date après laquelle l’habilitation est historisée et donc plus active.

• Délai de rappel : Saisissez, en jour, la période avant la date de fin de validité pendant laquelle il faut renouveler l’habilitation. Une notification sera envoyée au début de cette période. Si l’habilitation n’est pas renouvelée avant la fin de validité, elle sera historisée et inactive.

Exemple : Pour une habilitation dont le délai de rappel est de 30 jours et la date de fin le 30 juin, l’utilisateur habilité sera prévenu le 1er juin pour renouveler son habilitation.

• Formations associées : Recherchez une ou plusieurs formations associées à cette habilitation.

  Formations de renouvellement : Recherchez la formation à effectuer lors du renouvellement de l’habilitation, elle peut être identique ou différente de la formation initiale. Pour plus d’informations, consultez la section : Renouveler une habilitation.

Pour enregistrer une habilitation sur un domaine, enregistrez-la dans un premier et complétez le domaine ensuite.

5. Une fois les informations complétées, cliquez sur Enregistrer.

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Visualiser les utilisateurs habilités

À partir d’une habilitation, il est possible de consulter les utilisateurs la possédant. Les filtres existants permettent de cibler la recherche.

Procédure

1. Depuis le menu latéral, ouvrez l’Administration.

2. Dans la section Habilitation, sélectionnez Les habilitations.

   La liste des habilitations existantes s’affiche.

3. Cliquez sur l’habilitation souhaitée directement dans la liste ou recherchez-la via la barre de recherche.

   La page de l’habilitations s’ouvre

4. Ouvrez l’onglet Utilisateurs habilités.

   La liste affiche les utilisateurs pour qui l’habilitation est en cours de validité. Les utilisateurs dont l’habilitation est expirée ne sont pas affichés.

Il est possible de naviguer dans cette liste grâce aux filtres :

• Expire dans : En saisissant une durée en jour, la recherche affichera les utilisateurs dont l’habilitation expire dans les x jours.

• État de l’habilitation : Il est possible de cocher une ou plusieurs des cases suivantes.

  • Expiré : Cochez cette case pour afficher les utilisateurs dont l’habilitation est expirée.

  • Echec lors du dernier essai : Cochez cette case pour afficher les utilisateurs qui ont passé l’habilitation mais ont échoué.

  • Validité future : Cochez cette case pour afficher les utilisateurs qui ont réussi l’habilitations mais dont la période de validité n’est pas encore commencée.

  • En cours de validité mais expire bientôt : Cochez cette case pour afficher les utilisateurs pour qui le délai de rappel de l’habilitation est en cours.

  • En cours de validité: Cochez cette case pour afficher les utilisateurs dont l’habilitation est encore valide

Un utilisateur peut avoir effectué plusieurs fois la même habilitations suite à des renouvellements. Pour consultez toutes les occurrences, cochez toutes les cases.

Depuis cette liste, il aussi possible d’ajouter un nouvel utilisateur à une habilitations.

Renouveler une habilitation

À la fin d’une période de validité, il est possible d’inscrire automatiquement un ou plusieurs utilisateurs à une formation afin de conserver leur habilitation. Il est aussi possible de renouveler manuellement une habilitation, dans le cas où l’utilisateur l’a obtenu à l’extérieur.

1. Depuis le menu latéral, ouvrez l’Administration.

2. Dans la section Habilitation, sélectionnez Les renouvellements.

3. Recherchez une habilitations en saisissant son nom dans la barre de recherche. Vous pouvez aussi filtrer les habilitations selon leur statut.

4. Cliquez sur    à droite de l'habilitation que vous souhaitez renouveler.

   Le menu contextuel s’ouvre avec trois options :

• Modifier : Cliquez pour modifier les informations de l’habilitations en cours, toutes les dates seront modifiables

• Renouveler : Cliquez pour renouveler l’habilitation, les dates seront automatiquement remplies en prenant en compte la date du jour. D’autres champs seront également préremplis.

• Ajouter un document : Cliquez pour ajouter un document. vous n’aurez pas accès à la fiche de l’habilitation

5. Après avoir compléter les informations, cliquez sur Enregistrer.

Consulter les habilitations liées à une formation

Ouvrir le menu Administration > Les Formations.

Procédure

1. Depuis le menu latéral, ouvrez l’Administration.

2. Dans la section Formation, sélectionnez Les formations.

   Une page de recherche s’ouvre.

3. Renseignez les informations de la formation souhaitée.

4. Cliquez sur Rechercher.

   Une liste de résultat correspondant à vos critères s’affiche.

5. Sélectionnez la formation recherchée dans la liste.

6. Cliquez sur Voir la formation.

   La fiche d’informations s’ouvre.

7. Ouvrez l’onglet Sessions.

8. Cliquez sur le nom d’une session.

   La fiche d’informations s’ouvre.

9. Ouvrez l’onglet Suivi.

10. Cliquez sur Voir les habilitations.

    La liste des habilitations liées à cette formation s’affiche. Cette liste correspond à la page des habilitations filtrée avec le nom de la formation en question.

Traiter des habilitations

Il existe deux traitements possibles :

• Le traitement automatique utilise le plan prévisionnel au sein de la plateforme.

• Le traitement manuel par un hiérarchique permet de gérer les habilitations depuis une page dédié. Pour plus d’informations, consultez la section Renouveler une habilitation.

Traiter les habilitations avec un plan prévisionnel

1. Depuis le menu latérale, ouvrez l’Administration.

2. Dans la section Plan de développement des compétences, cliquez sur Paramétrages des plans.

L’objectif de ce traitement est d’alimenter automatiquement un plan de développement des compétences en créant des besoins sur les formations saisies côté habilitation, à partir des renouvellements à effectuer des collaborateurs.

Ainsi, les besoins sont automatiquement créés via les habilitations.

Le traitement est disponible dans l’onglet Traitements d’un plan prévisionnel dont la période fiscale est en cours – même dans le cas où la période de recueil collaborateur/hiérarchique n’est pas commencée.

Ce traitement se nomme : Intégrer les besoins de renouvellement d'habilitation.

Traitements d’un plan prévisionnel

Ce traitement analyse les habilitations en succès ou à renouveler des collaborateurs ayant une date de fin de validité qui tombe dans la période d'exercice fiscal du plan concerné.

Ce traitement détecte un besoin de formation nominatif/catalogue sur le plan en cours correspondant à un collaborateur habilité qui dit renouveler celle-ci.

Lors du lancement du traitement, la date de la dernière exécution du traitement est enregistrée au niveau du plan.

Si le plan n'est pas encore en phase de recueil collaborateur ou hiérarchique, cela n'empêche pas de créer les besoins, ce traitement intervenant très en amont.

Les règles à connaître sur ce traitement

• Habilitations des collaborateurs en échec : non analysées/traitées.

• Habilitations des collaborateurs en succès analysées.

• Dans le cas d’une habilitation ayant comme date = (date de fin de validité – un délai. Si elle se trouve dans la période fiscale du plan courant du traitement, alors se crée d’un besoin de formation (dans le cas d’un besoin déjà existant : aucun autre besoin créé).

• Création d’autant de besoins que de formations à renouveler pour l’habilitation.

• Besoin créé avec comme valeurs dans les propriétés :

  • Nominatif : utilisateur à habiliter

  • Catalogue : une des formations de renouvellement de l’habilitation

  • Priorité : Indispensable

  • Qualification : recyclage d'habilitation (nouvelle valeur dans l'énumération)

  • Plan de développement des compétences : le plan lors du traitement

  • Créé par : l'utilisateur ayant déclenché le traitement

Le délai pour récupérer les habilitations est un paramètre de configuration : Délai définissant la date de création d’un besoin par rapport à l’échéance d’une habilitation afin de déterminer le plan impacté, par défaut il est de 60 jours.

Règles avec une gestion par domaine

Si les plans de formation sont localisés par domaine, le traitement va restreindre son analyse aux habilitations des collaborateurs dont le domaine de gestion du collaborateur est dans la liste des domaines associés au plan.

Si les besoins de formation sont localisés par domaine, les besoins seront créés avec le domaine de gestion courant de l'utilisateur ayant déclenché le traitement (sinon il sera rattaché au domaine racine).

Traiter les habilitations manuellement les habilitations

En tant que hiérarchique, il est possible de gérer manuellement les habilitations de son équipe.

1. Depuis le menu latéral, ouvrez Mon équipe.

2. Cliquez sur Habilitations dans la liste à droite.

Il existe une 2^nde possibilité pour renouveler l’habilitation d’un collaborateur, par une action de renouvellement manuelle faite par un responsable d’équipe.

Liste des habilitations des collaborateurs au sein d’une équipe

Dans cette page, le responsable d’équipe visualise la liste de toutes les habilitations de ses collaborateurs : celles en succès, celles en échec et celles à renouveler. Il peut en créer autant qu’il le souhaite via le bouton Créer un titre d’habilitation.

Il a la possibilité de filtrer les données à l’aide d’un filtre en recherchant : le nom/le prénom du collaborateur OU intitulé d’une habilitation.

Pour chaque habilitation, voici les informations affichées :

• Intitulé de l’habilitation

• Nom – prénom du collaborateur

• Dates de validité

• Le nombre de documents joints à une habilitation

Pour chaque habilitation, il possède un menu contextuel au bout de la ligne pour modifier ou renouveler une habilitation d’un collaborateur voire ajouter un document.

L’action de renouvellement n’est possible que si l’habilitation est en réussite (succès) pour le collaborateur et que la date de fin de validité est renseignée.

Même si la période de renouvellement est dépassée pour une habilitation, la plateforme laisse la possibilité de le faire.

Lors d’un renouvellement, voici les informations pré remplies :

• Habilitation : celle d’origine.

• Utilisateur : celui d’origine.

• Date du dernier essai : date du jour de renouvellement.

• Date de l’attribution : date du jour de renouvellement.

• Organisme de formation : celui de l’habilitation d’origine si renseigné.

• Réussite : positionnée à Oui ou Non

• Début de validité : la date de fin de validité de l’habilitation d’origine ou date du jour dans le cas où le renouvellement se fait après la période de renouvellement.

• Fin de validité : calculée automatiquement à partir de la date de début de validité et de la durée de validité de l’habilitation.

• Date de rappel : calculée automatiquement à partir de la date de fin de validité et du délai de rappel.

• Date de fin : La date de fin est positionnée en fonction de celle émise sur l’habilitation. Si elle est renseignée, elle est prioritaire sur la date de fin de validité.

• Commentaire : texte libre

• Documents : importer le(s) document(s) de votre choix.

Consulter les habilitations d’un utilisateur

Un responsable peut avoir besoin de gérer les habilitations de ses collaborateurs.

1. Ouvrez la page d’un utilisateur.

2. Ouvrez l’onglet Habilitations.

Depuis cette page, vous pouvez consulter toutes les habilitations d’un utilisateurs. En cliquant sur le nom de l’habilitation, vous pouvez consulter sa fiche d’information.

À partir de cette fiche, le responsable peut saisir une habilitation parmi celles qu’il peut voir – champs obligatoire. Tous les autres champs de ce formulaire sont facultatifs :

• Habilitation : celle d’origine.

• Utilisateur : celui d’origine.

• Date du dernier essai : date du jour de renouvellement.

• Date de l’attribution : date du jour de renouvellement.

• Organisme de formation : celui de l’habilitation d’origine si renseigné.

• Réussite : positionnée à Oui ou Non

• Début de validité : la date de fin de validité de l’habilitation d’origine ou date du jour dans le cas où le renouvellement se fait après la période de renouvellement.

• Fin de validité : calculée automatiquement à partir de la date de début de validité et de la durée de validité de l’habilitation.

• Date de rappel : calculée automatiquement à partir de la date de fin de validité et du délai de rappel.

• Date de fin : La date de fin est positionnée en fonction de celle émise sur l’habilitation. Si elle est renseignée, elle est prioritaire sur la date de fin de validité.

• Commentaire : texte libre

• Documents : importer le(s) document(s) de votre choix.

Règles fonctionnelles :

La date du dernier essai doit être inférieure à la date d’attribution, qui doit elle-même être inférieure à la date de début de validité.

Si l’habilitation est un échec (réussite = non), les dates et la durée de validité n’ont plus de sens, les champs sont alors cachés.

Gérer les notifications liées aux habilitations

Il existe deux types de notification pour cette fonctionnalité :

• les rappels pour les renouvellements ;

• les alertes de fin de validité.

Pour que les utilisateurs reçoivent ces notifications, il faut au préalable qu’elles aient été créées et activées au niveau d’un domaine.

1. Depuis le menu latéral, ouvrez les Paramètres.

2. Dans la section Notification, cliquez sur Les notifications.

Les rappels de renouvellement

Cette notification a pour objectif de prévenir l’utilisateur de l’échéance d’une de ces habilitations. Elle concerne principalement les collaborateurs, mais peut être envoyée en copie à leur responsable.

1. Depuis la liste des notifications, cliquez sur Nouvelle personnalisation.

   La liste des personnalisations possibles s’affiche.

2. Dans la section Habilitations, sélectionnez le modèle « Rappel pour une habilitation à renouveler ».

3. Configurez la notification :

• Code : champ permettant de différencier N notifications du même type pour un même domaine

• Destinataires :

  • Utilisateur : les personnes concernées par les habilitations.

  • Hiérarchique : les personnes hiérarchiques des utilisateurs des habilitations.

  • Responsable d’habilitation : le responsable de l’habilitation concernée par la notification.

  • Personnes ayant créé les habilitations : les créateurs des utilisateurs habilités.

Ce type de notification n’est envoyée qu’une seule fois par utilisateur et par habilitation.

Les habilitations concernées sont celles dont la période de rappel est en cours.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un domaine avec un texte spécifique à chacune à l’aide du champ Code.

Le contenu d’un mail est modifiable.

Les alertes de fin de validité d’une habilitation

Cette notification a pour objectif de prévenir l’utilisateur de la fin de validité de l’une de ces habilitations. Elle concerne principalement les collaborateurs, mais peut être envoyée en copie à leur responsable.

1. Depuis la liste des notifications, cliquez sur Nouvelle personnalisation.

   La liste des personnalisations possibles s’affiche.

2. Dans la section Habilitations, sélectionnez le modèle « Fin de validité d’une habilitation ».

3. Configurez la notification :

• Code : champ permettant de différencier N notifications du même type pour un même domaine.

• Destinataires :

  • Utilisateur : les personnes concernées par les habilitations.

  • Hiérarchique : les personnes hiérarchiques des utilisateurs des habilitations.

  • Responsable d’habilitation : le responsable de l’habilitation concernée par la notification.

  • Personnes ayant créé les habilitations : les créateurs des utilisateurs habilités.

Une notification de ce type n’est envoyée qu’une seule fois par utilisateur pour une habilitation. Les habilitations concernées sont celles dont la période de validité est expirée.

Si l’habilitation a été renouvelée, la notification ne sera pas envoyée.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un domaine, avec un texte spécifique à chacune à l’aide du champ Code.

Le contenu d’un mail est modifiable.

Gérer les rapports sur les habilitations

Toutes les données d’une habilitation se retrouvent dans la partie des rapports de la plateforme.

Il existe 2 cubes pour effectuer des rapports sur les habilitations :

• Habilitation : toutes les informations liées au référentiel des habilitations (non archivés).

• Utilisateurs habilités : toutes les informations liées aux habilitations des utilisateurs (non archivés).

Cube Habilitation

L’utilisateur peut récupérer les données du référentiel Habilitations par l’intermédiaire du cube “Habilitations”. Pour créer des rapports à partir de ce cube, il faut au préalable donner un privilège à l’utilisateur pour qu’il puisse le faire. Il faut aussi donner un privilège de “Visibilité des rapports basés sur le cube des habilitations”.

• Les dimensions sont toutes les informations d’une habilitation.

• Les valeurs permettent à l’utilisateur d’avoir la possibilité de connaître le nombre d’habilitations selon un code ou un autre filtre. La plupart du temps cette valeur restera à 1 (1 ligne  = 1 seule habilitation).

Cube Utilisateurs habilités

Ce cube doit permettre de répondre aux questions suivantes :

• Qui est habilité à ?

• Quels utilisateurs vont perdre leurs habilitations d’ici 1 mois ?

Les dimensions possibles :

• Attribution : toutes les informations importantes sur l’habilitation d’un utilisateur.

• Habilitation : toutes les dimensions concernant une habilitation.

• Utilisateur : toutes les dimensions concernant un utilisateur.

Informations principales :

• Historisé : cette information sert à savoir si l’habilitation de l’utilisateur est historisée ou non. Les habilitations historisées sont celles dont la date de fin de validité est expirée.

• Valide : cette information sert à savoir si l’habilitation de l’utilisateur est valide ou non. Les habilitations valides sont celles en cours ET en réussite ET à renouveler. À ne pas confondre avec l’état de validité “Valide”. En effet, dans ce cas, les habilitations étant dans la période de renouvellement ne sont pas prises en compte (voir ci-dessous).

• État de validité : en cours, à renouveler, dépassée.

Les valeurs possibles :

• Nombre d’utilisateurs

• Nombre d’habilitations