Les demandes d’inscription à partir du catalogue

Comprendre les processus workflows pour les demandes d’inscription

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Qui peut effectuer une demande d’inscription à une formation et pour qui ?

• La plateforme propose un catalogue front-office avec une gestion des demandes d’inscription à une formation dédiée aux apprenants et aux managers.

• Un apprenant peut faire une demande pour lui-même tandis qu’un manager peut faire une demande pour lui-même mais aussi pour les membres de son équipe.

Quel workflow appliquer pour une demande d’inscription à une formation ?

• Les workflows sont paramétrés au moment des ateliers de paramétrage. Il est possible de mettre en place jusqu’à 4 étapes de validations.

Que se passe-t-il lorsque la demande d’inscription est validée ?

• Si la demande d’inscription concerne une formation sans session ou une formation pour laquelle la session demandée est pleine, alors l’inscription est automatiquement transformée en inscription en attente. C’est le service formation qui devra alors créer une nouvelle session et inscrire cet utilisateur.

• Si la demande d’inscription concerne une formation avec session où il reste encore de la place, cette demande se transformera en inscription validée automatiquement.

• Il reviendra alors au service formation de ne pas oublier de traiter le dossier d’inscription (avec financement OPCO par exemple).

Comprendre l’action de s’abonner / se désabonner

Ouvrez Catalogue

L’objectif est qu’un collaborateur ou un responsable soit alerté par un mail de la disponibilité d’une nouvelle session de formation sur une formation dans le but de s’y inscrire par la suite.

Fonctionnement/Conditions sur l’abonnement

• Action disponible sur une formation, SAUF dans le contexte du libre-service ou l’accès en anonyme.

• Envoi d’un mail de synthèse à l’utilisateur.

• Notification à paramétrer et à activer : Alerte : Nouvelles sessions de formation disponibles pour les souhaits.

• Avoir le droit de s’abonner – privilège lié : M'abonner aux alertes de nouvelles sessions.

Fonctionnement/Conditions sur le désabonnement

• Action disponible dans le cas où un abonnement existe sur une formation.

• Désabonnement automatique de l’utilisateur lors d’une inscription réalisée si une configuration a été mise en place.

Faire une demande d’inscription hors catalogue 

Ouvrez le Catalogue

• Si vous avez autorisé votre collaborateur ou votre manager à effectuer une demande hors catalogue, alors il aura accès à un formulaire particulier pour effectuer sa demande.

  • Effectuer une recherche de formation via le catalogue.

  • Si sa recherche est infructueuse, alors il aura accès à cette page avec le bouton Faire une demande hors catalogue. Il pourra cliquer sur ce bouton et renseignera un formulaire, qui suivra un workflow de validation particulier.

Faire une demande d’inscription en libre-service

Ouvrez Catalogue.

• L’apprenant accède au catalogue de formation front-office :

  • Il visualise la fiche d’une formation.

  • Il peut si cette formation est en libre-service, cliquez sur le bouton Accès en libre-service.

  • Il se retrouve inscrit à cette formation sans qu’il y ait de validation du Service Formation.