Les cursus

Comprendre la notion de Cursus

Ouvrez le menu Administration > Cursus > Les cursus

Un Cursus est une formation longue constituée de Formations et d’Évaluations. Un Cursus possède une fiche en back-office proche de celle d’une formation, avec une publication front-office et back-office. Il est publié dans un catalogue front-office.

Les sessions d’un cursus sont appelées des Parcours.

Créer la fiche d’un cursus

Ouvrez le menu Administration > Cursus > Les cursus

Un cursus contient les mêmes informations principales qu’une formation et/ou une évaluation : un nom, une description, un code, un code de regroupement, des thèmes, une langue, un organisme de formation, des emplois visés, des conditions d’accès, une description du programme et des objectifs pédagogiques. Seule la propriété Nom est obligatoire.

Les informations concernant le champ inscription sont données à titre indicatifs et certaines (seuil, capacité) sont copiées dans des champs similaires à la création d’un parcours – elles sont utilisées par la suite lors d’inscriptions à un parcours, vérification de ces champs.

Informations Générales

1. Cliquez sur le bouton Nouveau.

2. Renseignez les informations de la fiche de ce cursus :

   • Le nom du cursus (obligatoire)

   • ExternalID

   • Le code / Code regroupement : afin de retrouver plus facilement vos formations.

   • Domaine de gestion : associez un domaine au cursus (par défaut tous les domaines sont associés).

   • Themes : associez le cursus à un thème (par exemple : Bureautique, Design, Informatique, Langues…).

   • Organismes de formation : associez un organisme en recherchant un organisme existant ou en créant un nouvel organisme.

   • Langue : (obligatoire)

   • Catégorie : (Formation, coaching, mise en situation …).

   • Publiée sur un LXP : Oui ou Non

   • Emplois visés : associez la formation à un emploi.

Inscriptions

Renseignez les paramètres d’inscription pour le cursus :

• Seuil de rentabilité : nombre d’inscriptions à partir duquel le cursus est rentable.

• Capacité d’accueil : nombre maximum d’inscriptions sur ce cursus.

• Prix par stagiaire : prix indicatif par stagiaire sur un cursus visible dans le catalogue.

• Prix par parcours : prix indicatif d’un parcours.

• Seuil d’apprenant en liste d’attente : Le nombre maximum d’apprenants qui peuvent être en liste d’attente pour ce cursus.

Partie Mise en page :

• Mise en page pour le catalogue : mise en page utilisée pour la fiche d’un cursus dans le catalogue – utilisation de Webparts.

• Image pour le catalogue : cette image est affichée dans le catalogue et dans les Webparts concernées.

• Image de couverture : (pour la page du Cursus).

Planification

• Renseignez la durée estimée du cursus. Par défaut, la durée est exprimée en heures mais vous pouvez modifier la valeur.

Programme et objectifs

• Renseignez les éléments et objectifs du cursus. (Cliquez sur le symbole du crayon pour renseigner les cases en format HTML) :

  • Description

  • Objectifs

  • Programme détaillé

  • Diplôme décerné

Vidéo de présentation

Vous pouvez associer une vidéo avec le cursus. En cliquant sur le + vous associez une vidéo stockée dans la bibliothèque de ressources.

Note : La ressource sera affichée dans la webpart vidéo lors de l’accès à la formation.

Conditions d’accès

Sélectionnez le niveau d’études pour accéder au cursus ainsi que d’autres conditions spécifiques.

Partie Administratif :

• Mode d’organisation : information pour le mode d’organisation – valeurs possibles : intra-entreprise, inter-entreprises, interne.

• Éligible au titre du droit individuel : un cursus pouvant être utilisé pour le Compte Personnel de Formation.

• Code CPF

• Responsable pédagogique : désignation d’un responsable à titre informatif, certaines notifications peuvent lui être envoyées.

• Responsable administratif : désignation d’un responsable, afin de gérer au mieux les parcours du cursus, certaines notifications peuvent lui être envoyées. Le champ responsable administratif est copié dans un champ similaire à la création d’un parcours

• Type de validation : définition d’un type de validation, information à titre indicatif – valeurs possibles : certificat, diplôme, qualification, attestation de stage.

Accès au catalogue des cursus back office

La publication d’un cursus côté back office permet à un utilisateur de gérer ce cursus dans le référentiel des cursus. Cette publication est possible sur un domaine. Vous pouvez donner les droits suivants par domaine :

• Voir le cursus

• Modifier le cursus

• Gérer les parcours

• Gérer les publications

Accès au catalogue des cursus front office

Un cursus est un élément disponible dans le catalogue. Pour que le cursus soit visible côté catalogue (front office), il faut le publier à certains groupes de personnes. Par conséquent, nous avons une notion de publication côté Front Office qui est possible sur un domaine, un groupe, un utilisateur.

• Voir le cursus : le droit de voir permet de visualiser le cursus dans le catalogue.

• Inscrire des collaborateurs à un cursus : permet à un manager de faire une demande d’inscription pour les collaborateurs.

Rechercher un cursus

Ouvrez le menu Administration > Cursus > Les cursus

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez le cursus souhaité dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir le cursus. Il permet à l’utilisateur d’accéder à toutes les informations du cursus.

Vérification

L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.

Informations supplémentaires

Pour les critères Thème, Formation, Emploi, un seul élément est possible dans le filtre de chacun de ces critères.

Dupliquer un cursus

Ouvrez le menu Administration > Les cursus

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez les cursus souhaité dans la liste, puis cliquez sur le bouton Dupliquer.

3. Un pop-up s’ouvre : le nom du cursus original est prédéfini dans le champ Nom du cursus dupliqué, le champ Code est également prérempli si le cursus d’origine comporte un code.

4. Cochez la case Conception afin de dupliquer la conception et les notification de ce cursus.

Toute ressource contenue dans l’onglet Conception ne sera pas dupliquée.

Comprendre les éléments d’un cursus

Ouvrez le menu Administration > Cursus > Les cursus

Un cursus est composé d’éléments de 2 types d’éléments : formation et évaluation. L’écran dédié à la création d’un cursus se situe dans l’onglet Conception.

Visualiser des prérequis côté Front Office

Ouvrez l’espace d’un apprenant.

Procédure

1. Sélectionnez le catalogue de formation

2. Sélectionnez une formation Si cette formation est soumise à des prérequis alors ceux-ci seront affichés dans cet emplacement.

Informations supplémentaires

Ces prérequis sont affichés par une Webpart. Voir la section mettre en place Webpart pour prérequis pour suivre une formation.

Comprendre la notion de diagnostic d’un cursus

Ouvrez le menu Administration > Cursus > Les cursus

Une seule évaluation peut être typée diagnostic au sein d’un cursus.

Lors d’une inscription d’un utilisateur à un parcours avec diagnostic, le système l’inscrit automatiquement à l’évaluation typée diagnostic ET aux sessions de Formation/Évaluation qui ne sont pas liées aux feedbacks de l’évaluation typée diagnostic. Ensuite, dans le cas d’un apprenant réalisant sa session d’évaluation (étant typée diagnostic dans un cursus), il est automatiquement inscrit aux sessions de formations et/ou évaluations suggérées et planifiées dans le parcours du cursus.

Cette inscription automatique liée aux feedbacks de l’évaluation se fera sous condition que l'apprenant n’a pas déjà été inscrit manuellement. Selon le paramétrage, à la fin d’une évaluation (étant typée diagnostic dans un cursus), si l’apprenant n’est pas disponible au niveau planning :

• Aucune inscription aux formations/évaluations suggérées n’est faite – aucun message ne l’indique à l’apprenant.

• L’inscription aux formations/évaluations suggérées se fait – aucun message ne l’indique à l’apprenant.

Comprendre la notion de parcours

Ouvrez le menu Administration > Cursus > Les cursus

Un cursus est un élément non planifié. Afin d’inscrire des personnes à un cursus, il faut créer un parcours c’est-à-dire l’ensemble des sessions de formation et/ou d’évaluation qui constituent le parcours. La gestion de parcours au sein d’un cursus se fait dans la page Parcours où l’utilisateur peut créer, modifier, supprimer un parcours.

Créer la fiche d’un parcours

Ouvrez le menu Administration > Cursus > Les cursus > Onglet Parcours

Un parcours est un élément similaire à une Session de formation .

Procédure

1. Sous l’onglet Parcours, cliquez sur le bouton Nouveau.

2. Renseignez les informations de la fiche du parcours :

   • Nom du parcours (obligatoire)

   • Code

   • Description

   • Statut (renseigné automatiquement)

   • Organisme de formation

Partie Inscription

Renseignez les informations sur les inscriptions faites dans un parcours. Lors de la création d’un parcours, ces champs peuvent être déjà renseignés par les données du cursus. Ces informations sont utilisées par la suite lors d’inscriptions.

• Nombre d’inscrits actuel

• Seuil de rentabilité : nombre d’inscriptions à partir duquel le parcours est rentable.

• Capacité d’accueil : nombre maximum d’inscriptions sur un parcours.

• Date de clôture des inscriptions : renseignez une date et un horaire.

• Mode d’inscription : information concernant la visibilité du parcours pour s’inscrire. L’inscription peut se faire soit côté back office (onglet Inscriptions), soit côté front office (depuis le catalogue) par un responsable. Par défaut, le mode d’inscription lors de la création d’un parcours est en mode back office.

• Prix par stagiaire

• Prix par parcours

Partie Administratif

Lors de la création d’un parcours, ce champ peut être déjà renseigné par le responsable administratif du cursus :

• Mode d’organisation : Inter-entreprise, intra-entreprise, interne

• Éligible au titre du droit individuel : un cursus pouvant être utilisé pour le Compte Personnel de Formation.

• Responsable administratif : désignation d’un responsable, afin de gérer au mieux les parcours du cursus (information à titre indicatif). Il est sélectionné à partir du référentiel des utilisateurs.

• Formateurs

Planifier un parcours

Ouvrez le menu Administration > Cursus > Les cursus

Un parcours est un élément similaire à une Session de formation. Après la création d’un parcours, il est nécessaire de planifier dans le temps les sessions de formation/évaluation qu’il contient.

Procédure

1. Sélectionnez les cursus puis le parcours à planifier.

2. Cliquez sur l’onglet Planning. Les actions possibles à partir du planning :

   • Bouton Modifier la planification : il permet de modifier la planification d’un élément et ouvre une fenêtre de planification. Il est actif lorsque l’utilisateur clique sur une zone d’un élément dans le planning.

   • Boutons de navigation : ce sont les boutons de navigation du planning, passant d’une semaine à une autre.

   • Case à cocher Vue complète : l’utilisateur a la possibilité de voir tous les éléments – le parcours, les sessions, les séances (présentielles, classes virtuelles), et les ressources (e-learning) associées aux sessions.

   • Sélectionnez une date : permet de positionner le début du planning à la date voulue.

   • Bouton Planifier en masse : ce bouton permet de planifier l’ensemble des éléments e-learning de la même manière (Dates, Formateurs, Évaluateurs).

3. Planifiez un élément, l’utilisateur a trois possibilités :

   • En cliquant sur la zone d’une session, le bouton Modifier la planification devient actif et l’utilisateur peut la planifier.

   • En double cliquant sur la zone de la session cela ouvre automatiquement la fiche de planification de la session.

   • En faisant un glisser/déposer de la zone de la session.

Informations supplémentaires

Dans cette page, l’utilisateur peut visualiser et planifier tous les éléments du parcours. L’élément parent est la période sur laquelle se déroule le parcours (en rouge). Nous retrouvons sous cet élément chacune des sessions de formation ou d'évaluation associées à ce parcours.

Dans cet exemple, le parcours comprend une formation et une évaluation qui ne sont pas planifiées (en bleu et orange clair ci-dessus) et une évaluation. Pour chaque élément non planifié, la zone définissant la session est calculée selon la date de début du parcours et la durée prévue de la formation ou évaluation.

Lors d’une planification d’un élément et dans le cas où il existe des inscriptions dans le parcours, il est possible que l’utilisateur courant ne puisse pas planifier une session sur une période donnée en raison de conflits de disponibilité d’un ou des participants. Les candidats présélectionnés en tant que formateur potentiel sur une formation se retrouvent sur le parcours.

La planification d’une session la rattache naturellement au parcours. Dans le planning, il peut déplier une session afin de voir les séances liées à la session concernée (présentielles, classes virtuelles) et les ressources e-learning. Il est possible d’avoir la visibilité de toutes les séances avec la case à cocher Vue complète.

Planifier une session de formation ou évaluation permet de créer une session rattachée au parcours (typée cursus). Ce rattachement est visible dans la fiche de la session de la formation ou évaluation, un nouveau champ apparaît : Parcours associé avec le lien vers le parcours.

Gérer les inscriptions à un cursus

Ouvrez le menu Administration > Les cursus

Maintenant que le parcours est complètement planifié, la prochaine étape est la gestion des inscriptions d’utilisateurs. Cette gestion est disponible dans un onglet Inscriptions. Le fonctionnement de la page est le même que dans une session, nous retrouvons les mêmes actions.

Procédure

1. Sélectionnez les cursus.

2. Cliquez sur l’onglet Parcours.

3. Sélectionnez un parcours dans la liste.

4. Cliquez sur l’onglet Inscription.

À partir de l’onglet inscription -selon les rôles- vous pouvez :

• Inscrire des utilisateurs et/ou des groupes.

• Désinscrire des utilisateurs et/ou des groupes : ces utilisateurs et/ou des groupes désinscrits sont mis dans une liste (blacklist), un lien x membres désinscrits apparaît dans ce cas dans l’entête du tableau et ouvre la liste des désinscrits.

• Modifier les dates d’inscriptions pour chaque inscrit.

• Voir le suivi d’un utilisateur sélectionné dans la liste.

• Voir le dossier : ce bouton amène à la page Inscriptions de l’utilisateur sélectionné dans le tableau.

• Changer de vue dans la page : liste de tous les inscrits ou par groupe.

• Inscrire avec un fichier : Inscrire des utilisateurs existant dans la plateforme à partir d’un fichier CSV.

Inscrire des utilisateurs est également possible côté front office à partir du catalogue (inscriptions par un responsable).

Informations supplémentaires

Explication des cas possibles d’inscription :

• Lors d’une inscription d’un utilisateur à un parcours simple sans diagnostic, le système l’inscrit automatiquement aux sessions planifiées de formation/évaluations du parcours. Un utilisateur inscrit à une session par l'intermédiaire du parcours est clairement identifié dans la liste des inscrits à la session à l’aide de l’icône étudiant.

• Lors d’une inscription d’un utilisateur à un parcours avec diagnostic, le système l’inscrit automatiquement à l’évaluation typée diagnostic ET aux sessions de formation/évaluation qui ne sont pas liées aux feedbacks de l’évaluation typée diagnostic.

• Lors d’une inscription individuelle : dans le cas d’un conflit ou d’une capacité d’accueil atteinte, selon la configuration de votre plateforme, il est possible qu’une inscription ne soit pas faite (l’utilisateur n’est pas inscrit et un message indique ce refus) ou qu’un message purement infirmatif indique que l’utilisateur n’est pas disponible (l’utilisateur est inscrit).

• Lors d’une inscription d’un groupe : c’est le même fonctionnement que pour une session de formation, les utilisateurs du groupe sont inscrits par une inscription de groupe sur le parcours, mais aussi sur les sessions planifiées de formation/évaluation.

• Lors d’une inscription d’un groupe : dans le cas d’un conflit ou d’une capacité d’accueil atteinte, et que le nombre total de personnes du groupe dépasse la limite, l'ensemble de l'inscription est refusé (selon configuration de la plateforme). Un message d'alerte s'affiche : Toutes les inscriptions n'ont pas été effectuées, il est complété par une information : La session a atteint sa limite maximum.

• Dans le cas d’une suppression d’une inscription à un parcours, les inscriptions aux sessions formations/évaluations sont également supprimées.

• Dans le cas d’une réinscription à un parcours, la réinscription aux sessions de formations/évaluations est également effectuée.

• Dans le cas d’inscriptions à un parcours via un fichier d’import, les inscriptions réalisées sont également faites en cascade sur les sessions planifiées de formations/évaluations du parcours.

• Dans le cas d’un parcours incomplet (planification non terminée – ajout de formations/évaluations, planifications de sessions non réalisées, etc. ), il est possible d’inscrire des collaborateurs à ce parcours. Au moment d’une planification d’une session de formations/évaluations, ces inscriptions sont automatiquement prises en compte sur cette nouvelle session de formations/évaluations.

Supprimer un parcours

Ouvrez le menu Administration > Les cursus

Procédure

1. Sélectionnez le ou les cursus.

2. Cliquez sur le bouton Supprimer.

Vérification

Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Informations supplémentaires

• Lors d’une suppression d’un parcours, toutes les sessions, ainsi que toutes les inscriptions liées à ce parcours, sont supprimées.

• Les sessions qui sont commencées sont aussi supprimées dans ce cas.

• Dans le cas d’une session de formation supprimée, toutes les inscriptions liées à cette session sont également supprimées en cascade. Par conséquent, toutes les inscriptions liées aux sessions du parcours sont supprimées.