Les conversations

Comprendre mon Webmail (en standard)

Le Webmail est un outil interne à la plateforme permettant d’échanger des messages.

Le Webmail peut être accessible, selon les configurations :

• Via la Webpart Mon webmail disponible sur la page d’accueil, indiquant la réception de nouveaux messages automatiques (ex: relance d’une formation e-learning) ou manuels (envoyé par le tuteur) :

• À partir d’une icône enveloppe en haut à droite de la plateforme.

• Directement dans la boîte mail de l’apprenant via un système de copies renseigné dans la fiche utilisateur.

Comprendre le menu mon planning (en standard)

Le planning permet à l’utilisateur de voir rapidement tous les évènements programmés à son intention (les sessions de formation, les réunions et les séances présentielles).

Le planning peut être accessible selon les configuration :

• Via la Webpart Mon Planning qui indique les nouvelles réunions programmées.

• À partir du menu Mon dossier, puis du sous-menu Mon planning, où sont affichées : les sessions de formations, les réunions programmées, et les séances présentielles.

Comprendre la fonction conversation dans la plateforme

L’objectif d’une conversation est de pouvoir discuter directement avec d’autres personnes sur la plateforme.

De ce fait, c’est un outil de communication permettant d’engager les collaborateurs dans leur formation et de maintenir leur intérêt dans le temps afin de favoriser l’apprentissage collaboratif.

Les possibilités dépendent du paramétrage de votre plateforme.

Un utilisateur peut accéder à ses conversations à partir d’un lien en forme de bulles dans le bandeau de la plateforme en haut à droite.

Lorsqu’un utilisateur a posté un message dans une conversation, l’information est remontée dans le bandeau avec le nombre de messages non lus. Dans l’exemple ci-dessous, un message n’a pas été consulté par l’utilisateur courant – c’est le 1er icône qui nous intéresse.

L’écran des conversations

Accès rapide sur la page des conservations de l’utilisateur à partir du bandeau

Bloc du contenu de la conversation sélectionnée, avec un titre :

• Personnalisé – contexte privé 1 à N

• Nom – prénom des 2 personnes concernées – contexte privé 1 à 1

• Nom de la session = conversation à partir d’une session – contexte de la session de formation

• Autres actions possibles à partir du menu hamburger à droite du titre :

  • Gérer la conversation : titre et participants

  • Archiver la conversation : (voir le chapitre suivant)

  • Accéder à la session : pour un apprenant ou formateur

Groupement des conservations en cours et archivées

Bouton de création d’une conférence (= conversation privée entre 1 et N participants) intitulé : Nouvelle conversation

Recherche d’une conversation parmi la liste, recherche dans le titre seulement.

• Liste de toutes les conservations auxquelles l’utilisateur participe avec les informations :

  • Titre de la conversation.

  • Nom – prénom de la dernière personne ayant posté un message.

  • Début du dernier message ou un texte générique « A partagé une image ».

  • Point bleu : indication d’un message non lu.

Contenu de la conversation avec pour chaque message :

• Photo de la personne.

• Date ou l’heure du message posté

• Contenu du message posté

Bloc de saisie d’un texte simple avec plusieurs options possibles :

• Partager une image : format gif, jpg, jpeg, png

• Partager une vidéo : format web (exemple : mp4)

• Partager un fichier de tous types (.zip, .docx, etc.)

• Saisir ou récupérer un émoji

• Insérer des liens vers des sites Internet ou des liens directs sur la plateforme vers des éléments (formation, évaluation, ressource) :

  • http://www.google.fr

  • https://produit.syfadis.com/RegisterResourceAndLaunch/xxxx : lancement d’une ressource pour l’utilisateur, « xxxx » étant l’identifiant d’une formation.

  • https://produit.syfadis.com/RegistrerTrainingAndLaunch/xxxx : lancement de la formation en libre-service pour l’utilisateur, « xxxx » étant l’identifiant d’une formation

  • Etc.

• Bouton Envoyer : poste le message de l’utilisateur

Après la sélection, le lien est clair et significatif avec le libellé et l’image de l’élément, la modalité d’apprentissage (si connue) et un texte sur le type d’élément.

Dans la conversation, l’utilisateur a la possibilité de visualiser tous les éléments multimédias de la conversation en diaporama, en cliquant simplement sur l’un des éléments – affichage des éléments en plein écran.

Le partage d’une image ou d’une vidéo peut se faire via un smartphone.

Comprendre la gestion d’une conversation

L’auteur de la conversation peut entièrement gérer sa conversation (archiver/supprimer la conversation, ajouter des participants, ajouter des modérateurs, supprimer un message).

La seule chose qu’il ne peut pas faire est de modifier un message.

Gestion des participants :

• Onglet Participants : personnes participant à la conversation + ajout possible du droit de modération pour chaque participant

• Onglet Ajouter : ajout/suppression de participants

  • La partie sur les participants est visible seulement pour une conversation 1 à N.

  • Gestion des participants, utilisateurs visibles dans l’onglet Ajouter par le biais du privilège à activer.

Archiver/supprimer une conversation

Il est important de donner à une personne le droit d’archiver (notion de corbeille) ou de supprimer une conversation à des fins de nettoyage ou encore de suppression d’informations.

Les utilisateurs qui possèdent les droits d’archiver ou de supprimer sont :

• Les formateurs : pour une conversation autour d’une session

• Le créateur : pour une conférence (sans contexte particulier)

À partir du menu hamburger, un lien permet d’archiver la conversation. Elle se retrouve ensuite dans la liste des conversations archivées (notion de corbeille) – possibilité de la restaurer, mais également de la supprimer définitivement.

La suppression enclenche une suppression définitive de la conversation.

Modérer un message

Par conséquent, un modérateur possède une autre action au survol d’un message d’une conversation Supprimer à partir d’un menu hamburger :

• Supprimer : suppression définitive du message – remplacement par un libellé Message supprimé dans la conversation (le contenu complet avec image, liens, vidéo, etc. est supprimé)

Le droit de modifier un message est seulement possible pour l’auteur du message.

Droits donnés sur les messages selon le contexte

• Toutes les personnes ayant posté un message : droit de modification/suppression sur ses propres messages.

• Droits de l’auteur d’une conversation :

  • Droit de supprimer les messages (aucune modification d’un message possible).

  • Droit d’ajouter des participants à la conversation.

  • Droit d’ajouter des modérateurs à partir des participants par le biais d’un bouton Modération

• Droits d’un modérateur d’une conversation :

  • Droit de supprimer les messages (aucune modification d’un message possible).

  • Droit d’ajouter/de supprimer des participants à la conversation : lors d’un ajout ou d’une suppression d’un participant, un texte informatif s’affiche dans la discussion de la conversation Pierre Dupois a rejoint la conversation ou Pierre Dupois a quitté la conversation.

Les possibilités de lancement d’une conversation

En fonction du paramétrage de la plateforme, un utilisateur peut lancer une conversation à partir :

• des Webparts formateurs ou les apprenants connectés,

• d’une fiche utilisateur à partir de l’annuaire,

• d’une demande d’inscription,

• de l’infobulle présente sur toutes les pages,

• du menu Suivi pour converser avec l’ensemble des participants d’une session et son formateur.

Notification d’un nouveau message

Il est possible d’activer la notification de nouveau message dans une conversation pour être alerté d’un nouveau message si l’utilisateur n’est pas connecté.