Les compétences du point de vue de l’administrateur

Représentation d’une compétence

En mode Adaptive, le niveau d’une compétence est représenté par un nombre allant de : 0 à 5 suivant la configuration de la plateforme. Cependant, le niveau 0 n’est jamais affiché pour le collaborateur ou le manager, on parle plutôt de niveau débutant.

L’échelle de niveau est un paramètre de configuration dont la valeur par défaut est 5, nous conseillons une échelle de 4 ou 5 niveaux. Il est défini au départ du projet mais il est vivement déconseillé de le changer ensuite.

Seule la représentation back-office d’un niveau de compétence peut être personnalisée via un écran dédié (couronnes, étoiles, nombres…). Nous conseillons néanmoins fortement d’utiliser la représentation en nombre à des fins de cohérence entre les écrans front-office Adaptive et les écrans back-office de gestion de référentiel de compétences.

En front-office sur les écrans Adaptive, la représentation des niveaux n’est pas paramétrable et prend toujours la forme d’un nombre ou du wording Débutant.

Comprendre la notion de domaine de compétence

Un domaine de compétence est un moyen de regrouper des compétences autour d’une même thématique.

Le référentiel de domaines de compétences est arborescent. L’ordre dans lequel les domaines sont définis est repris dans les vues front-office.

Un domaine de compétence possède une couleur. Cette couleur est reprise en front-office pour représenter la compétence d’un utilisateur ou son niveau.

Par glisser/déposer, les compétences peuvent être ordonnées au sein d’un domaine. Cet ordre est respecté en front-office pour l’affichage du référentiel de compétences lié à l’emploi du collaborateur.

Les domaines de compétence peuvent être :

• Importés par fichier CSV.

• Créés et consultables via OData via le webService SkillDomains

• Disponible dans les cubes ayant attrait aux compétences.

Rechercher une compétence dans le référentiel back-office

Ouvrez le menu Talent/Compétences/Les compétences 

Procédure

• Complétez le formulaire de recherche.

• Lancez la recherche.

Vérification

Une liste de compétences apparait à l’écran :

Informations supplémentaires

En termes d’actions, il est possible de :

• Consulter une compétence : il suffit de sélectionner la compétence puis de cliquer sur le bouton Voir la compétence, ou de cliquer directement sur le libellé de la compétence.

• Créer une nouvelle compétence : il suffit de cliquer sur le bouton Nouveau.

• Supprimer une compétence : il suffit de sélectionner la compétence puis de cliquer sur le bouton Supprimer. Après un message de confirmation, la compétence sera archivée.

Créer une compétence manuellement

Ouvrez le menu Talent/Compétences/Les compétences 

Procédure

1. Cliquez sur Nouveau.

2. Renseignez les champs de la fiche de la compétence :

   • Nom de la compétence,

   • Compétence Active : Ce champ indique si la compétence est disponible coté front-office (disponible= active) afin que les collaborateurs se positionnent sur cette compétence. Il est conseillé de cocher active uniquement si le créateur du référentiel de compétences estime qu’on peut proposer cette compétence aux collaborateurs pour une évaluation de compétences. Si on décoche une compétence active alors le collaborateur ne verra plus la compétence sur son profil.

   • Description : détaillez la description (supporte le format HTML),

   • Code : classifiez la compétence,

   • Domaine de gestion : domaine sur lequel la compétence est créée, c’est le domaine sur lequel l’utilisateur se situe lors de la création.

   • Modalité d’évaluation : (Auto-positionnement ou Questionnaire). Si le système détecte qu’au moins un utilisateur possède déjà la compétence dans un certain mode, il n’est plus possible de changer de mode ensuite. Il est donc conseillé dans ce cas de créer deux instances de compétences : l’une en auto-positionnement, l’autre en questionnaire.

   • Domaine de compétence : domaine de compétences de rattachement (non obligatoire).

   • Durée de validité en jours : précisez la durée de validité de la compétence. Passé cette durée, la compétence devient obsolète. Un KPI peut être définie sur les compétences obsolètes dans les écrans collaborateur et manager.

   • Configuration des niveaux : renseignez pour chacun des niveaux, la description du niveau pour cette compétence. Précisez pour chacun des niveaux, si cette compétence est visible en front-office et dans ce cas, cocher la case visible : cela aura pour conséquence que ce niveau sera proposé au collaborateur et au manager pour s’évaluer.

Nous déconseillons très fortement de cocher en visible le niveau 2 et le niveau 4 mais de laisser inactif le niveau 3 ou ce genre de pratiques. Ceci peut entraîner de fortes incohérences sur les écrans collaborateur et manager.

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Informations supplémentaires

La durée de validité en jours est un paramètre de configuration dont la valeur par défaut est 365 jours. Si cette valeur ne convient pas pour cette compétence, alors le créateur du référentiel de compétences peut la changer sur cette fiche.

Les compétences peuvent être :

• Importées par fichier CSV.

• Créées et consultables via OData via le webservice Skills.

• Disponibles dans les cubes ayant attrait aux compétences.

Modifier la fiche d’une compétence

Ouvrez le menu Talent/Compétences/Les compétences.

1. Lancez la recherche d’une compétence après avoir renseigné éventuellement quelques critères.

   Une liste de compétences apparait à l’écran.

2. Sélectionnez dans la liste la compétence souhaitée.

   La fiche de la compétence apparaît à l’écran.

3. Modifiez les champs de la fiche et cliquez sur le bouton Enregistrer.

   Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Informations supplémentaires

Lorsqu’un administrateur désactive une compétence (=décoche l’option compétence activée), cette compétence n’apparaît plus pour le collaborateur mais existe toujours en base de données. Si l’administrateur décide de réactiver la compétence alors le collaborateur la voit de nouveau.

Demander la réévaluation de la compétence

Ouvrez le menu Talent/Compétences/Les compétences.

Cette fonctionnalité nécessite d’activer le KPI Compétence obsolètes pour que le collaborateur et le manager en soient informés.

1. Lancez la recherche d’une compétence après avoir renseigné éventuellement quelques critères.

   Une liste de compétences apparait à l’écran.

2. Sélectionnez dans la liste la compétence souhaitée.

   La fiche de la compétence apparaît à l’écran.

   Un bouton apparaît Demander la réévaluation de la compétence.

3. Cliquez sur ce bouton pour que tous les collaborateurs possédant cette compétence se positionnent de nouveau (car la définition des niveaux a changé par exemple).

4. Cliquez sur le bouton Demander la réévaluation de la compétence.

Informations supplémentaires

Les collaborateurs qui avaient cette compétence, vont passer à obsolète (comme si la durée de validité était passée), et ils vont devoir redéfinir un niveau pour cette compétence.

Supprimer une compétence

Ouvrez le menu Talent/Compétences/Les compétences.

Procédure

1. Lancez la recherche d’une compétence après avoir renseigné éventuellement quelques critères.

   Une liste de compétences apparait à l’écran.

2. Sélectionnez dans la liste la compétence souhaitée.

   La fiche de la compétence apparaît à l’écran.

3. Cliquez sur le bouton Supprimer : un message de confirmation apparaît à l’écran avant la suppression de la compétence.

Si on supprime en back-office une compétence qui est rattachée à un collaborateur alors ce dernier perdra sa compétence. Pas de retour arrière possible. Il est donc fortement conseillé de d’abord désactiver une compétence avant de la supprimer.

Comprendre les liens emplois/compétences

Ouvrez le menu Talent/Compétences/Les compétences.

Procédure

1. Lancez la recherche pour une compétence après avoir renseigné éventuellement quelques critères.

   Une liste de compétences apparait à l’écran.

2. Sélectionnez la compétence souhaitée depuis la liste.

   La fiche de la compétence apparaît à l’écran avec l’onglet Compétence activée.

3. Cliquez sur l’onglet Emplois associés pour voir quels emplois sont associés à cette compétence avec un niveau cible.

4. Pour lier cette compétence à un emploi, cliquez sur Ajouter un emploi.

5. Sélectionnez l’emploi souhaité en utilisant la recherche ou en scrollant dans la liste d’emplois.

6. Une fois l’emploi sélectionné, cliquez sur le bouton Valider.

7. Ensuite sélectionnez le niveau requis et cliquez sur le bouton Enregistrer.

   Le libellé de l’emploi apparaît dans l’onglet Emplois visés, avec le niveau de compétences.

8. Pour supprimer le lien emploi - compétence, cliquez sur le bouton Supprimer à droite au niveau du libellé de l’emploi : la compétence sera supprimée pour cet emploi.

Sur la fiche d’un emploi, l’administrateur peut retrouver l’ensemble des compétences et leur niveau attendu.

De plus, une case à cocher Activer l’Adaptive Learning sur les compétences permet de spécifier que cet emploi sera non visible sur les écrans Adaptive Learning. Pour le manager, la carte collaborateur affichera non concernée.

Par ailleurs, il existe un écran dédié (activable par privilège) permettant d’importer des liens compétences/emplois en fichier csv.

L’administrateur dispose à la suite de l’import d’une synthèse des résultats importés :

Les liens emplois/compétences sont également exposés via oData via le webService JobSkills (disponible en écriture et en lecture).

Comprendre les liens formations/compétences

Ouvrez le menu Talent/Compétences/Les compétences.

Procédure

1. Lancez la recherche pour une compétence après avoir renseigné éventuellement quelques critères.

   Une liste de compétences apparait à l’écran.

2. Sélectionnez la compétence souhaitée depuis la liste.

   La fiche de la compétence apparaît à l’écran avec l’onglet Compétence activée.

3. Cliquez sur l’onglet Formations pour afficher pour le duo compétences/formation les Niveaux requis et les Niveaux ciblés.

4. Pour lier cette compétence à une formation, cliquez sur Ajouter une formation que ce soit pour définir le niveau cible (bouton en haut de l’écran) ou le niveau requis (bouton en bas de l’écran).

5. Sélectionnez la formation souhaitée en utilisant la recherche.

6. Une fois la formation sélectionnée, cliquez sur Valider.

7. Ensuite, sélectionnez le niveau requis et cliquez sur le bouton Enregistrer.

   Le libellé de la formation apparaît dans l’onglet Formation, avec le niveau de compétences.

Informations supplémentaires

Pour supprimer le lien formation-compétences ou mettre à jour le niveau, il faut passer par la fiche Formation onglet Compétence.

Ce lien entre compétences et formation, vous permettra de mettre en avant les compétences développées dans le cadre de cette formation dans la fiche formation du catalogue front-office. Une Webpart compétences développées permet d’afficher cette information.

Dans l’Adaptive Learning, les scopes de publication front-office sont respectées. Seules les formations visibles pour le collaborateur dans le Catalogue peuvent lui être poussées.

De même que pour les emplois, il existe un écran dédié (activable par privilège) permettant d’importer des liens compétences/formations en fichier CSV.

L’administrateur dispose à la suite de l’import d’une synthèse des résultats importés

Seuls les liens avec les niveaux ciblés ont un réel intérêt car c’est à partir de ces liens que les formations remontent dans l’Adaptive Learning.

Les deux types de liens sont néanmoins exposés dans oData (disponible en écriture et en lecture) via les deux webservices suivants :

• TrainingTargetSkills : niveaux ciblés.

• TrainingRequiredSkills : niveaux requis.

Par ailleurs, un cube de données soumis à deux privilèges permet d’effectuer des rapports détaillés sur les liens formations/compétences effectifs dans la plateforme. Toutes les dimensions du cube Formation et du cube Compétences y sont disponibles.

Les deux privilèges sont :

• Création du rapport : Analyse >Les cubes > Liens formations-compétences développées.

• Visualisation du rapport (privilège scopé) : Les données > Compétences > Voir les rapports basés sur le cube des liens formations-compétences développées.

Ajouter un lien question/compétence

Procédure depuis la fiche d’une compétence

1. Ouvrez le menu Talent/Compétences/Les compétences 

2. Lancez la recherche pour une compétence après avoir renseigné éventuellement quelques critères.

   Une liste de compétences apparait à l’écran.

3. Sélectionnez la compétence souhaitée depuis la liste.

   La fiche de la compétence apparaît à l’écran avec l’onglet Compétence.

4. Cliquez sur l’onglet Questions associées pour afficher les questions reliées à la compétence ainsi que le niveau déclaré. Cet onglet n’est accessible que si la compétence possède une modalité d’évaluation de type questionnaire.

5. Pour lier cette compétence à une question, cliquez sur Nouvelles questions.

6. Sélectionnez la ou les question(s) souhaitée(s) en utilisant la recherche. Le bouton de recherche avancée à droite de la barre de recherche permet d’affiner la recherche.

7. Une fois la formation sélectionnée, cliquez sur Suivant.

8. Ensuite, sélectionnez le niveau du lien question/compétence souhaité pour chaque question et cliquez sur le bouton Valider.

Procédure depuis la fiche d’une question

1. Ouvrez le menu Studio/La bibliothèque des questions

2. Lancer la recherche pour une question après avoir renseigné éventuellement quelques critères.

   Une liste de questions apparait à l’écran.

3. Sélectionnez la question souhaitée depuis la liste.

   La fiche de la question apparaît à l’écran.

4. Cliquez sur l’onglet Compétences associées pour afficher les compétences reliées à la question ainsi que le niveau déclaré.

5. Pour lier cette question à une compétence, cliquez sur Nouvelles compétences.

6. Sélectionnez la ou les compétence(s) souhaitée(s) en utilisant la recherche. Le bouton de recherche avancée à droite de la barre de recherche permet d’affiner la recherche.

7. Une fois la formation sélectionnée, cliquez sur Suivant.

8. Ensuite, sélectionnez le niveau du lien question/compétence souhaité pour chaque compétence et cliquez sur le bouton Valider.

Informations supplémentaires

L’import, la modification et la suppression des liens questions/compétences sont disponibles depuis l’écran Talent/Compétences/Les liens questions-compétences.

1. Pour importer des liens questions/compétences, cliquez sur le bouton Importer, puis déposer un fichier au format CSV respectant le format suivant : QuestionExternalId, SkillExternalId, Level.

   • L’import s’assure de l’unicité des liens questions/compétences : si un lien existe déjà avec le même niveau, celui-ci sera ignoré lors de l’import. S’il existe avec un niveau différent, le lien question/compétence sera mis à jour avec le nouveau niveau déclaré.

2. Pour modifier le niveau d’un lien question/compétence, il faut sélectionner le niveau de la question depuis l’écran dédié. Une modale s’affiche alors avec la liste des autres niveaux disponibles. Lorsqu’un autre niveau est sélectionné, le lien question/compétence est automatiquement mis à jour.

3. Pour supprimer un lien question/compétence, il faut sélectionner le menu hamburger à droite de la question, cliquez sur Supprimer et validez le popup de confirmation.

Comprendre les notifications additionnelles liées aux compétences

Si l’obsolescence des compétences est activée.

Relance d'un collaborateur n'ayant pas mis à jour une compétence obsolète.

Possibilité d’envoyer au collaborateur, un mail lui rappelant qu’il n’a pas validé une compétence qui est devenu obsolète. Cette notification est envoyée lorsque le manager clique sur bouton Relancer le collaborateur au niveau de la compétence obsolète.

Comprendre les rapports sur les compétences utilisateurs

Il existe deux cubes pour effectuer des rapports sur les compétences d’un utilisateur :

1. Cube historique : Compétences des utilisateurs : toutes les informations liées aux compétences des utilisateurs.

• Les dimensions sont toutes les informations d’une compétence, de l’utilisateur mais aussi des compétences de l’utilisateur.

• Les valeurs permettent à l’utilisateur de récupérer des informations sur les valeurs de compétence.

2. Nouveau cube : Diagnostics des compétences avec Adaptive Learning : toutes les informations liées aux diagnostics de compétence des utilisateurs.

• Les dimensions sont toutes les informations concernant le diagnostic d’un collaborateur. Il est possible par exemple de cibler seulement le dernier diagnostic. Toutes les dimensions du cube compétence et du cube utilisateur sont également disponibles.

• Les valeurs permettent à l’utilisateur de récupérer des informations sur le nombre de diagnostics, le nombre de compétences, le nombre de collaborateurs…

Il est fortement conseillé en mode Adaptive d’utiliser seulement le second cube.

Les deux privilèges qui pilotent ce second rapport sont :

• Création du rapport : Analyse > Les cubes > Diagnostics de compétences avec Adaptive Learning.

• Visualisation du rapport (privilège scopé) : Les données > Compétences > Voir les rapports basés sur le cube des diagnostics de compétence avec Adaptive Learning.

Gérer les suggestions de compétences faites par les collaborateurs

Ouvrez le menu Talent/Compétences/Les suggestions de compétences.

Cette fonctionnalité n’est pas accessible en mode Adaptive Learning. Le collaborateur ne dispose pas de l’option « Suggestion de compétence » dans ses écrans.

Une liste des suggestions de compétences faites par les collaborateurs, apparaît à l’écran. Filtrer cette liste éventuellement en renseignant quelques critères.

Procédure

• Pour une suggestion, cliquez sur l’icône Refusé en bout de ligne pour refuser cette suggestion de compétence. Une sur-fenêtre s’ouvre alors, demandant à l’utilisateur de préciser un motif de refus.

• Cliquez sur l’icône Accepté en bout de ligne pour accepter cette suggestion. L’utilisateur est redirigé vers la fiche de la compétence en back-office afin de la compléter et renseigner le descriptif des différents niveaux.

Informations supplémentaires

Si le RH ou l’administrateur accepte la création de cette nouvelle compétence, alors le collaborateur la retrouvera automatiquement dans son profil de compétences avec le niveau qu’il a suggéré, sachant que cette compétence devra encore être validée par son manager.

Visualiser la configuration avancée de la compétence

Ouvrez le menu Talent/Compétences/Les compétences.

La recherche par tag n’est pas supportée en mode Adaptive Learning.

Procédure

1. Lancez la recherche pour une compétence après avoir renseigné éventuellement quelques critères.

   Une liste de compétences apparait à l’écran.

2. Sélectionnez la compétence souhaitée depuis la liste.

   La fiche de la compétence apparaît à l’écran avec l’onglet Compétence activée.

3. Cliquez sur l’onglet Configuration avancée pour voir les tags créés pour faciliter la recherche de compétences en front office.

4. Ajoutez tous les tags souhaités pour la compétence en question en cliquant sur le +.

Informations supplémentaires

Lorsque le collaborateur recherchera une compétence, il pourra taper un mot et si cela correspond au tag de cette compétence, la compétence apparaitra dans la recherche.

Visualiser les statistiques de la compétence

Ouvrez le menu Talent/Compétences/Les compétences.

Cet onglet statistique ne reprend pas les positionnements liés à l’Adaptive Learning mais concerne le fonctionnement historique du module Talent. À des fins de rapport, nous conseillons de passer par le cube « Diagnostics de compétences avec Adaptive Learning ».

Procédure

1. Lancez la recherche après avoir renseigné éventuellement quelques critères.

   Une liste de compétences apparaît à l’écran.

2. Sélectionnez la compétence souhaitée depuis la liste.

   La fiche de la compétence apparaît à l’écran avec l’onglet Compétence activée.

3. Cliquez sur l’onglet Statistiques pour voir les statistiques d’utilisation de cette compétence.

Informations supplémentaires

On y découvre :

• La répartition par niveau sous la forme d’un diagramme, et avec des pourcentages.

• Le nombre de collaborateurs possédant cette compétence.

• Le taux d’utilisation sur les 6 derniers mois (c’est à dire lorsque c’est une compétence ajoutée ou modifiée à un utilisateur dans les 6 derniers mois).

• Le niveau Médian.

• Le niveau Moyen.

• Le nombre de positionnement en favori déclaré par le collaborateur.

• Des conseils d’optimisation qui s’affichent dans 2 cas :

  • Si le nom de la compétence semble long, ce qui va rendre compliquée sa compréhension.

  • Si la description de la compétence ne semble pas suffisamment détaillée.

Recommander une compétence à un collaborateur

Ouvrez le menu Compétences de mon équipe (se connecter en tant que manager).

Procédure

1. Sélectionnez un collaborateur.

2. Cliquez sur recommander une compétence à partir du profil du collaborateur.

3. Recherchez la compétence et recommandez au collaborateur la compétence.

Rechercher des compétences

Ouvrez le menu Recherche de compétences (se connecter en tant que manager).

Fonctionnalité non reprise en v.6.7 avec l’Adaptive Learning.

Procédure

La page de Recherche de collaborateurs possédant telle compétence avec tel niveau s’affiche.

1. À gauche, en cliquant sur Ajouter des compétences, il est possible d’aller rechercher une compétence dans le référentiel.

2. Choisissez un niveau via les flèches.

3. Il est possible de rechercher un emploi dans le référentiel des emplois en cliquant sur l’onglet Recherche par emplois : le système ajoute alors comme filtre les compétences de cet emploi avec les niveaux requis.

4. Le système affiche les utilisateurs avec le taux de matching correspondant : on peut basculer sur le profil de compétences du collaborateur en cliquant sur son nom.

5. Pour supprimer la compétence à rechercher, cliquez sur la croix à droite de la compétence.

6. À partir de cet écran vous pouvez exporter le résultat de la recherche en cliquant sur l’icône Excel en haut à droite. Cela génère un fichier Excel avec différentes informations. Les compétences que ne possèdent pas l’utilisateur apparaissent avec un niveau 0.

7. Cliquez sur le nom du collaborateur, on bascule sur sa fiche Profil de compétences.

Informations supplémentaires

Le système n’affiche pas uniquement les compétences que le collaborateur avait, mais toutes les compétences recherchées. Les compétences que le collaborateur ne possède pas apparaissent en grisée.

Le manager ne peut rechercher que les compétences de ses collaborateurs en standard. Mais le scope est un privilège de rôle et peut être modifié afin que le manager puisse rechercher sur toute la plateforme si le client le désire.