Les classes virtuelles

Comprendre les classes virtuelles 

Une classe virtuelle permet de réunir en temps réel sur internet, ou un autre réseau informatique, des participants et un formateur afin de discuter, d’échanger, de délivrer et/ou recevoir un contenu de formation. 

Pour ce faire il est nécessaire de disposer d’un abonnement à un outil de classe virtuelle.

Ainsi, vous pourrez positionner une ou plusieurs classes virtuelles au sein d’un module de formation et les planifier dans une session, envoyer des notifications de rappels, assurer un suivi du temps passé et de la présence.

Pour une meilleure intégration de l’outil de classe virtuelle dans la plateforme, il est conseillé de mettre en place en lien avec les équipes de Bealink, un connecteur permettant par exemple un accès direct à la classe virtuelle sans s’authentifier.

Comprendre les types de connecteurs

Différents connecteurs sont compatibles avec la plateforme LMS :

• Connecteur générique

• Adobe Systems : Adobe Connect

• Blackboard

• Cisco : WebEx

• Cisco : WebEx Event

• Classilio Via

• Google Meet

• Microsoft Teams

Pour certains connecteurs, il est possible d’associer une salle de conférence virtuelle. Un référentiel de salles est utilisable à partir du menu Annuaire.

Via Formation > Choisir une formation > Une session > Onglet planning, un formateur peut choisir un connecteur de classe virtuelle adapté par rapport au contexte.

Fonctionnement :

Accès disponible depuis la page de planification

Via la liste déroulante Type de connecteur :

• Adobe Connect

• Blackboard Collaborate

• Classilio via,

• Microsoft Teams,

• Connecteur générique

• WebEx

• Google Meet

Informations supplémentaires

• Le choix des connecteurs est conditionné aux privilèges de rôles.

• Les salles de conférences sont liées au référentiel du connecteur.

• Il existe 2 moyens d’ouvrir une session : avec un présentateur OU avec une salle sur la classe virtuelle suivant la configuration choisie. Pour plus de précisions, n’hésitez pas à contacter votre chef de projet ou l’équipe support.

Comprendre la conception d’une séance de classe virtuelle

La mise en place d’une classe virtuelle est simple, c’est une ressource à ajouter dans un parcours de formation côté conception. En effet, il faut juste ajouter un élément Classe virtuelle dans un parcours de formation afin que les apprenants puissent y accéder lors de leur formation.

Dans la conception d’un parcours de formation, un nouveau type d'élément existe : une séance de classe virtuelle.

Cet élément possède juste un nom de la séance de classe virtuelle, ainsi qu’un message d’accueil (possibilité de mettre du HTML dans ce message). Ce message est affiché côté apprenant dans le Player avant de lancer la séance, et à partir de l’icône calendrier du plan de la formation.

Informations supplémentaires

Une séance de classe virtuelle créée n’est pas visible dans la bibliothèque des ressources. Ce n’est pas une ressource comme les autres, elle ne peut pas être insérée dans un autre parcours.

Le connecteur pris en compte pour les classes virtuelles de toutes les séances des formations de la plateforme sera celui qui aura été configuré dans les paramètres de configuration.

Planifier une séance

Ouvrez Administration > Les Formations

Après avoir créé une formation avec une séance de classe virtuelle, il faut la planifier dans le temps et la configurer. Il existe deux possibilités pour planifier et configurer une séance à partir de la session :

1. Ouvrez dans l’onglet Planning.

2. Double-cliquez sur la séance, une fenêtre s’ouvre.

3. Renseignez les champs :

   • Nom de la classe virtuelle – en consultation

   • Durée estimée – en consultation

   • Formateur(s) de la classe virtuelle

   • Type de connecteur

   • Libellé de la classe virtuelle dans l’outil tiers

   • Date de début & de fin

   • Présentateur OU salle de conférence – selon les options de la plateforme

   • Les informations de l’évènement créé côté de l’outil tiers – connecteur, à titre informatif

Informations supplémentaires

Cette page est réservée pour la planification de l’administrateur. Mais, il peut utiliser la page suivante comme le formateur.

Dans l’onglet Mes sessions, dans le menu burger il retrouve un bouton Configurer la classe virtuelle au niveau de la séance dans le plan (voir ci-dessous). Le bouton redirige l’utilisateur sur la fiche de la séance afin de la planifier.

La page affichée est liée au connecteur pris en compte pour les classes virtuelles.

Suivant les connecteurs, le fonctionnement peut varier. Pour plus de précisions sur un connecteur en particulier, n’hésitez pas à contacter votre chef de projet ou le service support de la plateforme.

Accéder à une classe virtuelle d’une session de formation

Ouvrez votre profil Formateur > Mes sessions.

Procédure

1. Accédez à la fiche de la séance de classe virtuelle.

2. Cliquez sur le bouton Lancer la classe virtuelle dans le menu burger.

Comprendre l’accès à l’outil de classe virtuelle

• Le formateur peut disposer d’une Webpart Classes virtuelles insérée dans une page d’accueil pour s’y connectée plus rapidement. Cette Webpart est disponible à partir d’un privilège : Voir les classes virtuelles.

• Après avoir configuré un connecteur, un bouton Lancer l’outil de classe virtuelle est disponible dans cette Webpart.

• Le connecteur pris en compte pour les classes virtuelles sera celui qui aura été configuré. Si aucun connecteur n’est renseigné, un message d’information est affiché dans la Webpart Classes virtuelles.

Comprendre l’accès d’un apprenant à une classe virtuelle

• Dans le cas d’un apprenant inscrit à une formation ayant une séance de classe virtuelle, l’apprenant reçoit un email sur la séance de classe virtuelle (voir la section sur les Notifications). Via cet e-mail, l’apprenant a accès à sa formation et à sa séance. L’accès à la classe virtuelle ne peut avoir lieu qu’au moment où la classe est planifiée (en dehors de cette période la séance apparait grisée dans le plan).

• L’accès est également possible à partir du menu Mes Inscriptions ou de la Webpart Mes inscriptions personnalisées comme pour toute formation.

• Lorsque l’apprenant lance la séance par un clic sur le bouton, cette information de lancement est stockée. La progression passe à 100%. Le temps passé sur la séance est déclenché au moment du lancement.

Comprendre la progression d’une classe virtuelle

Dans la plateforme, un formateur peut suivre l’évolution de ces formations dispensées à partir de la Webpart Mes formations dispensées. Il peut alors suivre les formations ayant des séances de classe virtuelle. Il peut également y accéder à partir d’autres pages, telle que Mes apprenants, etc.

Par le biais de ces pages, il peut voir le détail d’un parcours d’un apprenant et ainsi, voir le détail d’une séance de classe virtuelle :

• Temps passé e-learning,

• Le nombre d’accès,

• Le dernier accès.

Comprendre les notifications d’une classe virtuelle

Dans la plateforme, pour envoyer des e-mails, il faut au préalable créer une notification d’un type bien défini, ensuite la personnaliser à l’aide de paramètres et pour finir l’activer.

Il existe 3 types de notification pour cette fonctionnalité :

• Rappel d’une classe virtuelle

• Rappel d’animation d’une classe virtuelle

• Invitation à une classe virtuelle

Pour que les utilisateurs reçoivent ces types d’e-mail, il faut au préalable que les notifications soient créées et activées :

• au niveau d’un domaine (dans le référentiel des notifications dans le menu Paramètre) OU

• au niveau d’une formation (onglet Notifications) OU

• au niveau de la session (onglet Notifications).

Rappel d’une classe virtuelle

• Cette notification concerne les utilisateurs ayant des séances de classe virtuelle à réaliser. Un e-mail de ce type est envoyé à tous les utilisateurs inscrits à une formation ou aux formateurs lors du batch des notifications, selon un paramétrage.

• En effet, un nombre de jours peut être saisi sur la règle d’avertir l’apprenant N jours avant le début de la séance (par défaut : 14 jours).

• À noter dans le paramétrage, les options dans les blocs Mode d’apprentissage et Modalité d’inscription sont complémentaires – c’est un ET que nous faisons pour la récupération des sessions.

• Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (invitation : le jour de l’inscription, rappel à J-1, le jour J, etc.) au niveau d’une entité/d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune.

• Ensuite pour une session donnée de classe virtuelle, les notifications peuvent être personnalisables dans l’onglet Notifications de la session.

• Dans le contenu de l’e-mail par défaut, un lien permet d’accéder à la formation et ensuite à la classe virtuelle (élément du parcours de la formation).

Rappel d’une animation d’une classe virtuelle

• Cette notification concerne des formateurs qui animent des séances de classe virtuelle.

• En effet, un nombre de jours peut être saisi sur la règle d’avertir le formateur N jours avant le début de la classe virtuelle (par défaut : 14 jours).

• Si une notification d’un même type est activée à la fois dans les 3 contextes (domaine, formation, session), la notification prise en compte est celle du plus bas niveau, dans cet ordre de priorité : 1 session – 2 formation – 3 domaine. Ceci est valable pour le rappel d’une classe virtuelle et le rappel d’animation d’une classe virtuelle.

Invitation à une classe virtuelle

• Cette notification concerne les utilisateurs ayant des séances de classe virtuelle à réaliser. Un rendez-vous par séance de classe virtuelle est envoyé à tous les utilisateurs inscrits à une formation ou aux formateurs lors du batch des notifications, selon un paramétrage.

• En effet, un nombre de jours peut être saisi sur la règle d’avertir l’apprenant N jours avant le début de la classe virtuelle/session (par défaut : 14 jours).

• Cette notification a pour but d’envoyer un rendez-vous à une personne participant à une classe virtuelle afin d’avoir automatiquement l’évènement dans son calendrier de sa boîte mail externe, sans avoir à cliquer sur un fichier ICAL.

Dans le contenu du courriel par défaut, un lien permet d’accéder à la formation et ensuite à la classe virtuelle (élément du parcours de la formation).

L’onglet Descriptif de l’évènement est modifiable. Il s’agit d’un texte utilisé pour le fichier ICAL. L’invitation à une classe virtuelle n’est prise en compte qu’au niveau du domaine et n’est personnalisable qu’à ce niveau.

Dans le cas d’une modification de la classe virtuelle au sein du LMS l’apprenant est prévenu par une nouvelle notification et son calendrier est automatiquement modifié :

• Si la date de début ou de fin est mise à jour => Nouvel envoi de l’invitation en mode mis à jour dans le calendrier.

En cas de suppression de la classe, d’annulation/suppression de l’inscription ou de changement/annulation/suppression de la session de formation => Nouvel envoi de l’invitation en mode suppression dans le calendrier.

L’invitation est également visible dans la boîte mail interne (= page du webmail de la plateforme) mais cela est juste à titre informatif il n’y a aucune gestion de calendrier depuis la boite mail interne.