Les annulations d’une inscription et d’une session

Comprendre l’annulation à une inscription

Ouvrir le menu Administration > Formation > Les inscription validées

Pour un manager :

Pour un responsable, l’action Annuler une inscription est possible dans plusieurs écrans : les inscriptions validées, les inscriptions à une session. Dans la barre d’action des pages, un bouton Annuler est disponible après la sélection d’une ou plusieurs inscriptions dans la liste.

Une inscription supprimée ne sera jamais facturée, une inscription annulée peut être facturée. De plus, les inscriptions annulées sont toujours visibles dans les analyses.

Pour un apprenant :

Côté apprenant, il est possible également d’annuler sa formation afin de limiter l’absentéisme. Cette action est possible sur la fiche de sa formation, un bouton Annuler ma formation est accessible.

Les conditions de visibilité de ce bouton sont les suivantes :

• La session ne doit pas être commencée.

• Un délai d’annulation doit être défini au niveau du paramétrage.

Informations à saisir

Dans les 2 cas d’utilisation (responsable et apprenant), lors du clic sur le bouton Annuler, une fenêtre s’ouvre avec des informations à renseigner. En effet, il est demandé à l’utilisateur de saisir la raison afin d’avoir une trace écrite de l’annulation.

• À facturer : option pour dire si l'inscription doit être facturée ou non – par défaut, une inscription annulée n’est pas facturée.

• Motif d’annulation : c’est le type de raison de l’annulation, sélectionnée parmi des valeurs – valeurs possibles : Dates fausses, rentabilité.

• Commentaire d’annulation : champ texte, commentaire de l’utilisateur sur l’annulation – un commentaire est obligatoire par défaut, en revanche il est possible de modifier ce paramètre via le paramétrage d’une pop-up.

Comme pour une désinscription, une inscription annulée peut être restaurée. Nous la retrouvons dans la liste des désinscrits, une colonne a été ajoutée dans le tableau afin de distinguer les désinscrits à des annulés.

Lors de l’annulation d’une inscription, selon vos choix de paramétrage, l’inscription peut être positionnée en liste d’attente.

Comprendre le délai de facturation automatique en cas d’annulation d’une inscription

Selon votre paramétrage, il est également possible de ne pas renseigner la case à facturer manuellement mais de configurer un délai d’annulation sans frais (pour toutes les formations).

Raison de l’annulation avec une facturation de l’inscription

Explication des 3 cas possibles :

• Si la date limite est dépassée, un message apparaît indiquant que l'inscription sera facturée.

• Si la date limite n'est pas dépassée, un message apparaît indiquant que l'inscription ne sera pas facturée.

• Si le délai d’annulation autorisée sans frais a été configuré pour un collaborateur, manager et/ou un administrateur. Ce délai est établi en nombre de jours et reste modifiable par domaine au niveau des paramètres de configuration.

Comme nous déterminons automatiquement la facturation de l'inscription, la case à cocher À facturer disparaît dans le formulaire.

Annuler une session

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations.

Une session peut être annulée pour différentes raisons : trop de collaborateurs absents sur cette session et seuil de rentabilité non atteint, problèmes de logistique (dates, salles, équipements…) qui ne permettent pas de maintenir la session de formation initialement planifiée. Il est donc nécessaire de l’annuler.

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.

   • L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.

3. Cliquez sur l’onglet Sessions pour visualiser les sessions de cette formation.

4. Sélectionnez la session souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Annuler.

   • Un pop-up apparaît dans laquelle il faut motiver l’annulation.

En cas de validation, un message de confirmation apparaît à l’écran.

Ou bien :

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les sessions.

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez la session souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Annuler.

   • Un pop-up apparaît dans laquelle il faut motiver l’annulation.

Informations supplémentaires

En annulant une session, on annule définitivement les inscriptions à la session (suppression physique sans possibilité de restauration des inscriptions) et la session n’est plus visible sauf dans le menu Analyse. Si un coût avait été saisi dans l’onglet Bilan, celui-ci ne remontera pas dans le suivi des coûts, la règle des 7 jours ne s’applique pas.

Le motif et le commentaire de la session sont reportés sur les inscriptions qui n’ont pas déjà été annulées. Les sessions annulées ne sont plus visibles dans les écrans, hormis dans la partie Analyse où elles pourront être filtrées.

Explication des informations à saisir lors d’une annulation :

• Motif d’annulation : c’est le type de raison de l’annulation.

• Commentaire d’annulation : champ texte, commentaire de l’utilisateur sur l’annulation.