Les analyses

Le menu Analyse

Ouvrez le menu Analyse.

Le menu Analyse permet d'exploiter sous forme de rapports l'ensemble des données de la plateforme. On retrouve différents tableaux de bord :

• Les tableaux de la plateforme et de l’activité formation sont à destination des responsables formation ou des administrateurs. Le paramétrage des rôles permet d’avoir accès à des tableaux de bord.

• Les tableaux sont cliquables afin d’actualiser les données et de les filtrer.

• L’accès à ces tableaux de bord se fait à partir du menu Analyse, puis en cliquant sur les boutons Trafic, Inscription, Suivi, Formation ou Compétence.

Dans les tableaux de bord Trafic, Inscriptions et Suivi la roue crantée permet de :

• Afficher l’aide : affichage d’un assistant/tutoriel pour bien comprendre l’interface d’un tableau de bord, le positionnement des informations, etc.

• Exporter le tableau de bord en PDF en prenant en compte les filtres existants.

Comprendre le tableau de bord Trafic

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L’objectif de ce tableau est d’analyser le trafic sur la plateforme de formation. Ce tableau de bord est à destination des administrateurs uniquement. Il comprend :

• Une période de recherche afin de consulter les informations sur le mois passé par défaut

• 5 indicateurs liés aux visites et durées

1. Nombre total de visites sur la période sélectionnée.

2. Nombre total de visiteurs sur la période sélectionnée.

3. Moyenne de visites par visiteur sur la période sélectionnée.

4. Moyenne de visiteurs par jour sur la période sélectionnée.

5. Durée moyenne en minute d’une visite sur la période sélectionnée.

Des graphes sur des données liées aux visites :

• Evolution des visites - Nombre total de visites par semaine, ainsi que la moyenne durant la période sélectionnée.

• Visites par domaine - Nombre de visites par domaine sur la période sélectionnée.

• Visites par tranche horaire - Nombre total de visites par tranche horaire de 2h, par jour de la semaine et sur la période sélectionnée.

• Visites de la journée - Nombre total de visites par tranche horaire de 1h, sur la journée courante.

En cliquant, sur les éléments du tableau de bord les informations sont filtrées et se mettent à jour. Pour enlever un filtre, cliquez sur la croix du filtre.

Comprendre le tableau de bord Inscriptions

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L’objectif de ce tableau est d’analyser l’activité de la formation. Les informations proviennent des inscriptions des utilisateurs du domaine courant. Ce tableau de bord comprend :

• Une période de recherche afin de consulter les informations sur les six derniers mois par défaut.

• 4 indicateurs liés à la formation :

1. Nombre total d'inscriptions aux formations sur la période sélectionnée.

2. Nombre de personnes inscrites à au moins une formation sur la période sélectionnée.

3. Nombre de formations possédant au moins une inscription sur la période sélectionnée.

4. Nombre de sessions de formation possédant au moins une inscription sur la période sélectionnée.

5 graphes sur des données liées à la formation

• Evolution des inscriptions - Nombre d'inscriptions aux formations par mois sur la période sélectionnée.

• Inscriptions par domaine - Nombre d'inscriptions par domaine sur la période sélectionnée.

• Inscriptions par formation - Nombre d'inscriptions par formation sur la période sélectionnée.

• Inscriptions par origine - Nombre d'inscriptions par origine sur la période sélectionnée.

• Inscriptions par modalité d’apprentissage - Nombre d'inscriptions par modalité d'apprentissage sur la période sélectionnée.

En cliquant, sur les éléments du tableau de bord les informations sont filtrées et se mettent à jour. Pour enlever un filtre, cliquez sur la croix du filtre.

Comprendre le tableau de bord Suivi

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L’objectif de ce tableau est d’analyser l’efficacité de la formation. Les informations proviennent des inscriptions des utilisateurs du domaine courant. Ce tableau de bord comprend :

• Une période de recherche afin de consulter les informations sur les six derniers mois par défaut.

• 5 indicateurs liés aux inscriptions et à la formation :

1. Taux de complétude terminé calculé en fonction des inscriptions terminées sur la période sélectionnée.

2. Taux de succès calculé en fonction des inscriptions sur la période sélectionnée.

3. Taux de collaborateurs ayant au moins une inscription en cours ou passée sur la période sélectionnée.

4. Nombre d’inscriptions en cours ou passées sur la période sélectionnée.

5. Moyenne de formations par collaborateur prenant en compte les inscriptions en cours ou passées sur la période sélectionnée.

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4 graphes sur le suivi des formations

• Taux de complétude (%) Terminé, En cours, Non démarrée sur la période sélectionnée.

• Taux de réussite (%) Succès, Échec, indéterminée sur la période sélectionnée.

• Collaborateurs formés par domaine sur la période sélectionnée.

• Répartition du succès par modalité d’apprentissage sur la période sélectionnée.

En cliquant, sur les éléments du tableau de bord les informations sont filtrées et se mettent à jour. Pour enlever un filtre, cliquez sur la croix du filtre.

Comprendre le tableau de bord Formation

Ouvrez le menu Analyse

L’objectif de ce tableau est d’analyser l’efficacité de la formation par session. Il est possible de filtrer par date, thème, nom de la session et formation certifiante.

Comprendre le tableau de bord Compétences

Ouvrez le menu Analyse

L’objectif de ce tableau est d’analyser les compétences d’une équipe par nombre, par niveau moyen et par niveau moyen requis. Il est possible de filtrer les compétences par date d’embauche, nom de compétence, nom de métier et nom de collaborateur.

Comprendre la page de recherche d’un rapport

Ouvrez le menu Analyse

• Recherche par nom du rapport.

• Filtre par une thématique – visibilité des rapports associés.

• Création d’un rapport : création de la structure d’un nouveau rapport qui s’affichera dans la liste des rapports et pourra être consulté en cliquant sur le nom du rapport. Cliquez sur NOUVEAU RAPPORT pour créer un rapport.

• Visibilité des rapports par thème avec le nombre de rapports existants à droite du libellé du thème – possibilité de déplier/plier le bloc.

Lancer un rapport

Ouvrez le menu Analyse

Si c’est un rapport ou il n’y a pas de paramètres à renseigner (comme le nom d’une formation, d’un apprenant….) afin de filtrer les données du rapport, le rapport s’affichera directement à l’écran. Sinon, une page avec un ou des paramètres s’affiche à l’écran :

1. Renseignez le ou les paramètres :

   • Soit en choisissant une valeur dans une liste,

   • Soit en cliquant sur la loupe pour aller chercher une formation, un utilisateur…,

   • Soit en tapant le nom d’une formation dans le champ de saisie.

2. Précisez les critères s’ils sont obligatoires (les critères obligatoires sont représentés par *).

3. Cliquez sur le bouton de la loupe pour lancer la génération du rapport.

   • Le rapport s’affiche à l’écran. Les données affichées sont les données présentes en base de données au moment de la génération du rapport.

Si vous êtes administrateur 

Ouvrez le menu Paramètres > Les rapports

• Au bout de chaque rapport apparaît une icone Modifier : cliquez sur cette icône et la fiche du rapport s’affichera en mise à jour.

• Les rapports sont imprimables, et exportables au format XLS ou PDF : pour cela cliquez sur Options en haut à droite : il vous sera possible alors de choisir une des 3 possibilités.

Comprendre le choix du modèle pour créer un rapport

Ouvrez le menu Analyse

L’outil d’analyse disponible dans la plateforme LMS, permet de créer la structure de tableaux ou de graphiques qui pourront être visualisés en cliquant sur le nom du rapport dans la liste des analyses (cf. visualiser une analyse).

Procédure

1. Cliquez sur le bouton Nouveau.

2. Choisissez le modèle de rapport parmi les différents modèles proposés (les différents modèles sont présentés dans le tableau). Les modèles de rapport (appelés également cube) correspondent à différents univers de données distincts : par exemple le modèle de rapport pour les inscriptions donne accès aux données concernant les inscriptions. Une fois le modèle choisi, il ne sera plus possible de le changer en mode édition.

3. Après avoir choisi un modèle de rapport, remplissez les informations générales de l’onglet rapport.

   • Le nom du rapport : c’est ce nom qui s’affichera dans la liste des analyses.

   • La description de ce rapport.

   • Le thème dans lequel le rapport s’affichera dans la page Analyse.

   • Les rôles qui auront accès à ce rapport via le menu Analyse.

   • La visibilité du rapport : cela permet d’indiquer où sera affiché le rapport, car le rapport ne s’affiche pas seulement dans la page Analyse, mais également dans l’onglet Rapport de l’utilisateur.

4. Allez dans l’onglet Construction pour construire le rapport (voir section suivante : Créer un rapport).

Informations supplémentaires

En mode édition, un rapport dans la plateforme est constitué :

• D’un onglet appelé Rapport qui permet de créer la fiche d’information du rapport,

• D’un onglet appelé Construction qui permet de construire la requête et les filtres du rapport,

• D’un onglet appelé Visualisation du rapport qui permet d’exécuter puis de visualiser le rapport.

Créer un rapport à partir de l’onglet construction

Ouvrez le menu Analyse.

L’outil d’analyse disponible dans la plateforme LMS, permet de créer la structure de tableaux ou de graphiques qui pourront être visualisés en cliquant sur le nom du rapport dans la liste des analyses (cf. visualiser une analyse).

Procédure

1. Cliquez sur le bouton Nouveau.

2. Choisissez le modèle de rapport parmi les différents modèles proposés.

3. Remplissez les informations générales de l’onglet rapport.

4. Créez la requête de ce rapport, en cliquant sur l’onglet Construction

5. Choisissez le type de rapport dans la liste proposée (camembert, tableau,) : le type conditionnera ensuite le formulaire à renseigner (pour un tableau, on renseigne X colonnes, alors que pour un histogramme c’est 2 informations à renseigner).

• Pour un rapport de type tableau, le nombre de colonnes maximum est de 40. L’onglet construction se réactualise et affiche le formulaire permettant de créer la requête pour le type sélectionné.

• Si vous avez choisi un rapport avec une représentation graphique (histogramme, camembert…), alors d’autres options d’affichage du rapport apparaissent à l’écran. Vous pouvez choisir par exemple :

  • Le choix des couleurs : couleur par défaut ou couleur pastel

  • Le choix d’un graphique en 3D ou pas

  • Le choix d’empiler les valeurs (disponible pour certains types de graphiques)

  • Le choix de la hauteur du graphique en pixel (disponible pour certains types de graphiques).

  • Le choix de la largeur du graphique en pixel (disponible pour certains types de graphiques).

6. Choisissez ensuite les données à afficher dans le rapport. Chaque graphique s’attache à mesurer des indicateurs (ou des mesures) que l’on appelle valeurs qui sont restitués selon des axes d'analyse que l'on appelle les dimensions. Vous pouvez également choisir des critères et des paramètres.

Les dimensions 

1. Cliquez sur le bouton Ajouter une dimension. Une fenêtre s’affiche permettant de choisir la dimension à afficher.

2. Choisissez la Dimension dans la liste déroulante Pour certaines dimensions (comme par exemple des dates), vous pouvez choisir le format au niveau du champ Fonction. Enfin, si vous souhaitez personnaliser le nom à afficher pour cette information, vous pouvez taper dans le champ Libellé le nouveau nom à donner à cette dimension.

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

4. Ajoutez une nouvelle dimension en cliquant sur le bouton Ajouter une dimension.

5. Recommencez ces étapes jusqu’à avoir toutes les dimensions.

6. Supprimez la dimension en cliquant sur l’icône Supprimer en bout de ligne.

7. Modifiez la dimension en cliquant sur l’icône Modifier en bout de ligne.

Informations supplémentaires concernant les dimensions :

• Fonction : selon la dimension sélectionnée, ce champ peut avoir des données. Exemple : pour une dimension de type Date de naissance, nous proposons la fonction Année, Année et mois, etc.

• Libellé : possibilité de changer le libellé par défaut de la dimension, exemple : si la dimension s’intitule Date de naissance, l’utilisateur peut mettre Né(e) le et le rapport aura ce libellé.

• Éviter les doublons : regrouper des données d’une collection/liste afin d’éviter d’avoir des lignes en double concernant une entité.

Les valeurs

1. Cliquez sur le bouton Ajouter une valeur.

2. Une fenêtre s’affiche permettant de choisir la valeur à afficher.

3. Choisissez la Valeur dans la liste déroulante.

4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

   • Ligne de total : option permettant d’ajouter une ligne Total à un rapport de type Tableau, afin d’afficher un total pour chaque colonne de valeurs du tableau. La ligne de total s’affiche sur la dernière page du rapport.

5. Ajoutez une nouvelle valeur en cliquant sur le bouton Ajouter une valeur.

6. Recommencez ces étapes jusqu’à avoir toutes les valeurs.

7. Supprimez la valeur en cliquant sur l’icône Supprimer en bout de ligne.

8. Modifiez la valeur en cliquant sur l’icône Modifier en bout de ligne.

Informations supplémentaires concernant les valeurs :

• Pour certaines valeurs vous pouvez choisir l’unité choisie au niveau de la ligne Unitaire. (Exemple : pour une valeur de type Durée, nous proposons les unités Secondes, Minutes, Heures, etc.)

  • Précision : sélection d’une précision de 0 à 10 = nombre de chiffres après la virgule, option en complément l’arrondi – utilisation seulement pour une valeur de type décimal, exemple pour une note.

  • Arrondi : sélection d’une valeur parmi au plus proche, tronqué, option en complément de la précision – utilisation seulement pour une valeur de type décimal, exemple pour une note :

  • Au plus proche : arrondi vers le nombre le plus éloigné de zéro – par défaut.

  • Tronqué : conservation de N chiffres après la virgule.

• Pour certaines valeurs (comme des dates), vous pouvez choisir le format au niveau de la ligne Fonction.

• Pour certaines valeurs (comme la Progression), vous pouvez choisir le format d’agrégation (moyenne, somme, maximum,) au niveau de la ligne Agrégat.

• Enfin si vous souhaitez personnaliser le nom à afficher pour cette information, vous pouvez taper dans le champ Libellé le nouveau nom à donner à cette valeur à afficher.

Les critères

Un critère permet de filtrer la requête (on filtre les données sur la formation Word, et la plateforme n’affichera que les données de cette formation). Un critère est donc transparent pour l’utilisateur qui lance le rapport.

1. Choisissez, si vous le souhaitez, des critères (filtres) et des paramètres.

2. Pour ajouter un critère, positionnez-vous au niveau de la requête à l’endroit où on veut créer ce critère, cliquez sur le bouton Nouveau critère.

3. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, choisissez un critère (structure, …) dans la liste qui s’appelle Propriété,

   • Pour certaines valeurs (comme par exemple le temps), vous pouvez choisir l’unité au niveau de la ligne Unitaire

   • Pour certaines valeurs (comme par exemple des dates), vous pouvez choisir le format au niveau de la ligne Fonction

   • Suivant le critère, vous pouvez être amené à choisir ensuite un opérateur (égal à, supérieur à,) au niveau de la ligne Comparateur et une Valeur.

4. Cliquez sur le bouton Enregistrer : la fenêtre se ferme et affiche dans la page le critère.

5. Pour supprimer un critère, positionnez-vous au niveau de la requête à l’endroit où vous souhaitez supprimer ce critère.

6. Cliquez sur l’icône en bout de ligne Supprimer.

7. Pour modifier un critère, positionnez-vous au niveau de la requête à l’endroit où on veut mettre à jour ce critère, cliquez sur l’icône en bout de ligne Modifier.

8. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, et vous pouvez modifier les propriétés, unitaire, fonction, comparateur, et valeur déjà renseignés. Enregistrez cette modification.

9. Pour ajouter un critère, positionnez-vous au niveau de la requête à l’endroit où on veut créer ce critère, cliquez sur le bouton Nouveau critère.

10. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, choisissez un critère (structure, …) dans la liste qui s’appelle Propriété,

Les opérateurs logiques

Il est possible d’assembler des critères et des paramètres en utilisant les opérateurs logiques «  ET/OU ». La technique est la même que pour construire les groupes dynamiques avec la création d’une requête.

Choisissez, si vous le souhaitez, des critères (filtres) et des paramètres.

1. Pour ajouter un opérateur, cliquez sur le bouton Nouvel opérateur.

2. Choisissez l’opérateur dans la liste.

3. Pour supprimer un opérateur, cliquez sur l’icône Supprimer en bout de ligne.

Les paramètres

Un paramètre permet à l’utilisateur qui lance le rapport de choisir une valeur particulière (le paramètre) : par exemple, il va choisir pour un tableau de suivi de la formation, la formation qu’il souhaite en tant que paramètre.

1. Choisissez, si vous le souhaitez, des critères (filtres) et des paramètres.

2. Pour ajouter un paramètre, positionnez-vous au niveau de la requête à l’endroit où vous souhaitez créer ce paramètre.

3. Cliquez sur le bouton Nouveau paramètre.

4. Une nouvelle fenêtre s’ouvre,

5. Choisissez un paramètre (structure, …) dans la liste qui s’appelle Propriété,

   • Pour certaines valeurs (comme le temps), vous pouvez choisir l’unité au niveau de la ligne Unitaire.

   • Pour certaines valeurs (comme des dates), vous pouvez choisir le format au niveau de la ligne Fonction.

   • Suivant le paramètre, vous pouvez être amené à choisir ensuite un opérateur (égal à, supérieur à,) au niveau de la ligne Comparateur.

   • Préciser si ce paramètre est obligatoire (dans ce cas l’utilisateur devra obligatoirement renseigner le paramètre avant de lancer le rapport) en cochant l’option Obligatoire.

   • Enfin si vous souhaitez personnaliser le nom du paramètre à afficher, vous pouvez taper dans le champ Libellé le nouveau nom qui sera affiché à l’utilisateur

6. Cliquez sur le bouton Enregistrer : la fenêtre se ferme et affiche dans la page le paramètre.

7. Pour supprimer un paramètre, positionnez-vous au niveau de la requête à l’endroit où vous souhaitez supprimer ce paramètre, cliquez sur l’icône en bout de ligne Supprimer.

8. Pour modifier un paramètre, positionnez-vous au niveau de la requête à l’endroit où on veut mettre à jour ce paramètre, cliquez sur l’icône en bout de ligne Modifier.

9. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, et vous pouvez modifier les propriétés, unitaire, fonction, comparateur, obligatoire et libellé déjà renseignés.

10. Enregistrez cette modification.

11. Une fois la requête du rapport construite, vous devez cliquer sur le bouton Enregistrer situé en haut de la page Construction, afin d’enregistrer le rapport.

12. Visualisez le résultat de la requête en cliquant sur l’onglet Visualisation du rapport.

Modifier un rapport

Ouvrez le menu Analyse.

Procédure

À partir du menu Analyse, lancez un rapport en cliquant sur le nom du rapport.

L’onglet Visualisation du rapport apparaît à l’écran.

1. Cliquez sur l’onglet Rapport pour afficher la fiche du rapport : vous pouvez alors changer les informations de cette fiche.

2. Cliquez sur l’onglet Construction pour afficher la construction de la requête qui va générer le rapport : vous pouvez alors changer les dimensions, valeurs, critères ou paramètres du rapport.

Supprimer, dupliquer ou exporter un rapport

Ouvrez le menu Analyse

Procédure

1. À partir du menu Analyse, lancez un rapport en cliquant sur le nom du rapport.

   L’onglet Visualisation du rapport apparaît à l’écran.

2. Cliquez sur l’onglet Rapport pour afficher la fiche du rapport : vous pouvez alors changer les informations de cette fiche.

3. Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer définitivement le rapport.

   Vous pouvez aussi dupliquer un rapport en cliquant sur le bouton Dupliquer.

Si vous êtes administrateur 

1. Ouvrez le menu Paramètres > Les rapports : la liste de tous les rapports de la plateforme s’affiche.

2. Au bout de chaque rapport apparaît un icone Supprimer : cliquez sur cette icône pour supprimer le rapport.

3. Pour exporter un rapport : cliquez sur Exporter, puis téléchargez le fichier XML généré sur votre poste. Vous pourrez importer ce fichier à partir du menu Paramètres > Importer des données (fichier .xml).

Informations supplémentaires

La modification des informations d’un rapport est soumise à des privilèges.