Les évaluations de formation

Comprendre les processus d’évaluation

L’évaluation de la formation s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue d’un dispositif de formation. Cette option permet de construire et de diffuser des questionnaires afin d’évaluer la formation à chaud et à froid (avant, pendant et après une session).

Ces questionnaires peuvent être à destination de différents acteurs (des apprenants, leurs managers et/ou des tuteurs) (voir images processus d’évaluation).

• Il est donc possible de créer plusieurs processus d’évaluation qui permettent de définir les étapes du processus (association d’un questionnaire, de conditions et de délais d’envoi pour un acteur) pour chaque modalité d’apprentissage (présentiel, à distance ou blended).

• Les processus pourront également être personnalisés pour une formation.

Une bonne pratique consiste à définir un processus d’évaluation différent par domaine et par modalité d’apprentissage de la formation.

Le quiz d’évaluation de formation

Ouvrez Studio > La Bibliothèque des ressources > Nouvelle Ressource > Quiz.

Pour créer une évaluation de la formation, vous devez en premier lieu créer un quiz en déterminant les types des questions.

Créer un processus d’évaluation au niveau du domaine

Ouvrez le menu Paramètres > Processus > Les processus d’évaluation.

Procédure

1. Cliquez sur Nouveau.

2. Renseignez les informations relatives au processus :

   • Le nom du processus

   • Le mode d’apprentissage : vous pouvez ainsi créer un processus spécifique à chaque mode d’apprentissage (présentiel, à distance ou blended)

   • Un code

   • Le champ Aucun concerne les formations qui n’ont pas de mode d’apprentissage renseigné.

3. Cliquez sur Enregistrer.

Vérification

Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Informations supplémentaires

Un seul processus par domaine et par mode d’apprentissage : il est impossible de créer pour un domaine spécifique deux processus avec le(s) même(s) mode(s) d’apprentissage (sauf si les langues sont différentes).

Un processus avec la valeur vide dans langue concernera les formations où la langue n’est pas renseignée, mais aussi les formations dans une langue Y où il n’existe pas de processus lié à cette langue Y.

Dans le cas où un processus P existe pour une langue Y et un mode d’apprentissage Z (par exemple : e-learning), une formation de mode d’apprentissage Z (par exemple : e-learning) mais dont la langue n’est pas renseignée ne sera pas rattachée au processus P.

Ajouter une étape dans un processus d’évaluation

Ouvrez le menu Paramètres > Processus > Les processus d’évaluation.

Procédure

1. Sélectionnez le processus préalablement crée.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter afin d’ajouter une étape dans le processus.

   Une pop-up apparaît.

3. Renseignez les informations relatives à l’étape :

   • Le nom de l’étape.

   • L’acteur : le destinataire du quiz.

   • Apprenant concerne les personnes inscrites à une session de la formation.

   • Hiérarchique concerne les personnes étant responsables des apprenants inscrits à la session.

   • Formateurs concerne les formateurs de la session.

   • Le quiz : questionnaire de l’étape à sélectionner dans la bibliothèque des ressources. Le quiz doit avoir préalablement été créé et mis en production avant d’être intégré dans l’étape.

   • Actif à partir de : ce champ est par défaut renseigné par la date de création de l’étape.

   • Durée (en jours) : durée de la disponibilité du quiz.

   • Les conditions d’envoi de l’évaluation :

     • Envoyer à partir de : nombre de jours où l’évaluation sera envoyée (information complémentaire au champ positionnement).

     • Positionnement : concerne le positionnement de l’étape dans le processus, plusieurs possibilités :

   • Avant le début d’inscription.

   • Après le début d’inscription.

   • Avant la fin d’inscription.

   • Après la fin d’inscription.

   • Après chaque séance : 3 types de séances possibles : présentielles – classe virtuelle – e-learning (le choix d’un type de séance est obligatoire dans ce cas). Dans ce cas, les questionnaires ne sont envoyés que pour les éléments planifiés d’une session.

   • Après une séance particulière (de la formation associée) : la liste des séances s’affiche (présentielle, classe virtuelle et e-learning) et une seule doit être sélectionnée. Si vous choisissez un positionnement après les séances, il faut impérativement que ces séances soient planifiées (Ouvrez le menu Formation > Sous-menu Les Sessions > onglet Planning).

Informations supplémentaires

Si vous choisissez des conditions d’envoi de l’évaluation basées après la date d’inscription, deux nouveaux champs apparaissent, il n’est pas obligatoire de les renseigner :

• Ne pas évaluer si la progression est < à : Permet de définir un seuil minimum (entre 1 et 100%) de pourcentage de progression en dessous duquel l'évaluation de formation ne sera pas envoyée. Ce seuil servira de filtre : s’il n'est pas atteint, c'est que l'apprenant n'a pas été assez assidu à sa formation. Il ne faut donc pas l'évaluer.

• Envoyer l’évaluation dès que la progression est à : Permet de définir un seuil de déclenchement de l’envoi en fonction du pourcentage de progression de la formation (entre 1 et 100%). Ainsi, lorsque ce seuil est atteint, le lendemain (après le traitement par lots), il recevra l'évaluation même si le nombre de jours après/avant l'inscription n'est pas atteint. Si l'acteur est le manager, il recevra également l'évaluation de son collaborateur dès que celui-ci aura atteint ce pourcentage.

Ces deux options n’apparaissent que si les destinataires du quiz sont apprenant ou manager (le formateur n’est pas concerné par ces options).

Notez que l’évaluation à destination du manager sera envoyée autant de fois qu’il y a de séances et d’apprenants.

Les destinataires ne pourront voir et compléter le quiz que si les conditions d’envoi sont postérieures à la date apparaissant dans le champ Actif à partir de (qui équivaut à la date de création de l’étape).

Exemple : si l'étape est configurée de façon à envoyer les questionnaires deux jours après le début de l'inscription et qu'elle est active à partir du 8 mars, alors les apprenants inscrits avant le 6 mars ne recevront pas le questionnaire.

Consulter l’évaluation d’une formation

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations.

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.

   • L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.

3. Cliquez sur l’onglet Évaluations.

Modifier une étape de l’évaluation d’une formation au niveau formation

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations.

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.

   L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.

3. Cliquez sur l’onglet Évaluations.

4. Cliquez sur le bouton Personnaliser le modèle.

5. Cliquez sur Ok pour confirmer la modification du processus.

6. Cliquez sur l’icône du crayon pour modifier une étape déjà existante.

   Une pop-up apparaît.

7. Modifiez les informations souhaitées.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Informations supplémentaires

Toute modification de l’étape faite à ce niveau n’impacte que la formation en question.

Une fois que les utilisateurs ont reçu leur questionnaire, le quiz associé ne peut plus être modifié.

Supprimer une ou les étape(s) du processus d’évaluation d’une formation

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations.

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir.

   L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.

3. Cliquez sur l’onglet Évaluations.

4. Cliquez sur le bouton Personnaliser le modèle.

5. Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression du processus.

6. Cliquez sur l’icône poubelle pour supprimer une étape déjà existante. Une pop-up apparaît.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Informations supplémentaires

Toute suppression d’étape faite à ce niveau n’impacte que le processus de l‘évaluation de la formation en question.

Ajouter une étape au processus d’évaluation de la formation

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations.

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.

   L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.

3. Cliquez sur l’onglet Évaluations ou le menu Kebab.

4. Cliquez sur le bouton Personnaliser le modèle.

5. Cliquez sur le bouton Ajouter.

6. Consultez le chapitre dédié pour obtenir des informations sur la création d’étapes dans un processus d’évaluation de la formation.

Informations supplémentaires

Tout nouveau processus crée ou modifié au niveau de la formation ne sera pas visible dans la bibliothèque des processus d’évaluation (Paramètres > Les processus d’évaluation).

Comprendre comment compléter son évaluation de la formation

• Une notification peut être envoyée aux utilisateurs afin de les informer qu’ils ont une évaluation à compléter avec un lien leur permettant d’y accéder directement.

• Le destinataire de l’évaluation visualise les évaluations de la formation à compléter dans la Webpart Mes Inscriptions personnalisées. (La case évaluation de la formation doit avoir été sélectionnée lors du paramétrage de la Webpart).

• Une évaluation de la formation n’est pas accessible à partir du menu Mon dossier > Mes inscriptions.

• Une ou plusieurs notifications de relance peuvent être envoyées aux personnes n’ayant pas complété leur évaluation.

• Lorsque le destinataire a complété son questionnaire ou que la durée paramétrée au niveau du processus est dépassée, le quiz disparait de la liste.