Session synchrone par un formateur

Créer une session synchrone en front office

Sur option, les formateurs (ayant le rôle Teacher) disposent d’un bouton Nouvel évènement depuis l’interface apprenante dans le menu Évènements, leur permettant de créer des formations de manière ad-hoc. Ils retrouvent les sessions de formation dont ils ont la responsabilité dans ce même menu Évènements.

En cliquant sur ce bouton Nouvel évènement, un formulaire avec cinq onglets apparait :

• Onglet Évènement (optionnel) : Lorsque cette option est activée, le formateur doit lier la session qu’il est en train de créer à un évènement existant dans Bealink. La sélection de l’évènement renseignera automatiquement le titre et la description de la session en cours de création (dans l’onglet Description), que le formateur pourra modifier s’il le souhaite.

• Onglet Description : définir le titre, la description, le lieu (ou le lien pour les webinaires/classes virtuelles), le sujet associé, les compétences développées ainsi que l’activation ou non des emails d’inscriptions.

• Onglet Parcours de formation lié (optionnel): Lorsque cette option est activée, cela permet au formateur de lier un élément du catalogue Bealink à la session de formation, qui sera accessible sous la forme d’un lien pour les apprenants.

• Onglet Horaire : En spécifiant le fuseau horaire, la date puis l’heure de début et de fin, le formateur peut ici créer autant de créneaux horaires qu’il le souhaite.

• Onglet Participants : la liste des participants n’est pas toujours connue et il peut y avoir une volonté de l’entreprise de proposer des sessions en libre-service, pour cela une case peut être cochée afin de permettre la libre inscription des participants.

Lorsque l’auto-inscription est active, le formateur peut néanmoins restreindre la visibilité de sa session à un ou plusieurs groupes, ou encore définir un nombre maximum de participants.

Un moteur de recherche permet d’aller récupérer les profils des apprenants s’appuyant sur l’annuaire de salariés de l’organisation ou d’inscrire directement un groupe d’utilisateurs. Sur option (avec le rôle AdvancedTeacher), il est aussi possible de référencer de nouvelles personnes qui ne seraient pas présentes dans l’annuaire avec le bouton Créer. Pour finir, le formateur peut choisir de désactiver les signatures des participants et sera donc le seul à pouvoir gérer la présence ou l’absence de chaque participant.

Gérer des documents

Dans l’onglet Documents, le formateur peut charger un ou plusieurs documents depuis son poste dans l’évènement. Ces documents seront ensuite consultable/téléchargeable par les participants.

Transférer la responsabilité du formateur

Depuis l’onglet Créneaux horaires, le formateur peut transférer son rôle à un autre utilisateur disposant du rôle Teacher en cliquant sur le bouton Transférer. Une fenêtre contextuelle s’affiche, permettant au formateur de rechercher le formateur vers qui il veut transférer son rôle pour la session de formation.

Gérer des présences

Dans l’onglet Participants le formateur dispose de plusieurs fonctionnalités lui permettant de gérer les présences des participants à sa session de formation. Il peut filtrer la liste des participants par créneaux horaires, statut de signature ou encore effectuer une recherche par nom/prénom. Pour chaque individu, le formateur a la main pour :

Faire signer le participant directement depuis son poste de travail en cliquant sur le bouton Signer (une popup avec une zone de signature apparait à l’écran).

Forcer le statut de présence du participant (Absent / Présent / Absence justifiée) avec le bouton Marquer comme (une popup avec une zone de commentaire apparait à l’écran). Il est également possible de le faire en lot, en sélectionnant les participants par le biais des cases à cocher.

Le formateur a aussi accès à la feuille d’émargement au format PDF qui contient l’ensemble des signatures des participants, via le bouton Feuille d’émargement.

Clôturer des signatures

Le formateur, depuis l’onglet Créneaux horaires, peut apposer sa signature sur chacun des créneaux de la session de formation. Sur option, il est possible d’activer le processus de clôture des créneaux, pour lequel la signature du formateur entraine la clôture du créneau horaire, ainsi le formateur s’assure de la validité de la feuille de présence et les participants ne pourront plus signer. Si cette session de formation est synchronisée avec un système tiers, les présences sont reproduites dans le LMS au moment de la clôture du créneau.

Générer un lien de signature

Le formateur a la possibilité de générer une URL et un QR code à partager aux participants de la session de formation afin de les faire émarger, en cliquant sur le bouton Partager en haut à droite de la fenêtre.

Il a également la possibilité de générer un lien d’auto inscription, les utilisateurs seront automatiquement inscrits à la session de formation lors de leur accès.