Une session par un administrateur

Dans le second onglet Session de formation du menu Back office Événements, l’administrateur peut effectuer une recherche par code ou titre dans les sessions de formations existantes, appliquer des filtres par groupes, formateur, ou encore par date de début/date de fin. Il peut également créer une nouvelle session avec le bouton Créer.

Dans cet écran, l’administrateur peut télécharger les sessions de formations dans un fichier Excel avec le bouton Télécharger, appliquer des modifications à ce fichier puis l’importer avec le bouton Importer d’Excel, cela lui permet de pouvoir faire des créations/mises à jour de sessions en lot.

Créer une session synchrone en back office

Dans le formulaire de création d’une session de formation, l’administrateur doit renseigner des métadonnées :

• Rendre publique et permettre l’auto-inscription : rendre accessible ou non la session de formation dans le moteur de recherche ou dans la section Tous les événements du menu Événements. Les apprenants pourront s’inscrire d’eux même à la session, sinon seuls les apprenants inscrits par le formateur et/ou l’administrateur pourront accéder à la session.

• Titre : définir le titre de la session de formation.

• Objectifs : définir les objectifs pédagogiques de la session de formation.

• Mots-clés : renseigner des mots clés associés à l’évènement. Cette information sera interrogée par le moteur de recherche.

• Emplacement ou URL : renseigner l’adresse physique ou le lien url de la session de formation.

• Envoyer les e-mails d’inscription : activer ou non l’envoi automatique des emails d’inscriptions aux participants.

• Prix par apprenant : définir le prix par apprenant de la session de formation.

• Capacité minimale : définir la capacité minimale de la session de formation.

• Capacité maximale : définir la capacité maximale de la session de formation (une fois la capacité maximale atteinte, les utilisateurs ne peuvent plus s’inscrire).

• Désactiver les signatures : activer ou non les signatures des participants. Si cette option est activée, seul le formateur ou les administrateurs peuvent marquer la présence des participants.

• Sujet : associer la session de formation à un sujet Bealink (référentiel), la session pourra donc être recherché et recommandé grâce à cela si elle est publique.

• Langue : renseigner la langue dans laquelle se déroulera la session de formation.

• Événement : lier la session de formation à un événement existant.

• Catalogue : lier la session de formation à

• Formateur : renseigner le formateur de la session de formation.

• Organisateur : renseigner l’organisateur de la session de formation

• Fuseau horaire : renseigner le fuseau horaire sur lequel la session de formation aura lieu.

• Créneaux horaires : renseigner les date et heure de début et de fin de la session de formation. (Possibilité d’ajouter d’autres créneaux après la création de la session)

Gérer des participants et des présences

Une fois la session de formation créée, l’administrateur a la possibilité d’inscrire des utilisateurs, via le bouton Ajouter des utilisateurs de la section Utilisateurs inscrits.

• Inscrire son propre compte apprenant pour réaliser des tests par exemple.

• Inscrire tous les utilisateurs d’un ou plusieurs groupes.

• Inscrire individuellement chaque utilisateur, via le moteur de recherche ou par un copié collé d’adresse

  

Dans la pop-up qui s’affiche à l’écran, l’administrateur a trois options à sa disposition :

• email/nom d’utilisateur dans la zone de texte (un utilisateur par ligne ou séparés par un point-virgule).

Dans cette section, l’administrateur retrouve la liste des utilisateurs inscrits ainsi que leur statut de présence à chacun des créneaux horaires. Il a ici la possibilité de réaliser une recherche d’utilisateurs, mais aussi la possibilité de forcer la présence d’un ou plusieurs participants à la session. Pour se faire, il lui suffit de sélectionner au moins un utilisateur et les trois boutons Marquer comme présent, Marquer comme absent et Enlever apparaissent à l’écran : lui permettant de forcer la présence ou désinscrire le ou les utilisateurs sélectionnés. Un cadenas apparait lorsque le créneau est clos, il ne peut donc pas agir sur les présences sans le rouvrir.

Clôturer / rouvrir des sessions

Dans l’onglet créneaux horaire, au-delà du fait que l’administrateur a la possibilité de mettre à jour les dates et heures des créneaux, il a également la possibilité de clôturer la session de formation en cliquant sur le bouton « Fermer les signatures », en faisant cela les apprenants ne peuvent plus signer leur présence depuis l’interface apprenante. Si cette session de formation est synchronisée avec un système tiers (Crossknowledge ou SuccessFactors par exemple), les présences sont reproduites dans le LMS au moment de la clôture du créneau.

L’administrateur a également la possibilité de rouvrir une session en cliquant sur le bouton « Rouvrir », si le formateur a clôturé le créneau par exemple. Il est le seul à pouvoir réaliser cette action.

Gérer des documents

Dans la dernière section Documents, l’administrateur peut ajouter des documents à la session depuis son poste, en cliquant sur Télécharger à partir de. Il retrouve aussi dans cette section les documents qui ont déjà été ajouté (par le formateur par exemple), il peut les télécharger ou les supprimer.