Les séances présentielles

Comprendre ce qu’est une séance présentielle

Une séance présentielle permet de réunir en temps réel dans un lieu de formation des participants et un formateur afin de discuter, d’échanger, de délivrer et/ou recevoir un contenu de formation. 

Ainsi, vous pourrez positionner une ou plusieurs séances présentielles au sein d’un module de formation et les planifier dans une session, envoyer des notifications de rappels, assurer un suivi du temps passé et de la présence.

La mise en place d’une séance présentielle est simple, c’est une ressource à ajouter dans un module (onglet conception de la formation ou à partir de la bibliothèque des modules du Studio).

Dans la conception d’un contenu de formation, un nouveau type d'élément existe : une séance présentielle.

Cet élément possède un nom, celui de la séance présentielle, ainsi qu’une durée. Cette durée permet de calculer le nombre d’heures de présence.

Informations supplémentaires

Il est important de bien enregistrer et de mettre en production le module après conception de la séance présentielle.

Une séance présentielle créée n’est pas visible dans la bibliothèque des ressources. Ce n’est pas une ressource comme les autres, elle ne peut pas être insérée dans un autre module.

Planifier la présence un formateur pour une séance présentielle

Ouvrez Administration > Les Formations.

Après avoir créé le module comprenant une ou plusieurs séances présentielles et l’avoir mis en production, l’étape suivante consiste à planifier le ou les formateurs, le lieu, la salle et le matériel éventuel.

Planifier un formateur pour une session présentielle

1. Ouvrez l’onglet Session pour une formation présentielle.

2. Saisissez un formateur en saisissant directement son nom dans le champ Formateurs.

3. Vérifiez la disponibilité d’un formateur, en utilisant la loupe à côté du nom de formateur afin d’afficher le planning.

   La fenêtre Choix du formateur s’ouvre.

Informations supplémentaires

Pour une session concernant une formation avec une seule séance présentielle, vous pouvez utiliser le champ formateur et le champ lieu de la fiche session. Si la formation comporte plusieurs séances, utilisez systématiquement l’onglet planning pour planifier ces éléments à partir de chaque séance présentielle.

Explication des filtres :

• Nom : recherchez le nom des utilisateurs.

• Rôles : recherchez les utilisateurs par rôles – possibilité de mettre plusieurs rôles, dans ce cas, c’est un “OU” dans la recherche.

• Organisme(s) de formation : recherchez les utilisateurs étant membres de l’organisme de formation choisi – possibilité de renseigner plusieurs organismes.

• Disponible : recherchez les utilisateurs étant disponibles durant toute la période de la session.

• Qualifié : recherchez les utilisateurs qualifiés pour la formation relative à cette session.

• Expérimenté : recherchez les utilisateurs ayant déjà dispensé la formation.

Explication des actions et de la légende au-dessus du planning :

• Bouton Ajouter : il permet d’ajouter automatiquement l’utilisateur dans la fiche de la session et ferme la fenêtre de sélection. Il est actif lorsque l’utilisateur clique sur la zone d’un utilisateur dans le planning.

• Boutons de navigation : ce sont les boutons de navigation du planning, passant d’une semaine à une autre.

• Sélection d’une date : ce bouton permet de positionner le début du planning à la date voulue.

• Disponibilités des utilisateurs : liste de la disponibilité ou non de chaque utilisateur par couleur :

  • Disponible : l’utilisateur est disponible durant toute la période de la session.

  • Occupé : un utilisateur est considéré comme occupé s’il anime une autre séance présentielle ou une classe virtuelle ou s’il est en réunion (création de la réunion à partir du planning).

  • Planifié : l’utilisateur est occupé en dehors de la période de la session.

  • Message pour l’utilisateur connecté : un message d’avertissement apparaît lorsque le nombre de résultats dépasse le nombre d’utilisateurs affichés dans le planning. Par défaut, 20 utilisateurs maximum sont affichés.

Explication du planning et de la sélection d’un utilisateur :

• Affichage du planning dans la période de la session au niveau de l’année, mois et la semaine, avec les créneaux horaires spécifié dans l’application cliente.

• La période de la session se trouve à la 1ère ligne du planning Période souhaitée et est affichée en une barre horizontale.

• Pour chaque utilisateur trouvé, le nom – prénom est affiché en un lien qui est un raccourci permettant d’ajouter automatiquement l’utilisateur dans la fiche de la session concernée en un clic.

• Pour les utilisateurs ayant déjà dispensés la formation de la session, un libellé Expérimenté suit le nom – prénom afin de les repérer facilement (voir l’exemple ci-dessus). C’est la même chose pour les utilisateurs qui ont déjà dispensé la formation, un libellé Qualifié est affiché.

La liste des utilisateurs trouvés est triée par : 

• Disponibilité, sur la période de la session

• Qualifié pour la formation de la session

• Expérimenté sur la formation de la session

• Nom de l’utilisateur

Planifier une salle pour une séance présentielle

Ouvrez Administration > Les Formations.

Après avoir créé le module comprenant une ou plusieurs séances présentielles et l’avoir mis en production, l’étape suivante consiste à planifier le ou les formateurs, le lieu, la salle et le matériel éventuel.

Procédure

Les salles : Lors de la planification d’une séance présentielle, l’utilisateur doit choisir la ou les salles dans lesquelles la session se dérouler, selon le lieu sélectionné auparavant. En effet, la liste des salles proposée à l’utilisateur est fortement liée au lieu sélectionné dans le champ de saisi Lieu. Sans ce lieu, la sélection d’une salle n’est pas possible (le champ étant caché au départ).

Prenons l’exemple d’une séance : dans la fiche d’une séance, nous avons mis comme lieu « Rennes ». Le champ Salles s’affiche. Comme pour le champ des formateurs, nous avons un champ texte dynamique avec une recherche automatique et une recherche avancée. C’est cette dernière recherche qui nous intéresse.

Explication des filtres :

• Lieu : indication du lieu déjà présent dans la fiche d’une séance (en lecture seule) .

• Type de la salle : recherchez les salles par type.

• La liste des salles trouvées est triée par :

  • Disponibilité, sur la période de la séance

  • Capacité de la salle

  • Nom de la salle

Planifier du matériel pour une séance présentielle

Ouvrez Administration > Les Formations.

Après avoir créé le module comprenant une ou plusieurs séances présentielles et l’avoir mis en production, l’étape suivante consiste à planifier le matériel éventuel.

Procédure

Le matériel : Lors d’une planification d’une séance présentielle, l’utilisateur doit choisir le matériel nécessaire pour la session, selon le lieu sélectionné au préalable. En effet, la liste des matériels proposée à l’utilisateur est fortement liée au lieu sélectionné dans le champ de saisi Lieu. Sans ce lieu, la sélection d’un matériel n’est pas possible (le champ étant caché au départ).

La sélection de matériel pour une séance suit le même procédé que pour la sélection d’une salle. Prenons l’exemple d’une séance : dans la fiche d’une séance, nous avons mis comme lieu « Rennes ». Le champ Matériels s’affiche. Comme pour le champ des formateurs, nous avons un champ texte dynamique avec une recherche automatique et une recherche avancée.

Explication des filtres :

• Lieu : indication du lieu déjà présent dans la fiche d’une séance – en lecture seule.

• Type du matériel : recherchez le matériel par type.

Explication des actions et de la légende au-dessus du planning (idem voir l’explication au chapitre précédent sur le planning des formateurs).

Explication du planning et de la sélection d’une salle (idem voir l’explication au chapitre précédent sur le planning des formateurs).

Comprendre la séance présentielle côté apprenant

Les éléments logistiques de chaque séance sont indiqués dans la convocation à la formation. L’apprenant peut également recevoir une notification de rappel de séance présentielle x jours avant la séance en fonction du paramétrage effectué.

L’accès à la séance présentielle ne peut avoir lieu qu’au moment où la séance est planifiée (en dehors de cette période la séance apparait grisée dans le plan).

À partir du plan, l’apprenant accède aux informations logistiques de la séance (date, lieu de formation, accès) en cliquant sur l’icône représentant un calendrier.

Une fois la séance passée, l’administrateur ou le formateur (selon votre paramétrage) remplit la présence des participants ce qui a pour conséquence d’impacter la progression des apprenants sur leur contenu de formation.

Gérer l’émargement d’une classe présentielle

Ouvrez Mes sessions > Plan > Séance présentielle.

Le menu hamburger donne accès à deux boutons : Émarger et Déposer une feuille d’émargement.

Le bouton Émarger donne accès à un écran contenant des indicateurs (nombre d’inscrits, état de l’émargement sur la séance, durée de la séance, nombre de document téléchargés dans l’outil) et 3 onglets : Apprenant, Documents, Modèles.

• Onglet Apprenant : depuis cet onglet, le formateur récupère la durée de présence correspondant à la durée estimée positionnée dans l’onglet conception de la formation. Il peut modifier cette durée même si la durée réelle est supérieure à la durée estimée, il peut ajouter un commentaire et modifier le statut de présence.

• Onglet Document : depuis cet onglet, le formateur peut télécharger une feuille de présence remplie dans l’outil depuis son poste local. Ce document sera visible en back-office depuis l’onglet présence.

• Onglet Modèle : depuis cet onglet, le formateur peut télécharger un modèle de feuille de présence mis à disposition par un responsable.

Informations supplémentaires

• La feuille d’émargement d’une séance présentielle est téléchargeable à partir de l’onglet présence d’une session (parfois dans certains dispositifs cette feuille peut également être téléchargée à partir de l’onglet rapports d’une session). Ce document est un document PDF réalisé à partir d’un modèle HTML personnalisé par les équipes de Bealink lors de la mise en place du projet.

• Le formateur fait signer la feuille de présence lors de l’animation de sa séance. Il peut la déposer directement sur la page Présences en sélectionnant la séance à partir de la liste des séances puis en cliquant sur le bouton Nouveau dans la partie Les documents.

• Le formateur ou l’administrateur (en fonction du contexte) peut renseigner l’émargement à partir de l’onglet Présence d’une session. Dans cette page, vous visualisez la liste des participants à la session, une liste déroulante des séances présentielles et/ou classes virtuelles de la session et les valeurs possibles pour chaque participant (notion de présent, absent, non renseignée, présent et absent). Si la personne est présente et absente vous renseignerez un nombre d’heures de présence. En cas d’absence, vous pouvez déclarer l’absence non justifiée ou justifiée et renseigner une justification.

• Les informations de présence saisies sont visibles dans la fiche de suivi.

• Le renseignement de la présence aura un impact sur la progression et le succès de la formation.

• Le formateur peut disposer d’un accès particulier pour saisir les présences depuis Mes sessions s’il dispose du privilège de modifications des présences. Il s’agit des mêmes écrans décrits pour les classes virtuelles.

Comprendre la progression et le succès

La progression et le succès d’un apprenant sur une séance présentielle est impactée par la présence.

Règles à connaître :

• Absent : l'utilisateur est dans l'état progression 0% et en échec.

• Présent : l'utilisateur est dans l'état progression 100% et en succès.

• Présent et Absent : l'utilisateur est dans l'état incomplet avec une progression de 50% et en échec.

• Non renseigné : l'utilisateur est dans l'état non indiqué et inconnu sur la réussite pour la ressource présentielle.

Comprendre le rapport de données d’une classe présentielle

• L’utilisateur peut récupérer certaines données concernant une séance présentielle.

• Il est également possible si la présence est renseignée de réaliser des analyses concernant la présence par utilisateur, formation, session et séance à partir du modèle sur les inscriptions aux séances.

• La dimension est le type de la séance qui permet de distinguer les séances présentielles des classes virtuelles à la visualisation du rapport.

• Distinction entre la dimension heure de présence : donnée brute qui est renseignée au niveau de la conception de la séance présentielle et la valeur Heures de présences (heures, moyen) qui fait un calcul sur le nombre d’heures moyennes de présence lorsqu’il y a plusieurs séances organisées. Dans le cas où il n’y a qu’une séance, les valeurs remontées, en valeur ou en dimension, sont donc identiques

• Le modèle séance permet de déterminer, par exemple, le nombre de séances présentielles par période ou par formateur/animateur.

Gérer des informations supplémentaires liées au présentiel

Selon le paramétrage décidé en atelier de paramétrage, il est possible d’utiliser des champs supplémentaires liés à la gestion du présentiel.

Utilisateur : Sur la fiche d’un utilisateur :

• Type de contrat : CDI, CDD, contrat de travail temporaire, intermittent, apprentissage, contrat unique d’insertion (cette liste est modifiable).

• Le temps de travail

• La date de début de contrat

• Le niveau de responsabilité

• La nature du contrat (exemple : apprentissage)

• Le taux de temps de travail

• Le coefficient du contrat

Formation : Concernant une formation, des informations ont été ajoutées dans un bloc Administratif :

• Le mode d’organisation : inter-entreprises, intra-entreprise ou interne. Ces modes d'organisation n'ont pas de règles métiers associées mais sont essentiels aux responsables pour s'y retrouver.

• Code CPF 

• Responsable pédagogique : désignation d’un responsable en tant qu’information afin de le retrouver dans la partie Analyse. Il est sélectionné à partir du référentiel des utilisateurs

• Responsable administratif : désignation d’un responsable, afin de gérer au mieux les sessions de la formation (notifications d’alerte et tableaux de bord associés).

• Type de validation : certification, diplôme, qualification, attestation de stage.

Sessions de formation : Concernant une session, des informations ont été ajoutées :

• L’organisme de formation qui dispense la session : il est sélectionné à partir du référentiel de la plateforme. En effet, cet organisme peut être différent de celui de la formation.

• Le mode d’organisation de la session : idem que précédemment.

• Un responsable administratif : désignation d’un responsable, afin de gérer au mieux les sessions de la formation (notifications d’alerte et tableaux de bord associés).

• Saisie des temps de présence des formateurs par séance au sein de la session.

Ces champs sont des critères de recherche retrouvés dans les formulaires de recherche de sessions.

Dans le cas d'une modification de l'organisme sur la fiche formation, il n’y a pas d’impact sur les sessions déjà créées.

À la création d’une session, les éléments de la fiche formation : organisme de formation, mode d’organisation, responsable administratif sont positionnés par défaut sur la session.

Comprendre les notifications liées au pilotage de l’activité présentielle

Dans la plateforme, pour envoyer des e-mails, il faut au préalable créer une notification d’un type bien défini, ensuite la personnaliser à l’aide de paramètres et pour finir l’activer.

Pour que les utilisateurs reçoivent ces types d’e-mail, il faut au préalable que les notifications soient créées et activées :

• au niveau d’un domaine (dans le référentiel des notifications dans le menu Paramètre) OU

• au niveau d’une formation (onglet Notifications) OU

• au niveau de la session (onglet Notifications).

Si une notification d’un même type est activée à la fois dans les 3 contextes (domaine, formation, session), la notification prise en compte est celle du plus bas niveau, dans cet ordre de priorité : 1 session – 2 formation – 3 domaine.

Pour le pilotage de l’activité présentielle, les notifications suivantes peuvent être activées :

• Alerte seuil d’apprenants en liste d’attente atteint sur une formation.

• Alerte création d’une nouvelle session avec des personnes en liste d’attente.

Alerte seuil d’apprenant en liste d’attente atteint sur une formation

• Cette notification a pour but de prévenir que la formation a atteint le seuil d’apprenants en liste d’attente. Elle se rapporte au champ disponible sur la fiche formation seuil d’apprenant en liste d’attente. Ainsi, cette notification concerne seulement les formations ayant un seuil renseigné.

• Elle s’adresse principalement aux responsables formations et/ou auxformateurs.

• Les personnes en liste d'attente sur des sessions réalisées ou clôturées sont prises en compte dans le total de personnes.

• Ce mail est envoyé aux destinataires lors du traitement par lot des données des notifications et lorsque le seuil des personnes en liste d’attente est atteint.

• Cette notification est paramétrable par domaine - formation.

Alerte création d’une nouvelle session avec des personnes en liste d’attente

Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur une création d’une session où il y a de la place disponible. Elle peut être envoyée aux :

• Responsable pédagogique de la formation

• Responsable administratif de la session

• Formateurs de la session

• Apprenants : ceux qui sont en liste d’attente

• Personnes ayant réalisées les inscriptions

• Lieu de formation : le mail du contact du lieu

• Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié à la session

Un mail de ce type est envoyé par batch (traitement de nuit). La notification est envoyée lorsqu’une nouvelle session est créée et qu’il existe des inscriptions en attente au niveau de la formation.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine, par formation ou par session.

Alerte : Annulation d’une session

• Cette notification a pour but de prévenir des personnes de l’annulation d’une session. Elle peut concerner plusieurs destinataires qui sont à déterminer dans le paramétrage de la notification.

• Un mail de ce type est envoyé aux destinataires manuellement après avoir annulé une session via l’interface (bouton Annuler) OU lors du batch des notifications après le traitement automatique des sessions à annuler.

• Une notification de ce type n’est envoyée qu’une seule fois pour une session. À partir du moment où la notification a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.

• Cette notification ne concerne pas les sessions supprimées.

Alerte : Confirmation de la tenue d’une session

• Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur les sessions qui vont se dérouler. Elle peut concerner plusieurs destinataires qui sont à déterminer dans le paramétrage de la notification.

• Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.

• Les sessions concernées sont les sessions dont la date de début atteint la date renseignée (= date du jour – paramètre de la notification) ET qui ne sont pas supprimées.

• Cette notification ne concerne pas les sessions supprimées.

• À partir du moment où la notification a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.

• Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois pour une session.

Les paramètres de la notification

Nouveau Alerte : Places réservées disponibles sur la session

Cette notification a pour objectif d’alerter que des places réservées non-transformées en inscription. L’admin reçoit un email notifiant  que des places restent disponibles pour une session qui va bientôt commencer.

Un texte standard a été intégré reprenant les informations principales à communiquer dans ce cas d’usage :​

• Nombre de places réservées toujours disponibles​

• Quand est-ce que la session va commencer​

La notification reste bien évidemment personnalisable et modifiable si besoin.​ Une fois créée et dès lors qu’il reste des places réservées disponibles pour les sessions sur lesquelles la notification serait paramétrée, un mail et un message sont envoyés x jours avant la date de début de session.

Alerte : La feuille d’émargement n’a pas été déposée

Cette notification a pour objectif d’alerter qu’aucun document n’a été déposé sur la page de gestion des présences (dans le cas où le formateur dépose la feuille d’émargement signée).

• Date d’envoi : X jours après la fin de la séance.

• Destinataires possibles : Responsable administratif (de la session), responsable pédagogique, personne ayant réalisé les inscriptions, formateur, apprenants, organisme, contact du lieu de formation.

• Paramétrable par mode d’apprentissage et modalité d’inscription.

Invitation à une séance présentielle

Cette notification concerne les utilisateurs ayant des séances présentielles à réaliser. Un e-mail de ce type est envoyé à tous les utilisateurs inscrits à une formation ou aux formateurs lors du batch des notifications, selon un paramétrage.

En effet, un nombre de jours peut être saisi sur la règle d’avertir l’apprenant N jours avant le début de la séance/session (par défaut : 14 jours).

Cette notification a pour but d’envoyer une invitation à une personne participant à une classe virtuelle sous la forme d’un rendez-vous afin d’avoir automatiquement l’évènement dans son calendrier de sa boîte mail externe, sans avoir à cliquer sur un fichier iCalendar.

Dans le contenu de l’e-mail par défaut, un lien permet d’accéder à la formation.

L’invitation à une séance présentielle n’est prise en compte qu’au niveau du domaine et n’est personnalisable qu’à ce niveau.

Dans le cas d’une modification de la séance présentielle au sein du LMS l’apprenant est prévenu par une nouvelle notification et son calendrier est automatiquement modifié :

• Si la date de début ou de fin sont mises à jour => Nouvel envoi de l’invitation en mode mis à jour dans le calendrier.

• En cas de suppression de la séance, d’annulation/suppression de l’inscription ou de changement/annulation/suppression de la session de formation => Nouvel envoi de l’invitation en mode suppression dans le calendrier.

L’invitation est également visible dans la boîte mail interne (= page du webmail du LMS) mais cela est juste à titre informatif il n’y a aucune gestion de calendrier depuis la boite mail interne.