Le recueil des besoins

Comprendre le recueil des besoins

Dans l’application, les besoins de formations correspondent aux souhaits de formation exprimés par les différents acteurs pour leur propre compte (collaborateur) pour celui de leur équipe ou pour le compte de l’ensemble des collaborateurs ou d’une partie des collaborateurs (périmètre responsable de formation).

Au sein du LMS, nous distinguons différents types de besoin de formation, selon qu’il soit nominatif ou non, ciblé sur une formation du référentiel client ou hors catalogue.

Voici un schéma illustrant les types de besoins qui alimentent le plan de développement des compétences :

Les types de besoin

Il est possible de permettre pour un manager ou un responsable de saisir des besoins hors catalogue et/ou non nominatif.

Émettre un besoin catalogue en tant que manager

Ouvrez le profil Manager > Catalogue.

L’acteur principal lors de cette phase est un responsable d’équipe (un manager ou hiérarchique). Son périmètre correspond à son équipe. Il peut créer, modifier les besoins de formation de son équipe pendant toute la phase du recueil.

Procédure

1. Recherchez la formation parmi les formations accessibles au catalogue par le manager.

2. Cliquez sur la formation.

3. Cliquez sur le bouton Émettre un besoin pour mon équipe.

4. Remplissez la fiche du besoin :

   • La priorité (souhaité, important, indispensable)

   • Le trimestre souhaité

   • Le type de besoin : Individuel ou collectif

   • Une description du besoin pour faciliter l’arbitrage

5. Cliquez sur Nouveau Bénéficiaire, puis sélectionnez les bénéficiaires parmi les membres de votre équipe. Vous pouvez sélectionnez tous les utilisateurs de la page et gérer la sélection via le panier Sélection. L’import d’utilisateurs est également possible via le bouton Ajouter par fichier afin d’ajouter des collaborateurs en masse. Il suffit pour cela d’importer le fichier CSV avec les externalId des utilisateurs en colonne 1.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Informations supplémentaires

Il est possible également d’émettre un besoin non nominatif. Dans l’onglet bénéficiaire, il faudra choisir le type de bénéficiaire et indiquer le nombre de bénéficiaire.

Émettre un besoin hors catalogue en tant que manager

Ouvrez le profil Manager > Catalogue.

L’acteur principal lors de cette phase est un responsable d’équipe (un manager ou supérieur hiérarchique). Son périmètre correspond à son équipe. Il peut créer, modifier les besoins de formation de son équipe pendant toute la phase du recueil.

Procédure

1. Recherchez la formation.

2. Cliquez sur le bouton Faire une demande hors catalogue, si la formation n’est pas accessible au catalogue.

3. Choisissez si c’est un besoin pour vous-même ou votre équipe.

4. Renseignez :

   • L’intitulé de la formation souhaitée.

   • La priorité (souhaité, important, indispensable)

   • Le type de besoin : Individuel ou collectif

   • Le thème

   • La durée estimée

   • Le trimestre souhaité

   • Une description du besoin pour faciliter l’arbitrage

5. Cliquez sur Nouveau Bénéficiaire, puis sélectionnez les bénéficiaires parmi les membres de votre équipe. Vous pouvez sélectionnez tous les utilisateurs de la page et gérer la sélection via le panier Sélection. L’import d’utilisateurs est également possible via le bouton Ajouter par fichier afin d’ajouter des collaborateurs en masse. Il suffit pour cela d’importer le fichier CSV avec des externalId des utilisateurs en colonne 1.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Visualiser un coût collaborateur sur besoin hors catalogue

Ouvrez le profil Manager > Catalogue.

Procédure

1. Ouvrez l’onglet Besoins. Pour un besoin de formation hors catalogue, le champ Coût collaborateur est affiché. Ce champ est en lecture et affiche le coût renseigné par le collaborateur ou par le manager pour le compte d’un membre de son équipe.

2. Ouvrez l’onglet Coût.

   • Affichage de ce même champ toujours en lecture seule.

   • Le champ Coût stagiaire est prérempli par ce coût collaborateur s’il est renseigné à la création du besoin. Dans le cas où ce coût collaborateur est modifié ou complété post création, le champs Coût stagiaire n’est plus modifié. Ce champ reste éditable.

Supprimer un besoin en tant que manager

Avec le profil manager, ouvrez Mon équipe > Les besoins de mon équipe.

La suppression d’un besoin se fait directement dans la fiche du besoin à l’aide du bouton Supprimer.

Procédure

1. Sélectionnez le besoin

2. Cliquez sur supprimer

Informations supplémentaires

Les conditions de suppression sont les suivantes :

• Pour un collaborateur ou un hiérarchique :

  • Seul le demandeur (créateur) du besoin peut le supprimer.

  • Durant la phase de recueil.

  • Le besoin ne doit pas être arbitré.

• Pour un Responsable formation (ayant tous les droits) :

  • Durant la phase de recueil et/ou durant la phase d’arbitrage.

Pour un hiérarchique, il n’est pas possible de supprimer un besoin créé par un collaborateur, dans ce cas, ce hiérarchique peut donner simplement un avis favorable ou non.

Comprendre la visualisation des besoins en tant que manager

Ouvrez le profil Manager > Mon équipe > Besoins.

Cette page permet de visualiser l’ensemble des besoins de formation qu’il a créé pour son équipe sur la période de recueil des besoins.

Dans cet écran, l’utilisateur visualise des informations concernant le plan au niveau de l’entête avec l’état, ainsi que les dates du plan. Il dispose également d’indicateurs liés à la liste des besoins :

• Le montant prévisionnel des besoins acceptés : en prenant en compte le Coût d’un besoin x nombre de bénéficiaires – devise de la monnaie par défaut : en euros (paramètre de configuration).

• La durée estimée en heures de formation en fonction des besoins acceptés.

• Une vision de la répartition des besoins selon l’arbitrage, ainsi que le taux d’arbitrage = besoins arbitrés en fonction du nombre de besoins total.

Les indicateurs et les besoins remontés sont liés aux droits donnés au manager : privilège concerné est Voir les besoins de formation de mon équipe.

Le responsable peut créer des besoins à partir du bouton Nouveau besoin dans cette page.

Il peut également le faire à partir du catalogue sur une fiche de formation avec un bouton qui lui est dédié Besoins de mon équipe.

Dans le tableau des besoins, nous retrouvons les informations suivantes :

• L’intitulé du besoin ou le libellé de la formation choisie

• Les bénéficiaires

• La priorité du besoin

• L’avis favorable ou non par le hiérarchique

• L’arbitrage par le responsable

Dans la liste, les besoins individuels ou collectifs apparaissent également en consultation, créés par un autre acteur dont les bénéficiaires sont des membres de son équipe.

Lorsqu’un besoin collectif nominatif a été créé par un responsable de formation autre que le responsable d’équipe, il peut concerner des collaborateurs faisant partie de l’équipe du responsable mais aussi d’autres collaborateurs ne faisant pas partie de son périmètre. Dans ce cas, le responsable d’équipe peut tout de même ouvrir le besoin collectif et consulter l’ensemble des bénéficiaires. Un besoin collectif non nominatif créé par un responsable de formation ne sera pas visible par le responsable d’équipe.

Émettre de besoins catalogue en tant que collaborateur

Ouvrez Mon profil > Catalogue.

Procédure

1. Recherchez la formation parmi les formations accessibles au catalogue.

2. Cliquez sur la formation.

3. Cliquez sur le bouton Émettre un besoin.

4. Remplissez la fiche du besoin :

• La priorité (souhaité, important, indispensable),

• Le trimestre souhaité,

• Le lieu de la formation,

• Une description du besoin pour faciliter l’arbitrage de ce besoin.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Informations supplémentaires

Selon le paramétrage de votre plateforme il pourra aussi saisir des besoins hors catalogue.

Le formulaire de saisie est simplifié pour un collaborateur.

Visualiser les besoins de formation

Ouvrez le menu Mon profil > Mes besoins de formation.

Si le recueil des besoins par le collaborateur est mis en place, un collaborateur pourra saisir des besoins uniquement pour lui-même. Ces besoins pourront être de type catalogue ou hors catalogue selon le paramétrage du rôle.

Un collaborateur peut créer, modifier et supprimer ses besoins de formation pendant toute la phase du recueil dans la page.

Nouveau v.7.0 La période de recueil des besoins est affichée pour chaque formation pour laquelle un besoin a été exprimé.

Dans le menu, Mes besoins de formation, le collaborateur peut visualiser l’ensemble des besoins émis par lui-même ou par son responsable hiérarchique pour sa formation. L’onglet EN COURS affiche les besoins des exercices non clôturés et l’onglet HISTORIQUE l’ensemble des besoins des exercices clôturés (date de clôture renseignée et dépassée).

Un collaborateur peut visualiser l’avis du manager et l’arbitrage dans l’historique.

Émettre un besoin en tant qu’administrateur (ou responsable formation)

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Besoins et arbitrage.

Un administrateur peut saisir des besoins concernant les formations qu’il peut consulter en back-office.

Procédure

1. Choisissez le plan ouvert.

2. Cliquez sur le bouton Nouveau besoin.

3. Recherchez la formation parmi les formations accessibles.

4. Remplissez les champs de l’onglet Besoin.

5. Remplissez la fiche du besoin :

   La saisie d’un besoin est décomposée en 4 onglets complémentaires :

   • Onglet Besoin :

     • Choix d’un besoin catalogue ou hors catalogue plus l’expression, le type et la qualification du besoin.

     • Si vous sélectionnez Hors Catalogue, il devient possible de renseigner le coût du besoin dans le champs Coût collaborateur (optionnel).

   • Onglet Bénéficiaire :

     • Nominatif : sélection de collaborateurs

     • Nom nominatif : description de la population ciblée

   • Onglet Coût :

     • Saisi des coûts du besoin qui peut être un coût stagiaire global ou un coût stagiaire par nature de coût.

   • Onglet Arbitrage :

     • Avis du hiérarchique

     • Réponse de l’arbitrage

     • Justification

6. Enregistrez.

Informations supplémentaires

Il est possible également d’émettre un besoin non nominatif. Dans l’onglet Bénéficiaire, il faudra choisir le type de bénéficiaire et indiquer le nombre de bénéficiaire.

Comprendre la saisie d’un besoin non nominatif en tant qu’administrateur

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Besoins et arbitrage

Lors de la saisie d’un besoin pour des personnes non identifiées, un administrateur ou un responsable de formation pourra indiquer le ou les groupes concernés ainsi que la catégorie socio-professionnelle et le type de contrat.

Comprendre la saisie de coûts sur un besoin

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Besoin et arbitrage.

En fonction de votre contexte métier et financier, vous pouvez choisir lors du démarrage de votre projet de suivre les coûts par nature dès la saisie du besoin. L’objectif étant de suivre l’évolution de votre budget formation par nature de coûts dans l’écran de suivi détaillé du plan.

Le coût par défaut :

Si vous ne saisissez pas de coût à partir de l’onglet bilan dans la fiche de formation, le besoin sera valorisé au prix stagiaire de la fiche formation.

La saisie d’un coût individuel :

Vous pouvez valoriser le besoin à un coût stagiaire saisi dans l’onglet coût de la fiche de saisie d’un besoin.

La saisie Masquer les besoins sans nature de coût :

Si vous avez activé cette option de paramétrage, vous pouvez saisir des coûts par nature de coût.

• Cliquez sur Ajouter un coût. Il est possible de renseigner plusieurs natures de coûts de type « Standard » qui sont paramétrés sur la plateforme :

  • Lors de la sélection d’une ou plusieurs natures de coût, affichage du montant associé à côté du montant total.

  • La case à cocher Masquer les besoins sans nature de coût permet de ne pas afficher les besoins pour lesquels il n’y a aucune nature de coût d’associée.

Saisir de coûts stagiaire par nature sur un besoin

Ouvrez Administration > Plan de développement des compétences > Besoin et arbitrage.

Procédure

1. Choisissez le besoin.

2. Cliquez sur l’onglet Coût.

3. Cliquez sur Ajouter un coût.

4. Renseignez le nom.

5. Renseignez la nature de coût.

6. Renseignez le montant pour ce besoin par stagiaire.

7. Cliquez sur le bouton Valider.

Informations supplémentaires

Afin de faciliter la saisie, et dans le cas d’un besoin catalogue uniquement, les coûts par nature renseignés dans le modèle de coûts au niveau de l’onglet bilan d’une fiche formation sont renseignés automatiquement.

• S’il s’agit d’un coût individuel, le montant correspond au montant du coût individuel.

• S’il s’agit d’un coût collectif, le montant est le coût saisi/la capacité d’accueil de la formation.

• Enfin si la capacité d’accueil de la formation n’est pas renseignée, on utilise une valeur de 10 par défaut.

Ce principe est également mis en place lors de l’import d’un besoin ou pour le renouvellement d’une habilitation.

Comprendre la page d’arbitrage des besoins

Ouvrez le menu Administration > Plan de développement des compétences > Besoin et arbitrage.

La phase d’arbitrage est lancée après la phase de recueil ou pendant (selon les dates renseignées dans le plan). Durant cette phase, un responsable formation valide ou non tous les besoins qui viennent alimenter le plan prévisionnel courant de formation. L’arbitrage des besoins est possible dès que la date de début de l’arbitrage est atteinte.

L’acteur principal lors de cette phase est un responsable formation. Son périmètre d’arbitrage correspond à l’ensemble de la plateforme, à son domaine ou aux groupes dont il est responsable selon le paramétrage de son rôle.

Page sur l’arbitrage des besoins

La page d’arbitrage est composée de plusieurs parties. Nous retrouvons un entête indiquant les phases du plan et l’état du plan en cours : Arbitrage dans notre cas. Ensuite, sous l’entête, des indicateurs sont affichés permettant à l’utilisateur de mesurer l’arbitrage en cours – ils sont calculés sur le périmètre de l’utilisateur, et se rafraichissent en temps réel à la suite de chaque action menée (accepté, reporté, refusé) :

• Le montant total : calculé sur les besoins acceptés.

• L’avancement de l’arbitrage.

• La répartition de l’arbitrage.

• Le nombre de personnes à former : calculé sur les besoins acceptés.

• Le nombre d’heures totales de formation : calculé sur les besoins acceptés.

Et enfin, la liste des besoins à arbitrer est affichée et concerne l’utilisateur courant. L’utilisateur dispose de filtres afin d’affiner les besoins qu’il souhaite traiter.

Plusieurs recherches sont disponibles dans la page d’arbitrage :

Il dispose également d’une option de tri : par priorité ou par coût.

Autre option intéressante : la liste des besoins est paginée, l’utilisateur peut afficher seulement 10 besoins par page (valeurs possibles : 10, 20, 50, 100).

À côté des filtres, chaque besoin est affiché dans un bloc. Par défaut, nous affichons les informations les plus pertinentes pour l’utilisateur courant – la priorité, le tarif estimé, etc. Cependant, à l’aide du lien : Voir le détail, la fiche du besoin se déplie et l’utilisateur voit d’autres informations complémentaires. Un bouton permet d’accéder à la fiche détaillée du besoin.