Les plans de formation

Gérer les natures de coûts

Il existe dans la plateforme un référentiel des natures de coûts lié aux commandes et aux coûts sur une session. Il se trouve dans le menu Administration > Référentiel > Les natures de coût. Ces natures de coûts sont disponibles lors de la génération de rapport dans la partie Analyse.

Exemples de nature de coûts pour un client :

• Coût logistique

• Coût pédagogique

• Frais d’hébergement

• Frais de déplacement

• Frais de restauration

• Location de salle

• Coût divers

Fiche d’une nature de coûts pour un type « Standard »

Le type le choix de "Standard" existe en complément des types “Salaire apprenant” et “Salaire formateur” ainsi que “temps de déplacement”. Ces coûts ne sont pas saisis sur une session mais sont calculés automatiquement en fonction des heures de présence et du salaire horaire importé dans la fiche utilisateur (cette information est masquée par défaut pour des raisons RGPD).

Il est possible d’intégrer ou non une nature de coûts dans le suivi du plan et pour l’enveloppe budgétaire affichée lors de l’arbitrage (mode Standard uniquement).

Exemple : votre plan prévisionnel au moment de la phase de recueil ne tient pas compte des frais de déplacement mais vous souhaitez quand même les saisir. Dans ce cas vous n’intégrez pas la nature “frais de déplacement” dans le suivi du plan prévisionnel ce qui vous permettra de suivre votre budget prévisionnel et réaliser avec des éléments comparables.

Gérer les déplacements

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations

Procédure

1. Dans le menu Les formations, sélectionnez une formation puis une session.

2. Dans la fiche d’une Session de formation , cliquez sur l’onglet intitulé Déplacements pour visualiser les présences des collaborateurs et des formateurs.

3. Renseignez les temps de déplacement associés.

   La présence affichée est au niveau de la session et vient donc récupérer le ou les états des séances associées. 

   Il peut donc y avoir trois valeurs : Présent, Absent et Présent / Absent :

   • Ce champ est en lecture seul.

   • Le champ Temps de déplacement permet de renseigner la durée Aller-retour du collaborateur : il suffit ensuite d’enregistrer ces informations.

Dans le cas où il n’y a pas de séance créée (on inclut les séances de type présentielle, classe virtuelle ou AFEST), l’onglet est accessible avec l’alerte associée sans aucune action possible.

• Une fois la durée renseignée, celle-ci doit également se transformer en coût :

  • Le calcul est : coût de déplacement = temps de déplacement x salaire horaire.

• L’information du temps de déplacement remonte dans les rapports et dans les cubes.

• L’information du coût de déplacement remonte dans les rapports et dans les cubes.

Gérer les déplacements pour une session

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les sessions

Procédure

1. Sélectionnez une session présentielle.

2. Dans la fiche d’une session, cliquez sur l’onglet intitulé Déplacements pour visualiser les présences des collaborateurs et des formateurs.

3. Renseignez les temps de déplacement associés.

   • La présence affichée est au niveau de la session et vient donc récupérer le ou les états des séances associées. 

   • Il peut donc y avoir trois valeurs : Présent, Absent et Présent / Absent :

     • Ce champ est en lecture seul.

     • Le champ Temps de déplacement permet de renseigner la durée Aller-retour du collaborateur : il suffit ensuite d’enregistrer ces informations.

Dans le cas où il n’y a pas de séance créée (on inclut les séances de type présentielle, classe virtuelle ou AFEST), l’onglet est accessible avec l’alerte associée sans aucune action possible.

• Une fois la durée renseignée, celle-ci doit également se transformer en coût :

  • Le calcul est : coût de déplacement = temps de déplacement x salaire horaire.

• L’information du temps de déplacement remonte dans les rapports et dans les cubes.

• L’information du coût de déplacement remonte dans les rapports et dans les cubes.

Comprendre le référentiel des fournisseurs

Dans la plateforme, il existe un référentiel des fournisseurs pour les coûts, accessible à partir du menu Administration > Référentiel > Les fournisseurs.

Ces fournisseurs sont disponibles lors de la génération de rapport dans la partie Analyse.

Fiche d’un fournisseur

Au niveau des caractéristiques, un fournisseur possède un nom, une description, un code, des coordonnées, des contacts et des informations de déclaration.

Lors de la saisie d’un coût il est possible de renseigner un fournisseur référencé à partir de la liste des fournisseurs créés.