Les parcours Bealink

Créer un parcours de formation

Un parcours de formation est une liste de contenu assujettie à des règles de planification et de progression.

1. Dans la page Playlist, cliquez sur l’onglet Playlists puis sur le bouton Créer. Un menu s’affiche vous demandant de sélectionner le type de liste à créer.

2. Sélectionnez Nouveau parcours.

2. Complétez les champs pour décrire la playlist:

• Nom (champ obligatoire) : Le nom que l'administrateur souhaite donner à playlist.

• Description (champ obligatoire) : Une courte phrase décrivant playlist.

• Coût : Le coût total de la playlist.

• Devise : La devise dans laquelle le coût du parcours est géré.

• Type de média :  Liste déroulante dans laquelle l'administrateur peut définir le type de média contenu dans playlist. Cette liste servira ultérieurement d'indicateur visuel pour l'apprenant.

• Sujet : Sélection d’un sujet à partir une liste prédéfinie.

• Formateur : Sélection d’un formateur depuis la playlist.

• Thème : Permet de définir le thème dominant de playlist.

3. Définissez les Options de visibilité pour le parcours.

• Privé : Ce parcours ne sera accessible que pour les apprenants inscrits.

• Public (accessible à tous) : Définir si le contenu indexé peut être recherché pour tous les apprenants.

• Filtrer la visibilité par groupes : Restreindre la visibilité d’une playlist à des groupes prédéfinies.

• Langue : La langue de la playlist. Par défaut, la playlist sera disponible dans toutes les langues.

• Envoyer les e-mails d’inscription :  Déclencher l’envoi d’un email lorsqu’un apprenant s’enregistre pour la playlist.

4. Une fois toutes les informations complétées, créez le chemin en cliquant sur le bouton Créer en bas de la page. Le chemin est alors créé et vous êtes redirigé vers la page d'amélioration du chemin.

Gérer le parcours de formation

La page d’un parcours contient 4 onglets:

• Contenu : Permet d'ajouter du contenu au parcours.

• Inscriptions : Permet aux apprenants d'e s’inscrire au parcours.

• Paramètres : Permet de modifier les métadonnées et les options de visibilité du chemin.

• Certificats : Permet de paramétrer les certificats qui seront délivrés à l'apprenant à l'issue du parcours.

A partir de l’onglet de Contenu, vous pouvez utiliser le bouton + afin de créer du contenu et organiser le parcours de formation de plusieurs manières.

Contenu

• Nouveau contenu : créer un nouveau contenu à partir d’une URL externe ou en important un nouveau fichier.

• Importer : importer du contenu qui existe déjà dans le catalogue.

• Séparateur : créer un séparateur afin d’organiser le parcours visuellement.

• Editorial : ajouter du texte avec un éditeur WYSIWYG.

Activité

• Activité de coaching : créer une activité permettant de garder le contact avec les apprenants.

• Devoirs à rendre : créer une activité de devoir à rendre.

• Quiz: créer une activité de quiz pour valider ce que vous avez appris.

Ajouter du contenu au parcours de formation

La page de contenu affiche un tableau qui liste tout le contenu que comporte le parcours de formation. Ce tableau possède ces colonnes :

• L’ordre : Définit l’ordre de lecture de contenu à suivre. Vous pouvez déplacer les contenu vers le haut ou le bas afin de réorganiser l’ordre de lecture du parcours de formation.

• Miniature : L’image “thumbnail” associée au contenu.

• Title: Titre du contenu.

• Description: Une courte description du contenu.

• Type de média : Vidéo, Audio, Document, etc.

• Sujet : Affiche le sujet du contenu.

• Utilisations : Affiche le nombre de vues et le nombre de vues uniques. Le bouton Voir plus affiche la page de statistiques du contenu.

• Actions : Utiliser ce bouton pour modifier, supprimer ou partager le contenu, et afficher les apprenants inscrits.

Ajouter du contenu :

1. Cliquez sur le bouton + au-dessus ou en dessous le tableau de contenu.

2. Lors de la sélection du type de contenu, choisissez Nouveau contenu. Vous serez alors redirigé vers la page de création de nouveaux contenus. La page de création de contenu est divisée en 3 parties:

• Contenu : permet d'ajouter du contenu en l'important soit d'une source externe (YouTube, Google, FTP, etc.) à l'aide de l'URL du contenu, soit de votre ordinateur.

• Description : vous permet d’ajouter les métadonnées :

  • Nom : nom du contenu.

  • Description : une courte phrase qui décrit le contenu.

  • Type de média : Liste déroulante dans laquelle l'administrateur peut définir le type de contenu. Cela servira plus tard d'indicateur visuel pour l'apprenant.

  • Topic : Sélection d'un thème dans une liste prédéfinie. Par défaut, le contenu hérite du thème défini dans playlist.

  • Duration : Durée du contenu en minutes.

  • Coût : Coût de contenu.

  • Devise : La devise utilisé pour chiffrer le contenu.

  • Fournisseur : Sélection le fournisseur du contenu.

  • Thème : Définir le thème central du contenu.

• Options : Permet de définir une condition pour le déclenchement d'un contenu. Il existe 3 types de conditions :

  • Beacon

  • Code-barres

  • QR code

3. Lorsque tous les champs ont été remplis, cliquez sur le bouton Envoyer. Lorsque le contenu est ajouté, l'administrateur est redirigé vers la page de modification du contenu.

4. En cliquant sur le bouton Précédent, vous revenez à playlist pour afficher le contenu et constater que le nouvel élément a été ajouté après le contenu précédent.

Modify le contenu d’un parcours de formation

1. A partir de la page d’administration, cliquez sur le bouton Playlists dans le menu à gauche.

2. Recherchez le parcours à modifier.

   

3. Utilisez le menu déroulant à la fin de la ligne de playlist et sélectionnez Modifier.

5. En plus des métadonnées originales, vous pouvez modifier 3 nouvelles métadonnées qui n'étaient pas disponibles lors de la création du contenu :

• Compétences : Ces métadonnées permettront d'attacher une compétence et un niveau associé à ce contenu, afin qu'il puisse être proposé aux apprenants ayant la compétence choisie.

• Etiquettes : Une étiquette est un mot-clé attribué à un contenu pour le décrire et le catégoriser.

• Sondage : Permet d'ajouter un sondage lié au contenu pour lui attribuer un NPS (Net Promoter Score).

Ajouter des règles de progression dans un parcours de formation

Quand vous modifiez le contenu d’un parcours de formation, vous pouvez ajouter des règles de progression qui établit le niveau de progrès dans le parcours.

Ouvrez la page de paramétrage pour un contenu dans un parcours :

Les règles suivantes peuvent se baser sur les critères suivants :

• Démarré : contenu ne peut être lancé qui si l’apprenant a démarré le cours.

• Aucun (valeur par défaut):  La progression n’est pas verrouillée.

• Terminé : le contenu n’est déverrouillée que si l’apprenant a complété le contenu précédant.

• Passé : le contenu est accessible uniquement si l’apprenant a réussi l’examen dans le parcours.

• Score : le contenu n’est déverrouillée que si l’apprenant a obtenu un score prédéfini dans le test.

• Date : le contenu est accessible à une date précise.

• Date d’inscription : le contenu est accessible avec un décalage de n jours à définir à partir de la date d’inscription.

Importer du contenu dans un parcours

Vous pouvez importer du contenu à partir d’un sujet déjà existant dans le catalogue :

1. Ouvrez la page du parcours de formation pour lequel du contenu sera importé.

2. Cliquez sur le bouton +.

3. Cliquez sur Importer.

4. Renseignez un mot clé dans la barre de recherche pour trouver le contenu que vous voulez ajouter.

5. Cliquez sur le contenu que vous souhaitez ajouter.

Créer un séparateur pour le parcours

Afin de mieux organiser le contenu d’un parcours, vous pouvez insérer des séparateurs afin de délimiter chaque bloc ou chapitre de la formation afin de rendre plus lisible le parcours.

1. Ouvrez la page du parcours de formation pour lequel le séparateur sera créé.

2. Cliquez sur le bouton +.

3. Cliquez sur Séparateur.

Ajouter un éditorial

Un éditorial permet d’ajouter des blocs de texte à un parcours.

1. Ouvrez le parcours pour lequel l’éditorial doit être créé.

2. Cliquez sur le bouton +.

3. Sélectionnez Editorial.

4. Rédigez et formattez un texte en utilisant l’éditeur fourni.

5. Cliquez sur Créer. Le widget s’affiche dans la liste des contenu du parcours. Vous pouvez le déplacer et le déposer afin de mieux organiser votre contenu.

   

6. Côté apprenant, un bloc de texte ajoute davantage de structure au parcours.

Créer une activité de coaching

Une activité de coaching mettra en contact direct un formateur et un apprenant afin que l'apprenant puisse améliorer rapidement ses compétences et avoir un contact direct. Pour créer une nouvelle activité de coaching :

1. Ouvrez le parcours pour lequel l’activité de coaching doit être créée.

2. Cliquez sur le bouton +.

3. Sélectionnez Activité de coaching.

4. Lors de la création d’une activité de coaching, il faut renseigner ces informations :

• Nom : Le nom à donner à cette activité.

• A propos de l’activité : avec cet éditeur, vous pouvez résumer le thème de l'activité proposée en quelques phrase.

• Sujet : Sélection d’un sujet à partir d’une liste prédéfinie. Par défaut, le contenu hérite le sujet défini dans le parcours.

• Durée : Durée du contenu exprimé en heures.

• Progression : Cochez cette case afin de définir l’activité à prendre en compte lors de la fin du parcours et émettre un certificat.

• Nécessite une signature : Définit si une signature est requise pour justifier la participation de l’apprenant dans cette activité.

5. Une fois ces informations saisies, sauvegardez l'activité. Vous êtes alors redirigé vers la page de modification de l'activité. De nouvelles options d'édition apparaissent alors, telles que la modification de la vignette de l'activité, la configuration de la règle de progression ou encore la possibilité de programmer des notifications, ce qui permettra d'envoyer des courriels relatifs à l'activité à configurer.

Paramétrer les notifications

1. Afin de paramétrer l’envoi des emails de notifications pour le parcours, utilisez le bouton Ajouter une Notification.

Une fenêtre de popup apparaît qui vous permet de configurer :

• Les Conditions de déclenchement : soit la date précise à laquelle l’e-mail doit être envoyé, soit la date d’inscription avec un décalage de x jours.

• Filtres : le statut de l’activité (terminée ou non terminée).

• Destinataires :

  • Apprenants : tous les apprenants ou à un groupe défini (et choisi depuis une liste déroulante).

  • Enseignants : activité des formateurs.

  • Managers : les managers des apprenants inscrits sur le parcours.

• Le contenu de l’email à envoyer.

2. Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer la notification. La notification apparaît dans l’activité des notifications dans le champs Notifications.

Associer un formateur avec les apprenants

Une première association formateur/apprenant est faite par défaut entre le formateur défini dans les options du parcours et les apprenants inscrits dans ce parcours. Cette association est visible dans l'encart activité de coaching.

1. Une fois l'activité créée, associez les formateurs aux apprenants. Pour ce faire, dans la section Options de la page, téléchargez un modèle Excel à compléter en cliquant sur le bouton Télécharger.

2. Une fois le modèle téléchargé, il faut remplir plusieurs champs.

3. Une fois le fichier complété, vous pouvez le réimporter en utilisant le bouton Importer d'Excel, et en sélectionnant le fichier localement sur votre ordinateur. Le formateur est alors modifié et n'est plus le formateur par défaut associé au chemin d'accès..

Créer les devoirs

Le devoir est un objet d'apprentissage qui permet au formateur de vérifier ce que les apprenants ont appris.

1. Ouvrez le parcours pour lequel le devoir doit être créé.

2. Cliquez sur le bouton +.

3. Sélectionnez Activité de coaching.

4. Pour créer un devoir, vous devez renseignez ces informations:

• Nom : Le nom donné à cette activité.

• A propos de l’activité : Utiliser cet éditeur pour résumer le sujet en quelques phrases.

• Type de média :  Liste déroulante dans laquelle l'administrateur peut définir le type de contenu pour ce devoir.

• Sujet : Sélection d’un sujet d’une liste déroulante. Par défaut, le contenu hérite le sujet défini dans le parcours.

• Date limite de soumission : La date butoir pour rendre ce devoir.

• Durée: La durée du contenu exprimée en heures.

• Le contenu est inclus dans le pourcentage de suivi et pour la livraison des certificats : Cochez cette case pour que l'activité soit prise en compte pour la réussite du parcours et la délivrance d'un éventuel certificat.

• Les fichiers ne peuvent pas être téléchargés après la date limite : Cochez cette case pour désactiver le bouton d'importation du devoir une fois que la date de soumission est dépassée.

5. Une fois ces informations saisies, enregistrez l'affectation. Vous êtes redirigé vers la page de modification. De nouvelles options d'édition apparaissent alors, telles que la modification de l'image miniature de l'affectation, l'importation de fichiers à l'aide du bouton Importer un modèle, la configuration de la règle de progression ou encore la possibilité de programmer des notifications pour permettre l'envoi d'e-mails liés à cette activité.

Paramètres de notification

1. A partir de la page de configuration d’un contenu de parcours, cliquez sur le bouton Ajouter une notification.

Une fenêtre apparaît vous permettant de configurer :

• Déclenchement : la date à laquelle l’e-mail doit être envoyé.

• Filtres : le statut d’une activité concernée par l’e-mail d’être envoyé.

• Destinataires :

  • Apprenants : tous les apprenants inscrits à l'activité. Il est également possible de ne sélectionner que certains apprenants appartenant à des groupes spécifiques.

  • Enseignants : les enseignants de l’activité

  • Managers : les managers des apprenants inscrit sur le parcours.

• Le contenu de l’email à envoyer.

2. Cliquer sur le bouton Sauvegarder. La notification apparait dans le champ des activités Notifications.

Vous pouvez ajouter plusieurs notifications pour une même activité.

Trainer/trainee association

Une association formateur/apprenants s’effectue par défaut entre le formateur défini dans les options de parcours et les apprenants inscrits dans ce parcours. Cette association est visible dans le champ Activités de coaching.

1. Une fois l'activité créée, vous devez associer les formateurs aux stagiaires. Pour ce faire, dans la section Options de la page, téléchargez un modèle Excel à compléter en cliquant sur le bouton Télécharger.

2. Une fois le modèle téléchargé, vous devez remplir plusieurs champs.

3. Une fois le fichier complété, réimportez-le en utilisant le bouton Importer d'Excel et en sélectionnant le fichier localement sur votre ordinateur. Le formateur est alors modifié et n'est plus le formateur par défaut associé au chemin d'accès.

Créer un quiz

Le quiz est un outil de formation qui permet à un formateur de valider ce que les apprenants ont appris.

1. Ouvrez la page de parcours pour lequel le quiz sera à créer.

2. Cliquez sur le bouton +.

3. Sélectionnez Quiz.

4. Lors de la création d’un quiz, renseignez ces informations :

• Nom : Le name à donner à cette activité.

• A propos de l’activité : utiliser l’éditeur texte pour résumer l’activité en quelques phrases.

• Type de média : Evaluation par défaut

• Sujet : Sélection d’un sujet à partir d’une liste prédéfinie. Par défaut, le contenu hérite le sujet dans le parcours.

• Durée : La durée exprimée en heures.

• Case à cochez : Le contenu est inclus dans le pourcentage de suivi et pour la livraison des certificats

5. Une fois ces informations saisies, enregistrez l'activité. Vous êtes alors redirigé vers la page de modification de l'activité. De nouvelles options d'édition apparaissent alors, telles que la modification de la vignette du quiz, la configuration de la règle de progression ou encore la possibilité de programmer des notifications, ce qui permettra de configurer l'envoi d'e-mails liés à l'activité.

Ajouter le contenu d’un quiz

1. Une fois le quiz créé et sauvegardé, vous pouvez ajouter du contenu en cliquant sur l’onglet Contenu sur la page de modification.

Cette page vous permet d’ajouter des questions au quiz, et de paramétrer le quiz. Les options de configurations sont :

• Effet de transition : Permet de définir l’affichage des questions, soit en Glisser (transition horizontale) soit en Cartes (questions empilées).

• Tentatives : Utilisé pour définir le nombre de tentatives que l’apprenant possède pour réussir le quiz.

• Présentation : Cette option comporte 3 propositions :

• Ordre aléatoire : Les questions apparaitront de manière aléatoire.

• Afficher les bonnes réponses : Afficher les bonnes réponses lorsque l’utilisateur valide les réponses.

• Nombre de questions : Ceci sélectionne de manière aléatoire les questions définies par l’administrateur.

2. Une fois ces options configurées, vous pouvez définir le contenu du quiz en cliquant sur le bouton Ajouter.

3. En cliquant sur ce bouton, vous pouvez ajouter soit un QCM, soit le score du quiz de l'apprenant.

4. Lors de la création d’un QCM, complétez ces champs :

• Titre: le titre de la question.

• Description : une description brève de la question

• Image : au besoin, une image peut être ajoutée

• Disposition : l’alignement de  l’image (Gauche ou Droite)

• Options : les réponses à la question. Les réponses peuvent être simples ou multiples. Cochez la bonne réponse lors de la création des réponses. Chaque réponse peut être supprimée avec l’icône  .

Supprimer le contenu du parcours

Pour supprimer un contenu d'un parcours de formation, ouvrez la page d'édition du contenu à modifier. Une fois sur cette page, cliquez sur le bouton Supprimer.

Modifier un parcours

1. Recherchez les contenus d’un parcours depuis la page de gestion des playlists. Cliquez sur Playlists dans le menu de gauche de la page d’administration :

2. Cherchez le parcours à modifier avec la barre de recherche.

3. Cliquez sur le menu déroulant à droite de chaque parcours et sélectionnez Modifier.

4. La page de contenus du parcours s’affiche. Cliquez sur le bouton Action et sélectionnez Modifier.

5. En plus des métadonnées originales, vous pouvez modifier 3 nouvelles métadonnées qui n'étaient pas disponibles lors de la création du contenu :

• Compétences : Ces métadonnées permettront d'attacher une compétence et un niveau associé à ce contenu, afin qu'il puisse être proposé aux apprenants ayant la compétence choisie.

• Etiquettes : Une étiquette est un mot-clé attribué à un contenu pour le décrire et le catégoriser.

• Sondage : Permet d'ajouter un sondage lié au contenu pour lui attribuer un NPS (Net Promoter Score).

A partir de l'onglet Contenu, il est possible de modifier l'ordre dans lequel le contenu du parcours apparaît à l'apprenant. Positionnez-vous dans la colonne Ordre et glissez-déposez le contenu à déplacer.

Gérer les certificats

Lorsqu'un apprenant a suivi un parcours et réussi les quiz de validation, il est possible de lui attribuer un certificat de formation. Pour cela, il faut activer l'option dans l'onglet Certificat de la page de modification du parcours.

Dans cet onglet, vous pouvez

• Activer le certificat en cliquant sur la case à cocher correspondante

• Définir une période de validité du certificat

• Définir le contenu du certificat

• Choisir un thème

• Ajouter un logo

• Ajouter la signature de l'enseignant.

Lorsque tout est mis en place, l'apprenant reçoit un certificat de ce type à la fin du parcours :

Supprimer/archiver un parcours

1. Pour supprimer ou archiver un parcours de formation, allez dans l'onglet Paramètres de la page de modification du parcours et cliquez sur le bouton Supprimer.

2. Vous êtes alors redirigé vers une page de confirmation de la suppression. Confirmez l'action en cliquant à nouveau sur le bouton Supprimer ou annulez-la en cliquant sur le bouton Annuler.