La liste des notifications

Dans cette section, sont listées toutes les notifications de la plateforme avec pour chaque notification une explication des paramètres demandés et les propriétés disponibles pour la personnalisation.

• Pour chacune d’entre elles, nous retrouvons un premier tableau regroupant les paramètres (les entités/objets de l’application) qu’il faut passer au mail pour sa construction.

• Un deuxième tableau liste des propriétés dynamiques que l’utilisateur peut utiliser dans le contenu du mail afin de l’enrichir.

C’est un chapitre très technique qui nécessite des connaissances en informatique.

Paramètres généraux

Dans la plupart des notifications, nous passons des informations récurrentes :

• Des paramètres principaux passés à la notification lors de la construction.

• Des champs dynamiques, utilisable dans le sujet/corps de la notification.

• Nous les expliquons dans ce chapitre afin de ne pas les répéter N fois dans la suite du document.

• Paramètres passés au mail :

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail :

Notifications alertes sur les cursus

Alerte : Annulation d’un parcours

Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur l’annulation d’un parcours. Elle est destinée principalement à des responsables ou des formateurs et non aux apprenants, destinataires possibles :

• Responsable pédagogique du cursus

• Responsable administratif du parcours

• Formateurs du parcours

• Apprenants

• Hiérarchique des apprenants

• Personnes ayant réalisé les inscriptions  – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs au parcours

• Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié au parcours

• Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires après avoir annuler un parcours via l’interface avec le bouton Annuler sur la fiche d’un parcours OU à la suite du traitement automatique des parcours à annuler pendant le batch. Elle est envoyée qu’une seule fois pour un parcours. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.

• Cette notification ne concerne pas les parcours supprimés.

• Dans le cas d’une notification Annulation d’une session de formation activée, celle-ci n’est pas envoyée si la notification d’annulation sur un parcours est aussi activée – même si le paramétrage est différent.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un parcours, d’un cursus ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

La notification peut être paramétrée en fonction des modalités d'inscription au parcours.

Cette notification est paramétrable par domaine – cursus – parcours.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien existe pour consulter la fiche du parcours côté Back Office pour un responsable.

• Licence : Cursus

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :

Vous pouvez administrer le parcours via le lien suivant:

<a href="[%(UrlBackOfficeCursusSession)%]">Accéder à la fiche du parcours<strong>[%(CursusSession.Name)%]</strong></a>

Alerte : Confirmation de la tenue d’un parcours

Cette notification a pour but de prévenir des personnes qu’un parcours va se dérouler. Elle est destinée principalement à des responsables ou des formateurs et non aux apprenants, destinataires possibles :

• Responsable pédagogique du cursus

• Responsable administratif du parcours

• Formateurs du parcours

• Apprenants

• Hiérarchique des apprenants

• Personnes ayant réalisé les inscriptions  – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs au parcours

• Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié au parcours

• Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications. Elle est envoyée qu’une seule fois pour un parcours. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.

Les parcours concernés sont ceux non commencées ET où la date de début atteint la date renseignée selon le paramétrage de la notification Nombre de jour avant la date de début du parcours (= date du jour – paramétrage). Un délai est ajouté également sur la récupération des parcours : + X jours de cela = X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.

• Dans le cas d’une notification d’alerte de confirmation d’une session de formation activée, celle-ci est aussi envoyée – aucune restriction.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un parcours, d’un cursus ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

La notification peut être paramétrée en fonction des modalités d'inscription du parcours.

Cette notification est paramétrable par domaine – cursus – parcours.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien existe pour consulter la fiche du parcours côté Back Office pour un responsable.

• Licence : Cursus

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : en plus des principaux

Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :

Vous pouvez administrer la session de formation via le lien suivant:

<a href="[%( UrlBackOfficeCursusSession)%]">Acc&eacute;der &agrave; la fiche du parcours<strong>[%(CursusSession.Name)%]</strong></a>

Alerte : Créer un nouveau parcours avec des personnes en liste d’attente

Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur une création d’un parcours où il y a de la place disponible. Elle peut concerner plusieurs destinataires qui sont à déterminer dans le paramétrage de la notification, cependant, elle est destinée principalement à des responsables de cursus ou des formateurs et non aux apprenants :

• Responsable pédagogique du cursus

• Responsable administratif du parcours

• Formateurs du parcours

• Apprenants : ceux qui sont en liste d’attente

• Hiérarchique des apprenants

• Personnes ayant réalisé les inscriptions : nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs au parcours

• Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié au parcours

• Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par personne pour un parcours où la capacité d’accueil n’est pas atteinte et qu’il existe des inscriptions en attente au niveau du cursus.

Vous pouvez définir plusieurs envois à des destinataires différents en différenciant le champ code sur la notification.

La notification peut être paramétrée en fonction du modalité d'inscription du parcours.

Cette notification est paramétrable par domaine – cursus – parcours.

Utilisation d’un paramètre de configuration pour élargir la période d’envoi de la notification : Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours – par défaut 7 jours. En plus des conditions ci-dessus, les parcours concernés par cette notification sont ceux étant dans la période de recherche : la date de début du parcours doit être >= à la date calculée.

Date calculée = date du lancement du traitement batch – le nombre de jours

Exemple n°1 d’envoi :

• Contexte pour 1 cursus

• Ce cursus a 2 personnes en attente et aussi 1 parcours avec 3 personnes en attente

• Création d’un parcours n°2, la capacité n’est pas atteinte pour celui-ci

• La notification sera envoyée pour le parcours n°2

Exemple n°2 d’envoi :

Contexte pour 1 cursus

Ce cursus a 2 personnes en attente et aussi 1 parcours avec 3 personnes en attente :

• Création d’un parcours n°2 le 14/10  la capacité n’est pas atteinte pour celui-ci

• Création d’un parcours n°3, le 16/10  la capacité n’est pas atteinte pour celui-ci

Paramètre de configuration = 7 jours

Traitement par batch de l’envoi se fait le 22/10

Période de recherche : tous les parcours commençant le 15/10 ou APRES

• La notification sera envoyée seulement pour le parcours n°3

• Licence : Cursus

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :

Vous pouvez administrer le parcours via le lien suivant:

<a href="[%(UrlBackOfficeCursusSession)%]">Acc&eacute;der &agrave; la fiche du parcours<strong>[%(CursusSession.Name)%]</strong></a>

Alerte : Seuil d’apprenant en liste d’attente atteint sur un cursus

Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur les cursus où la liste d’attente a atteint le seuil. Elle peut concerner plusieurs destinataires qui sont à déterminer dans le paramétrage de la notification, cependant, elle est destinée principalement à des responsables de cursus et non aux apprenants :

• Responsable pédagogique du cursus

• Responsable administratif du parcours

• Apprenants : ceux qui sont en liste d’attente

• Hiérarchique des apprenants

• Personnes ayant réalisé les inscriptions : nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs au parcours

• Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié au parcours

• Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.

Un champ est disponible sur la fiche d’un cursus permettant de définir le seuil d'alerte : Seuil d'apprenant en liste d'attente. Par conséquent, la notification concerne seulement les cursus ayant un seuil.

• Les personnes en liste d'attente sur des parcours réalisés sont prises en compte dans le total de personnes.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et lorsque le seuil de personnes en liste d'attente est atteint sur la liste d'attente d'un cursus (comprenant les listes d'attente des parcours du cursus). Le mail est envoyé une fois tous les x jours (x étant un paramètre de configuration – explication ci-dessous). Il est possible de définir plusieurs envois à des destinataires différents en différenciant le champ code.

Cette notification est paramétrable par domaine - cursus.

Utilisation d’un paramètre de configuration pour temporiser les envois de la notification : Délai en jours entre l'envoi de deux notifications d'alertes de seuil d'apprenant en liste d'attente – par défaut 7 jours.

Exemple:

Contexte avec 1 cursus avec un seuil de 5 personnes :

Ce cursus a 2 personnes en attente et 1 parcours avec 3 personnes en attente

• Le seuil de 5 personnes est atteint pour ce cursus, la notification sera envoyée.

• Licence : Cursus

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :

Vous pouvez administrer le cursus via le lien suivant:

<a href="[%(UrlBackOfficeCursus)%]">Acc&eacute;der &agrave; la fiche du cursus <strong>[%(Cursus.Name)%]</strong></a>

Alerte : Seuil de rentabilité non atteint sur un parcours

Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur le seuil d’un parcours non atteint afin de retarder ou reporter le parcours. Elle est destinée principalement à des responsables ou des formateurs et non aux apprenants, destinataires possibles :

• Responsable pédagogique du cursus

• Responsable administratif du parcours

• Formateurs du parcours

• Apprenants

• Hiérarchique des apprenants

• Personnes ayant réalisé les inscriptions  – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs au parcours

• Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié au parcours

• Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.

Un champ est disponible sur la fiche d’un parcours permettant de définir le seuil de rentabilité : Seuil de rentabilité.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications. Elle est envoyée qu’une seule fois pour un parcours. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.

Les parcours concernés sont ceux non commencés, ayant un seuil de rentabilité de renseigner ET où la date de début atteint la date renseignée selon le paramétrage de la notification Nombre de jour avant la date de début du parcours (= date du jour – paramétrage).

Un délai est mis en place également sur la récupération des parcours : il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.

• Dans le cas d’une notification d’alerte du seuil sur une session de formation activée, celle-ci est aussi envoyée – aucune restriction.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un parcours, d’un cursus ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

La notification peut être paramétrée en fonction des modalités d'inscription du parcours.

Cette notification est paramétrable par domaine – cursus – parcours.

• Licence : Cursus

• Paramètres passés au mail : les mêmes que précédemment

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Notifications alertes sur les formations

Alerte : Annulation de session

Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur l’annulation d’une session. Elle est destinée principalement à des responsables de formation ou des formateurs mais peut être envoyée à d’autres destinataires :

• Responsable pédagogique de la formation

• Responsable administratif de la session

• Formateurs de la session

• Apprenants

• Hiérarchique des apprenants

• Personnes ayant réalisé les inscriptions  – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs à la session

• Lieu de formation : le mail du contact du lieu

• Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié à la session

• Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires après avoir annuler une session via l’interface avec le bouton Annuler sur la fiche d’une session OU à la suite du traitement automatique des sessions à annuler pendant le batch. Elle est envoyée qu’une seule fois pour une session. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.

• Dans le cas où un utilisateur annule une session ET qu’il n’y a pas de destinataires pour le mail, comme la session disparaît de l'interface, aucune notification ne sera envoyée pour cette session.

• Cette notification ne concerne pas les sessions supprimées.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien existe pour consulter la fiche de la session côté Back Office pour un responsable.

• Licence : Finance, pour l’envoi manuel via le bouton

• Licence : Université, pour l’envoi par le batch via le traitement des sessions à annuler automatiquement

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :

Vous pouvez administrer la session de formation via le lien suivant:

<a href="[%(UrlBackOfficeTrainingSession)%]">Acc&eacute;der &agrave; la fiche de la session <strong>[%(TrainingSession.Name)%]</strong></a>

Alerte : Annulation d’une inscription

Cette notification a pour but de prévenir les responsables de la formation lors d’une annulation faite par un apprenant. Elle est destinée principalement à des responsables de formation ou des formateurs mais peut être envoyée à d’autres destinataires :

• Responsable pédagogique de la formation

• Responsable administratif de la session

• Formateurs de la session

• Apprenants

• Hiérarchique des apprenants

• Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons seulement la personne ayant effectué l’inscription annulée

• Lieu de formation : le mail du contact du lieu

• Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié à la session

• Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires après qu’un apprenant est annulé son inscription à une session de formation via l’interface avec le bouton Annuler ma formation sur la fiche de la session et qu’une seule fois pour une inscription, ou également par un responsable depuis une session.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien existe pour consulter la fiche de la session côté Back Office pour un responsable.

• Licence : Finance

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : en plus des principaux

Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :

Vous pouvez administrer la session de formation via le lien suivant:

<a href="[%(UrlBackOfficeTrainingSession)%]">Acc&eacute;der &agrave; la fiche de la session <strong>[%(TrainingSession.Name)%]</strong></a>

Alerte : Confirmation de la tenue d’une session

Cette notification a pour but de prévenir des personnes qu’une session va se dérouler. Elle est destinée principalement à des responsables de formation ou des formateurs mais peut être envoyée à d’autres destinataires :

• Responsable pédagogique de la formation

• Responsable administratif de la session

• Formateurs de la session

• Apprenants

• Hiérarchique des apprenants

• Personnes ayant réalisé les inscriptions  – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs à la session

• Lieu de formation : le mail du contact du lieu

• Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié à la session

• Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications. Elle est envoyée qu’une seule fois pour une session. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.

Les sessions concernées sont celles non commencées ET où la date de début atteint la date renseignée selon le paramétrage de la notification Nombre de jour avant la date de début de la session (= date du jour – paramétrage).

Un délai est mis en place également sur la récupération des sessions : il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien existe pour consulter la fiche de la session côté Back Office pour un responsable.

Paramètres passés au mail : mêmes paramètres que l’annulation d’une session.

Champs dynamiques, utilisables dans le mail : mêmes champs dynamiques que l’annulation d’une session.

Alerte : Créer une nouvelle session avec des personnes en liste d’attente

Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur une création d’une session où il y a de la place disponible. Elle peut concerner plusieurs destinataires qui sont à déterminer dans le paramétrage de la notification, cependant, elle est destinée principalement à des responsables de formation ou des formateurs mais peut être envoyée à d’autres destinataires:

• Responsable pédagogique de la formation

• Responsable administratif de la session

• Formateurs de la session

• Apprenants : ceux qui sont en liste d’attente

• Hiérarchique des apprenants

• Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs à la session

• Lieu de formation : le mail du contact du lieu

• Organismes de formation : le mail du contact des organismes liés à la formation

• Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par personne pour une session où la capacité d’accueil n’est pas atteinte et qu’il existe des inscriptions en attente au niveau de la formation.

Il est possible de définir plusieurs envois à des destinataires différents en différenciant le champ code sur la notification.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

Utilisation d’un paramètre de configuration pour élargir la période d’envoi de la notification : Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours – par défaut 7 jours. En plus des conditions ci-dessus, les sessions concernées par cette notification sont celles étant dans la période de recherche : la date de début de la session doit être >= à la date calculée.

Date calculée = date du lancement du traitement batch – le nombre de jours

Exemple n°1 d’envoi :

• Contexte pour 1 formation

• Cette formation a 2 personnes en attente et aussi 1 session avec 3 personnes en attente

• Création d’une session n°2, la capacité n’est pas atteinte pour celle-ci

  • La notification sera envoyée pour la session n°2

Exemple n°2 d’envoi :

Contexte pour 1 formation

Cette formation a 2 personnes en attente et aussi 1 session avec 3 personnes en attente :

• Création d’une session n°2 le 14/10  la capacité n’est pas atteinte pour celle-ci

• Création d’une session n°3, le 16/10  la capacité n’est pas atteinte pour celle-ci

• Paramètre de configuration = 7 jours

• Le traitement par batch de l’envoi se fait le 22/10

Période de recherche : toutes les sessions commençant le 15/10 ou APRES

• La notification sera envoyée seulement pour la session n°3

• Licence : Blended

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :

Vous pouvez administrer la session de formation via le lien suivant:

<a href="[%(UrlBackOfficeTrainingSession)%]">Acc&eacute;der &agrave; la fiche de la session <strong>[%(TrainingSession.Name)%]</strong></a>

Alerte : La feuille d'émargement d'une séance n'a pas été déposée

Cette notification a pour but de prévenir un responsable de formation lorsqu’il manque la feuille d’émargement sur une séance présentielle d’une session. Elle est destinée principalement à des responsables de formation ou des formateurs et non aux apprenants, destinataires possibles :

• Responsable pédagogique de la formation

• Responsable administratif de la session

• Formateurs de la session

• Apprenants

• Hiérarchique des apprenants

• Personnes ayant réalisé les inscriptions  – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs à la session

• Lieu de formation : le mail du contact du lieu

• Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié à la session

• Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications. Elle est envoyée qu’une seule fois par séance et qu’une seule fois aux destinataires. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.

Dans le cas du batch qui ne tourne pas durant une période, nous n’envoyons pas plusieurs notifications mais qu’une seule notification regroupant TOUTES les séances d’une session n’ayant pas de documents.

Les séances concernées par cette notification – conditions :

• La séance ne possède pas de documents associés  dans l’onglet Présence de la session de formation.

• La séance est terminée depuis x jours  x étant la valeur de la propriété Nombre de jour après la date de fin de la séance.

• La séance est terminée depuis moins de y jours  y étant x + la valeur du paramètre de configuration Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours (par défaut, 7 jours).

• La séance n’est pas archivée.

Dans le cas de plusieurs séances d'une même session remplissant les conditions ci-dessus, une seule notification sera envoyée avec toutes les informations des séances.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

• Licence : Blended

• Paramètres passés au mail :

Ce dernier paramètre représente la liste des séances concernées par la notification. C’est une liste d’objets MeetingSession. Pour récupérer les informations concernant chaque séance (propriétés), il faut utiliser une boucle pour chaque.

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Alerte : Seuil d’apprenant en liste d’attente atteint sur une formation

Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur les formations où la liste d’attente a atteint le seuil. Elle peut concerner plusieurs destinataires qui sont à déterminer dans le paramétrage de la notification, cependant, elle est destinée principalement à des responsables de formation et non aux apprenants :

• Responsable pédagogique de la formation

• Responsable administratif de la session

• Apprenants : ceux qui sont en liste d’attente

• Hiérarchique des apprenants

• Personnes ayant réalisé les inscriptions – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs à la session

• Organismes de formation : le mail du contact des organismes liés à la formation

• Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.

Un champ est disponible sur la fiche formation permettant de définir le seuil d'alerte : Seuil d'apprenant en liste d'attente. Par conséquent, la notification concerne seulement les formations ayant un seuil.

• Les personnes en liste d'attente sur des sessions réalisées ou clôturées sont prises en compte dans le total de personnes.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et lorsque le seuil de personnes en liste d'attente est atteint sur la liste d'attente d'une formation (comprenant les listes d'attente des sessions de la formation). Le mail est envoyé une fois tous les x jours (x étant un paramètre de configuration – explication ci-dessous). Il est possible de définir plusieurs envois à des destinataires différents en différenciant le champ code.

Cette notification est paramétrable par domaine - formation.

Utilisation d’un paramètre de configuration pour temporiser les envois de la notification : Délai en jours entre l'envoi de deux notifications d'alertes de seuil d'apprenant en liste d'attente – par défaut 7 jours.

Exemple d’envoi :

Contexte avec 1 formation avec un seuil de 5 personnes

Cette formation a 2 personnes en attente et 1 session avec 3 personnes en attente

• Le seuil de 5 personnes est atteint pour cette formation, la notification sera envoyée.

• Licence : Blended

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Exemple de texte pour mettre l’url dans le contenu du mail – format HTML :

Vous pouvez administrer la session de formation via le lien suivant:

<a href="[%(UrlBackOfficeTraining)%]">Acc&eacute;der &agrave; la fiche de la formation <strong>[%(Training.Name)%]</strong></a>

Alerte : Seuil de rentabilité non atteint sur une session

Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur le seuil d’une session non atteint afin de retarder ou reporter la session. Elle est destinée principalement à des responsables de formation ou des formateurs et non aux apprenants, destinataires possibles :

• Responsable pédagogique de la formation

• Responsable administratif de la session

• Formateurs de la session

• Apprenants

• Hiérarchique des apprenants

• Personnes ayant réalisé les inscriptions  – nous ciblons toutes les personnes ayant inscrits des collaborateurs à la session

• Lieu de formation : le mail du contact du lieu

• Organisme de formation : le mail du contact de l’organisme lié à la session

• Groupes : sélection possible de groupes parmi les types visibles – paramètre de configuration à activer pour les voir (Activation des projets, Activation des structures, etc.) – sélecteur back office, cible toutes les personnes des groupes sélectionnés.

Un champ est disponible sur la fiche d’une session permettant de définir le seuil de rentabilité : Seuil de rentabilité.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications. Elle est envoyée qu’une seule fois pour une session. A partir du moment où elle a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.

Les sessions concernées sont celles non commencées, ayant un seuil de rentabilité de renseigner ET où la date de début atteint la date renseignée selon le paramétrage de la notification Nombre de jour avant la date de début de la session (= date du jour – paramètrage).

Un délai est mis en place également sur la récupération des sessions : il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

• Licence : Blended

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Notifications classe virtuelle

Invitation à une classe virtuelle

Cette notification a pour but d’envoyer une invitation à une personne participant à une classe virtuelle afin d’avoir automatiquement l’évènement dans son calendrier de sa boîte mail externe, sans avoir à cliquer sur un fichier ical. Elle concerne les inscrits à la séance de classe virtuelle et également les formateurs présentant la classe virtuelle.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications, qu’une seule fois par personne et par classe virtuelle selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle N jours avant le début de la session ou de la séance (par défaut : 14 jours).

Les séances aux classes virtuelles concernées sont toutes selon la condition d’envoi SAUF celles terminées !

• Dans le cas d’une classe virtuelle terminée au sein d’une session de formation, aucun sens d’envoyer une invitation sur une classe virtuelle passée.

Cette notification est paramétrable par domaine, formation, session.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation côté d’un apprenant (depuis mes inscriptions) mais aussi côté formateur (depuis mes sessions).

• Les informations contenues dans l’évènement de la boîte mail externe (ICAL) sont décrits dans cette section.

Modifications

Ce type de notification génère un évènement dans une boîte mail externe. De ce fait, toute modification sur la séance de la classe virtuelle doit engendrer un autre envoi de cette même notification lors du batch le jour même de la modification.

Les modifications déclenchant un nouvel envoi de l’invitation en mode mis à jour dans le calendrier:

• Date de début de la classe virtuelle

• Date de fin de la classe virtuelle

Les modifications déclenchant un nouvel envoi de l’invitation en mode suppression dans le calendrier :

• Suppression de la classe

• Annulation / Suppression de l’inscription

• Changement / Annulation / Suppression de la session de formation ayant la classe

Tracer les réponses

Comment tracer les réponses des personnes ayant reçu et répondu à l’invitation ? expliqué dans un autre chapitre

• Licence : VirtualClassroom

• Paramètres passés au mail : en plus des principaux

Explication du dictionnaire InvitationVirtualClassroomNotificationDto

Explication de l’objet PlannedVirtualClassroom

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : en plus des principaux

Rappel d’une classe virtuelle

Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur la réalisation d’une séance de classe virtuelle. Elle concerne les inscrits à la séance de classe virtuelle. Pour prévenir les formateurs, il faut activer une option dans la notification.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications. La notification est envoyée qu’une seule fois par personne selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle d’avertir l’apprenant N jours avant le début de la séance (par défaut : 14 jours).

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (invitation : le jour de l’inscription, rappel à J-1, le jour J, etc.) au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation pour l’apprenant et ensuite à la classe virtuelle (élément du parcours de la formation).

• Licence : VirtualClassroom

• Paramètres passés au mail : en plus des principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : en plus des principaux

Notifications communauté

Demande d’inscription à un groupe communautaire

Cette notification a pour but de faire une demande d’inscription à un groupe communautaire privé aux responsables du groupe. Elle concerne essentiellement les responsables – champs Responsables dans la fiche du groupe.

• Pour un groupe public, aucune notification n’est envoyée, la demande est acceptée automatiquement – exemple de groupe communautaire public : un blog.

• Dans le cas d’aucun responsable, la notification n’est pas envoyée et un message avertit l’utilisateur courant.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires à chaque demande via le bouton S’inscrire sur la page de la liste des groupes communautaires.

Cette notification est paramétrable par domaine.

Dans le contenu du mail par défaut, des liens permettent de répondre à la demande :

• Accepter : ce lien amène à envoyer une nouvelle notification (si celle-ci est active)

• Refuser : ce lien amène à envoyer une nouvelle notification (si celle-ci est active)

• Licence : Community

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Inscription à un groupe communautaire acceptée

Cette notification est la suite de la notification précédente. En effet, si le responsable accepte la demande d’inscription, cette notification est envoyée au demandeur. Elle concerne essentiellement les personnes faisant des demandes d’inscription à un groupe communautaire – la demande étant acceptée.

• Dans le cas où le demandeur est déjà inscrit, la notification n’est pas envoyée – même dans le cas où le demandeur est devenu responsable du groupe. Dans ces cas, un message l’indique à l’utilisateur courant.

• Pour un groupe public, aucune notification n’est envoyée, la demande est acceptée automatiquement – exemple de groupe communautaire public : un blog

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires à chaque acceptation, en cliquant sur lien Accepter dans la notification de demande d’inscription.

Cette notification est paramétrable par domaine.

• Licence : Community

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Inscription à un groupe communautaire refusée

Cette notification est la suite de la notification précédente. En effet, si le responsable refuse la demande d’inscription, cette notification est envoyée au demandeur. Elle concerne essentiellement les personnes faisant des demandes d’inscription à un groupe communautaire – la demande étant refusée.

• Dans le cas où le demandeur est déjà inscrit, la notification n’est pas envoyée – même dans le cas où le demandeur est devenu responsable du groupe. Dans ces cas, un message l’indique à l’utilisateur courant.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires à chaque refus, en cliquant sur lien Refuser dans la notification de demande d’inscription.

Cette notification est paramétrable par domaine.

• Licence : Community

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Invitation à un groupe communautaire

Cette notification a pour but d’inviter une personne à s’inscrire à un groupe communautaire via un import de membres sur un groupe communautaire. Lors de l’import, elle concerne essentiellement les personnes faisant partie du scope du privilège : Voir les utilisateurs, de l’utilisateur courant.

Cette notification est active que dans le cas où il faut avoir une confirmation de l’invité. En effet, pour utiliser ce système d’inscription, un paramètre de configuration doit être activé : L'inscription d'un membre à un groupe communautaire requiert la validation de l'invité. Si ce n’est pas le cas, la notification n’est pas utilisée lors de l’import de membres.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires à chaque import de membres.

Cette notification est paramétrable par domaine.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accepter la demande.

• Licence : Community

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Notification d’un nouveau message dans un fil de discussion

Cette notification a pour but de prévenir des participants à un fil de discussion d’un nouveau message posté. A chaque message posté, tous les autres participants du fil reçoivent un mail de notification.

• Un participant qui poste un message ne reçoit pas la notification pour SON message.

Cette notification sert pour un fil de discussion dans 2 cas :

• côté d’une validation d’une demande d’inscription.

• côté Player sur une ressource de type cas pratique.

Un mail de ce type est envoyé immédiatement lors d’un nouveau message posté.

Si un participant est supprimé du fil de discussion, il ne reçoit plus de mails. Par contre, il a toujours accès au fil de discussion et peut toujours saisir des messages. La saisie d'un message le fait entrer de nouveau dans la discussion, et dans ce cas, il recevra de nouveau les mails sur ce fil.

Cette notification est paramétrable par domaine.

• Paramètres passés au mail dans le cas d’un cas pratique.

• Paramètres passés au mail dans le cas d’une validation d’une demande d’inscription

• Paramètres dans un élément ConversationLog = un message

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

L’accès au fil de discussion le lien permet d’atterrir directement dans l’étape OF du processus où le fil se trouve – côté demande d’inscription.

Notification d’un nouveau message dans un forum

Cette notification a pour but de prévenir les participants à un sujet d’un forum d’un nouveau message posté. En effet, à chaque message posté, tous les abonnés au sujet reçoivent un mail de notification. Pour que cette notification soit active, il faut obligatoirement que le système d’abonnement soit activé dans l’application.

Explication du principe d’abonnement à un forum :

Il s’agit de donner la possibilité de suivre toutes les réponses données à un fil de discussion en gérant un système d’abonnement. Il n’est pas nécessaire d’être l’auteur d’un message pour le suivre. L’abonnement est individuel. Ce système d’abonnement est actif via un paramètre de configuration : Mode d'abonnement aux événements sur un sujet, par défaut c’est Aucun abonnement.

2 possibilités :

• Abonnement automatique : le créateur d’un sujet est abonné automatiquement à son sujet. Ensuite, les utilisateurs postant un message devient aussi abonné automatiquement.

• Abonnement manuel : pour tous les utilisateurs, l’abonnement doit se faire à partir d’un bouton S’abonner. Sur l’interface de consultation d’un sujet, l’utilisateur dispose d’un bouton d’abonnement. Si l’utilisateur est déjà abonné, un bouton pour se désabonner est affiché.

Si un participant se désabonne du sujet, il ne reçoit plus de mails.

Cette notification sert essentiellement pour les sujets des forums de l’application et concerne seulement les abonnés.

Un mail de ce type est envoyé immédiatement lors d’un nouveau message posté.

• Un participant qui poste un message ne reçoit pas la notification pour SON message.

Cette notification est paramétrable par domaine.

• Licence : Community

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Notification de messages non lus dans les conversations

Cette notification a pour but de prévenir des personnes ayant des messages non lus dans leurs conversations.

Cette notification sert essentiellement à la fonctionnalité conversation. Un mail de ce type est envoyé par le batch et qu’une seul fois aux personnes. Cette notification est paramétrable par domaine.

• Cette notification ne peut pas être envoyée immédiatement – même dans le cas d’une notification avec ce type d’envoi immédiat, nous ne souhaitons pas envoyer un message à chaque nouveau message reçu

Si un participant est supprimé de la conversation, il ne reçoit plus de mails.

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Notification d'activité dans un forum

Cette notification a pour but de prévenir les utilisateurs membres d’un groupes communautaires de nouvelles activités dans un forum.

La notification est personnalisable par domaine et s’applique sur le domaine de gestion du groupe communautaire.

La notification est envoyée aux membres et responsables du groupe communautaire, sauf au créateur du message.

Si un responsable est également membre du groupe, il ne reçoit la notification qu’une seule fois.

La notification est déclenchée sur les cas suivants :

• Création d’un nouveau sujet

• Création d’un nouveau message

• Réponse à un message

La liste des informations disponibles qui peuvent être insérées dans le corps du mail sont :

• Celles liées au groupe communautaire. (Nom technique = ‘SocialGroup’)

• Celles liées au forum (Nom technique = ‘Forum’)

• Celles liées au message (Nom technique = ‘Post’)

• Celles liées à l’auteur (Nom technique = ‘User’)

• L’url d’accès au message en question (Nom technique = ‘Url’)

• Celles liées à la session (Nom technique = ‘Session’, exemple : Session.Training.Name renvoie le nom de la formation)

• Cette notification est envoyée juste après la création du message. Celle-ci ne nécessite pas un traitement batch

Notifications cursus

Ces notifications sont rattachées à la licence Cursus.

Confirmation d’inscription à un parcours

Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’il a été inscrit à un parcours d’un cursus. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs du parcours.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.

Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par apprenant pour un parcours. Les parcours concernés sont ceux ayant une inscription il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.

• Pour information, pour ne pas envoyer de notifications en doublon et éviter de polluer la boîte mail des utilisateurs, cette notification est envoyée MAIS celles concernant une session de formation Confirmation à une session de formation si activée ne seront pas envoyées.

Les notifications peuvent être paramétrées en fonction des modalités d'inscriptions liées au parcours.

Cette notification est paramétrable par domaine – cursus – parcours.

• Licence : Curriculum

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail.

Annulation d’inscription à un parcours

Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’il a été désinscrit à un parcours d’un cursus. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs du parcours.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications pour toutes les inscriptions supprimées à des parcours.

• Lorsqu’un parcours est supprimé, les inscriptions liées sont également supprimées.

Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par apprenant pour un parcours si et seulement si l’apprenant a reçu la notification de confirmation (la notification précédente). Les parcours concernés sont ceux ayant une inscription il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.

• Pour information, pour ne pas envoyer de notifications en doublon et éviter de polluer la boîte mail des utilisateurs, cette notification est envoyée MAIS celles concernant une session de formation Annulation d’inscription à une session de formation si activée ne seront pas envoyées.

La notification peut être paramétrée en fonction des modalités d'inscriptions liées au parcours.

Cette notification est paramétrable par domaine – cursus – parcours.

• Licence : Curriculum

• Paramètres passés au mail

Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : confirmation.

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : confirmation.

Notifications évaluations

Ces notifications sont rattachées à la licence Evaluation

Compléter une évaluation

Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’il a une évaluation à compléter. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants inscrits à des évaluations et qui n’ont pas encore commencé leur évaluation – envoi en copie possible aux hiérarchiques ou aux évaluateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant pour une évaluation. Les sessions de formation concernées sont celles qui ont des inscriptions à des évaluations commencées durant la période de date du batch – X jours ET date du batch – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.

• Nous ne filtrons pas les sessions par rapport à leur état (inscription, terminée ou clôturée)

Cette notification est paramétrable par domaine – évaluation – session d’évaluation.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder directement à l’évaluation – c’est un raccourci rapide pour l’apprenant.

Comme pour toute les autres notifications, la date prise en compte est celle enregistrée en base de données : date UTC. Ainsi, une évaluation qui commence le 12/05 à 00h00 est enregistrée au 11/05 à 22h00 en base de données et par conséquent, le mail part le 11/05 au lieu du 12/05. Pour une session avec comme date de début 11/05 02:00, les mails ne sont pas envoyés la veille.

• Licence : Assessment

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Dans le contexte de la passation contrôlée – réception d’un mail à un utilisateur non connu de la plateforme Xperience, voici les informations disponibles pour le contenu du mail :

[%DATASOURCE(Source1,Syfadis.Assessment.EvaluationTrainees.IEvaluationTraineeService,AssertTraineeCanLogin)[%(EvaluationTrainee.Id)%]%

Grâce à ceci, vous pouvez utiliser à volonté :

[%(EvaluationTrainee.Login)%] et [%(EvaluationTrainee.Password)%].

Mail envoyé à l’évaluateur quand une évaluation est terminée

Cette notification a pour but de prévenir les évaluateurs quand un apprenant a terminé son évaluation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les évaluateurs des sessions d’évaluations – envoi en copie possible aux hiérarchiques des apprenants.

Un mail de ce type est envoyé à la fin de l’évaluation d’un apprenant.

Cette notification est paramétrable par domaine – évaluation – session d’évaluation.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder au suivi de l’évaluation de l’apprenant – c’est un raccourci rapide pour l’évaluateur.

• Licence : Assessment

• Paramètres passés au mail

Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : compléter une évaluation.

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : compléter une évaluation.

Relance d’un apprenant n’ayant pas terminé son évaluation

Cette notification a pour but de prévenir les apprenants ayant des évaluations à terminer sur des sessions non terminées. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants à des évaluations – envoi en copie possible aux hiérarchiques ou aux formateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.

Pour cette relance, les inscriptions concernées aux évaluations sont celles n’étant pas terminées (progression non complète), ET démarrées ou non selon le paramétrage Ne pas envoyer les relances aux utilisateurs ayant démarrés, ET correspondant à la période d’envoi avec le paramétrage sur la notification Nombre de jours après la date de début d’inscription à l’évaluation OU de session:

• De début de l’inscription

• De début de la session

Et les sessions de formation concernées sont celles qui sont commencées ET non terminées.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : à J+1, à J+2, etc.) au niveau d’une session, d’une évaluation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

Les notifications peuvent être paramétrées en fonction des modalités d'inscription de la session d’évaluation.

Cette notification est paramétrable par domaine – évaluation – session d’évaluation.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder directement à la liste des évaluations – c’est un raccourci rapide pour l’apprenant.

• Licence : Assessment

• Paramètres passés au mail

Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : compléter une évaluation.

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail.

Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : compléter une évaluation.

Certificat d’une evaluation

Cette notification a pour but de transmettre en pièce jointe le certificat d’une évaluation à une personne. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants inscrits à une session d’évaluation – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.

• Cette notification ne concerne pas la fonctionnalité évaluation de formation.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications ET si et seulement si l’option Envoyer par mail est activée dans la notification. Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par apprenant et sur certaines conditions à renseigner dans le paramétrage de la notification.

Explication des conditions pour obtenir le certificat :

• Score dépassé : saisie d’un score en % à atteindre par l’apprenant (avoir la notion de score obligatoirement pour utiliser cette condition).

• L’apprenant a réussi son évaluation = en succès (avoir un score de succès obligatoirement pour utiliser cette condition).

OU encore :

• Aucune des conditions de cocher = dans le cas, d’un apprenant ayant terminé simplement son évaluation.

Ces conditions sont additionnées : c’est bien un ‘ET’, exemple : score + succès coché, il faut bien les 2 conditions pour obtenir/envoyer le certificat.

Les sessions prises en compte dans le traitement d’envoi de la notification sont celles où des inscriptions ont commencées. Ensuite, seules les inscriptions non certifiées sont prises en compte lors de l’envoi de la notification – colonne Certificated de la table Ass_EvaluationTrainee.

Le document joint est au format PDF (transformation d’une page HTML en PDF).

La notification peut être paramétrée en fonction de la modalité d'inscription de la session d’évaluation.

Cette notification est paramétrable par domaine – évaluation – session.

• Licence : Assessment

• Paramètres passés au mail : les principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Evaluations des formations

Ces notifications sont rattachées à la licence Evaluation de formation.

Compléter une évaluation de formation

Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’il a une évaluation à réaliser. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants inscrits à une évaluation de formation – envoi en copie possible aux hiérarchiques ou aux formateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant pour une évaluation. Les sessions de formation concernées sont celles qui sont commencées ET commencées dans les X jours avant la date du batch – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.

Les notifications peuvent être paramétrées en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session de formation.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder directement à la fiche de l’évaluation côté apprenant.

Explication de différents cas :

• Dans le cas où le mail a été envoyé aux apprenants, si un responsable modifie le formateur au niveau de la session d’évaluation, ce dernier ne recevra pas le mail vu que les apprenants – destinataires principaux – ont déjà été prévenus.

• Dans le cas d’un processus d’évaluation de formation ET l’évaluation est paramétré que pour les apprenants, un mail est envoyé aux apprenants. X jours après, si un responsable coche l’option les formateurs à cette évaluation, le mail sera aussi envoyé.

• Dans le cas d’une notification activée tard dans le temps (3 mois après les évaluations par exemple), les inscriptions terminées (date de fin) à une évaluation de formation n’ayant pas reçu auparavant la notification ne seront pas prises en compte pour un éventuel envoi

• Licence : TrainingEvaluation

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Relance d’un utilisateur n’ayant pas terminé son évaluation de formation

Cette notification a pour but de prévenir les apprenants ayant des évaluations à terminer. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants à des évaluations de formation liées à des sessions – envoi en copie possible aux hiérarchiques ou aux formateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.

Pour cette relance, les inscriptions concernées aux évaluations sont celles n’étant pas réalisées (progression non complète) ET correspondant à la période d’envoi avec le paramétrage sur la notification Nombre de jours après la date de début d’inscription à l’évaluation. Et les sessions de formation concernées sont celles qui sont commencées ET commencées dans les X jours avant la date du batch – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : à J+1, à J+2, etc.) au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

Les notifications peuvent être paramétrées en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session de formation.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder directement à la fiche de l’évaluation côté apprenant.

• Licence : TrainingEvaluation

• Paramètres passés au mail

Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : compléter une évaluation de formation.

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente : compléter une évaluation de formation.

Notifications formateurs

Annulation de la convocation du formateur

Cette notification a pour but de prévenir un formateur que la session de formation où la séance qu’il anime est annulée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les formateurs.

Les évènements déclencheurs qui envoi un mail de ce type :

• la suppression d’une session

• l’annulation d’une session

• la suppression d’une séance

• la suppression du formateur sur une séance

• la date de fin d'une séance ou de la session

L’annulation signifie une suppression OU une annulation d’une session, OU une suppression d’une séance présentielle.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par personne si et seulement si la notification de convocation ai été envoyée auparavant aux destinataires – cette dernière doit être active. Par conséquent, elle est envoyée après la convocation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

Dans le contenu du mail par défaut, nous affichons les informations de la session mais également des informations de TOUTES les séances OU classes virtuelles de la session.

• Paramètres passés au mail : en plus des principaux

Explication du dictionnaire ConvocationForTutorDto

Explication du dictionnaire SynchronousClassroomDto

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : en plus des principaux.

Ceux des principaux essentiellement.

Convocation du formateur

Cette notification a pour but de prévenir un formateur d’une session à animer. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les formateurs des séances et aussi ceux de la session (dans le cas d’autres saisis).

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par formateur sur les sessions de formation dont il est formateur. Les sessions de formation concernées sont celles non supprimées qui débutent dans X jours suivant la date du batch – X désigne le paramètre de la notification Nombre de jours avant le début de la session (par défaut : 14 jours).

Les séances affichées dans la notification sont triés par date de début de séance.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

• Paramètres passés au mail

Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente

Modification de la convocation du formateur

Cette notification a pour but de prévenir un formateur d’une session qu’une modification a eu lieu. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les formateurs.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications aux personnes concernées (1 envoi par personne) si et seulement si la notification de convocation ai été envoyée auparavant aux destinataires – cette dernière doit être active. Par conséquent, elle est envoyée après la convocation.

• Dans le cas où un responsable fait une modification le jour 1, puis le jour 2 et que le batch tourne tous les jours, la notification est envoyée le jour 1 et aussi le jour 2.

Les séances affichées dans la notification sont triés par date de début de séance.

Les conditions d’envoi sont à choisir lors de la conception de la notification – au moins une condition doit être sélectionnée (option obligatoire).

Les conditions qui enclenchent un envoi de mail :

• Changement de dates (session ou évènement – la date de début, de fin ou fuseau horaire)

• Changement de lieux (évènement) : l'ajout ou la modification d'un lieu sur un événement

• Changement de salles (évènement) : l'ajout ou la modification d'une salle sur un événement

• Changement de formateurs (évènement présentiel) : l'ajout ou la modification d'un formateur sur un événement

Dans le cas de l’option Changement de formateurs non cochée, l'ajout ou la suppression d'un formateur sur une séance donnée ne provoquera pas l'envoi de cette notification.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

• L’option sur les conditions est obligatoire mais elle ne rentre pas en compte lors du choix de la notification à envoyer contrairement aux autres options (modes d’apprentissage & modalités d’inscription)

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

• Paramètres passés au mail

Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente.

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Ce sont les mêmes caractéristiques que la notification précédente.

Rappel d’animation d’une classe virtuelle

Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur l’organisation d’une séance de classe virtuelle. Elle concerne principalement les formateurs qui animent des séances de type classe virtuelle.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications. La notification est envoyée qu’une seule fois par personne selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle Jour(s) avant, avertir le formateur du début de la classe virtuelle (par défaut : 14 jours).

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : le jour de l’inscription, à J-1, le jour J, etc.) au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

La notification peut être paramétrée en fonction des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation pour le formateur et ensuite à la classe virtuelle (élément du parcours de la formation).

• Licence : VirtualClassroom

• Paramètres passés au mail : en plus des principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : en plus des principaux

Rappel d’animation d’une séance présentielle

Cette notification a pour but de prévenir des personnes sur l’organisation d’une séance présentielle. Elle concerne principalement les formateurs qui animent des séances présentielles.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications. La notification est envoyée qu’une seule fois par personne selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle jour(s) avant, avertir le formateur du début de la séance présentielle (par défaut : 14 jours).

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées (rappel : le jour de l’inscription, à J-1, le jour J, etc.) au niveau d’une session, d’une formation ou d’un domaine donné, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation pour le formateur et ensuite à la séance présentielle (élément du parcours de la formation).

• Licence : Blended

• Paramètres passés au mail : en plus des principaux

Explication du dictionnaire PresentialDto

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : en plus des principaux

Concernant l’ajout d’une pièce jointe, il est possible d’ajouter un rapport de type document HTML d’une fiche d’émargement pour une séance – explication.

Notifications générales

Alerte sur les formations à réaliser ou à terminer

Cette notification a pour but d’informer un apprenant de ces inscriptions à commencer, à terminer ou en cours tous les ‘x’ mois – sorte de rappel mensuel de ces formations. Elle est destinée principalement aux apprenants étant inscrits à des formations.

Il est possibilité de cibler les managers, des utilisateurs en CC, en CCI.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications. La notification est envoyée qu’une seule fois par personne tous les ‘x’ mois – selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : la date de début = date à partir de laquelle le traitement gère cette notification via le batch et la fréquence d’envoi en mois.

Exemple :

• Date de début du traitement = 21/03/2021, avec une fréquence tous les 2 mois

• Un mail sera envoyé à tous les apprenants ayant des inscriptions entre le 21/01 et 21/03 (date d’inscription prises en compte), dans cette période ou à cheval ET selon les critères définis

Cette notification est complémentaire aux autres sur la partie formation. Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un domaine, avec un texte spécifique à chacune en différenciant le champ code.

Côté critère / ciblage des inscriptions, plusieurs existent :

• Codes de la formation = cible des formations suivant l’information code ou le code de regroupement – séparateur ‘;’ pour en mettre plusieurs – exemple : ‘DES2E;SZA2’

• Mode d’apprentissage = ciblage des sessions de formation en fonction du mode

• Modalité d’inscription = ciblage des sessions de formation en fonction de la modalité d’inscription

• Statut d’inscription = ciblage des inscriptions en fonction de l’état de complétude de l’apprenant

• Non commencé = progression non démarrée (LMSProgress = 0)

• En cours = progression en cours (Incomplete)

• Terminé et en échec = progression terminée (Complete) + réussite en échec (Success = No)

Cette notification est paramétrable par domaine.

Dans le contenu du mail par défaut, nous affichons les informations sur les formations concernées par rapport aux inscriptions de l’apprenant.

• Paramètres passés au mail

Correction de votre test

Cette notification a pour but d’informer un apprenant qu’une correction a été effectuée sur une de ces ressources d’un plan de formation. Elle est destinée principalement aux apprenants ayant réalisé des ressources à corriger.

Les ressources d’un plan de formation concernées :

• Questionnaire (Quiz)

• Cas pratique

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors d’une correction d’un questionnaire OU d’un cas pratique – dans le cas d’une correction complète c’est à dire lorsque le responsable clique sur le bouton Terminer la correction.

• Le simple enregistrement de la correction n’envoie pas la notification

Cette notification est paramétrable par domaine.

Dans le contenu du mail par défaut, nous affichons les informations de la ressource concernée et du score obtenu.

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : en plus des principaux

Mail envoyé à l’opérateur quand l’envoi automatique est impossible

Cette notification a pour but de prévenir une personne que l’envoi de mails est en erreur.

Le destinataire est par défaut une adresse mail interne à Bealink – renseigné dans un paramètre de configuration (non visible via l’interface) : Les adresses mails des opérateurs de catalogue = administration.suite5@bealink.com

Cette notification est paramétrable par domaine.

• Cette notification est dédiée exclusivement à la société Bealink

• Paramètres passés au mail

Mail envoyé au superviseur dans le cas d’erreur fatale de l’application

Cette notification a pour but de prévenir une personne qu’une erreur fatale a eu lieu sur une plateforme.

Le destinataire est par défaut une adresse mail interne à Bealink – renseigné dans le fichier de configuration client : administration.suite5@bealink.com

Le fichier de configuration ayant ce paramètre : web.config.AppSetting

Cette notification est paramétrable par domaine.

Dans le contenu du mail, les informations sur l’erreur sont affichées.

• Cette notification est dédiée exclusivement à la société Bealink

• Paramètres passés au mail

Nouvelles sessions de formation disponibles pour les souhaits

Cette notification a pour but d’avertir des utilisateurs étant abonnés à des formations côté catalogue que des sessions de formation sont disponibles. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les collaborateurs, mais peut être envoyée à d’autres personnes – envoi en copie possible à leur responsable.

Règles de la notification :

• Destinataires :

• Utilisateur : les personnes abonnées à des formations

• Hiérarchique : les personnes hiérarchiques des abonnés

• Sessions de formation = celles comprises dans le mail

• Mode d’inscription = Front Office, publiées au catalogue

• Ayant de la place disponible

• 1 seul mail est envoyé par abonné regroupant toutes les nouvelles sessions de formation par abonnement – durant le batch

• Les sessions au sein d'un abonnement à une formation sont triées par date de début/fin de session

• Existence d’un lien (url) dans le contenu du mail par défaut : il permet rapidement pour l’utilisateur de se diriger vers la fiche d’une formation pour s’inscrire ou se désabonner

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.

Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par utilisateur et regroupe tous les abonnements. Les sessions concernées sont celles étant ouvertes dans le catalogue (FO) et ayant des places disponibles.

Cette notification est paramétrable par domaine.

• Licence : Catalogue

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Explication de l’élément SubscriptionResults = Liste de SubscriptionResultItem (item dans le tableau)

Exemple d’un lien (url) redirigeant vers une fiche catalogue d’une formation pour un abonnement – item étant un SubscriptionResultItem :

<a href="[%(item.MyLink)%]">[%(item.MySubscription.CatalogItem.Name)</a>

Récapitulatif du centre de notifications

Cette notification a pour but d’envoyer une notification contenant les notifications non lues des utilisateurs selon une fréquence.

La notification est personnalisable par domaine et est traité par le batch d’envoi de mail.

La notification sera envoyé aux utilisateurs s’ils ont des notifications non lues. Si l’utilisateur a lu toutes ses notifications, il ne la recevra pas.

L’activation de cette notification modifie le comportement des paramètres du centre de notification des utilisateurs. Au lieu d’avoir des paramètres dans le centre de notification, il seront redirigés vers une page de configuration.

Il est possible de définir la fréquence d’envoi :

• Quotidien : la notification est envoyée tous les jours.

• Hebdomadaire : la notification est envoyée selon les jours de la semaine choisis (du lundi au dimanche).

• Mensuel : la notification est envoyée selon les jours du mois choisis (du 1 au 28 avec la possibilité de choisir dernier jour pour envoyer la notification le dernier jour du mois).

Liste des propriétés disponible dans le contenu :

• Destinataire

  • Nom complet

  • Nom

  • Prénom

  • Identifiant

  • Email

• Nom des tâches

• Lien de la liste des tâches

• Si tâche visible ou non

• Le nombre de notifications des tâches

• Objet du mail

• Si mail visible ou non

• Le nombre de notifications des mails

• Lien de la liste des mails

• Objet de la notification

• Si mail notification ou non

• Le nombre de notifications des mails système

• Titre du badge

• Lien vers la liste des badges

• Si badge visible ou non

• Le nombre de notification des badges

• Les utilisateurs ont la possibilité de ne pas vouloir recevoir la notification et de modifier la fréquence d’envoi. Pour cela, ils peuvent modifier ces paramètres en allant dans la configuration de leur centre de notification.

Habilitations

Ces notifications sont rattachées à la licence Habilitation.

Rappel pour une habilitation à renouveler

Cette notification a pour but de prévenir l’utilisateur de l’écheance d’une de ces habilitations. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les collaborateurs, mais peut être envoyée à d’autres personnes – envoi en copie possible à leur responsable.

Explications du paramétrage spécifique :

• Code : champ permettant de différencier N notifications du même type pour un même domaine

• Destinataires :

• Utilisateur : les personnes concernées par les habilitations

• Hiérarchique : les personnes hiérarchique des utilisateurs des habilitations

• Responsable d’habilitation : le responsable de l’habilitation concernée par la notification

• Personnes ayant créé les habilitations : les créateurs des utilisateurs habilités

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.

Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par utilisateur et par habilitation. Les habilitations concernées sont celles étant dans la période de rappel – entre la date du batch (avec la date de rappel) et remontant jusqu’à X jours – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des habilitations.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un domaine, avec un texte spécifique à chacune à l’aide du champ Code.

Cette notification est paramétrable par domaine.

• Licence : Accreditation

• Paramètres passés au mail

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail

Fin de validité d’une habilitation

Cette notification a pour but de prévenir l’utilisateur de la fin de validité d’une de ces habilitations. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les collaborateurs, mais peut être envoyée à d’autres personnes – envoi en copie possible à leur responsable.

Explications du paramétrage spécifique :

• Code : champ permettant de différencier N notifications du même type pour un même domaine

• Destinataires :

• Utilisateur : les personnes concernées par les habilitations

• Hiérarchique : les personnes hiérarchique des utilisateurs des habilitations

• Responsable d’habilitation : le responsable de l’habilitation concernée par la notification

• Personnes ayant créé les habilitations : les créateurs des utilisateurs habilités

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.

Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par utilisateur pour une habilitation. Les habilitations concernés sont celles n’étant plus valide – entre la date du batch (avec la date de fin de validité) et remontant jusqu’à X jours – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des habilitations.

Dans le cas d’un renouvellement déjà effectué pour un utilisateur et une habilitation, la notification ne sera pas envoyée.

Plusieurs notifications de ce type peuvent être configurées au niveau d’un domaine, avec un texte spécifique à chacune à l’aide du champ Code.

Cette notification est paramétrable par domaine.

• Licence : Accreditation

• Paramètres passés au mail : idem que précédemment

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : idem que précédemment

Notifications inscriptions

Acceptation de la demande d’inscription

Cette notification a pour but de prévenir une personne qu’une demande d’inscription le concernant a été validée et acceptée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les personnes faisant partie des demandes d’inscription – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé à la fin du processus de demande quand celle-ci ai été validée et acceptée pour une personne :

• Inscription à une session de formation

• Inscription en attente en liste d’attente d’une session OU d’une formation.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

Cette notification peut concerner différents processus – expliqué dans la notification de refus.

Dans le contenu du mail, il faut faire attention à l’utilisation des informations sur la session de formation. En effet, une demande d’inscription peut être liée simplement à une formation (SANS session choisie), dans ce cas, les informations sur la session ne sont pas remplies à la création du mail à envoyer : TrainingSession est vide – aucune valeur (= NULL).

• Paramètres passés au mail : les principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Annulation d’une convocation

Cette notification a pour but de prévenir une personne que sa session de formation a été annulée/supprimée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants inscrits à des sessions de formation – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.

Les évènements déclencheurs qui envoi un mail de ce type :

• la suppression d’une session

• l’annulation d’une session

• la suppression d’une inscription

• l’annulation d’une inscription

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications et qu’une seule fois par personne si et seulement si la notification de convocation ai été envoyée auparavant aux destinataires – cette dernière doit être active. Par conséquent, elle est envoyée après la convocation.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

• Paramètres passés au mail : les principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Annulation d’inscription à une session de formation

Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’il a été désinscrit à une session de formation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant pour une session. Cette notification est fortement liée à la notification de confirmation d’une inscription. En effet, si un apprenant n’a pas reçu la notification de confirmation, il ne recevra pas cette notification d’annulation.

Les sessions prises en compte sont celles ayant une désinscription il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

• Pour information, pour ne pas envoyer de notifications en doublon et éviter de polluer la boîte mail des utilisateurs, cette notification n’est pas envoyée dans le cas que la session appartient à un parcours d’un cursus ET que la notification Annulation d'inscription à un parcours est activée – c’est cette dernière qui est envoyée.

• Paramètres passés au mail : les principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Annulation d’une demande d’inscription

Cette notification a pour but de prévenir la personne ayant fait une demande d’inscription que celle-ci a été annulée. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les demandeurs – envoi en copie possible aux responsables.

Un mail de ce type est envoyé qu’une seule fois aux demandeurs, selon la stratégie de la notification :

• Un envoi immédiat à la confirmation de l’annulation

• lors du batch des notifications

Cette notification n’a pas de paramètres spécifiques. Elle est paramétrable seulement par domaine.

• Paramètres passés au mail : les principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail :

Attestation d’une formation

• Cette notification est obsolète maintenant depuis la mise en place du certificat de formation

Cette notification a pour but de transmettre en pièce jointe l’attestation de formation à une personne. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants inscrits à une session de formation – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant. Les éléments pris en compte sont les sessions terminées et les inscriptions selon le paramétrage de la notification avec 2 paramètres :

• Envoi de la notification N jours après :

• Date de fin de la session

OU

• Date de validation de la progression sur l’inscription – information LmsFirstCompletedOn dans la table Cat_Trainee

• Inscriptions ayant une progression >= à N%

• En mettant « -1 », ces paramètres ne sont pas pris en compte sur la récupération des éléments.

Un délai est mis en place également sur la récupération des sessions terminées : il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

• Paramètres passés au mail : les principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Certificat d’une formation

Cette notification a pour but de transmettre en pièce jointe le certificat de formation à une personne. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants inscrits à une session de formation – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications ET si et seulement si l’option Envoyer par mail est activée dans la notification.

Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par apprenant et sur certaines conditions à renseigner dans le paramétrage de la notification. Ces conditions sont additionnées : c’est bien un ‘ET’, exemple : seuil + succès coché, il faut bien les 2 conditions pour obtenir/envoyer le certificat.

Explication des conditions pour obtenir le certificat :

• Seuil de progression dépassé

• Seuil de progression à atteindre (en pourcentage %)

• L’apprenant a réussi sa formation = en succès

• Les émargements doivent être renseignés : aussi bien ceux côté apprenant des fiches d’émargement que ceux du tuteur.

• La présence à toutes les séances de la formation.

L’envoi de la notification est aussi conditionnée par une date à prendre en compte :

• Envoi de la notification N jours après :

• Date de fin de la session

OU

• Date de fin de l’inscription

Seules les inscriptions non certifiées sont prises en compte lors de l’envoi de la notification – colonne Certificated de la table Cat_Trainee.

Le document joint est au format RTF ou PDF (transformation d’une page HTML en PDF) – ce choix se fait également dans le paramétrage de la notification.

Un délai est mis en place également sur la récupération des sessions terminées : il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions ou des évaluations de formation.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

• Licence : Certification

• Paramètres passés au mail : les principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Confirmation d’inscription à une session de formation

Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’il a été inscrit à une session de formation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications.

Une notification de ce type est envoyée qu’une seule fois par apprenant pour une session. Les sessions concernées sont celles ayant une inscription il y a X jours de cela – X désigne le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours.

Les inscriptions supprimées ne sont pas prises en compte dans l’envoi du mail.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

• Pour information, pour ne pas envoyer de notifications en doublon et éviter de polluer la boîte mail des utilisateurs, cette notification n’est pas envoyée dans le cas où la session appartient à un parcours d’un cursus ET que la notification Confirmation d'inscription à un parcours est activée – c’est cette dernière qui est envoyée.

• Paramètres passés au mail : les principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Convocation à une session de formation

Cette notification a pour but de convoquer l’apprenant à une session de formation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant pour une session. Les sessions concernées sont celles n’étant pas terminées et étant dans la période recherchée selon le paramétrage de la notification Date à prendre en compte avec le nombre des jours avant cette date :

• Date de début de la session.

• Date de début de l’inscription : nous prenons en compte la date de début minimum trouvée parmi toutes les inscriptions à la session.

Pour cette notification, nous prenons également le paramètre Nombre de jours pendant lesquels on essaie d’envoyer les notifications liées à des sessions, des évaluations de formation ou parcours dans le calcul d’envoi.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

Les notifications liées à celle-ci :

• Modification d’une convocation

• Annulation d’une convocation

• Rappel d’une inscription

• Paramètres passés au mail : les principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Exemples

1^er cas :

Pour un nombre de jours avant la date de début de 15 jours avant le début de la session et un délai de 7 jours:

• Les convocations sont envoyées à partir de 15 jours avant le début de la session jusqu'à 7 jours après le début de la session

• Une fois cette période passée, les nouvelles inscriptions ne sont pas concernées

2^ème cas :

Pour un nombre de jours avant la date de début de -15 jours avant le début de la session = 15 jours après le début de la session et un délai de 7 jours :

• Les convocations sont envoyées à partir de 15 jours après le début de la session pendant une période additionnelle de 7 jours

• Une fois cette période passée, les nouvelles inscriptions ne sont pas concernées

3^ème cas :

Pour un nombre de jours avant la date de début de 15 jours avant le début de l'inscription et un délai de 7 jours:

• Les convocations sont envoyées à partir de 15 jours avant le début de l'inscription jusqu'à 7 jours après le début de l'inscription

• Les nouvelles inscriptions sont concernées si leurs dates d'inscription correspondent à cette période

4^ème cas :

Pour un nombre de jours avant la date de début de -15 jours avant le début de l’inscription = 15 jours après le début de la l'inscription et un délai de 7 jours:

• Les convocations sont envoyées à partir de 15 jours après le début de l'inscription pendant une période additionnelle de 7 jours

• Les nouvelles inscriptions sont concernées si leurs dates d'inscription correspondent à cette période

Règle pour une configuration de 0 jours :

Un nombre de jours avant la date de début de 0 implique que la convocation est envoyée à partir de la journée de démarrage (UTC) de la session ou de l’inscription toujours avec un délai de 7 jours.

Règle pour tous les cas :

Les convocations ne sont pas envoyées aux apprenants si leur inscription est terminée = date de fin d'inscription (UTC) dépassée, même si nous sommes toujours dans la période d'envoi.

Notion de présence

Afin d'organiser une session dans les meilleures conditions, avant que la session commence, un responsable peut avoir besoin de savoir si un apprenant assistera ou non à la session de formation.

De ce fait, l’apprenant a l’occasion d’informer son responsable par le biais d’une notification en cliquant sur des liens.

Plusieurs types de notifications sont concernées pour cette notion de présence côté apprenant :

• Convocation à une session de formation

• Modification d’une convocation

• Rappel d’une inscription

Afin qu’un apprenant saississe sa présence ou non, des informations ont été ajoutées dans les champs de fusion de ces notifications, ce sont 2 liens à insérer dans le corps de la notification :

• Url d’acceptation : lien pour accepter

• Url de refus : lien pour refuser

• Les 2 nouveaux champs de fusion sont des urls non encapsulées dans un lien. En effet, un lien n’est pas interprété en tant que HTML, et l’intitulé du lien est à modifier via l’éditeur lors de la personnalisation – voir ci-dessous.

Nouveaux champs de fusion pour la présence

Pour pouvoir l'encapsuler, il faut ajouter le champ de fusion depuis l'éditeur puis l'encapsuler en HTML via l'onglet HTML.

Exemple du texte à insérer en HTML :

<br />

Merci de nous confirmer votre pr&eacute;sence par les liens suivants :<br />

- <a href="[%(AprovalUrl)%]" target="_blank">Je serai pr&eacute;sent </a>

<br />

- <a href="[%(RefusalUrl)%]" target="_blank">Je ne serai pas pr&eacute;sent </a>

<br />

Contenu d’une notification avec les liens

Lorsque l’apprenant confirme ou non sa présence, sa réponse est enregistrée dans la table Cat_Trainee, colonne Trai_ConvocationPresence et est à titre indicatif.

Côté interface, cette information est affichée dans 2 pages :

• Au niveau de la liste des inscriptions à une session : à côté du nom-prénom d’un inscrit.

• Au niveau de la fiche d'une inscription d'un apprenant : champs indiquant cette information.

• L’utilisateur peut revenir sur sa décision et répondre autant qu’il le veut, sa réponse sera prise en compte – exemple : je serai présent, J+1, je ne serai pas présent, prise en compte à J+1 de sa 2^ème réponse.

Invitation à une séance présentielle

Cette notification a pour but d’envoyer une invitation à une personne participant à une séance présentielle afin d’avoir automatiquement l’évènement dans son calendrier de sa boîte mail externe, sans avoir à cliquer sur un fichier ical. Elle concerne les inscrits à la séance et également les formateurs.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications qu’une seule fois par personne et par séance selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle N jours avant le début de la session ou de la séance (par défaut : 14 jours).

Les séances concernées sont toutes selon la condition d’envoi SAUF celles terminées !

• Dans le cas d’une séance présentielle terminée au sein d’une session de formation, aucun sens d’envoyer une invitation sur une séance présentielle passée.

Cette notification est paramétrable par domaine, formation, session.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation côté d’un apprenant (depuis mes inscriptions) mais aussi côté formateur (depuis mes sessions).

• Une séance e-learning n’est pas concernée par cette notification

• Notification complémentaire avec celle sur la classe virtuelle

Modifications

Ce type de notification génère un évènement dans une boîte mail externe. De ce fait, toute modification sur la séance présentielle doit engendrer un autre envoi de cette même notification lors du batch le jour même de la modification.

Les modifications déclenchant un nouvel envoi de l’invitation en mode mis à jour dans le calendrier :

• Date de début de la séance

• Date de fin de la séance

• Lieu de la séance

• Salle de la séance

Les modifications déclenchant un nouvel envoi de l’invitation en mode suppression dans le calendrier :

• Suppression de la séance

• Annulation / Suppression de l’inscription

• Changement / Annulation / Suppression de la session de formation ayant la séance

Tracer les réponses

Comment tracer les réponses des personnes ayant reçu et répondu à l’invitation ?

• Licence : Blended

• Paramètres passés au mail : en plus des principaux

Explication du dictionnaire InvitationMeetingSessionNotificationDto

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : ceux principaux

Invitation à une mise en situation

Cette notification a pour but d’envoyer une invitation à une personne participant à une mise en situation afin d’avoir automatiquement l’évènement dans son calendrier de sa boîte mail externe, sans avoir à cliquer sur un fichier ical. Elle concerne les inscrits à la mise en situation et également les formateurs.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors du batch des notifications qu’une seule fois par personne et par mise en situation selon un paramétrage défini dans la fiche de la notification : un nombre de jours peut être saisi sur la règle N jours avant le début de la session ou de la séance (par défaut : 14 jours).

Les mises en situation concernées sont toutes selon la condition d’envoi SAUF celles terminées !

• Dans le cas d’une séance terminée au sein d’une session de formation, aucun sens d’envoyer une invitation sur un événement passé.

Cette notification est paramétrable par domaine, formation, session.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation côté d’un apprenant (depuis mes inscriptions) mais aussi côté formateur (depuis mes sessions).

• Les informations contenues dans l’évènement de la boîte externe sont expliquées dans ce chapitre.

• Notification complémentaire avec celle sur la séance / classe virtuelle

Modifications

Ce type de notification génère un évènement dans une boîte mail externe. De ce fait, toute modification sur la mise en situation doit engendrer un autre envoi de cette même notification lors du batch le jour même de la modification.

Les modifications déclenchant un nouvel envoi de l’invitation en mode mis à jour dans le calendrier :

• Date de début de la mise en situation

• Date de fin de la mise en situation

• Lieu de la mise en situation

• Salle de la mise en situation

Les modifications déclenchant un nouvel envoi de l’invitation en mode suppression dans le calendrier :

• Suppression de la mise en situation

• Annulation / Suppression de l’inscription

• Changement / Annulation / Suppression de la session de formation ayant la mise en situation

Tracer les réponses

Comment tracer les réponses des personnes ayant reçu et répondu à l’invitation ?

• Paramètres passés au mail : en plus des principaux

Explication du dictionnaire InvitationMeetingSessionNotificationDto

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : ceux principaux

Mail envoyé au hiérarchique en cas d’absence de collaborateurs

Cette notification a pour but de prévenir des responsables d’équipe (hiérarchique) de l’absence totale ou partielle de leurs collaborateurs à une session de formation clôturée. Elle concerne principalement les hiérarchiques.

Un mail de ce type est envoyé aux destinataires lors de la clôture d’une session de formation et qu’une seule fois au hiérarchique avec tous les absents (total ou partiel) d’une session de formation. Ce mail concerne seulement les sessions avec des séances présentielles ou classes virtuelles.

Les apprenants, où la présence n’est pas renseignée, ne sont pas pris en compte dans l’envoi de ce mail.

A partir du moment où la notification a été envoyée, si d'autres personnes se rajoutent à la liste des destinataires, ces personnes ne seront pas notifiées.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

• Licence : Blended

• Paramètres passés au mail : les principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux

Modification d’une convocation

Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant qu’une modification a eu lieu sur sa session de formation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications aux apprenants concernés (1 envoi par personne) si et seulement si la notification de convocation ai été envoyée auparavant aux destinataires – cette dernière doit être active. Par conséquent, elle est envoyée après la convocation.

• Dans le cas où un responsable fait une modification le jour 1, puis le jour 2 et que le batch tourne tous les jours, la notification est envoyée le jour 1 et aussi le jour 2.

Les modifications qui déclenchent l’envoi d’un mail de ce type :

• Changement de session pour un apprenant : d’une session A vers une session B de la même formation

• Date de début de la session

• Date de fin de la session

• Lieu de formation

• Salle du lieu de la session

• Evénement (séance, mise en situation) :

• Ajout d’un événement à la session,

• Suppression d’un événement à la session,

• Modification d’un événement : lieu, salle, date de début, date de fin, liste des formateurs

Les conditions d’envoi sur les dates (et fuseau horaire), les salles, les lieux sont à choisir lors de la conception de la notification – au moins une condition doit être sélectionnée (option obligatoire). Pour les autres conditions (changement de session, ajout / suppression d’un événement), elles sont automatiquement prises en compte.

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

• L’option sur les conditions est obligatoire mais elle ne rentre pas en compte lors du choix de la notification à envoyer contrairement aux autres options (modes d’apprentissage & modalités d’inscription)

• Paramètres passés au mail : les mêmes que pour la convocation

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les mêmes que pour la convocation

Nouvelle ressource e-learning disponible

Cette notification a pour but de prévenir l’apprenant que des nouvelles ressources e-learning sont disponibles sur sa session de formation – les éléments présentiels ne sont pas concernés (séance, situation, cv). Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant pour une session. Les sessions concernées sont celles n’étant pas terminées OU ayant des inscriptions commencées (ou commence à la date du batch) et non terminées.

Si la session est éligible, les inscriptions concernées sont uniquement les inscritpions ayant démarrées. Les inscriptions non démarrées ne sont pas concernées par l’’envoi de la notification.

Les éléments déclencheurs de cet envoi de mail :

• Lors d’un ajout d’une ressource e-learning dans le plan d’une formation avec impact des sessions en cours lors d’une mise en production.

• Lors d’une modification de la visibilité de ressources par le formateur/RF – rendre visible des ressources par un formateur ou RF/RH sur le plan de la session de formation.

• Lorsque la date de début d’une ressource e-learning est atteinte = ressource planifiée via le planning, commençant le jour du batch – pour cette condition, le fonctionnement est le suivant pour l’envoi :

• Envoi lors du traitement du batch Notifications : prise en compte des ressources commençant le jour J du batch

• Exemple : heure du traitement à 1h le 15 janvier  ressources prises en compte = celles planifiées commençant le 15 janvier

• Cas où la notification n’est pas envoyée :

• Dans le cas d’une ressource non visible et planifiée : non prise en compte – aucun envoi

• Dans le cas du traitement du batch Notifications non lancé un jour (suite à une erreur ou autre) : aucun rattrapage possible pour les ressources du jour du batch.

Schéma : à quel moment est envoyée la notification ? pour la dernière règle

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

Dans le contenu du mail par défaut, un lien permet d’accéder à la fiche de la formation pour l’apprenant.

• Paramètres passés au mail : les principaux

• Champs dynamiques, utilisables dans le mail : les principaux.

Rappel d’une inscription

Cette notification a pour but de rappeler à l’apprenant qu’il est inscrit à une session de formation. Au niveau destinataires, elle concerne principalement les apprenants – envoi en copie possible aux responsables ou aux formateurs de la session.

Un mail de ce type est envoyé lors du batch des notifications et qu’une seule fois par apprenant pour une session. Les sessions concernées sont celles n’étant pas terminées OU ayant des inscriptions non terminées, et étant dans la période recherchée selon le paramétrage de la notification Date à prendre en compte avec le nombre des jours avant cette date :

• Date de début de la session

• Date de début de l’inscription

Cette notification est paramétrable par domaine – formation – session.

La notification peut être paramétrée en fonction du mode d'apprentissage de la formation et des modalités d'inscription de la session de formation.

• Paramètres passés au mail : les principaux.