Interfaces administrateur

L’interface d’administration peut facilement être accédée via le bouton Administration disponible dans le menu de la version web lorsque le profil de la personne connectée à le droit d’administrateur. Voici les différentes pages que vous retrouverez dans l’interface administrateur.

La page d'accueil de cet espace présente une vue d’ensemble de l’environnement où il est facile de visualiser et d’accéder à l’activité récente. Depuis cette page, l’administrateur peut voir les différents évènements à venir, les derniers contenus, playlists, évaluations, formations… et exécuter des actions relatives comme télécharger la feuille de présence, éditer un contenu ou visualiser le rapport.

En haut à droite l’utilisateur possède trois boutons, le premier concerne son profil et lui permet de télécharger ses données utilisateur en conformité avec le RGPD ou bien de changer son mot de passe lors d’une connexion n’utilisant pas de SSO (Single-Sign-On). Un second bouton lui permettant de basculer dans l’expérience apprenant et enfin un dernier permettant de se déconnecter.

Gestion des utilisateurs

Les utilisateurs sont gérés depuis l’onglet correspondant dans le backoffice.

La plupart du temps, les utilisateurs sont synchronisés automatiquement avec leurs données de profil depuis un système tiers comme un annuaire d’entreprise (Active Directory) ou bien depuis un LMS afin que les activations / désactivations de comptes soient automatiques.

Le LXP ne doit pas être une plateforme supplémentaire dans un écosystème déjà complexe et nécessitant une lourde charge d’administration. Il est là pour simplifier l’accès à la formation et intégrer globalement des systèmes ne communiquant pas ou peu.

C’est pour cela que l’on préfère gérer les utilisateurs et leurs données à un seul endroit, qui n’est souvent pas le LXP.

Néanmoins, le LXP possède quand même ces fonctionnalités de gestion des utilisateurs pour des structures plus petites, gérer des employés externes ou bien des opérateurs sans identité numérique. Il permet de télécharger la base utilisateur au format Excel, de gérer les mots de passe (en l’absence de SSO), l’activation / désactivation, les champs du profil, les rôles, les groupes, et faire toutes les modifications de données dans Excel puis uploader le fichier une fois fini.

Il est aussi possible de modifier unitairement un utilisateur en cliquant sur le bouton d’édition du profil.

Les informations principales qui sont souhaitées dans le LXP sont :

• L’identifiant

• L’email (qui peut être vide)

• Le nom

• Le prénom

• L’intitulé de poste

• L’édition d’un utilisateur permet aussi de gérer son affectation aux groupes et sa responsabilité en tant qu’administrateur de groupes.

Gestion des groupes

Les groupes sont importants car ils définissent beaucoup de règles de visibilité sur les différents éléments du LXP. En effet, les groupes permettent de gérer la visibilité de certains éléments du catalogue, de widgets sur la page d’accueil, d’envoyer des notifications à une partie de la population, de gérer la visibilité pour les inscriptions à des événements ou bien encore l’accès à certaines playlists.

Bien souvent, comme les utilisateurs, ils sont automatiquement synchronisés depuis un LMS tiers afin de ne pas dupliquer leur administration.

Des groupes additionnels peuvent être créés dans le LXP. Pour ce faire, il suffit d’éditer en Excel un groupe d’utilisateurs et inscrire dans la colonne groupe, le nom d’un nouveau groupe puis d’uploader le fichier. Le groupe est alors créé et les utilisateurs affectés à ce groupe.

La gestion des groupes se fait depuis l’onglet Utilisateurs du LXP, puis le bouton Gérer les groupes.

De plus, pour certains cloisonnements de visibilité, il existe la notion d’administrateur de groupes. Cette notion sert par exemple à cloisonner certaines entités business afin qu’un formateur ne voie qu’une partie de la population, ou bien même qu’un administrateur ne puisse éditer qu’un widget de la page d'accueil restreint à son groupe.

Pour affecter à un administrateur la visibilité sur des groupes, il faut de la même manière éditer son profil et cliquer sur la liste de groupes à administrer.

Gestion des catalogues et parcours

L’une des forces de la solution Bealink est la gestion simplifiée d’un catalogue consolidé contenant des milliers d’objets pédagogiques.

La gestion du catalogue multi-source est un des éléments critiques pour le LXP, car la pertinence de la recherche va s’appuyer sur les métadonnées des contenus, des formations et autres objets présents dans le catalogue.

C’est pour cette raison que le LXP possède aujourd’hui 44 champs de métadonnées pour décrire au mieux tous les objets du catalogue client. Bien sûr, l’ensemble de ces champs n’a pas à être rempli et une grande majorité ne sont pas obligatoires.

Après avoir travaillé de nombreuses années avec des catalogues volumineux, nous nous sommes posé la question du meilleur outil pour gérer un grand volume de données chiffrées, texte, copier / coller des valeurs, filtrer le catalogue… et il s’appelle Excel.

C’est pourquoi nous avons en plus de l’interface graphique et du moteur de recherche présent dans la plateforme vous permettant d’éditer unitairement un objet ou bien le rajouter dans une playlist, ajouter l’édition dans Excel par export / import de fichier.

L’interface ci-dessus vous permettra d’afficher ou masquer des colonnes du catalogue, changer leur ordre, filtrer par colonne, filtrer par type d’objet ou bien encore effectuer une recherche textuelle dans les métadonnées pour trouver le bon contenu.

De plus si vous cliquez sur le bouton télécharger en Excel, vous pourrez travailler sur beaucoup plus de références en même temps que de gérer un à un les objets en cliquant sur le bouton Éditer.

Une fois les modifications effectuées sans changer le format du document, il ne reste plus qu’à l’uploader dans la plateforme.

Bealink possède aussi une autre spécificité à valeur ajoutée pour gérer le catalogue de formation. C’est une gestion des versions en sas. En effet, lors d’une synchronisation quotidienne des éléments de formation depuis une plateforme tiers le gros risque est d’écraser les modifications que vous avez faites sur vos métadonnées (par exemple vous changez les compétences et mot clés de la ressource de l’éditeur pour mapper votre référentiel). Toutes les autres plateformes du marché ont cette problématique, qui dit synchronisation, dit annule et remplace de vos données par celle de l’éditeur de contenu tiers. Ce n’est pas le cas avec la plateforme de Bealink qui a bien été conçue en ayant ces problématiques d’intégration et de synchronisation en tête.

Dans l’écran ci-dessous, vous verrez que le catalogue de l’éditeur continue d’être synchronisé et que vous posséderez toutes les nouveaux contenus avec leurs métadonnées dans une fiche source (à droite de l’écran ci-dessous), mais que vous pourrez éditer l’ensemble des données du contenu sans casser sa synchronisation avec le système tiers (fiche de gauche).

Cette gestion novatrice du catalogue et de la synchronisation rentre tout à fait dans la proposition de valeur d’une plateforme unifiée et intelligente pour les utilisateurs finaux.

Depuis le back-office de l’application, les administrateurs ont un contrôle total sur le contenu, autant sur leurs propres playlists créées et structurées par l’entreprise que celles partagées par les apprenants. Ils peuvent supprimer des playlists, ajouter du contenu à des playlists, en supprimer, modifier les descriptions, les images de couverture des contenus et des playlists. L’ensemble de ces actions se trouve dans l’entrée Playlist du menu.

Les playlists créées par les administrateurs ne disposent pas du nom de l’auteur et sont des sortes de playlists / parcours que l’on pourrait qualifier de “corporate”.

Il existe deux types de playlists que les administrateurs peuvent créer afin de structurer du contenu issu de différentes sources. Tout d’abord les playlists “découverte” qui regroupent des contenus que l’utilisateur final peut lancer dans n’importe quel ordre. Elle permet le plus souvent de regrouper des contenus ou formations par catégories ou thèmes et laisse l’utilisateur libre de faire du “pick and choose” à son gré. Le second type de playlist est la playlist “aventure” qui elle possède un ordre pédagogique à respecter dans le lancement des ressources. Ainsi un utilisateur devra commencer par le contenu numéro 1, puis faire le 2 et ainsi de suite pour que sa progression atteigne 100% de complétion.

Ces deux types de playlist à la main de l’administrateur sont importantes, car à notre sens le LXP ne peut se suffire à indexer des contenus ou des formations tiers, il doit aussi permettre d’associer ces éléments dans des parcours qui vont vraiment prendre le meilleur du marché. Il devient alors possible de débuter par un quiz, puis faire un MOOC sur Coursera, puis lire un résumé de livre via getAbstract, pour finir par une mise en situation en VR.

Le LXP permet cela grâce aux playlists, que nous nommons ainsi dans l’unique but de ne pas perdre l’apprenant dans une terminologie propre aux experts L&D.

Une fois le type de playlist choisi par l’administrateur, celui-ci peut alors ajouter des contenus du catalogue ou bien créer du contenu par URL, ou upload de fichiers vidéo ou SCORM. Il pourra alors ordonner les ressources dans l’ordre souhaité puis finir en réglant les règles de visibilité / disponibilité de la playlist, soit par langue, soit par groupe d’utilisateurs.

Les inscriptions sont également facilement gérables dans l’onglet Inscriptions de la plateforme. Les inscriptions de masse, de groupe ainsi que le suivi seront disponibles.Dans le parcours différents éléments sont configurables comme les compétences, les thématiques, les progressions, la visibilité, les objectifs…

Enfin, la liste des différents thèmes qui sont disponibles aux apprenants ou aux administrateurs pour catégoriser un contenu ou une playlist peut être modifiée dans l’onglet Catalogue et des traduction des thèmes dans les différentes langues peut être apportée.

Des mails peuvent être automatisés dans les parcours afin de communiquer autour des inscriptions, des différentes activités de formation d’un parcours…

Gestion des rôles

Comme toute application modulaire, le LXP possède plusieurs rôles prédéfinis donnant accès à un certain nombre de fonctionnalités.

Les rôles sont les suivants :

• Administrator

• Owner

• User Manager

• Teacher

• Advanced Teacher

• Designer

• Reporting

• Training Marketing

• Training Manager

• Training Event Manager

• Training plan Manager

• Learner

Les rôles peuvent être affectés aux utilisateurs en lot en utilisant le fichier Excel d’utilisateurs, ou bien manuellement en éditant le profil de l’apprenant.

Ces rôles sont propres au LXP et définissent l’accès aux fonctionnalités du LXP, et ne peuvent donc pas être administrés depuis un produit tiers (LMS, Annuaire…).

Gestion des évènements

Comme toute application modulaire, le LXP possède plusieurs rôles prédéfinis donnant accès à un certain nombre de fonctionnalités.

Les rôles sont les suivants :

• Super Administrateur (possède tous les droits, ainsi que celui de créer des administrateurs et voit la partie intégration du produit)

• Administrateur (possède l’ensemble des fonctionnalités sauf l’onglet Intégration)

• Formateur (n’a pas accès au back office car c’est un rôle “front office” qui permet de gérer les événements synchrones)

• Formateur avancé (n’a pas accès au back office, possède le droit de créer des utilisateurs externes pour des sessions de formation)

Les rôles peuvent être affectés aux utilisateurs en lot en utilisant le fichier Excel d’utilisateurs, ou bien manuellement en éditant le profil de l’apprenant.

Ces rôles sont propres au LXP et définissent l’accès aux fonctionnalités du LXP, et ne peuvent donc pas être administrés depuis un produit tiers (LMS, Annuaire…)

Depuis l’onglet Évènements du back-office, Il est possible de visualiser l’ensemble des évènements planifiés. L’administrateur peut notamment voir le nombre de participants, les dates, les topics, l’état des signatures. Il peut également facilement modifier l'événement et télécharger la feuille d’émargement.

Les évènements peuvent être gérés par import-export et se déclinent en :

• Le catalogue d'événements

• Qui peut contenir plusieurs sessions

• Qui elles même peuvent contenir plusieurs créneaux.

Cela permet à Bealink de gérer la temporalité des évènements, notamment en lien avec les évènements intégrés dynamiquement à différents parcours.

Gestion des compétences et métiers

Les différents métiers et compétences de l’entreprise peuvent être importés ou connectés avec les outils SIRH de l’entreprise. La liste de compétences ainsi que les niveaux de compétences sont entièrement customisable depuis l’onglet Utilisateurs du back office.

Les administrateurs pourront importer leurs associations, moduler les différents niveaux de compétences (il y en a 4 par défaut mais autant que voulu peuvent être ajoutés et nommés.

Les associations de poste, de compétences de contenus… seront également gérées depuis cet onglet avec la possibilité d’importer des fichiers( Excel, csv…)

Gestion des plans et demandes de formation

Dans l’interface administrateurs, les administrateurs pourront également importer ou intégrer (à partir du LMS/TMS) les différents plans de développement à travers leurs différents groupes d’utilisateurs et le cas échéant, leurs entités.

Cette fonctionnalité est reliée à celle des demandes de formation ce qui permet aux administrateurs d’automatiser la validation de certaines demandes si celles-ci sont en accord avec le plan de développement et ont précédemment été validés par un manager.

Les administrateurs auront également une vue d’ensemble sur les différents plans de formation qu’ils gèrent, ils pourront voir l’avancement, les métriques de volume et de validation ainsi que les différents statuts :

• En attente

• Approuvé par le manager

• Approuvé par RH

• Complété

• Refusé

Les demandes peuvent être validées par le RH directement dans le l’interface administrateur de la plateforme.

Celles-ci peuvent également être automatisées avec :

• Des demandes volumiques

• Des validations automatiques dans certains cas

Gestion des entités

Depuis le back-office, il est également possible de créer différentes pages et entités afin que différents apprenants ou groupes d’apprenants aient accès à différentes pages d’accueil personnalisées en fonction par exemple de la filiale du groupe pour laquelle ils travaillent, de leur rôle dans l’entreprise....

Chaque entité est personnalisable en termes de couleurs, logo, look and feel… et chaque page au sein d’une entité est également personnalisable en termes de widget, contenus, image de couverture…

Gestion des pages

La personnalisation de l’espace est un point important lorsque l’on parle de plateforme d’expérience apprenant. La personnalisation de la page d’accueil s’effectue depuis l’onglet correspondant du back office.

Le paramétrage de cette page d’accueil s’effectue grâce à des blocs ou widget que l’on peut ordonner comme souhaité grâce à un système de glisser / déposer.

Sur chaque widget, l’administrateur pourra régler la visibilité du bloc sur toute la population ou bien une population spécifique définie par un groupe.

De plus, en haut de la page se trouve un menu déroulant permettant de changer la langue et de réaliser une page d'accueil par langue. Si une langue n’est pas activée ou personnalisée, la langue par défaut affichée sera l’anglais.

Voici la liste des widgets utilisables autant de fois que souhaité dans la page :

Pour ajouter un widget, rien de plus simple, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter un widget en bas de la page, sélectionner le type de widget à ajouter, éditer les paramètres du widget en cliquant sur la petite icône de stylo puis cliquer sur Publier.

Voici la liste des widgets :

• Un carrousel / slider (ensemble de slides qui défilent et permettent de mettre en avant une actualité, une formation afin de faire la promotion de l’offre)

• Un widget permettant des entrées thématiques ou catégories

• Des widgets Images (1, 2 ou 3) permettant de mettre des images cliquables

• Un widget Embed, permettant d’incorporer des vidéos ou même des sites webs

• Un widget Favoris, widget dynamique qui s'alimente avec les favoris de l’utilisateur

• Un widget Inscriptions, widget dynamique, qui récupère l’ensemble des inscriptions en cours de l’utilisateur depuis les différents LMS. Exemple : J’inscris l’utilisateur A dans mon LMS à la formation gestion de projet, si l’utilisateur A se connecte au LXP il verra son inscription avec son pourcentage d’avancement

• Un widget Historique, qui regroupe l’ensemble des derniers contenus, formations vus par un utilisateur

• Un widget Barre de recherche, permettant d’ajouter une barre de recherche à une page

• Un widget Recommandation, qui lui peut se décliner en 8 autres widgets complétements dynamiques:

• Top contenus du mois

• Top contenus de la semaine

• Top playlists du mois

• Top playlists de la semaine

• Top contributeurs du mois

• Top contributeurs de la semaine

• Contenus et playlists récent(e)s

• Recommandation collaborative

• Un widget Mise en avant / Liste, qui vous permet de sélectionner des formations, des contenus ou bien des personnes à mettre en avant. Ce widget est très utilisé car il peut être utilisé de nombreuses fois sur la page, et peut aussi servir à faire des entrées thématiques et autre sélection

D’autres capacités de personnalisation de l’expérience utilisateur se trouvent dans l'onglet Paramètres du back office. Depuis cette section, l’administrateur pourra choisir la couleur principale et secondaire du LXP (bouton, menus…) ainsi qu’une image de fond et un logo.

Enfin, le menu de l’application pour l’apprenant est aussi personnalisable depuis l’onglet Paramètres et permet d’ajouter des entrées vers vos systèmes favoris.

Cela peut être vers un canal Teams, vers un réseau social, vers Salesforce, vers un système d’entretien annuel...tout ce qui peut être accédé via une URL.

Notifications et courriels

L’application propose plusieurs types de notifications afin d’animer la communauté et améliorer l’usage du digital learning dans l’entreprise. Les notifications ne sont pas des emails, qui eux sont aussi bien souvent envoyés depuis le LMS ou le TMS (convocation, rappel de connexion…) mais un système d’envoi d’alertes sur les téléphones mobiles.

À savoir que ce type de communication est bien plus efficace car les taux d’ouverture sont 3 fois supérieurs à celui des emails.

A la main de l’administrateur, ces notifications sont envoyées avec le texte souhaité et un lien d’ouverture de l’app sur le bon contenu, la bonne formation, ou une URL d’un contenu externe. Pratique pour lier l’activité de learning au calendrier de l’entreprise.

Pour récupérer un lien de lancement direct d’une ressource, cliquez sur le bouton de partage de la ressource dans le LXP web et copiez collez là dans la partie URL de la notification.

L’envoi de notifications “push” se fait via l’onglet notification du menu d’administration.

Cette page permet d’envoyer une notification en quasi-temps réel, sur tous les appareils mobiles ayant installé l’app du LXP.

La notification peut être envoyée à tout le monde, à un groupe d’utilisateurs, ou à soit même à des fins de tests. De plus, les différentes sections de langue permettent d’envoyer une notification traduite dans plusieurs langues.

Les notifications automatiques quant à elles, sont liées à l’activité de l’utilisateur dans la plateforme et ne sont pas des notifications back office mais plutôt front office.

Aujourd’hui une notification automatique est envoyée à un utilisateur pour le prévenir d’un ajout de contenu dans une playlist mise dans les favoris, ou bien lors du post d’un nouveau contenu par un utilisateur suivi.

Bealink dispose également d’un outil de mailing intégrable avec le domaine de l’entreprise lui permettant d’automatiser un certain nombre de notifications par mail.

Reporting

Le LXP possède des tableaux de bords standards (analytics) ainsi que des données exportables sous format Excel (reporting).

Ces données sont accessibles depuis l’onglet Rapports pour les tableaux de bord et données agrégés mais aussi à chaque fois que l’administrateur voir la colonne Usage dans un tableau et l’icône Voir plus.

L’onglet Rapports se présente sous la forme d’un dashboard dans lequel l’ensemble des métriques sont exposées. Il est possible de générer le dashboard par durée de temps (7 derniers jours, 30 derniers jours…) ainsi que par groupe d’utilisateur. Depuis cet onglet, il est également possible d’accéder aux rapports particuliers par contenu, playlist ou action de formation en général.

En effet les données consolidées de nombre de lancement de l’application, d’utilisateurs actifs ou de contenus vu sont présentées sous la forme de graphiques dans l’onglet Rapports ainsi que l’ensemble des données liées aux événements (présence, absence, feuille d’émargement) et données brutes de consommation au format Excel.

Pour télécharger ces données brutes, il suffit de cliquer sur le bouton Télécharger le détail de suivi.

Les données de consommations des playlists se trouvent dans l’onglet playlist, sur chacune d’entre elles en cliquant sur la petite icône. Cela permet notamment de voir la progression des utilisateurs dans une playlist donnée (nombre de contenus vus / nombre de contenus total).

• Pour accéder aux données sur un contenu, il faut cliquer sur la playlist correspondante pour voir la liste de contenus.

• Puis cliquer sur la petite icône voir plus.

• Enfin pour avoir les statistiques d’un utilisateur particulier, il faut utiliser le moteur de recherche d’apprenant situé dans l’onglet Utilisateurs.

• Une fois l’utilisateur trouvé, une fois de plus cliquer sur la petite icône de statistiques pour avoir le détail

NanoLMS

Le LXP Bealink possède quelques fonctionnalités de LMS même s’il n’a clairement pas la vocation de couvrir l’ensemble du périmètre fonctionnel que propose un LMS. Le LMS, ou Learning Management System ayant pour but de manager l’offre de formation dans une logique très descendante, avec des sessions, des inscriptions et du reporting sur les éléments SCORM (temps passé, score, complétude).

Néanmoins, beaucoup de nos clients qui adhèrent à notre philosophie ascendante visant à donner accès aux fonctionnalités au plus grand nombre souhaitent permettre à des RH locaux ou bien des managers de proximité, d’inscrire facilement des personnes à un parcours / playlist. Ils s’affranchissent ainsi d’une formation à un outil LMS souvent complexe et riche d’administrateur et capturent par la même occasion beaucoup plus d’action de formation en collant au plus proche des besoins terrain.

Nos intégrations avec les LMS tiers nous permettent de faire cela et de proposer des pages très simples permettant d’effectuer de multiples opérations d’administration de leur LMS.

De plus, il est fréquent que les niveaux de maturité learning dans différentes entités d’un même groupe soient différents, et que certaines BU ne disposent pas d’un LMS ou bien que nous adressions des structures très petites qui ont besoin d’un produit tout en un.

Il nous fallait donc pouvoir combler ce besoin posséder quelques fonctionnalités d’un LMS, à savoir concevoir des parcours de formation structurés (via les playlists aventure), pouvoir héberger des contenus SCORM, pouvoir assigner la visibilité de certains parcours à certaines populations (sans pour autant inscrire) via les groupes, créer des événements synchrones comme le présentiel ou la classe virtuelle et suivre leur tracking, ou bien encore proposer un reporting de LMS, avec le temps passé sur une ressource ou une playlist, la progression ou le score.

Ces points sont maintenant couverts par la solution Bealink et permettent d’adresser les besoins de tout type d’organisation.