Import coûts sur les sessions

Importer les coûts sur les sessions

Ouvrez le menu Paramètres > Importer les données

Format du fichier

Sélectionnez le format de fichier pour cet import: CSV file, format Syfadis, les coûts sur les sessions.

Par conséquent, ce fichier est au format texte. L’encodage est ANSI par défaut, mais il peut être modifié.

1. Sélectionnez un séparateur pour les colonnes pouvant contenir plusieurs valeurs. Par défaut, nous utilisons le " | ".

2. Sélectionnez un séparateur pour les colonnes (habituellement "," ou "; ").

3. Cochez ou décochez les deux options :

   • Importer la première ligne du fichier (qui parfois peut être les libellés des colonnes).

   • Avec prévisualisation des résultats. Vous pouvez visualiser l’import avant son exécution.

4. Options de prise en charge des opérations. Cochez la ou les cases afin d’importer des insertions (créations) ou les mises à jour pour cet import.

Le contenu d’un fichier

Les colonnes prises en compte dans le fichier à importer sont définies dans un paramètre de configuration depuis la page configuration, noeud « Import de données Les formations ».

Ce paramètre est « Ordre des colonnes pour fichier CSV, format Syfadis, les coûts sur les sessions » et a comme valeur par défaut :

ExternalId;Name;Import_Session.TrainingSession.ExternalId;Nature.Nature.ExternalId;Nature.Nature.Name;RevenueType;BeforeTaxPrice;Import_User.User.ExternalId;User_BeforeTaxPrice;StartedOn;FinishedOn;Provider.AbstractTrainingProvider.ExternalId;Origin

• L’ordre des colonnes est important pour le mécanisme d’import !

A travers cet import, voici les entités pouvant être créées ou mises à jour :

• Coût : Revenue

• Nature de coût : Nature

Règles de cet import

• Pour un coût collectif = 1 ligne.

• Pour un coût individuel = 1 ligne par inscrit obligatoirement.

• Pour un coût supplémentaire = 1 ligne par inscrit obligatoirement.

• Gestion de l’organisme ou le fournisseur du coût que s’il existe – aucune création !

• Session active ou annulée.

• Inscription active ou annulée.

• Inscription en lien avec un utilisateur actif ou archivé – peu importe.

• Un import de coûts sur une session ou une inscription supprimée n’est pas concerné – seules les annulations le sont !

Cas spéciaux lors d’un import

• Pour un coût individuel, dans le fichier d’import, si pour 1 ligne, l’utilisateur renseigné n’est pas connue de la session – aucune inscription de cet utilisateur à la session, l’erreur est indiqué à la sortie de l’import pour l’utilisateur courant.

• Pour un coût individuel, dans le cas d’une session avec 3 utilisateurs inscrits, si un import contient seulement 2 lignes pour le même coût qui concernent 2 inscrits seulement, après import, le coût individuel est bien importé mais avec 2 montants de saisis pour les 2 inscrits – pour les autres inscrits, le montant sera de 0.

• Aucun import n’est fait sur une session clôturée.

• Aucun import n’est fait sur une session supprimée.

• Aucun import n’est fait sur une inscription supprimée.

Voici un descriptif des colonnes prévues dans le fichier d’import dans le standard :

Informations complémentaires sur des colonnes

• Prix : pour les colonnes de prix, c’est un decimal qui doit être renseigné

• Date de début et de fin : prise en compte des dates de la session dans le cas où elles ne sont pas renseignées dans le fichier d’import.

• Nature : Si l’identifiant défini dans le fichier ne correspond pas à une nature de coût existante dans l’application, la nature sera créée, bien évidemment, dans ce cas, il faut obligatoirement renseigner le nom associé, sinon la nature ne sera pas créée. Si l’identifiant défini dans le fichier correspond à une nature existant dans l’application et que le nom renseigné n’est pas le même, la nature sera mise à jour avec le nouveau nom renseigné.

• Organisme ou fournisseur : Si l’identifiant défini dans le fichier ne correspond pas à un organisme ou un fournisseur existant dans l’application, le lien ne se fera pas avec le coût – non trouvé, aucune création pour cet élément.

Paramétrages

La licence

Clé de licence : Module.Finance

Privilèges

Paramètres de configuration

Règles à retenir de cet import

• Pour un coût collectif = 1 ligne

• Pour un coût individuel = 1 ligne par inscrit obligatoirement

• Gestion de l’organisme ou le fournisseur du coût que s’il existe – aucune création !