Les classes virtuelles

Définition d’une classe virtuelle

Une classe virtuelle est un élément à ajouter dans un parcours de formation côté conception.

Elle permet aux participants et au formateur de se connecter à l’outil qui dispense les classes virtuelles tout en remontant les informations de suivi dans la plateforme.

Créer la fiche formation

Ouvrez Administration > Formation > Fiche formation > Nouveau

Précisez le mode d’apprentissage :

• Classe virtuelle

Ou

• Mixte (blended learning)

Attention : le mode d’apprentissage conditionne l’envoi des notifications (hors invitation) et l’envoi des questionnaires d’évaluation de la formation

Ajouter l'élément Classe virtuelle dans un module

Ouvrez Administration > Formation > Fiche formation > Onglet Conception

• La classe virtuelle est un élément qui peut être créée uniquement dans un module.

• Il n’est pas ajouté à la bibliothèque des ressources.

• Le message d’accueil permet de communiquer des informations visibles par les apprenants au lancement de la classe via la plateforme.

• Indiquez bien la durée estimée de la classe virtuelle, si l’utilisateur est présent, le système pourra ainsi renseigner les heures de présence en fonction de l’information saisie dans le champ Durée de la séance.

Caractéristiques de la classe virtuelle

Pour configurer une classe virtuelle :

Ouvrez Formation > Onglet Conception > Nouveau > Classe virtuelle > Onglet Séquencement

Comportement de suivi :

Par défaut, lorsqu'un apprenant accède à la classe virtuelle à partir de son plan de formation, le suivi de l'assiduité est au moins signalé via le lecteur de contenu (le player).

Cas spécifiques : Configurations multi-sessions ou hybrides

Programmation automatique :

Une classe virtuelle peut être programmée automatiquement pour chaque session. Lorsqu'une session est créée, la ou les sessions correspondantes sont automatiquement ajoutées à l'onglet Planning de la session.

Planning basé sur une contrainte de date :

Si l'horaire de la classe virtuelle dépend de l'horaire d'un autre élément du module (par exemple, « commence X jours après le début du module »), assurez-vous que l'élément dépendant a également une règle d'horaire définie.

Ne pas oublier de mettre en production !

Créer la session

Ouvrez Formation > Une formation > Onglet session > Nouvelle session

Renseignez à minima les champs obligatoires.

Dans le cadre du front office (demande d’inscription) :

1. Saisissez une capacité d’accueil pour préciser le nombre maximum de personnes qui peuvent être inscrites à une session.

2. Mettez une date de clôture des inscriptions pour les sessions front-office.

Configuration des dates et heures des sessions

Classes à session unique :

Pour les classes à session unique, les dates et heures des sessions peuvent être alignées directement sur l'emploi du temps de la classe.

Classes à sessions multiples :

Pour la classe comportant plusieurs sessions, définissez la date de début de la session à la date de la première classe et la date de fin à la date de la dernière classe.

Accès anticipé à la classe virtuelle :

Si la classe commence en même temps que la session, configurez l'heure de début de la session pour qu'elle précède de x minutes l'heure de début du cours afin de permettre aux participants d'accéder plus tôt à la salle de classe virtuelle.

Attention : l’option de paramétrage permettant l’accès x min avant ne s’applique que sur les séances et non pas à la session.

Formateurs :

• Dans le cas d’une conception mono-séance, ajouter le formateur sur la session.

• Dans le cas d’une conception multi-séances ou mixte, ajouter le formateur sur chacune des séances.

Planifier/configurer la classe virtuelle en tant que formateur

Ouvrez Mes sessions > Une session > Menu Configurer la classe virtuelle

À partir de l’entrée Mes sessions, le formateur peut planifier/configurer les séances des sessions sur lesquelles il est positionné.

1. Sélectionnez le type de connecteur à utiliser si plusieurs connecteurs configurés.

2. Selon le connecteur sélectionné/configuré, les champs à compléter s’adaptent.

3. Planifiez la séance (date de début, date de fin, formateur, …).

Planifier/configurer la classe virtuelle en tant qu’administrateur

Ouvrez Administration > Une formation > Onglet session > Une session > Onglet Planning

À partir de l’entrée Planning, l’administrateur peut planifier/configurer les séances.

1. Sélectionnez une séance dans le planning et cliquer sur Modifier la planification ou double-cliquez dessus.

2. Sélectionnez le type de connecteur à utiliser si plusieurs connecteurs configurés.

3. Selon le connecteur sélectionné/configuré, les champs à compléter s’adaptent.

4. Planifiez la séance (date de début, date de fin, formateur).

Rappel : Cochez Vue complète pour afficher les ressources e-learning.

Configurer la classe virtuelle Teams

Ouvrez le menu Mes sessions > Une session > Configurer la classe virtuelle

Ou :

Formation > Une formation > Onglet session > Une session > Onglet Planning

Synchronisation automatique des participants

• La synchronisation est nécessaire pour que les participants soient bien enregistrés comme participants côté Teams. Sinon, les temps de présence ne pourront pas être récupérés.

• La synchronisation peut être manuelle et automatique :

  • Ajout/annulation/suppression d’inscriptions

  • Modification/suppression séance / formateur

  • Annulation/suppression sessions

• Une notification d’évènement est envoyée par TEAMS :

  • à tous les participants si création/modification de la séance

  • aux participants ajoutés/supprimés

Attention aux doublons avec les autres notifications activées dans la plateforme.

Nombre de participants synchronisés :

• Inscrits à la session + Formateur(s) sur la séance.

• Par exemple : 3 participants = 1 inscrit + 1 formateur + 1 co-organisateur.

• Popin avec listes des utilisateurs non synchronisés.

Teams Light : Configurer la classe virtuelle

Ouvrez : Mes sessions > Une session > Menu Configurer la classe virtuelle

Ou :

Formation > Une formation > Onglet session > Une session > Onglet Planning

Attribution de l'organisateur :

• La personne qui configure la classe virtuelle pour la première fois est automatiquement désignée comme organisateur de l'événement dans Microsoft Teams. Ce rôle n'est pas modifiable.

Ajout d'un co-organisateur :

• Un co-organisateur (par exemple, le formateur) peut être affecté à l'événement, ce qui lui confère les mêmes autorisations que l'organisateur principal dans Teams.

Génération de l'URL d'équipes :

• Le bouton Enregistrer génère l'URL unique de la réunion d'équipe.

Message de bienvenue personnalisé :

• Un message de bienvenue peut être configuré et affiché aux participants lorsqu'ils accèdent à la salle de classe via le lecteur de la plateforme.

Invitations et intégration au calendrier :

• Les participants, les formateurs et les organisateurs/co-organisateurs (si différents) recevront une invitation générée par Syfadis contenant un fichier .ical, qui s'intègre automatiquement à leurs calendriers. Assurez vous que la notification « Invitation à la classe virtuelle » de Syfadis est activée pour cette fonctionnalité.

Accès au lien des équipes :

• Par défaut, la notification n'inclura pas l'URL Teams (une amélioration future est prévue). Les participants doivent se connecter à la plateforme pour accéder à la classe virtuelle ou recevoir le lien par d'autres moyens.

Copie du lien Teams pour communication en dehors de la plateforme aux participants/formateur ou à copier dans la notification Invitation à une classe virtuelle personnalisée au niveau de la session.

Synchronisation des participants

Ouvrez : Mes sessions > Une session > Menu Configurer la classe virtuelle

Ou : Formation > Une formation > Onglet session > Une session > Onglet Planning

La synchronisation est nécessaire pour que les participants soient bien enregistrés comme participants côté Teams. Sinon, les temps de présence ne pourront pas être récupérés.

La synchronisation peut être manuelle ou automatique (configuration avec batch) :

• Ajout/annulation/suppression d’inscriptions

• Modification/suppression séance / formateur

• Annulation/suppression sessions

La synchronisation déclenche une notification d’invitation à la classe virtuelle envoyée par la plateforme :

• à tous les participants, formateur et organisateur si création/modification de la séance

• aux participants ajoutés/supprimés

Nombre de participant synchronisés :
Inscrits à la session + Formateur(s) sur la séance. Par exemple : 3 participants = 1 inscrit + 1 formateur + 1 co-organisateur

• Popin avec listes des utilisateurs non synchronisés

Paramètre à activer pour récupérer des présences Teams

Si vous rencontrez un ou deux des cas suivants :

• des problèmes liés à la récupération des données de présence des participants,

• vous souhaitez vous passer des droits délégués dans Microsoft ENTRA ID.

Il faut positionner le paramètre de configuration suivant à Vrai.

Ce paramètre active une récupération des enregistrements de présence d'un point de vue technique :

• Permissions déléguées : Les autorisations déléguées des locataires ENTRA ne sont plus utilisées.

• Permissions d'application : Seules les autorisations d'application sont requises pour la récupération des données.

Impact de l'activation du paramètre :

Ce paramètre n’impacte pas la création / synchronisation / fonctionnement du Connecteur ; le fonctionnement global reste identique.

Important : Si ce paramètre est positionné à vrai, la création de l’URI de callback n’est également plus nécessaire.

Accès à la réunion Teams et partage d’écran pour utilisateurs externes

Afin d’éviter aux formateurs externes d’être placés en salle d’attente des réunions Teams créées via le connecteur, un paramètre de configuration dans Xperience permet de contourner cette situation :

Remarque :  C’est ce même paramètre qui gère le contournement de la salle d’attente, ainsi que le partage d’écran aux externes.

Deux valeurs sont possibles pour ce paramètre :

• Aucun contournement : Valeur par défaut, les personnes externes seront placées en salle d’attente selon les règles établies par la DSI des clients concernant l’administration du logiciel Teams (pour les réunions).

• Tout le monde : Aucun invité ne passe par la salle d’attente.

Ce paramètre n’impacte pas la création / synchronisation / fonctionnement du Connecteur ; le fonctionnement global reste identique.