Des informations descriptives et de gestion. C’est l’objet de rattachement des modules et des sessions.
Une fiche Back-Office visible par les rôles d’administration, et une fiche Front-Office visible par les apprenants.
Des sessions de formation : une session est une formation à laquelle on est inscrit et qui va se dérouler pendant une certaine durée : session = formation + période.

Informations supplémentaires

Il est possible de classer les formations (également les cursus et les évaluations de collaborateurs) par thème.

À chaque formation peut être associés un ou plusieurs thèmes.
Les thèmes sont arborescents.

Créer la fiche d’une formation

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations

Informations générales

Cliquez sur le bouton Nouveau.
Renseignez les informations de la fiche de cette formation :
- Le nom de la formation (obligatoire).
- Formation obligatoire (Oui ou Non): si ce champ est renseigné sur la fiche formation, le fiche session hérite de cette information et tous les apprenants inscrits à cette Session de formation. Cependant le caractère obligatoire d’une formation peut être modifié sur la fiche session ou sur la fiche d’inscription de l’apprenant.
- Formation réglementaire (cochez cette case si la formation a un statut réglementaire).
- Le mode d’ouverture du lecteur de contenus :
  - Défaut - Prend la valeur du paramètre de configuration duDomaine : "Ouvrir le lecteur de contenus de formation dans la même fenêtre".
  - Ouverture dans la même fenêtre - Ouverture dans la même fenêtre, méthode d'ouverture du nouveau lecteur de contenus.
  - Ouverture dans une popup (obsolète) - Ouverture dans une popup (obsolète), méthode d'ouverture de l'ancien lecteur de contenus.
- Le code / Code regroupement : afin de retrouver plus facilement vos formations.
- Domaine de gestion : associez un domaine à la formation (par défaut tous les domaines sont associés).
- Theme : associez la formation à un thème (par exemple : Bureautique, Design, Informatique, Langues…).
- Organismes de formation : associez un organisme en recherchant un organisme existant ou en créant un nouvel organisme.
- Mode d’apprentissage : (présentiel, e-learning, classe virtuelle, cursus etc.). Il est fortement recommandé de choisir le mode d’apprentissage lors de la création de la formation.
- Langue : si la formation doit être dispensée dans une langue particulière, sélectionnez la langue. Important : si vous avez une offre de formations en plusieurs langues, il est obligatoire de saisir la langue et le code de regroupement pour cette formation.
- Catégorie : (Formation, coaching, mise en situation …).
- Publiée sur un LXP : Oui ou Non.
- Utiliser les badges (cochez la case).
- Emplois visés : associez la formation à un emploi.
- Durée de consultation du contenu après la date de fin d’inscription (en jours) permet aux apprenants de consulter une formation lorsqu’elle est terminée, ou que l’apprenant est en succès. Si vous cochez cette case, vous pouvez préciser le nombre de jours après la date de fin d’inscription pendant lesquels ce contenu restera visible. Par défaut, la valeur est de 300 jours.
- Formation disponible ou non sur mobile : Oui ou Non.
- Formation mutualisée (cochez la case).

Inscription

Renseignez les paramètres d’inscription:

Capacité d’accueil : nombre maximum d’inscriptions sur cette formation.
Prix par session : prix indicatif d’une session de cette formation.
Seuil de rentabilité : nombre d’inscriptions à partir duquel la formation est rentable.
Seuil d’apprenant en liste d’attente : Le nombre maximum d’apprenants qui peuvent être en liste d’attente.
Prix par stagiaire : prix indicatif par stagiaire sur une formation visible dans le catalogue.
Prix par stagiaire année N+1 : prix indicatif par stagiaire sur une formation pour l’année suivante.
Prix par session : prix indicatif d’une session de cette formation.
Processus des demandes d'inscription utilisateur : (Acceptation par défaut, Validation par le Manager, Validation par le Manager avant le Responsable de Formation, Validation par le Responsable de Formation).
Processus des demandes d'inscription hiérarchique : (Acceptation par défaut, Validation par le Manager, Validation par le Manager avant le Responsable de Formation, Validation par le Responsable de Formation).

Autres paramètres et caractéristiques de la formation

Mise en page

Sélectionnez une Mise en page pour la session d’apprenant et une Mise en page pour le catalogue avec les images que vous souhaitez afficher au niveau de la session et du catalogue de formation.

Planification

Renseignez la durée estimée de la formation et la durée d’accès en libre-service. Par défaut la durée est exprimée en heures mais vous pouvez modifier la valeur.

Programme et objectifs

Renseignez les éléments et objectifs de la formation. (Cliquer sur la symbole du crayon pour renseigner les cases en format HTML) :
- Description
- Objectifs
- Programme détaillé
- Dispositifs pédagogiques
- Emplois cibles
- Diplôme décerné

Vidéo de présentation

Vous pouvez associer une vidéo avec la formation. En cliquant sur le + vous associez une vidéo stockée dans la bibliothèque de ressources.

Note : La ressource sera affichée dans la webpart vidéo lors de l’accès à la formation.

Conditions d’accès

Sélectionnez le niveau d’études pour accéder à cette formation ainsi que d’autres conditions spécifiques.

Administratif

Renseignez les informations administratives pour la formation :

Mode d’organisation (intra-entreprise, inter-entreprise ou interne)
Eligible au titre d’un droit individuel (Oui ou Non)
Responsable pédagogique
Responsable administratif
Code CPF (Comptes Personnel de Formation)
Type de validation (Certification, Diplôme, Qualification, Attestation de Stage)

Propagation de suivi

Cette option permet de gérer le suivi d’un apprenant celui-ci a déjà suivi une formation de type e-learning et dans le but de ne pas devoir refaire une nouvelle version de cette formation avant 1 an (par défaut).

Pour ne pas tenir compte de la propagation, cochez la case Désactiver la propagation de tracking.
Si la propagation est activée, vous pouvez fixer la durée de propagation (en mois) ou définir la durée entre 2 dates.

Accès au catalogue des formations back et front office

Définissez les privilèges d’accès pour un utilisateur, groupe et domaine. Voir aussi : Publier une formation au catalogue des formations back office

Enregistrer la nouvelle formation

Une fois les champs renseignés, cliquez sur le bouton Enregistrer en haut de l’écran. Un message de confirmation apparaît à l’écran.
Un bouton Prévisualiser apparait : cliquez sur ce bouton afin de visualiser dans une nouvelle fenêtre le rendu de cette fiche formation côté catalogue front office.

Attention aux boutons de la fiche qui restent actifs dans cette prévisualisation (comme les demandes d’inscription)

Un autre bouton QR code apparait : cliquez sur ce bouton afin de visualiser dans une nouvelle fenêtre le QR Code de cette formation. Ce QR code est compréhensible par l’application mobile et ouvrez la formation directement dans Xperience Mobility.

Informations supplémentaires

Si vous avez une offre de formations en plusieurs langues, il est obligatoire de saisir la langue et le code de regroupement pour cette formation.

Rechercher une formation

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les Formations

Procédure

Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.
Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.

Vérification

L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.

Ajouter des formateurs potentiels à une formation

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les Formations

Prérequis

Cette fonctionnalité est opérationnelle uniquement pour le mode d’apprentissage e-learning. L’objectif consiste à lister les formateurs susceptibles d’animer les sessions.

Procédure

Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.
Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.
Sélectionnez l’onglet Formateurs potentiels.
Cliquez sur le bouton Nouveau.
Recherchez, sélectionnez et ajoutez le formateur. Vous pouvez soit ajouter le formateur manuellement soit à l’aide d’un fichier.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Informations supplémentaires

Deux niveaux d’affectations sont possibles :

Par formation : le formateur désigné sera affecté seulement à la formation, et non directement aux sessions de la formation.
Par session : le formateur désigné sera affecté à la fois à la formation et aux futures sessions créées sur celle-ci.

Le formateur positionné sur une formation ou une session pourra valider ce positionnement en décidant de suivre la formation ou la session via : Mes sessions > Choisir les sessions.

Gérer les prérequis d’une formation

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les Formations

Procédure

Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.
Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.
Sélectionnez l’onglet Les Prérequis. Dans l’apprentissage, nous parlons de prérequis – c’est-à-dire les connaissances préalables nécessaires pour suivre une formation ou autre. La nécessité d’effectuer les prérequis avant de lancer une demande d’inscription ou d’accéder en libre-service est conditionnée par des règles : une condition et une option sont à choisir – expliquées ci-dessous.
Sélectionnez une condition pour avoir accès à la formation :
- Tous les prérequis doivent être remplis : l’utilisateur devra nécessairement avoir validé tous les prérequis – par défaut.
- Au moins un prérequis doit être rempli : l’utilisateur devra avoir validé au moins un des prérequis.
- Sélectionnez une option pour la validation : l’option choisie est appliquée à l’ensemble des prérequis.
- Être inscrit avant : être inscrit au prérequis – par défaut.
- Date de fin dépassée : être inscrit à une session dont la date de fin dépassée.
- Succès : être en succès sur la session.
- Progression à 100% : être à 100% au niveau progression de la session.
- Succès et progression à 100%.
Ajoutez le prérequis. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs éléments en tant que prérequis (formation, évaluation et/ou cursus). Les éléments visibles sont ceux du référentiel (côté back office) :
- Formation : choix parmi toutes celles disponibles côté référentiel.
- Évaluation : choix parmi toutes celles disponibles côté référentiel.
- Cursus : choix parmi tous ceux disponibles côté référentiel.
Si vous souhaitez remettre à zéro les prérequis listés, cliquez sur le bouton Supprimer les prérequis.

Informations supplémentaires

Au sein de la plateforme, la gestion des prérequis est possible pour les éléments suivants :

Formation
Évaluation
Cursus

Le fonctionnement est le suivant :

Mise en place d’une gestion de prérequis pour chaque élément.
Visualisation des prérequis côté catalogue pour informer un apprenant :
Informations sur les prérequis visibles lors d’une consultation d’une inscription

Il existe 2 possibilités de gestion des prérequis :

À titre informatif : informel pour un apprenant – non bloquant lors d’une demande d’inscription ou un accès en libre-service.
Obligatoire : aucun accès à l’élément (inscription côté catalogue ou libre-service) sans avoir rempli au préalable les conditions des prérequis de l’élément.

Les inscriptions faites par un responsable ou un gestionnaire de formation côté back office ne sont pas concernées par la règle bloquante (obligatoire). Aucune notion de prérequis dans la partie Analyse.

Comprendre la web page prérequis d’une formation, évaluation et cursus

La gestion sur la visibilité des prérequis pour l’utilisateur est conditionnée sur les privilèges côté catalogue : par domaine ou par publication. L’utilisateur n’a pas forcément le droit de voir tel ou tel élément et donc pas nécessairement le droit de la lancer.
Prérequis non remplis : pour ce faire, une fenêtre s’ouvre lors d’une demande d’inscription ou lors d’un accès en libre-service et liste les prérequis nécessaires pour effectuer la formation.
Il existe 2 possibilités de gestion des prérequis :
- Utilisation des prérequis à titre informatif : aucun blocage, l’utilisateur peut continuer sa demande ou accéder en libre-service, c’est simplement en tant qu’information.
- Obligatoire : demande ou accès en libre-service non autorisé dans le cas de prérequis non remplis – un message lui indique après avoir cliqué sur le bouton Continuer.
En tant que responsable de formation ou gestionnaire, lors d’une demande d’inscriptions pour N personnes à partir des boutons Inscrire dans les pages, à l’étape de confirmation, un message indique les personnes n’ayant pas remplis les prérequis. C’est purement informel pour un responsable. Il n’y aura aucun blocage.
- Message affiché : Ces utilisateurs n'ont pas validé les prérequis de cet élément.

Créer du contenu pour une formation

Merci de voir les sections concernant la conception de ressources.

Lier une compétence à une formation

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations

Procédure

Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.
Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.
Sélectionnez l’onglet Compétences. À partir de cet onglet, vous pouvez visualiser les compétences requises pour effectuer cette formation, et les compétences cibles que vous pourrez acquérir à la fin de cette formation si vous la réalisez avec succès.
Cliquez sur le bouton Ajoutez une compétence.
Sélectionnez la compétence souhaitée en utilisant la recherche ou en scrollant dans la liste.
Sélectionnez la compétence ou cliquez sur le +.
Ensuite sélectionnez le niveau cible et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vérification

Le libellé de la compétence apparait dans l’onglet Compétence, avec le niveau de compétences.

Informations supplémentaires

Ce lien entre compétences et formation, vous permettra de mettre en avant les compétences développées dans le cadre de cette formation dans la fiche formation du catalogue front office : en effet, une Webpart compétences développées permet d’afficher cette information.

Publier une formation au catalogue des formations back office

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations

La publication d’une formation en back office s’adresse à des rôles qui vont gérer le catalogue de formation en back office (administrateur, responsable formation…).

Procédure

Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.
Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.
- L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.
Sélectionnez les droits au catalogue. En bas de la fiche de la formation apparaît le tableau de publication qui permet de gérer les droits d’accès au catalogue des formations en back office : il s’appelle Accès au catalogue des formations back Office.
Cliquez sur le bouton Privilège de domaine et cherchez le domaine auquel vous souhaitez donner des privilèges.
Cliquez sur le bouton Privilège groupe et cherchez le groupe auquel on souhaite donner des privilèges.
Cliquez sur le bouton Privilège utilisateur et chercher un individu auquel on souhaite donner des privilèges.
Cliquez sur Supprimer pour supprimer la ligne sélectionnée et enlever les privilèges.
Choisissez les privilèges que vous souhaitez attribuer pour chacune des lignes ajoutées (domaine, groupe ou utilisateur) :
- Privilèges en consultation, cochez Voir : les utilisateurs appartenant à ce domaine, ou à ce groupe ne pourront que consulter cette fiche formation. Mais ils ne pourront jamais la modifier.
- Privilèges en modification, cochez Modifier : les utilisateurs appartenant à ce domaine, ou à ce groupe pourront modifier cette fiche formation. L’auteur n’est plus le seul à gérer cette formation.
- Privilèges de création de session, cochez Gérer des sessions : les utilisateurs appartenant à ce domaine, ou à ce groupe pourront créer et gérer des sessions pour cette formation.
- Privilèges de publication en back office, cochez Gérer la publication : les utilisateurs appartenant à ce domaine, ou à ce groupe pourront accéder aux privilèges de publication en back-office pour republier la formation.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Informations supplémentaires

Le tableau de privilèges peut ne pas s’afficher si cela a été décidé lors du paramétrage de la plateforme. De même, les boutons ci-dessous apparaissent seulement si cela a été décidé lors du paramétrage de la plateforme.

Voici les privilèges correspondant à une gestion poussée de la publication :

Voir/Modifier le back-office de publication
Voir/Modifier le front-office de publication
Publier à des utilisateurs en back-office/front-office
Publier à des domaines en back-office/front-office

Visualiser une formation du catalogue coté back office

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations

Procédure

Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche. Il y a plusieurs filtres disponibles pour rechercher des formations dont :
- Thème
- Catégorie
- Cursus
- Langue
- Organisme de formation
- Mode d’apprentissage
- Emploi visé
- Etc.
Remplissez les filtres de recherches et cliquez sur le bouton Rechercher.
Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.
L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.
Cliquez sur l’onglet Conception pour visualiser le contenu pédagogique de la formation à savoir le module.
Cliquez sur l’onglet Production pour visualiser les mises en production déjà effectuées.

Publier une formation au catalogue des formations front office

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations

La publication de formation en front office va permettre de proposer un catalogue de formations à des apprenants ou des hiérarchiques en leur affichant uniquement les fiches formation qu’ils ont le droit de voir (personnalisation de l’offre).

Procédure

Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.
Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.
L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.
Sélectionnez les droits au catalogue des formations. En bas de la fiche de la formation apparaît le tableau de publication qui permet de gérer les droits d’accès au catalogue des formations en front office : il s’appelle Accès au catalogue des formations front Office.
Cliquez sur le bouton Privilège de domaine et cherchez le domaine auquel vous souhaitez donner des privilèges.
Cliquez sur le bouton Privilège groupe et cherchez le groupe auquel vous souhaitez donner des privilèges.
Cliquez sur le bouton Privilège utilisateur et cherchez un individu auquel vous souhaitez donner des privilèges.
Cliquez sur supprimer pour supprimer la ligne sélectionnée et enlever les privilèges.
Choisissez les privilèges que vous souhaitez attribuer pour chacune des lignes ajoutées (domaine, groupe ou utilisateur) :
- Privilèges en consultation, cocher Voir : les utilisateurs appartenant à ce domaine, ou à ce groupe pourront consulter la fiche formation dans le catalogue front office avec les informations comme : la description, le programme détaillé, les objectifs pédagogiques, la durée, le mode d’apprentissage, la liste des sessions….
- Privilèges pour mettre en œuvre les demandes d’inscription, cochez S’inscrire : les utilisateurs appartenant à ce domaine, ou à ce groupe pourront faire une demande d’inscription sur cette formation (le bouton Demande d’inscription apparaîtra sur la fiche formation) .
- Privilèges pour proposer des formations en libre-service, cochez Libre-service : les utilisateurs appartenant à ce domaine, ou à ce groupe pourront accéder en libre-service à cette formation (le bouton Accès en libre-service apparaîtra sur la fiche formation).
Enregistrez les modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer.

Informations supplémentaires

Le tableau de privilèges peut ne pas s’afficher si cela a été décidé lors du paramétrage de la plateforme. De même les boutons ci-dessous apparaissent seulement si cela a été décidé lors du paramétrage de la plateforme.

La demande d’inscription va suivre un processus de validation : ce processus est défini lors des ateliers de paramétrage.

Le libre-service ne s’adresse qu’aux formations dont le mode d’apprentissage est e-learning (un contrôle est fait en ce sens). Il faudra également renseigner le champ durée en libre-service, durée pendant laquelle l’apprenant aura accès à la formation après avoir cliqué sur le bouton accès en libre-service.

Modifier une formation du catalogue dans le back office

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations

Procédure

Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.
Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.
L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.
Cliquez sur l’onglet Conception pour visualiser le contenu pédagogique de la formation et modifier ce contenu, si vous avez déjà créé du contenu pédagogique.
Modifiez une ou des informations de la fiche.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vérification

Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Ajouter des documents pédagogiques

Il est possible d’ajouter des documents de type fichiers à une ressource de formation ou session.

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations

Procédure

Recherchez une formation ou sélectionnez une formation listées.
Cliquez sur l’onglet Documents d’une fiche formation et d’une fiche Session.
Ajoutez un lien en cliquant sur le bouton Nouveau fichier. À noter les 2 catégories de fichiers : Documents administratifs ou Documents pédagogiques.
Cliquez sur l’icône Enregistrer.

Les extensions possibles des fichiers :
.gif, .jpg, .jpeg, .png, .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .csv, .pdf, .ps, .eps, .pps, .ppt, .pptx, .ppsx, .pot, .odp, .ods, .odt, .txt, .rtf, .xml, .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt, .xltx, .xltm, .mp4, .mpeg, .mpg, .wmv, .avi, .qt, .rm, .mp3, .wav, .ogg, .wma, .eml, .msg

Vérification

Le fichier est visible dans la liste des documents pour cette formation/session.

Ajouter des liens dans les documents pédagogiques

Il est possible d’ajouter des documents de type « lien » (en plus des fichiers).

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations

Procédure

Recherchez une formation ou sélectionner une formation listées.
Cliquez sur l’onglet Documents d’une fiche formation et d’une fiche Session.
Ajoutez un lien en cliquant sur le bouton Nouveau lien. Ce lien peut pointer par exemple vers un Google Drive ou SharePoint par exemple. À noter les 2 catégories de liens : Documents administratifs ou Documents pédagogiques.
Cliquez sur l’icône Enregistrer.

Vérification

Le lien est visible dans la liste des liens pour cette formation/session.

Supprimer une formation

Assurez-vous d’avoir supprimer les sessions de formation (si elles existent) avant de supprimer la formation.

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations

Procédure

Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.
Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Supprimer.

Vérification

Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Dupliquer une formation

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les formations

Procédure

Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.
Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Dupliquer.

Un pop-up s’ouvre : le nom de la formation originale est prédéfini dans le champ Nom de la formation dupliquée avec la notion de “copie (1)”, le champ Code est également prérempli si la formation d’origine comporte un code.
En option, la conception et les notifications peuvent également être dupliquées.

Informations supplémentaires

Les ressources contenues dans l’onglet conception ne seront pas dupliquées.

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