Les paramètres de plan

Créer et paramétrer un plan de développement des compétences

Ouvrez le menu Administration > Plan de développement des compétences > Paramétrage des plans.

La base de la fonctionnalité est de définir un plan prévisionnel sur une période bien définie. La gestion des plans se fait dans un référentiel à partir d’une page se trouvant dans le menu.

Procédure

1. Cliquez sur Nouveau.

2. Remplissez la fiche du plan : La fiche décrit les différentes périodes du plan. La période de l’exercice fiscal sur lequel le plan sera exécuté et les périodes préalables de recueil et d’arbitrage.

• Nom * : libellé pour le nom du plan prévisionnel – il s’affiche en tant que titre dans les pages concernant le plan.

• Description : description du plan (possibilité d’utiliser du code HTML) – elle est affichée dans l’entête des pages concernant le plan prévisionnel (comme dans le recueil des besoins).

• Début de l’exercice fiscal * : date de début de la période d’exécution du plan prévisionnel.

• Fin de l’exercice fiscal * : date de fin d’exécution de la période du plan prévisionnel.

• Ouverture du recueil collaborateur/hiérarchique : date à partir de laquelle les collaborateurs/hiérarchiques peuvent créer des besoins pour le plan prévisionnel qui sera exécuté après la période d’arbitrage (au cours de l’exercice fiscal). Cette date doit être positionnée AVANT le début de l’exercice fiscal.

• Fin du recueil des besoins : date de fin du recueil des besoins de formation pour les collaborateurs/hiérarchiques (avant la phase d’arbitrage).

• Début de l’arbitrage : date du début de la phase d’arbitrage des besoins – jusqu’à la date de fin de l’exercice fiscal il est possible de recueillir des besoins.

• Clôture du plan : date de clôture du plan – à cette date, le plan est figé, aucune modification n’est possible que ce soit pour le recueil ou pour l’arbitrage.

• État du plan : état du plan en cours, champ en lecture seul – valeurs possibles :

  • Création : création du plan.

  • Ouvert : le recueil des besoins est ouvert.

  • Arbitrage en attente : l’arbitrage est planifié ultérieurement à la date du jour consulté.

  • Arbitrage : le plan est dans la période de l’arbitrage.

  • Clôturé : le plan prévisionnel est clos.

Informations supplémentaires

• Certaines dates peuvent se chevaucher, par exemple, entre la date de l’ouverture du recueil et celle de l’arbitrage des besoins.

• Deux plans prévisionnels (dates d’exercice fiscal) ne peuvent pas se chevaucher.

Comprendre les enveloppes budgétaires

Ouvrez le menu Administration > Plan de développement des compétences > Paramétrage des plans.

La création d’enveloppes budgétaires dans le LMS permet d’élaborer un cadrage budgétaire afin de suivre par rapport à ce cadrage le budget du plan prévisionnel (montant des besoins arbitrés) et les réalisations.

Le budget d’un plan peut être réalisé en fonction des natures de coûts, par population (groupes) ou par thème de formation.

Créer les enveloppes budgétaires

Ouvrez le menu Administration > Plan de développement des compétences > Paramétrage des plans.

La gestion des enveloppes se fait à partir d’un plan prévisionnel : onglet Enveloppes.

Cette liste récapitule toutes les enveloppes budgétaires du plan avec les informations principales. Depuis cet écran, il est possible d’importer des enveloppes via un fichier.

Dans le cas d’une gestion par domaine, l’utilisateur visualise seulement des enveloppes du domaine courant.

Liste d’enveloppes d’un plan

Procédure

• Choisissez le plan.

• Allez sur l’onglet Enveloppes.

• Cliquez sur Nouveau.

• Remplissez les champs de la fiche :

  • Libellé : champ obligatoire

  • Description : texte à titre informatif

  • Montant de l’enveloppe : montant en € par défaut

  • Thème : information pouvant être utilisée dans le suivi détaillé d’un plan.

  • Nature de coût : possibilité d’attacher une nature de coût depuis le référentiel des natures afin de faire apparaitre l’enveloppe dans le suivi.

  • Groupe de rattachement de l’enveloppe : périmètre d’une enveloppe budgétaire par groupe afin de visualiser le cadrage budgétaire au moment de l’arbitrage ou dans le suivi d’un plan pour les responsables de groupe (domaine, structure, projet, établissement, équipe, emploi).

Informations supplémentaires

Dans le cas d’une suppression d’un groupe ou d’une nature de coûts il n’y a pas de traitement pour modifier ou supprimer les enveloppes.

Comprendre le suivi des enveloppes budgétaires

Ouvrez le menu Administration > Plan de développement des compétences > Suivi du plan.

Le montant total des enveloppes budgétaires est visible dans les pages de suivi. Ce montant n’est pas affiché par défaut, la visibilité doit être activée par paramétrage pour le voir.

Calcul de ce montant = Somme des enveloppes correspondant au périmètre de l’utilisateur connecté + celles ayant une nature de coût intégrée au suivi.

Les enveloppes sont affichées dans les écrans suivants :

• Suivi d’un plan prévisionnel – côté Hiérarchique/Administrateur/RF/RH

• Suivi détaillé du plan - Administrateur/RF/RH

• Arbitrage d’un plan prévisionnel – côté Administrateur/RF/RH

Comprendre les axes stratégiques

Ouvrez le menu Administration > Plan de développement des compétences > Paramétrage des plans.

Un axe stratégique est un élément pour catégoriser un besoin dans un plan.

Chaque plan possède ses propres axes – un onglet Axes stratégiques est disponible par plan. Un responsable peut créer autant d’axes qu’il le souhaite pour son plan. Ces axes sont ensuite proposés lors de la création d’un besoin rattaché à ce plan.

Un axe est composé d’un libellé et d’une description.