Importer les besoins de formation

Importer les besoins de formation

Ouvrez le menu Paramètres > Importer des données

Format du fichier

Sélectionnez le format de fichier pour cet import: CSV file, format Syfadis, les besoins de formation.

Par conséquent, ce fichier est au format texte. L’encodage est ANSI par défaut, mais il peut être modifié.

1. Sélectionnez un séparateur pour les colonnes pouvant contenir plusieurs valeurs. Par défaut, nous utilisons le " | ".

2. Sélectionnez un séparateur pour les colonnes (habituellement "," ou "; ").

3. Cochez ou décochez les deux options :

   • Importer la première ligne du fichier (qui parfois peut être les libellés des colonnes).

   • Avec prévisualisation des résultats. Vous pouvez visualiser l’import avant son exécution.

4. Options de prise en charge des opérations. Cochez la ou les cases afin d’importer des insertions (créations) ou les mises à jour pour cet import.

Le contenu d’un fichier

Les colonnes prises en compte dans le fichier à importer sont définies dans un paramètre de configuration dans la page configuration, noeud « Import de données Le plan prévisionnel ».

Ce paramètre est « Ordre des colonnes pour fichier CSV, format Syfadis, les besoins de formation » et a comme valeur par défaut :

ExternalId;PrimaryDomain.Domain.ExternalId;StrategicObjective.StrategicObjective.Domain_ExternalId;StrategicObjective.StrategicObjective.ExternalId;StrategicObjective.StrategicObjective.Name;NamedNeed;Users.User.ExternalId;UserCount;UserCategory;UserGrade;Structure.Structure.ExternalId;Project.Project.ExternalId;TeamManager_ExternalId;Establishment.Establishment.ExternalId;TrainingIdentifiedNeed;Training.Training.ExternalId;Name;Theme.TrainingTheme.ExternalId;Theme.TrainingTheme.Name;PriceByUser;Duration.Scale;Duration.Length;TrainingNeedCategory;TrainingProvider;CourseLocation;Priority;CreatedOn;Demander_ExternalId;StartedTrainingOn;Description;Type;Qualification;Recommendation;ArbitrationState;ArbitrationDescription;TrainingRequestType;OrganisationModality;Quarter;OptionalField1;OptionalField2;OptionalField3;OptionalField4;OptionalField5;OptionalEnumField1;OptionalEnumField2;OptionalEnumField3;OptionalEnumField4;OptionalEnumField5;Job.Job.ExternalId;ContractType;ProvisionalPlan.ProvisionalPlan.ExternalId

• L’ordre des colonnes est important pour le mécanisme d’import !

• Un fichier d’exemple est fourni en complément dans le répertoire de cette documentation.

A travers cet import, voici les entités pouvant être créées ou mises à jour :

• Besoin de formation : TrainingNeed

• Axe stratégique : StrategicObjective

• Thème : Theme

Règles de cet import

• Plan dont la date de fin de l’exercice fiscale n’est pas dépassée

• Pour un besoin nominatif = 1 ligne par utilisateur obligatoirement

Conditions d’un rejet d’une ligne – import d’un besoin : un message d'avertissement dans le fichier de rejet

• Aucune indication d’un plan pour un besoin

• Plan prévisionnel avec l'exercice fiscal dépassé (date de fin)

• N plans prévisionnels avec le même code d’import

• Dans le cas d’un import avec un axe stratégique, celui doit être connu du plan : un message d'avertissement dans le fichier de rejet sinon

Voici un descriptif des colonnes prévues dans le fichier d’import dans le standard :

Informations complémentaires sur des colonnes

• Durée estimée : Si la durée est à fournir, il faut obligatoirement renseigner les 2 colonnes concernées, Duration.Scale + Duration.Length.

• Thème : Si l’identifiant défini dans le fichier ne correspond pas à un thème existant dans l’application, le thème sera créé, bien évidemment, dans ce cas, il faut obligatoirement renseigner le nom du thème, sinon le thème ne sera pas créé. Si l’identifiant défini dans le fichier correspond à un thème existant dans l’application et que le nom renseigné n’est pas le même, le thème sera mis à jour avec le nouveau nom renseigné.

• Domaine de gestion : Par défaut, un besoin de formation se positionne dans le domaine racine – aucune localisation par domaine.

Cependant, il est possible de les cloisonner par domaine via un paramètre de configuration à activer. De ce fait, le tableau suivant informe le domaine pris en compte pour un besoin lors des traitements :

• Paramètre de configuration : « Localiser les besoins de formation par domaine »

Code d’import

Fonctionnement mis en place pour la gestion du code d’import lors d’une gestion manuelle d’un besoin de formation par la suite dans l’application :

• Pour un besoin non nominatif ET 5 collaborateurs : aucun changement = code d’import conservé.

• Pour un besoin nominatif ET 1 seul utilisateur : aucun changement = code d’import conservé.

• Pour un besoin nominatif ET 3 utilisateurs identifiés : code d’import vidé du fait de la décomposition du besoin en 3 besoins nominatifs après enregistrement.

• Pour un besoin, lors d’une duplication « Enregistrer et copier » : code d’import vidé pour le nouveau besoin créé.

Coûts sur un besoin

Lors d’un import de besoins, il est possible pour un contexte particulier de gérer des coûts pour une gestion du prévisionnel côté budgétaire.

En effet, pour un besoin référençant une formation (type catalogue), dans le cas de coûts déjà existant sur la formation, ces coûts vont être mis sur le besoin afin de faciliter la saisie et ainsi avoir rapidement un aperçu sur le coût total.

Fonctionnement mis en place lors d’un import de besoins :

• Fonctionnement pur d’un besoin catalogue

• Fonctionnement seulement dans le cas de l’option activée : Activer les coûts par nature de coût sur les besoins de formation

• Dans le cas de coûts existant sur un besoin : aucun changement, les coûts de la formation non redescendus sur le besoin

• Dans le cas d’aucun coût sur le besoin : les coûts de la formation redescendent

Règles sur les coûts redescendus

• Pour un coût individuel attaché à la formation, côté besoin = un coût en prenant en compte pour le prix individuel du coût, ainsi que la nature de coût et le libellé.

• Pour un coût collectif attaché à la formation, côté besoin = un coût en prenant en compte la nature de coût, le libellé, et pour le prix  un système propose un prix le plus proche de la réalité :

  • Prix = le prix du coût / capacité d’accueil de la formation (si l’information est connue).

  • Prix = le prix du coût / paramètre (dans le cas où la capacité d’accueil n’est pas renseignée sur la fiche formation).

• Paramètre de configuration : Capacité d'accueil par défaut d'une formation pour le calcul des coûts d'un besoin de formation.

• Gestion applicative

• Valeur par défaut = 10

Paramétrages

La licence

Clé de licence : Module.Finance

Privilèges

Paramètres de configuration