Les groupes dynamiques

Un groupe est dit dynamique parce que ses membres sont définis via une formule suivant des critères de regroupement qui peuvent être :

• les données de la fiche de l’utilisateur ;

• les groupes structurels (comme établissements, structures, emplois, équipes, projets, domaines) auxquels ils appartiennent ;

• les rôles qu’ils possèdent ;

• les formations suivies.

Example de groupes dynamiques :

• Les nouveaux embauchés de la structure Alpha.

• Les utilisateurs ayant suivi avec succès la formation « Présentation de l’entreprise  ».

Les membres de ce groupe sont mis à jour toutes les nuits par la plateforme et évoluent au cours du temps en fonction des critères d’appartenance de l’utilisateur au groupe.

Remarque :

Si le groupe est inscrit à une formation lors de l’arrivée d’un membre :

• Si la date de clôture de la formation n’est pas dépassée, alors le nouveau membre est inscrit automatiquement à la formation.

• Si la date de clôture de la formation est dépassée, alors cela n’aura aucune incidence sur le nouveau membre.

Créer un groupe dynamique

Procédure

1. Depuis le menu latéral, ouvrez l’Annuaire.

2. Sélectionnez dans le sous-menu Les groupes dynamiques.

3. Cliquez sur le bouton Nouveau.

4. Renseignez les informations de la fiche, dont le nom du groupe et la description. Cette dernière est conseillée pour faciliter la compréhension du groupe.

5. Créez ensuite la requête :

• Cliquez sur Ajouter un critère .

• Sélectionnez dans les listes déroulantes les données que vous souhaitez prendre en compte, le comparateur et la valeur à laquelle vous souhaitez comparer.

• Pour créer une requête avec plusieurs critères, cliquez sur Ajouter un opérateur .

• Sélectionnez la valeur de l’opérateur dans la liste déroulante.

  La formule apparaît avec les éléments mis à jour dans la section Prévisualisation de la formule.

Attention

Pour que la formule fonctionne avec plusieurs critères, ils doivent se trouver entre parenthèse. Vous devez donc commencez votre formule par un opérateur.

Vous pouvez supprimer un comparateur ou un opérateur en le sélectionnant via ou , puis en cliquant sur Supprimer .
Pour déplacer un opérateur ou un critère, glissez l’élément avec ou .

6. Une fois les informations complétées et la requête créée, vous pouvez :

• Cliquez sur Enregistrer. La requête sera alors prise en compte lors de la prochaine mise à jour nocturne.

• Cliquez sur Enregistrer et consolider. Le groupe se crée alors instantanément.

Informations supplémentaires

• La consolidation est consommatrice en temps de traitement si le nombre d’utilisateurs est important.

• Il faut toujours vérifier le nombre de membres lorsqu’on crée un nouveau groupe dynamique afin d’éviter de constituer des groupes dynamiques de plusieurs dizaines de milliers de personnes.

• Ne jamais enregistrer et consolider sans critère : cela ajouterait tous les utilisateurs de la plateforme à votre groupe dynamique.

• Il est possible de créer un groupe dynamique à partir d’autres groupes dynamiques.

Visualiser la fiche d’un groupe dynamique

Procédure

1. Depuis le menu latéral, ouvrez l’Annuaire.

2. Sélectionnez dans le sous-menu Les groupes dynamiques.

3. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

4. Sélectionnez le groupe dynamique souhaité dans la liste, puis cliquez sur le groupe ou l’onglet Voir le groupe.

Vérification

La fiche du groupe dynamique s’affiche à l’écran.

Visualiser les membres d’un groupe dynamique

Procédure

1. Depuis le menu latéral, ouvrez l’Annuaire.

2. Sélectionnez dans le sous-menu Les groupes dynamiques.

3. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

4. Sélectionnez le groupe dynamique souhaité dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir le groupe.

   • L’onglet Groupe dynamique s’affiche à l’écran.

5. Cliquez sur l’onglet Membres pour voir la liste des membres du groupe.

Vérification

La liste de membres s’affiche à l’écran.

Dupliquer un groupe dynamique

Procédure

1. Depuis le menu latéral, ouvrez l’Annuaire.

2. Sélectionnez dans le sous-menu Les groupes dynamiques.

3. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

4. Sélectionner le groupe dynamique souhaité dans la liste, puis cliquez sur le bouton Dupliquer.

Vérification

Le groupe dynamique est alors dupliqué et vous êtes ainsi à même de récupérer les critères d’origine et de les adapter si besoin.

Supprimer un groupe dynamique

Procédure

1. Depuis le menu latéral, ouvrez l’Annuaire.

2. Sélectionnez dans le sous-menu Les groupes dynamiques.

3. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

4. Sélectionnez le groupe dynamique souhaité dans la liste, puis cliquez sur le bouton Supprimer.

Vérification

Un message de confirmation apparaît à l’écran.