La gestion des coûts sur une session

Pour gérer les coûts sur une session de formation, un onglet de la fiche session est dédié : l’onglet Bilan.

• Tous les chiffres de cette page sont Hors Taxe (HT).

• Les coûts correspondent aux dépenses engendrées pour organiser cette session de formation.

• Ils peuvent être :

  • Collectifs (coûts pédagogiques pour une formation intra entreprise ou la location d’une salle)

  • Ou individuels (coût pédagogique en inter-entreprises ou frais de restauration par exemple).

• Si la ligne de coût est collective, elle n’est comptabilisée qu’une seule fois sur le coût de la session.

• Si la ligne de coût est individuelle, elle est multipliée par le nombre d’inscriptions.

Caractéristiques d’un coût

Une section Coût avec :

• Nom

• Nature de coût : une liste de catégories de coûts doit être préalablement renseignée (menu paramètres/les natures de coût)

• Date de début et de fin

• Prix unitaire (HT) : ce champ est un prix indicatif

• Type :

  • Collectif

  • Individuel : coût par inscrit – 2 possibilités soit mettre un seul prix dans le champ Prix unitaire, ce prix est ensuite mis automatiquement pour chaque inscrit par défaut, soit surcharger le prix par inscrit.

• Une section Fournisseur permettant de renseigner un organisme de formation ou un fournisseur préalablement renseigné dans la liste des organismes ou des fournisseurs ou un fournisseur non référencé en saisie libre.

• Une section Facture pour renseigner avec les factures reçues.

• Une section Comptabilité permettant de saisir une date de paiement et un numéro de lot éventuel.

Ventilation des coûts

• Définition : cette ventilation est le calcul du coût d’une inscription à une session OU à une séance.

• Ce calcul nécessite de ventiler les coûts collectifs par individu pour pouvoir ressortir des analyses de coût par service, par exemple.

• Il est aussi possible de ventiler les coûts par séance présentielle (cas d’une session ayant plusieurs séances).

• La seconde opération est optionnelle et dépend des choix de paramétrage.

• Plusieurs façons de réaliser cette ventilation dans la plateforme :

  • La ventilation se fait directement dans le cas d'ajout, de suppression ou encore de modification d'un coût.

  • La ventilation se fait lors d’un accès à la page Bilan dans le cas d'une modification des inscriptions à une session (inscrire ou désinscrire des utilisateurs, changement de session, import d'inscriptions à une session).

  • La ventilation se fait lors du traitement par batch, intitulé : Ventilation des coûts.

Pour exploiter les données calculées (coût, informations sur la session, la séance, etc.), utilisez le modèle Coûts dans les analyses.

Exemple du calcul du coût par session & par séance

Voici quelques éléments permettant d’illustrer les coûts qu’un responsable peut saisir sur une session. Prenons l’exemple d’une session avec 2 séances ayant la même durée (1h) + 2 personnes inscrites aux séances.

Les éléments renseignés au niveau des coûts dans la fiche Bilan - Coûts

Ventilation par session

Les informations consolidées/ventilées par session, extraites à partir de l’analyse (5 lignes au total).

Ventilation par séance

Les coûts sont divisés par séance, et pour chaque inscrit, comme les séances ont la même durée, le coût est divisé par 2.

Les informations consolidées/ventilées par vente & par séance, extraites à partir de l’analyse – 10 lignes au total

Exemple avec règle d'arrondi

• Voici la règle concernant les arrondis pour les prix collectifs.

• Si un prix d’un coût collectif de 1000 euros est défini, avec une session de 3 inscrits, vous visualiserez 3 lignes dans la ventilation des prix :

  • Inscription 1 : 333,33€

  • Inscription 2 : 333,33€

  • Inscription 3 : 333,34€

• Ceci afin de maintenir le total : 333,33 + 333,33 + 333,34 = 1000, et de n’avoir que 2 décimales sur les montants. Peu importe lequel des 3 inscrits paye ce centime d’euro supplémentaire.