Les fuseaux horaires

Comprendre les fuseaux horaires

La plateforme LMS possède une fonctionnalité gérant le mode International. Selon les paramétrages activés sur votre plateforme, cette fonctionnalité permet d’adapter les dates et horaires dans les convocations aux évènements présentiels, envoyées aux utilisateurs en fonction du fuseau horaire de leur pays.

Comprendre la gestion des fuseaux horaires sur les éléments présentiels

Les éléments présentiels sur lesquels le fuseau horaire est utilisé sont les suivants :

• Lieu de formation

• Session de formation

• Séance présentielle

• Classe virtuelle

• Séance e-learning

Gérer le fuseau horaire au niveau d’un lieu de formation

Ouvrez le menu Administration > Référentiel > Les lieux de formation.

Sur la fiche d’un lieu de formation, un champ Fuseau horaire peut être renseigné.

Procédure

1. Cliquez sur le bouton Nouveau.

2. Renseignez les informations de la fiche.

3. Cliquez sur le champ fuseau horaire pour afficher le menu déroulant et sélectionner le fuseau horaire souhaité.

4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

   • Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Informations supplémentaires

Par défaut, à l’initialisation d’un nouveau lieu, le fuseau horaire est pré-renseigné par celui défini sur le domaine courant.

Un lieu et une séance vivent séparément dans le temps (modification, suppression, …). De ce fait, lors d’une modification d’un fuseau horaire sur un lieu, il n’y a aucune modification automatique sur les séances rattachées à ce lieu.

Gérer le fuseau horaire au niveau d’une session

Ouvrez le menu Administration > Formation > Les sessions.

Une session en mode présentiel possède une ou des séances qui se déroulent à un endroit précis. Renseigner le fuseau horaire au niveau de la fiche session permet de pré-renseigner cette information au niveau de la séance.

Procédure

1. À partir du menu Administration, sélectionnez dans Formation : Les sessions. La page de recherche des sessions s’affiche.

2. Cliquez sur le bouton Nouvelle session.

3. Renseignez les informations de la fiche de cette session, en premier lieu la formation à laquelle est rattachée cette session.

4. Cliquez sur le champ Fuseau horaire pour afficher le menu déroulant et sélectionner le fuseau horaire souhaité (fonction paramétrée)

5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

   Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Informations supplémentaires 

Cette saisie du fuseau horaire sur une session peut se faire aussi côté du planning de la session et depuis un parcours côté cursus.

Aucune règle n’est appliquée sur le fuseau horaire après avoir sélectionner un lieu sur une fiche session, c’est une information informative :

• Pour une session e-learning, aucun lieu n’est à renseigner.

• Pour une session ayant plusieurs séances se déroulant dans plusieurs pays, possibilité d’avoir N lieux sur la session.

Par défaut, à l’initialisation d’une nouvelle session, le fuseau horaire est pré-renseigné par celui défini sur le domaine courant.

Gérer le fuseau horaire au niveau d’une séance présentielle ou d’une classe virtuelle

Ouvrez le menu Administration > Le planning des sessions.

L’objectif est de gérer un fuseau horaire sur une séance dans le but d’être précis sur les dates et horaires lors de l’envoi d’une notification.

Par défaut, le fuseau horaire d’une séance est pré-renseigné dans cet ordre :

• Le fuseau horaire du lieu : lors d’une sélection d’un lieu, le champ du fuseau horaire est prérempli par celui du lieu,

• celui de la session,

• celui du domaine courant.

Cependant, le fuseau horaire d’une séance peut être modifié manuellement.

Procédure

À partir du menu Administration, sélectionnez dans le sous-menu Le planning des sessions.

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

   • Le planning graphique des sessions de formation s’affiche à l’écran.

2. Pour modifier le fuseau horaire d’une séance, cliquez sur le planning de la session pour la sélectionner puis sur le bouton Modifier la planification : une nouvelle fenêtre va s’ouvrir vous permettant de modifier le fuseau horaire de la séance.

Informations supplémentaires

Cette saisie du fuseau horaire sur une séance peut se faire aussi au niveau du parcours d’un cursus.

Cette information du fuseau horaire, est visible dans la fiche de la séance, dans la planification et dans l’info-bulle sur la séance depuis le planning.

Dans le cas d’une ressource e-learning planifiée dans le temps, il est possible de saisir un fuseau horaire. C’est le même fonctionnement que pour une séance présentielle, sans la règle sur le lieu de formation.

Vu qu’un lieu et une séance vivent séparément dans le temps (modification, suppression, …), lors de la modification d’un fuseau horaire sur un lieu depuis le référentiel, il n’y a aucune modification automatique sur les séances rattachées à ce lieu.

Comprendre l’impact des fuseaux horaires sur les notifications

Après l’ajout d’un fuseau horaire sur des éléments (session, séance, classe virtuelle…), des ajustements sont à prévoir sur certaines notifications qui concernent ces éléments.

Les notifications impactées dans leur contenu

Voici une liste non exhaustive des notifications pouvant être amenées à des transformations du contenu :

• Convocation à une session de formation pour un apprenant

• Convocation du formateur

• Modification d'une convocation pour un apprenant

• Modification de la convocation du formateur

• Invitation à une séance présentielle

• Invitation à une classe virtuelle

• Rappel d’une classe virtuelle

• Rappel d'une séance présentielle

• Rappel d'animation d'une séance présentielle

• Rappel d'animation d'une classe virtuelle

Dans le standard, le contenu d’une notification ne prend pas en compte le fuseau horaire d’un élément. Pour rendre lisible l’information sur les dates, les horaires et le fuseau horaire d’un élément, il est obligatoire de modifier le contenu de la notification.

Des champs de fusion sont disponibles pour rendre ces informations visibles :

Champs de fusion d’une session – même principe pour une séance/classe virtuelle

Les 2 champs de fusion qui sont à prendre sont les 2 derniers de la liste. Dans le contenu d’une notification, il faut placer ces champs de fusion à la place des autres proposées par défaut afin de rendre lisible les informations pour l’apprenant.

Les notifications impactées dans leur condition d’envoi

Les notifications ayant des conditions d’envoi (dont la condition changement de dates est cochée) sont impactées automatiquement par un changement de fuseau horaire (session ou séance).

Les notifications impactées et ayant cette condition d’envoi sont :

• La modification de la convocation du formateur

• La modification d’une convocation

Exemple : avec un contexte et le traitement de la plateforme envoyant les mails :

Évènement reçu par l’apprenant dans sa boîte mail externe/calendrier – fichier ICAL :

• Session de formation se déroulant à New York de 9h à 17h avec une séance planifiée aux mêmes dates/heures (fuseau horaire = UTC -6 – New York)

• Un apprenant se trouvant à Paris (fuseau horaire = UTC +1 – Bruxelles, Paris)

Évènement reçu par l’apprenant