Le déploiement du plan (pendant l’exercice fiscal)

Comprendre les phases d’élaboration du plan prévisionnel

Après les phases d’élaboration du plan prévisionnel, le déploiement du plan au cours de l’exercice fiscal consiste à créer des sessions et inscrire des utilisateurs.

Les inscriptions peuvent être réalisées de nombreuses manières :

• Inscriptions en back-office

• Inscriptions en front-office

• Campagnes de choix de session

• Transformation des besoins

Afin de pouvoir suivre l’exécution du plan et d’identifier les inscriptions réalisées prévues dans le plan - et les inscriptions non prévues- il est nécessaire de relier les inscriptions correspondant à des besoins.

Cette association peut s’effectuer en partant d’un besoin (transformation d’un besoin) ou en partant d’une inscription (association d’une inscription à un besoin). Dans le cas d’une association nous verrons que cette association peut être manuelle ou automatique.

Comprendre les traitements après clôture sur un plan

Ouvrez le menu Administration > Plan de développement des compétences > Paramétrage des plans.

Des traitements existent sur un plan prévisionnel à l’état clôturé qui concernent principalement les besoins de formation.

Procédure

1. Choisissez le plan.

2. Cliquez sur l’onglet Traitement. Les traitements sont affichés dans un ordre précis. En effet, ils sont complémentaires et il est préférable de respecter l’ordre de lancement. Une configuration est nécessaire pour avoir accès à ses fonctionnalités.

Arbitrer les besoins du plan prévisionnel clôturé avec un statut d’arbitrage indéfini

L’objectif est de traiter les besoins non traités. La réponse à donner à ces besoins est à définir dans un paramètre de configuration. Dans notre exemple (encadré jaune), les besoins indéfinis passent à l’état Refusé. Pour ce faire, le plan courant doit être clôturé, le privilège fixé et la configuration renseignée. Autrement, le traitement ne se lancera pas.

Transformer les besoins de formation en inscription en attente 

L’objectif est d’inscrire les personnes des besoins arbitrés et acceptés en liste d’attente sur la formation concernée par le besoin. Pour ce faire, le plan courant doit être clôturé.

Les besoins de formations concernés par ce traitement :

• Besoins nominatifs

• Besoins sur une formation référencée – exclusion des besoins hors catalogue

• Besoins du plan prévisionnel concerné

• Besoins arbitrés et acceptés

• La personne nominée par le besoin : non inscrite à une session de formation sur la formation concernée durant le période de l'exercice fiscale du plan prévisionnel.

• La personne nominée par le besoin : non inscrite en attente sur la formation (ou sur une des sessions de la formation) désignée par le besoin.

Si le traitement se déroule correctement, la date du traitement est enregistrée dans le plan prévisionnel. Dans le cas d'une erreur au niveau d'un besoin, un message indique à l'utilisateur courant qu'il existe des erreurs dans le traitement.

Envoyer un mail de synthèse des arbitrages pour l’ensemble des besoins de formation

L’objectif est d’informer les personnes via un mail sur les réponses apportées à leurs besoins de formation d’un plan clôturé. Pour ce faire, le plan courant doit être clôturé, le privilège fixé et la notification Synthèse des besoins de formation activée.

Les personnes concernées par ce traitement reçoivent un mail :

• Liées à des besoins nominatifs.

• Liées à des besoins non supprimés.

• Aucun mail reçu auparavant.

La notification Synthèse des besoins de formations doit être activée sur le domaine.

Le mail est envoyé immédiatement (selon le paramétrage de la notification) et qu’une seule fois par personne. Au niveau du contenu, par défaut, il récapitule tous les besoins de formation de la personne avec pour chacun son état d’arbitrage. Un tableau est affiché :

Dans le cas où des besoins sont ajoutés sur le plan prévisionnel, si un premier traitement a eu lieu, ce traitement est relancé, un mail est envoyé et seuls les nouveaux besoins de formation sont présents dans le contenu du mail.

Migrer les besoins de formation sur le plan de développement des compétences suivant 

L’objectif est de traiter les besoins reportés en les insérant dans le prochain plan avec une réponse à définir dans un paramètre de configuration : Action à appliquer sur les besoins reportés. Cette action est indiquée dans l’écran de lancement du traitement.

Pour ce faire, le plan courant doit être clôturé, le privilège fixé et l’existence d’un plan prévisionnel n+1 doit exister.

Le traitement de migration vérifie s'il existe un plan de développement des compétences futur, après celui courant qui doit être clôturé. Un privilège et un paramètre de configuration nécessitent d’être activés. Si c’est le cas, la migration se fait pour tous les besoins de formation non migrés. À la fin du traitement, nous enregistrons la date de migration afin que l'utilisateur puisse voir quand les besoins ont été migrés.

Schéma de synthèse sur le fonctionnement des traitements

Informations supplémentaires

Les traitements avec l’icône de couleur bleue est un traitement déjà lancé au moins une fois. Les autres, avec l’icône de couleur grise, sont des traitements non lancés. Pour chaque traitement, l’utilisateur peut voir la date de la dernière exécution dans le cas où il a eu lieu.

Comprendre la transformation de besoins

Ouvrez le menu Administration > Plan de développement des compétences > Transformer les besoins.

L’objectif est d’avoir une vision globale des besoins acceptés et non traités d’un plan prévisionnel (ouvert ou clôturé – peu importe) pour un responsable afin de les transformer en inscriptions ou de les valider par un processus de demande d’inscription (demande hors catalogue).

Présentation de l’écran de transformation

La page est composée de plusieurs parties. Pour un responsable de structures et/ou d’établissements, il est possible d’avoir une vision des indicateurs (montants, enveloppes, etc.) et des besoins sur un groupe précis. Une sélection d’un de ces groupes est disponible et permet au responsable d’avoir une vision par groupe et de transformer selon son budget lié à son groupe.

Dans l’entête, nous retrouvons le choix du plan prévisionnel avec des indicateurs affichés permettant à l’utilisateur de mesurer l’avancement et les besoins à traités – ils sont calculés sur le périmètre de l’utilisateur (en plus du groupe dans le cas d’un responsable) et se rafraichissent en temps réel à la suite d’une transformation d’un besoin.

La page est décomposée en 2 vues :

• À transformer : liste des besoins à traiter

• Transformés : liste des besoins partiellement ou totalement traités

Informations affichées pour un besoin à transformer

Informations affichées pour un besoin transformé

L’utilisateur dispose de filtres afin d’affiner sa recherche.

Transformer un besoin

Ouvrez le menu Administration > Plan de développement des compétences > Transformer les besoins d’un plan.

Procédure

• Cliquez sur Transformer un besoin dans la liste des besoins à transformer, un assistant s’ouvre et propose différentes étapes en fonction du type de besoin :

Transformation d’un besoin nominatif et catalogue

• Choix 1 : créer une demande d’inscription : le besoin est transformé en demande d’inscription (avec validation ou acceptation automatique selon le paramétrage de votre plateforme)

• Choix 2 : sélectionner une session parmi celles proposées, en lien avec la formation du besoin

Sélectionner une session

• Si on choisit : Aucune session/aucune session ne me convient : une inscription en attente sur la formation est créée

• Si on choisit : Sélection d’une session : une inscription est créée

Transformé si et seulement si l’utilisateur n’est pas déjà inscrit à la formation, n’est pas déjà en liste d’attente ou encore n’est pas déjà présent dans un processus de demande d’inscription pour cette formation.

Transformation d’un besoin nominatif et hors catalogue

• Solution 1 : transformez le besoin en demande d’inscription et la formation et la session seront associées ultérieurement au cours d’une étape du processus.

• Choix 1 : créez une demande d’inscription : le besoin est transformé en demande d’inscription (avec validation selon le paramétrage de votre plateforme)

• Solution 2 : créez au préalable la fiche formation correspondant au besoin hors catalogue puis sélectionnez cette formation.

• Choix 2 : sélectionnez une session parmi celles proposées, en lien avec la formation du besoin

Transformé si l’utilisateur n’est pas déjà inscrit à la formation, n’est pas déjà en liste d’attente ou encore n’est pas déjà présent dans un processus de demande d’inscription pour cette formation.

Transformation d’un besoin non nominatif

Une première étape permettra de sélectionner le ou les utilisateurs concernés.

Par défaut, les utilisateurs potentiellement éligibles dans cette fenêtre correspondent aux utilisateurs :

• ciblés par le besoin (appartenance à l’ensemble des groupes associés au besoin). Il est néanmoins possible de choisir d’autres groupes dans les critères de la recherche avancée.

• non inscrits à la formation (besoin catalogue).

• non présents en liste d’attente (besoin catalogue).

• n’ayant pas de demande d’inscription (besoin catalogue).

Dans la liste, un indicateur informe la personne du nombre de sélection d’utilisateurs sur le nombre de bénéficiaires restant encore à choisir : Sélection 0/2.

Annuler une transformation

Ouvrez le menu Administration > Plan de développement des compétences > Transformer les besoins.

Procédure

• Cliquez sur la vue Transformés en cliquant sur le bouton Choisir le besoin à annuler.

Informations supplémentaires

Dans le cas d’une transformation en inscription, l’annulation est possible tant que la session n’a pas démarré.

Comprendre comme associer un besoin à une inscription

Lorsqu’une inscription est réalisée sans passer par la transformation des besoins, elle peut néanmoins correspondre à une inscription prévue dans le plan prévisionnel. Afin de pouvoir suivre les inscriptions liées sur le plan prévisionnel et les inscriptions hors plan le LMS vous permet d’associer une inscription à un besoin. Cette association peut être manuelle ou automatique.

Association automatique

Elle est effectuée par le traitement batch qui se déroule chaque nuit.

L’association des besoins nominatifs et catalogue

Afin d’essayer de faire le rattachement, le traitement prend en compte :

• Les inscriptions non attachées à un besoin, non supprimées

• Les besoins nominatifs, catalogue, acceptés, non attachés à une inscription, non supprimés

Il y a un rattachement selon certaines conditions qui doivent être réalisées simultanément :

• L’utilisateur inscrit est le bénéficiaire du besoin.

• La formation de l’inscription est la formation du besoin.

• Les dates fiscales du plan prévisionnel du besoin et les dates de la session de l’inscription correspondent (les dates de session doivent être dans la période fiscale du plan).

L’association des besoins non nominatifs et catalogue

Afin d’essayer de faire le rattachement, le traitement prend en compte :

• Les inscriptions non attachées à un besoin et non supprimées

• Les besoins non nominatifs, catalogue, acceptés, non attachés à une inscription, non supprimés

Il y a un rattachement selon certaines conditions qui doivent être réalisées simultanément :

• La formation de l’inscription est la formation du besoin.

• Les dates fiscales du plan prévisionnel du besoin et les dates de la session de l’inscription correspondent (les dates de session doivent être dans la période fiscale du plan).

• Correspondre à un des contextes d’association prévus selon les schémas suivants :

  

Association manuelle

Outre le traitement qui rattache les inscriptions et les besoins fortement liés, un responsable peut le faire également manuellement à partir :

• de la fiche d’une inscription

• du menu : Associer les inscriptions

Ce type de rattachement est beaucoup plus souple, il peut se faire entre une inscription et un besoin librement (pas de contrainte sur l’utilisateur et la formation).

Association à partir de la fiche d’une inscription

Un bouton Associer un besoin de formation permet de faire un rattachement.

Après avoir cliqué sur Associer un besoin, recherchez le besoin à associer en cliquant sur Trouver un besoin (valider la sélection) puis sur le bouton Associer.

Aucune modification n’est faite sur le besoin – il garde toutes les informations (utilisateurs, formation identifiée, etc.). La seule modification est le rattachement avec l’inscription.

Après avoir attaché un besoin, l’utilisateur a également la possibilité de détacher l’inscription à ce besoin : le bouton Dissocier le besoin de formation apparaît sur la fiche de l’inscription.

Le menu associer les inscriptions

Associer manuellement des besoins est possible via le menu Administration  Associer les besoins.

L’association s’effectue en 3 étapes :

1^ère étape : Choix de la formation ayant des inscriptions qui ne sont pas associées

Sélection du plan. Indicateurs pour l’utilisateur :

• Taux d’association.

• Nombre de besoins par bénéficiaires dans le plan (exemple : un besoin pour 10 personnes correspond à 10 besoins par bénéficiaires).

• Recherche d’une formation avec possibilité d’afficher les filtres.

• Les formations sont triées selon le nombre d’inscriptions à associer.

• Indicateur pour chaque formation :

  • Nombre de besoins liés à la formation.

  • Nombre d’inscriptions non associées – dans le cas où toutes les inscriptions sont associées, une information Traité est affichée.

  • Nombre total d’inscriptions.

2^ème étape : Visibilité des besoins liés à la formation

• Contexte d’une formation.

• Utilisez le bouton Trouver un besoin pour ajouter les besoins que vous souhaitez associer pour cette formation.

3^ème étape : Associez les inscriptions

• Utilisez le bouton Associer sur un besoin pour associer des inscriptions de la formation

Sélectionner le ou les utilisateur(s) concerné(s) par les inscriptions à associer

• Si le nombre d’inscriptions sélectionné est inférieur ou égal au nombre de bénéficiaires restants, l’association est possible sinon le bouton Valider la sélection devient inactif.

• Pour dissocier un besoin, cliquez sur le lien du besoin puis sélectionnez l’inscription à dissocier.

Recherche des inscriptions à associer par le menu les inscriptions validées

Dans le référentiel des inscriptions validées, un filtre existe Attaché à un besoin de formation au niveau du bloc des filtres sur les inscriptions.

L’objectif est de trouver les inscriptions non attachées à un besoin de formation et ainsi de faire des rattachements manuellement.

Dans le cas d’une inscription supprimée ou annulée, le besoin associé à cette inscription revient dans la liste des besoins à traiter. C’est aussi le même fonctionnement pour une inscription en attente ou une demande d’inscription. Dans le cas d’une suppression de ces derniers, le besoin est remis dans la pile des besoins à traiter.

Lorsqu’une inscription est annulée le besoin est détaché de l’inscription.