Les compétences du point de vue du manager

Visualiser les compétences de mon équipe

Le manager accède aux compétences de son équipe via :

Menu Mon Équipe/Compétences ou via l’url: spa/manager/myteamskills

Le manager retrouve sur cette nouvelle page l’ensemble de son équipe et un accès aux dashboards de suivi de son équipe.

• Chaque membre de l’équipe a son propre encart :

  • Nom, prénom, image. Une option de configuration permet de ne pas afficher l’image du collaborateur si souhaité.

  • Emploi principal

  • Un pictogramme orange si des compétences sont à valider

• 3 KPIs chargés en asynchrone s’affichant sur deux lignes :

  • Compétences testées par questionnaire,

  • Compétences auto-positionnées,

  • Compétences à valider par le manager.

À travers la barre de recherche, le manager peut venir rechercher un collaborateur en particulier via son nom, prénom, code ou son emploi.

Les collaborateurs s’affichent par bloc de 16. Un système de pagination permet d’accéder aux collaborateurs suivants.

En cliquant sur la carte d’un collaborateur, le manager accède au profil de compétences liées à l’emploi du collaborateur.

Accéder au profil de compétence d’un collaborateur

• Pour chaque collaborateur, cliquez sur le lien Accéder à son profil.

• L’écran qui s’affiche reprend les mêmes principes que ceux décrits dans le référentiel de compétences du collaborateur.

La structure de la page est la suivante :

• Un titre : Diagnostic de compétences de {prénom} {nom} (+ bouton retour).

• Un lien : Afficher la fiche emploi.

• Un champ permettant de chercher une compétence.

• Une zone de KPIs activable par privilège :

  • Compétences à valider

  • Compétences testées par questionnaire

  • Compétences auto-positionnées

• Sur la partie gauche :

  • Un moteur de recherche avec auto-complétion.

• L’ensemble des domaines de compétences et compétences de l’emploi dans des blocs pliables/dépliables.

• Sur la partie droite :

  • Demandes d’inscriptions du collaborateur regroupées par domaine de compétence pliables/dépliables.

  • Plan de développement regroupé par domaine de compétence pliable/dépliable.

  • Une légende.

À partir du profil de compétences d’un collaborateur, le manager peut :

• Accéder au détail de la compétence du collaborateur.

• Accéder au suivi de son collaborateur (si une inscription existe) en cliquant sur une des recommandations.

• Faire une demande d’inscription (si la formation est préconisée et éligible aux demandes d’inscription).

• Accéder au suivi de la demande d’inscription de son collaborateur.

• Afficher la fiche de la formation (en mode PDF ou non suivant la configuration).

Détail d’une fiche compétence pour un collaborateur

L’ensemble des statuts et résumés de diagnostics est repris.

Exemple : Détail de la fiche compétence « L’entretien commercial bancassurance » pour la collaboratrice Fanny Durand

Valider les compétences d’un collaborateur

Dans le profil de compétences du collaborateur ou à travers le bouton Compétences à valider, le manager peut accéder à l’écran de validation de compétence.

Pour les compétences En attente de validation, le manager accède à l’écran de validation à travers la popin de détails en cliquant sur le bouton Effectuer la validation.

Une compétence est En attente de validation seulement dans les deux cas suivants :

• Le collaborateur s’est auto-positionné mais le manager n’a jamais indiqué de niveau.

• Le collaborateur a effectué un nouvel auto-positionnement et le manager n’a pas donné son avis sur ce nouvel auto-positionnement.

Sur ce nouvel écran, le manager retrouve :

• Un titre : Validation de compétence pour {prénom} {nom}

• Domaine et nom de la compétence.

• Description de la compétence (déplié par défaut).

• Résumé de l’auto-positionnement du collaborateur.

• Définition des niveaux (déplié par défaut).

• Sélecteur de niveaux.

• Zone de commentaire (limitée à 500 caractères) : facultative en cas d’accord avec l’auto-positionnement du collaborateur, obligatoire en cas de désaccord.

• Bouton primaire Valider votre choix (caché tant qu’aucun niveau n’est positionné).

• Bouton secondaire pour fermer et retourner à la liste des compétences.

De la même manière que le collaborateur, en cliquant sur Enregistrer, le manager dispose d’une boîte de confirmation contextualisé.

Quand le manager confirme son choix, le moteur Adaptive de recherche de recommandations prend le relais. Le titre de la page devient alors Recommandations pour {prénom} {nom}

Le résumé complet du diagnostic du collaborateur s’affiche en haut de page.

Les recommandations contextualisées s’affichent en bas de page.

Dans les cartouches Recommandations, le manager peut alors ajouter au plan de développement la recommandation suggérée par le moteur d’Adaptive Learning.

De même, un bouton d’action permet au manager de « Retirer la formation du plan de développement ».

Remarque 1 : Seules les formations permettant d’atteindre le niveau N+1 peuvent être préconisées par le manager et donc ajoutées au plan de développement du collaborateur.

Remarque 2 : Les formations démarrées par le collaborateur et les formations où une demande d’inscription a été initiée ne peuvent pas être retirées du plan de développement.

Remarque 3 : Le manager peut initier une demande d’inscription pour son collaborateur seulement si la formation a été préalablement ajoutée au plan de développement.

Recommander des formations

Dans la popin de détail de compétence (onglet Recommandations), le manager peut visualiser l’ensemble des recommandations concernant la compétence et le collaborateur.

Le manager, à travers cette rubrique, peut :

• Visualiser le suivi du collaborateur.

• Ajouter/retirer du plan de développement les recommandations non démarrées ciblant le niveau N+1.

• Effectuer une demande d’inscription si la formation a été préalablement ajoutée au plan de développement.

Si la formation a été recommandée par le manager, un tag Recommandé s’affiche en bas de chaque recommandation. Au survol, la date à laquelle la formation a été préconisé est précisé.

Valider en masse les compétences de mon équipe

Sur l’écran principal Les compétences de mon équipe, le manager retrouve en un seul endroit l’ensemble des compétences de son équipe qu’il doit valider.

Un KPI en haut de page indique le nombre total de compétences à valider.

Puis, le manager retrouve collaborateur par collaborateur différents blocs.

Un bloc collaborateur est composé de :

• Prénom, nom du collaborateur et nombre de positionnements en attente de validation.

• Domaine de compétence et liste des compétences à valider associées au domaine

• Sur chaque ligne de compétence, le manager dispose :

  • Nom de la compétence

  • Niveau précédent

  • Positionnement du collaborateur (+ commentaire associé au survol)

  • Date de l’auto-positionnement

  • Sélecteur de niveau

  • Bouton d’action pour valider son choix une fois un niveau sélectionné

En cas d’accord, la compétence est validée et le moteur Adaptive Learning prend le relais pour aller rechercher des recommandations permettant au collaborateur d’atteindre le niveau suivant.

En cas de désaccord, une popin s’ouvre invitant le manager à justifier son choix puis à la validation le moteur Adaptive Learning prend le relais.

À la suite de la validation du manager, un toast d’information s’affiche et les différents KPIs de la page se mettent à jour.

Valider en masse les parcours personnalisés

Le troisième KPI de la page permet de regrouper l’ensemble des parcours personnalisés des collaborateurs où une décision manager est en attente.

Un parcours personnalisé en attente regroupe l’ensemble des formations pour une compétence et un niveau où :

• Le collaborateur a émis une demande d’inscription en attente de réponse hiérarchique.

• Le manager n’a pas encore donné son avis : Ajouter au parcours / Retirer du parcours.

Deux types d’action sont donc possibles pour le manager à travers ce 3^ème KPI :

• Accepter la demande / Refuser. Dans le cas d’un refus, une popin de justification s’affiche.

• Ajouter au parcours / Ignorer. En cas d’ajout, la formation est ajoutée au parcours personnalisé du collaborateur. Si le manager ignore la recommandation alors la formation ne sera pas ajoutée au parcours du collaborateur sauf si celui-ci démarre la formation de lui-même.

Dans tous les cas, une fois l’action réalisée la ligne correspondant à la formation disparaît. Quant au compteur de parcours personnalisés, il décroît seulement quand toutes actions pour une compétence d’un utilisateur ont été réalisées.

Chaque bloc collaborateur est pliable/dépliable. Puis, à l’intérieur de chaque bloc collaborateur, les parcours sont organisés par domaine de compétence (bloc là aussi pliable/dépliable).

A l’intérieur d’un domaine de compétence, le manager retrouve :

• Nom de la compétence.

• Le niveau diagnostiqué par le collaborateur.

• La liste des formations pour passer au niveau suivant où une action manager est attendue.

Sur chaque ligne de formation, le manager retrouve :

• Le titre de la formation et un accès à sa fiche.

• La modalité d’apprentissage de la formation.

• La date éventuelle de la demande d’inscription.

• Une zone d’actions lui permettant de :

• Accepter / Refuser la demande

• Ajouter au parcours /Ignorer

Gérer des notifications concernant la validation des compétences

Deux notifications existent concernant ce besoin fonctionnel :

• Envoi d'un rappel aux hiérarchiques n'ayant pas terminé la validation des compétences des membres de leur équipe.

Cette notification est activable par domaine et peut être envoyée avec une fréquence d’envoi : journalière, hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle.

Contrairement aux notifications destinées au collaborateur, le jour d’envoi ne peut pas être configuré aussi finement.

Ainsi, si la fréquence est configurée en hebdomadaire alors la notification partira tous les lundis matin.

• Si la fréquence est configurée en bimensuelle alors la notification partira tous les 1^ers et 15 de chaque mois.

• Si la fréquence est configurée en mensuelle alors la notification partira tous les 1^ers de chaque mois.

Le batch responsable de cet envoi vient vérifier pour chaque manager de l’application s’il y a eu des compétences auto-positionnés à valider depuis le dernier envoi.

Exemple : Berlin Manager. Lancement batch du dimanche 26 au lundi 27 novembre.

• Berlin Collab 1 : auto-positionnement le 21/11

• Berlin Collab 2 : auto-positionnement le 15/11

Alors le manager recevra lundi 27/11 un mail l'avertissant qu'il a des compétences à valider pour Collab 1 et Collab 2. Pourquoi ? Parce que Collab 1 a fait un auto-positionnement dans la dernière semaine et on en profite pour lui rappeler que Collab 2 a aussi des compétences à valider.

S'il ne se passe rien durant la semaine du 27/11 au 03/12 dans l'équipe de Berlin Manager

Alors le lundi 04/12, le manager ne recevra aucun mail de rappel. Le système considère que le mail du 27/11 suffit.

Le template par défaut envoyé est le suivant :

• Compétences de mon équipe : Diagnostics à valider

Dans un mode Adaptive Learning, nous conseillons fortement d’utiliser cette 2^ème notification, plus performante et davantage configurable.

Cette notification est paramétrable :

• Fréquence (quotidien/hebdomadaire/mensuel) + choix des jours d’envoi.

• Option pour continuer le rappel tant qu’il existe des compétences à valider (VRAI/FAUX).

Le template par défaut envoyé dans ce cas est :

Visualiser les inscriptions en attente de validation

Récapitulatif des demandes d'inscription en attente de validation manager

• Cette notification est configurable par domaine.

• Cette notification est configurable en fréquence : quotidien, hebdomadaire, mensuel.

• Cette notification vient scanner l’ensemble des managers de l’application qui ont des demandes de formation En attente de réponse hiérarchique.

• Cette notification est envoyée tant qu’il existe au moins une demande d’inscription avec ce statut pour au moins un des collaborateurs directs du manager concerné.

Le template par défaut est le suivant :

Comprendre le dashboard suivi des niveaux de compétence

Le dashboard suivi des niveaux de compétence est accessible pour le manager à partir des compétences de mon équipe (onglet suivi).

Ce dashboard est toujours contextualisé à un emploi.

Par défaut, c’est l’emploi majoritaire dans l’équipe du manager qui est sélectionné mais un filtre permet de changer l’emploi présélectionné.

Seuls les emplois où l’Adaptive Learning est activé remontent. L’emploi majoritaire correspond à l’emploi avec le plus de collaborateurs (en cas d’égalité, ordre alphabétique des emplois).

Deux modes de représentation existent pour ce dashboard piloté par le paramètre de configuration : Uniformiser les dashboard manager sur un même niveau cible.

Rendu

Comme pour le précédent mode, le dashboard présente dans un tableau les niveaux de compétences validés pour les collaborateurs de l’emploi sélectionné.

Contrairement à l’autre version, on ne retrouve pas dans une colonne le niveau attendu sur l’emploi.

Ce mode de fonctionnement est intéressant à activer lorsque le niveau attendu sur l’emploi est uniforme sur l’ensemble des compétences (Ex : le niveau 3 comme sur la capture ci-dessus).

Les deux modes d’affichage de ce dashboard dispose de filtres :

• Emploi (obligatoire)

• Domaines de compétences

• Type de diagnostic

• Collaborateurs

• Date

Les collaborateurs non-positionnés sur une compétence ne sont pas indiqués.

Précision sur le filtre Date

En sélectionnant une date dans le passé, le manager peut « remonter le temps » et voir, à la date sélectionnée, quel est l’état des compétences de son équipe. Par défaut, si aucune date n’est sélectionnée, le tableau affiche l’état des compétences à la date d’aujourd’hui.

Comme les autres dashboards, le suivi des niveaux de compétences est exportable en CSV via un bouton dédié. Au clic sur le bouton un lien Télécharger s’affiche. Les filtres sélectionnés sont pris en compte au moment de l’export CSV.

Comprendre le dashboard Suivi des parcours personnalisés

Le dashboard suivi des parcours personnalisés est accessible pour le manager à partir du menu Les compétences de mon équipe.

Ce dashboard est toujours contextualisé à un jobAlias|Domaine.

Ce dashboard permet de :

• Visualiser l’avancement des collaborateurs dans leur plan de développement.

• Proposer des actions rapides aux managers pour valider des compétences ou des demandes d’inscription collaborateur.

Ce dashboard remonte les taux d’avancement des collaborateurs dans leur parcours de formation suivis après leur diagnostic.

Les domaines et les compétences sont ordonnés suivant l’ordre défini en back-office. On retrouve ensuite une 3^ème colonne : Taux d’avancement du parcours, subdivisée en sous colonnes reprenant le nom/prénom de chaque collaborateur de l’équipe du manager (ordre alphabétique).

L’objectif du dashboard pour le manager est d’évaluer en un coup d’œil le suivi des parcours de développement des collaborateurs pour chacune de leurs compétences.

Le taux d’avancement est un ratio entre le parcours réalisé et le parcours prévu pour atteindre le prochain niveau de compétences.

Chaque case du tableau contient soit :

• Une jauge d’avancement du parcours représentée par un indicateur : Non démarré/En cours/Terminé qui se déplace suivant l’avancée du collaborateur dans son parcours personnalisé.

• Une iconographie indiquant ce qui se passe pour le collaborateur sur cette compétence.

De plus, au survol de la case de chaque collaborateur et pour chaque compétence est indiqué le prochain niveau visé.

En cas d’inscriptions multiples pour une même formation, les règles décrites précédemment s’appliquent.

Exemple : Un collaborateur réalise un test de positionnement sur la compétence « Négociation commerciale ». Il obtient le niveau 1.

7 formations lui sont recommandées par le moteur d’Adaptive Learning.

• F 2.1 : Non préconisée par le manager et non inscrit

• F 2.2 : Non préconisée par le manager mais démarrée en libre-service (50%)

• F 2.3 : Préconisée par le manager et non inscrit

• F 2.4 : Préconisée par le manager, inscrit et avancement 100%

• F 2.5 : Non préconisée par le manager mais demande d’inscription en cours du collaborateur

• F 2.6 : Non préconisée par le manager mais inscription en liste d’attente

• F 2.7 : Non préconisée par le manager mais inscription prévue dans le futur

Seuls F.2.1 et F 2.5 ne font pas partie du parcours prévu du collaborateur.

Le calcul d’avancement se base donc sur les 5 autres formations restantes : 150 / 500 = 30%.

Quelques mois plus tard, le collaborateur passe un test de validation pour obtenir le niveau 2. Il réussit le test.

4 nouvelles formations lui sont alors proposés par le moteur d’Adaptive Learning :

• F 3.1 : Non préconisée par le manager et non inscrit

• F 3.2 : Non préconisée par le manager mais démarrée en libre-service (100%)

• F 3.3 : Préconisée par le manager mais demande d’inscription en cours

• F 3.4 : Préconisée par le manager, inscrit et démarrée à 20%

Le parcours prévu pour le collaborateur ne rassemble alors que les formations de niveau 3 et plus précisément : F 3.2 et F 3.4.

Parcours réalisé = (100 + 20) / 300 = 40%.

Filtrer et exporter le dashboard Suivi des parcours personnalisés

Le dashboard Suivi des parcours personnalisés dispose des filtres suivants :

• Emploi (obligatoire)

• Domaine de compétences

• Collaborateurs

Le fonctionnement des filtres est identique à celui des autres dashboards.

De même, le suivi du plan de développement est exportable en fichier CSV via un bouton dédié. Au clic sur le bouton un lien Télécharger s’affiche. Les filtres sélectionnés sont pris en compte au moment de l’export en CSV. De même, les informations complémentaires suivantes d’affichent dans des colonnes dédiées :

• En attente de validation de compétence.

• En attente de réponse hiérarchique pour une demande de formation.