Le processus de choix de session est à mi-chemin entre les inscriptions back-office et l’inscription front-office. Son objectif est de faciliter la gestion des inscriptions de toutes méthodes pédagogiques, et d’aider à la répartition des collaborateurs sur les différentes dates de sessions proposées par le service formation.

Une campagne rassemble les sessions d’une même formation que le responsable formation souhaite diffuser auprès des collaborateurs afin qu’ils sélectionnent eux-mêmes la session la plus appropriée. La sélection d’une date génère une inscription automatique du collaborateur.

Le principe consiste à :

Créer en back-office une campagne avec une date de début et de fin de campagne ( = la période).
Sélectionner les futurs apprenants.
Choisir une formation pour cette campagne.
Sélectionner X sessions de formation.

Lorsque la campagne démarre, chaque apprenant va recevoir un mail disant qu’il doit choisir une session parmi les X.

Une fois le choix fait, il recevra une confirmation de ce choix (copie manager). L’apprenant pourra changer son choix de session jusqu’à la date de fin de campagne.

Une fois la campagne terminée, les apprenants ayant choisi une session se retrouveront inscrits à la session. Ceux qui n’ont pas choisi de session devront être traités par le Service Formation (toute personne habilitée d’un rôle dans la plateforme pour le faire).

Créer une campagne de choix de session

Ouvrez le menu Administration > Référentiel > Les campagnes.

Avant de créer une campagne de choix de session, il faut au préalable qu’une formation et des sessions soient créées dans la plateforme. Ensuite, le lancement d’une campagne est possible.

Procédure

Cliquez sur le bouton Nouvelle campagne.
Renseignez les informations de la fiche, dont le nom de la campagne (champ obligatoire), la description, la date de début et la date de fin et le type de processus (champ obligatoire, ici il s’agit choix de session).
Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vérification

Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Informations supplémentaires

Les dates de début et de fin de campagne bornent la période d’inscription possible sur les sessions de la campagne. Ces dates sont différentes des dates de début et de fin des sessions, qui se déroulent normalement après la période prévue pour la campagne. Lorsque ces dates sont renseignées, la campagne se lancera et se terminera automatiquement aux dates indiquées, par le traitement informatique de la plateforme (batch).

Dans le cas d’une campagne sans aucune date renseignée (date de début et de fin), la campagne n’est pas lancée/terminée par le batch. Cependant, la campagne peut être lancée manuellement par le biais d’un bouton Lancer la campagne. La date de début de campagne sera celle du lancement manuel. De même, si la date de fin n’est pas renseignée, la campagne peut être terminée manuellement par le biais d’un bouton Terminer la campagne et la date de fin de campagne sera cette de la clôture manuelle.

Lors de la création d’une campagne, le rattachement s’effectue automatiquement sur le domaine sur lequel l’administrateur de la plateforme est positionné.

Créer des sessions pour la campagne de choix de sessions

Ouvrez le menu Administration > Référentiel > Les campagnes.

Procédure

Une image contenant texte, nombre, Police, capture d’écran Description générée automatiquement

Choisissez une campagne.
Ouvrez l’onglet Paramètres pour définir les sessions d’une formation pour la campagne.
Recherchez des sessions pour les associer à une campagne.
Cliquez sur le bouton Ajouter une session.
Un écran de recherche de sessions apparaît. La recherche peut être réalisée selon différents critères : nom de la formation, code de la formation, date de début et de fin de la recherche, état de la session, mode d’apprentissage, mode d’inscription, etc.
Selon les critères de recherche choisis, une liste de session est affichée par ordre chronologique de la plus proche à la plus lointaine par date de début et de fin. Pour une meilleure lisibilité, l’horaire sur la date de début et de fin de session est mentionné.
Les sessions n’ayant aucune places disponibles ne sont pas affichées.
Sélectionnez les sessions à associer à la campagne et cliquez sur le bouton Ajouter.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vérification

Un message de confirmation apparaît à l’écran. En cas d’erreur, sélectionnez la session à retirer de la campagne et cliquez sur le bouton Supprimer.

Informations supplémentaires

Par défaut, le choix se fait sur une seule formation. Dans le cas où la sélection de N sessions se fait sur des formations différentes, un message d’erreur s’affiche.
Le responsable peut suivre les réponses des participants à cette campagne par l’intermédiaire du bouton Accéder au détail des réponses.

Inscrire des futurs apprenants dans une campagne

Ouvrez le menu Administration > Référentiel > Les campagnes.

Procédure

Choisissez une campagne.
Ouvrez l’onglet Population pour sélectionner la liste des utilisateurs qui seront concernés pour l’inscription à une session.
- Le bouton Utilisateur permet de rechercher et de sélectionner un ou des utilisateurs de façon très ciblée selon un ou plusieurs critères de recherche.
- Le bouton Rôle permet de sélectionner des utilisateurs en fonction du rôle qui leur est attribué sur la plateforme.
- Le bouton Liste d’attente permet de sélectionner des utilisateurs déjà en attente sur la ou les formations de la campagne. Cette recherche est préfiltrée, les personnes déjà présentes dans la campagne sont exclues de cette sélection.
- Le bouton Tous les utilisateurs permet de sélectionner la totalité des utilisateurs pour faire partie de cette campagne.
- Le bouton Inscrire avec un fichier permet de sélectionner des utilisateurs via un fichier d’import (CSV).

Attention : il faut que, au préalable, les utilisateurs soient référencés dans l’application. Dans le cas contraire, aucune inscription ne sera faite et un message d’erreur apparaitra après l’import.

Le bouton Supprimer permet d’enlever des utilisateur de cette campagne.

Informations supplémentaires

Lors de la sélection d’utilisateurs par import de fichier, seule la colonne ExternalId (code d’import d’utilisateur) peut être renseignée.
Dans le cas d’un ajout d’un utilisateur à une date T dans une campagne lancée à une date T-1(que celle-ci soit commencée ou non), la notification sera bien envoyée à cet utilisateur.
Dans le cas d’un ajout d’un utilisateur au sein d’un groupe une date T, si une campagne a déjà été lancée à une date T-1, AUCUNE notification NE sera envoyée à ce nouvel utilisateur – il n’aura pas la campagne à réaliser.

Lancer une campagne de choix de sessions

Ouvrez le menu Administration > Référentiels > Les campagnes.

Procédure

Sélectionnez la campagne souhaitée dans la liste.
Cliquez sur le bouton Voir la campagne
La fiche de la campagne s’affiche.
Cliquez sur le bouton Lancer la campagne.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vérification

Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Informations supplémentaires

Le fait d'avoir une date de début sur la campagne rend impossible le lancement manuel.
Lancement par le batch Consolidation des campagnes : ce traitement informatique automatique crée le processus de lancement de campagne dès que la date de début, renseignée sur la fiche, est dépassée.

Terminer une campagne

Ouvrez le menu Administration > Les référentiels > Les campagnes.

Procédure

Sélectionnez la campagne souhaitée dans la liste.
Cliquez sur le bouton Voir la campagne.
La fiche de la campagne s’affiche.
Cliquez sur le bouton Terminer la campagne.
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Informations supplémentaires

Le fait d'avoir une date de fin sur la campagne rend impossible le lancement manuel.
Terminer par le batch Consolidation des campagnes.
Ce traitement informatique automatique crée le processus de terminaison de campagne dès que la date de fin, renseignée sur la fiche, est dépassée. Une fois la campagne terminée, les utilisateurs n'ayant pas répondu à temps seront mis en liste d'attente automatiquement sur la formation.

Comprendre le choix de sessions côté apprenant

Une fois qu’une campagne est lancée, les utilisateurs concernés peuvent y répondre. Pour ce faire, il possède deux accès à la page de choix de sessions :

Depuis Mes tâches :

Accessible depuis l’icône mes taches en haut à droite de l’écran.
Accessible depuis le menu mes sessions, puis le raccourci mes tâches.

Depuis Mes choix de sessions :

Accessible depuis le menu Mon profil et le bloc Mes choix de session.
L’utilisateur consulte ces campagnes, et peut voir son avancement sur chaque campagne :
- la session choisie (colonne Choix réalisé),
- s’il a fait un choix (colonne Choix effectué).

Le bouton ou le lien dans le tableau permet de se rediriger vers la campagne sélectionnée. Tant que la campagne n’est pas terminée, l’utilisateur a la possibilité de changer sa réponse.

La page Choix de session comprend plusieurs blocs d’informations :

En entête, un récapitulatif des inscriptions de l’utilisateur (celles en cours, ou dans le futur) – liées à la formation de la campagne.
Des informations sur la formation : le nom, les options (langue, etc.).
La liste des sessions de la campagne, avec un choix à faire : avec le nom, les dates, le nombre de places disponibles et le lieu de la session.

L’utilisateur a le choix :

soit de choisir une session parmi celles proposées,
soit l’option Aucune session ne me convient : Il existe un paramètre de configuration pour afficher ou non la dernière option Aucune session ne me convient : Autoriser le choix d’aucune session.

Informations supplémentaires

Dans le cas d’un utilisateur choisissant une session, cet utilisateur sera inscrit à cette session automatiquement et désinscrit des sessions auxquelles il était inscrit auparavant.
Dans le cas d’un utilisateur choisissant l’option Aucune session ne me convient et SANS être inscrit à une session auparavant, cet utilisateur sera automatiquement mis en liste d’attente sur la formation.
Dans le cas d’un utilisateur choisissant l’option Aucune session ne me convient et EN ETANT inscrit à une session, cet utilisateur restera dans l’état initial.
Si une session de la liste des sessions de la campagne n’a plus de places disponibles, cette session n’est pas affichée dans la liste des choix.

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Les inscriptions à une session de formation