Les formations réglementaires

Les formations réglementaires

Les formations dites réglementaires permettent une historisation très précise des actions réalisées coté production : savoir qui a réalisé l’action de mise en production d’un module est nécessaire pour garantir la formation, ainsi que la raison ce cette mise en production.

Une étape de validation de la version est intégrée également car seule la version validée d’un module sera utilisable pour une formation réglementaire. C’est donc un prérequis à réaliser avant de typer sa formation comme réglementaire.

Valider un module en production d’une formation règlementaire

Ouvrez le menu Studio > La bibliothèque des modules

Pour valider le contenu d’une formation, il faut d’abord le mettre en production, afin de le tester complètement. Lorsque les résultats des tests sont satisfaisants, un administrateur peut signer la version.

1. Recherchez le module

2. Cliquez sur l’onglet Production

3. Cliquez sur le bouton Valider le module

4. Sélectionnez alors un fichier justificatif et/ou rédigez un commentaire permettant de justifier la validation de ce module, qui sera utilisé ensuite dans le cadre d’une formation dite réglementaire. Ces champs sont facultatifs par défaut. Le système enregistre alors les informations suivantes : l’auteur, la date, le fichier justificatif et le commentaire de cette validation.

Informations supplémentaires

Dans le cadre d’une session réglementaire, seule la version validée sera utilisable. Cela impactera la sélection de la version lors du démarrage de la session. La version utilisée lors du démarrage d’une session sera le numéro de version le plus grand parmi les versions validées.

La validation est un prérequis pour définir une formation comme réglementaire.

Dans le cadre des formations réglementaires, nous devons savoir ce qu’a réalisé chaque apprenant et sur quelle version il a travaillé. Par conséquent, il est impossible de modifier une version validée une fois que la session a commencé.

Par conséquent :

• L’option permettant de modifier la visibilité des ressources disparait dans le cadre d’une formation dite réglementaire.

• L’option permettant d’impacter les sessions en cours lors d’une mise en production disparait dans le cadre d’une formation dite réglementaire.

Une fois une version validée, l’administrateur peut classer la formation en tant que formation réglementaire. Dans le cas où l’administrateur ne met pas la formation en réglementaire, le système de version pour les sessions fonctionne avec le fonctionnement standard – dernière version prise en compte pour les sessions non commencées OU si l’option Impacter les sessions en cours, la nouvelle version est prise en compte pour TOUTES les sessions.

C’est au moment de mettre la formation en réglementaire, que la validation d’un module prend son importance au niveau des versions des sessions non commencées. Les sessions commencées ou terminées restent figées sur leurs versions.

Typer une formation existante comme étant une formation réglementaire

Ouvrez le menu Administration > Les formations

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, et en particulier le critère : Formation réglementaire (Oui/Non). Puis cliquez sur le bouton Rechercher.

   La liste des formations recherchée apparaît à l’écran.

2. Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.

   • L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.

3. Pour rendre cette formation réglementaire, il suffit de cocher le champ correspondant. Ce champ est une case à cocher situé sur le nom de la formation.

4. Enregistrez la fiche Formation : le système vérifie alors qu’il existe une version validée du module. Si ce n’est pas le cas, un message indique à l’utilisateur de valider une version avant de la rendre réglementaire.

Informations supplémentaires

Pour mettre une formation en réglementaire, il faut au préalable une version en production validée par un administrateur.

Lorsqu’une formation a été enregistrée comme réglementaire, on ne pourra plus revenir en arrière. Le champ sera en lecture seule dans la fiche de la formation.

Si vous souhaitez exclure cette formation du bilan à 6 ans, cochez la case Exclure du bilan à 6 ans.

Mettre en production une formation typée réglementaire

Ouvrez le menu Administration > Les formations

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, et en particulier le critère : Formation réglementaire (OUI/NON). Puis cliquez sur le bouton Rechercher.

   • La liste des formations recherchée apparaît à l’écran.

2. Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.

3. L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.

4. Cliquez sur l’onglet Production. Une nouvelle fenêtre s’ouvre rendant obligatoire la saisie d’une raison pour cette mise en production afin de garder une trace de l’action.

5. Après avoir saisie la raison, la mise en production peut se faire, qui aboutit à la création d’une nouvelle version.

6. La plateforme crée alors une nouvelle version visible dans l’onglet Production : l’ensemble des mises en production est visible dans cet onglet : en cliquant sur la loupe de chaque version, une fenêtre s’ouvre présentant des informations sur la raison, la date et l’auteur de la mise en production.

Intégrer une signature électronique dans une formation

Ouvrez le menu Administration > Les formations

L’objectif de cette fonctionnalité est de vérifier que c’est bien l’apprenant lui-même qui est connecté lorsqu’il parcourt les ressources de la formation pour laquelle il est inscrit.

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, et en particulier le critère : Formation réglementaire (Oui/Non). Puis cliquez sur le bouton Rechercher.

   • La liste des formations recherchée apparaît à l’écran.

2. Sélectionnez la formation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la formation.

   • L’onglet Formation apparaît à l’écran avec les informations sur la formation.

3. Ouvrez l’onglet Conception, et cliquez sur l’icône de la page (Créer un nouvel élément).

4. Sélectionnez l’élément appelé : Signature électronique.

5. Renseignez les 2 champs : Nom (obligatoire) qui apparaît dans le plan du module, et Description (champ texte avec possibilité de le renseigner avec l’éditeur HTML, afin de personnaliser le message affiché à l’apprenant lorsqu’il doit signer).

6. Il possible de choisir un texte pour cette signature parmi des modèles à l’aide d’un bouton Utiliser un modèle.

7. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Informations supplémentaires

• Cet élément Signature électronique peut être inséré dans une formation non réglementaire.

• Un usage intéressant : mettre la signature au démarrage de la formation, et à la fin de la formation.

• Si vous utilisez les signatures électroniques, il est préconisé de paramétrer la formation sans le plan, ni la barre d’action.

• Ce type d’élément n’est pas une ressource disponible dans la bibliothèque de ressources.

Gérer les modèles utilisés pour les signatures électroniques

Ouvrez le menu Studio > Les modèles de signature

Le texte d’une signature peut être réutilisé ailleurs dans un autre module. Pour ce faire, une gestion de modèles a été mis en œuvre.

• Via ce menu, vous pouvez accéder à une liste des modèles de signature existants (trie possible sur toutes les colonnes) mais aussi créer de nouveaux modèles.

• Un modèle, c’est simplement un nom*, un code, une description* et aussi la langue* (* : champ obligatoire).

Comprendre la signature électronique coté apprenant

Lorsque l’apprenant accède à la signature électronique la première fois, le système lui demande de s’identifier. Cela signifie qu’il doit saisir son identifiant et son mot de passe. La description est affichée en haut des champs d’identification.

• Il dispose d’un bouton Valider.

• Lors de la validation, les informations identifiant/mot de passe sont vérifiées :

  • Si les informations identifiant/mot de passe ne sont pas correctes ou vides, un message d’alerte s’affiche.

  • Si les informations identifiant/mot de passe sont correctes MAIS qu’elles ne correspondent pas à l’utilisateur connecté à la plateforme, un message d’alerte s’affiche.

  • Si les informations identifiant/mot de passe saisies sont correctes, un texte est affiché pour confirmer à l’apprenant qu’il s’est bien identifié, ainsi que la date de la signature. La progression de cette ressource passe à 100%, et en succès. L’apprenant peut alors poursuivre la formation.

Tant que la signature ne sera pas réalisée, cette étape ne sera pas complète. Cette information sera visible dans le suivi, et dans les analyses (ressources cube). Cela empêche l’apprenant d’atteindre les 100% et la réussite de sa formation.