La facturation des coûts

La facturation permet de figer les coûts ventilés à un instant T. Cette action se fait dans une page du menu Administration > Facturation.

Les éléments à facturer sont les coûts ventilés dont la date de début est inférieure ou égale à la date de facturation saisie. La date de début d’un coût étant :

• Date de début de la session si c’est une ventilation par session.

• Date de début de la séance si c’est une ventilation par séance.

Lors d’une facturation, la plateforme renseigne les champs concernés sur un coût ventilé :

• Facturé ou non.

• Date de la facturation.

• Les règles principales sur la facturation :

  • Les coûts ventilés facturés sont figés à la date saisie – aucune modification ou suppression possible.

  • Dans le cas d’une modification des coûts d’une session, de nouveaux coûts ventilés apparaissent en compensation des coûts figés.

  • Les coûts des salaires formateurs non pris en compte.

  • Les coûts des salaires apprenants non pris en compte.

  • Annuler/Supprimer une séance facturée est impossible.

  • Annuler/Supprimer une session facturée est impossible.

• Désinscription d’un apprenant avec un coût ventilé facturé est impossible, en revanche, l'annulation est possible.

• Annuler une inscription, 2 cas :

  • Annulation à facturer : aucune modification au niveau des coûts car l’inscription est à facturer.

  • Annulation à ne pas facturer : les coûts ventilés facturés liés à cette inscription restent, en revanche, de nouveaux coûts ventilés sont consolidés afin de remettre à 0 la facturation – compensation. ET ce coût non facturé est redistribué aux autres inscriptions dans le cas d’un coût collectif.

Exemple avec un cas simple : 

Au club, un client vient de l’extérieur – comme coût, il a :

• Coût d’une chambre : 200 €

• Coût du repas : 100 €

• Coût location de salle : 100€

La société organisant le club aura une facture de 500 € à lui donner – ces coûts lui seront facturés.

Exemple avec des coûts différents :

Dans cet exemple, c’est une ventilation par séance.

• Nous avons 2 séances : séance n°1 avec les 2 personnes, séance n°2 avec la personne A.

• Un responsable a lancé 3 facturations à des dates éloignées.

• Au niveau des personnes, nous avons 2 personnes pour chaque séance. Au niveau des coûts à la date du 15/02 pour la séance n°1, nous avons des coûts de salaires apprenant et formateurs, coût collectif d’hébergement (4000 € au départ).

Et à la date du 22/02, des nouveaux coûts ont été créés pour la séance n°1 et n°2 : coût individuel logistique (500 € pour la personne A).

• À la 1^ère facturation le 15/02, les coûts existants sont :

  • Hébergement : 2000 € par personne

  • Facturé : oui

  • Date de facturation : 15/02

  • Modification du coût de l’hébergement le 16/02 le matin : 3000 €

• À la 2ème facturation le 16/02 au soir, les coûts existants sont :

  • Hébergement : -500 € par personne – compensation par rapport aux coûts ventilés existant

  • Facturé : oui

  • Date de facturation : 15/02

  • Les 2 autres coûts précédents restent dans le tableau

  • Modification du coût de l’hébergement le 22/02 le matin : 0 €

  • Ajout d’une séance n°2 le 22/02 avec un coût logistique de 500 €

• À la 3ème facturation le 25/02, les coûts existants sont :

  • Hébergement : -1500 € par personne – compensation par rapport aux coûts ventilés existant

  • Facturé : oui

  • Date de facturation : 25/02

  • Logistique : 500 € pour la personne A sur la séance n°2 – le coût sur la séance n°1 n’est pas facturé pour l’instant car le début est/date de facturation.

Les autres coûts précédents restent dans le tableau.