Événements

Le LXP Bealink propose un espace événement pour formateurs et apprenants, affichant les inscriptions aux événements en présentiel ou aux classes virtuelles, ainsi que les événements publics nécessitant une inscription. Ces informations proviennent des LMS ou TMS existants, ou sont directement créées dans Bealink.

Cet espace présente les détails des événements (lieu, date, etc.) et permet l’émargement digital des utilisateurs lors des sessions de formation synchrones. La feuille de présence est générée automatiquement et peut être stockée dans un système tiers (LMS, TMS, etc.).

L’authentification via l'annuaire d'entreprise (SSO SAML ADFS) garantit que l’utilisateur signant est bien le bon.

Création et gestion d'événement par un formateur

Sur option de paramétrage, les formateurs disposent aussi d’un bouton « + » en bas à droite de l’écran leur permettant de créer des formations de manière ad-hoc. Ceci peut être très pratique pour la traçabilité de réunions internes de montée en compétence entre quelques personnes de manière ad-hoc.

Depuis l'écran de création ou de modification d'événement, le formateur peut définir le titre, la description, le lieu et les créneaux horaires de la formation. La configuration des dates et heures est simple à utiliser, semblable à la configuration d'un réveil.

Le formateur peut ajouter des participants en recherchant les profils des apprenants via l’annuaire de l’organisation ou en inscrivant directement un groupe d’utilisateurs.

En option, il est possible d'ajouter de nouvelles personnes non présentes dans l'annuaire de l'entreprise, comme les intérimaires, CDD, stagiaires ou alternants. Cela permet de suivre la présence de toutes les populations, même celles non enregistrées dans le SIRH.

Émargement digital

Une fois l'événement créé dans Bealink ou depuis un système source (LMS, TMS…), deux options d’émargement sont disponibles pour l’utilisateur final.

L’apprenant peut signer via son propre smartphone, tablette ou lien web après le début de l’événement (avec un contrôle empêchant la signature avant le début). Alternativement, le formateur, disposant de la liste des participants, peut partager son terminal pour faire signer les apprenants directement.

Le formateur est le seul à pouvoir générer la feuille d’émargement au format PDF une fois toutes les signatures collectées. Il est également responsable de vérifier que les apprenants ayant signé à distance étaient bien présents lors de l'événement (formation virtuelle ou présentielle).

Enfin, seul le formateur a la possibilité de notifier la présence, l’absence ou l’absence justifiée d’un apprenant. L’écran du formateur s’affiche ainsi lorsqu'il sélectionne un apprenant :

Le formateur peut suivre en temps réel les signatures et les dates de signature des participants qui signent depuis leur propre smartphone. Il a également la possibilité "d’écraser" une signature pour marquer un apprenant comme absent, conservant ainsi le contrôle total du processus d’émargement.

Le formateur peut aussi indiquer si un apprenant est absent, absent justifié ou présent, et ajouter un commentaire. Ces informations sont incluses dans le fichier PDF de la feuille d’émargement, avec l'ensemble des signatures des participants.

Enfin, la feuille d’émargement peut être facilement partagée par e-mail, Teams, etc., directement depuis le smartphone du formateur via un bouton de partage.

Exemple de PDF d’émargement digital généré via l’application après récolte des signatures.

Lorsqu’un événement d'une journée est déclaré depuis votre LMS ou TMS, Bealink le découpe automatiquement en demi-journées pour permettre un émargement le matin et l’après-midi, conformément aux exigences légales françaises.

L'émargement ne peut se faire avant le début de la session, mais reste ouvert après l’événement pour récupérer d'éventuels oublis.

Des notifications automatiques avertiront l'utilisateur inscrit à une formation synchrone 1 jour avant l'événement, et plusieurs rappels seront envoyés pour l’émargement.

Génération de lien de signature web pour les webinaires

La fonctionnalité évènement de Bealink permet beaucoup de granularité en matière de gestion des présences et d’évènements avec la possibilité de gérer les présences partielles ainsi que de laisser des commentaires, gérer différents créneaux pour un même évènement mais à travers différents formateurs.

Événements publics

La création ad-hoc depuis un smartphone permet au formateur ou à tout utilisateur de créer rapidement une session de formation en une à deux minutes, comptabiliser le temps passé et ajouter des apprenants, comme expliqué précédemment.

Cependant, la liste des participants n’est pas toujours connue à l’avance, et il peut être souhaité de laisser les utilisateurs s’inscrire librement à certains événements, comme des webinaires. Lors de la création de l’événement, il est possible d’activer une option permettant l'inscription libre des participants, et leur émargement digital sera enregistré lors de l’événement.

Pour consulter ces événements, l'utilisateur peut choisir l'option Tous les événements plutôt que Mes événements, qui affiche par défaut ses inscriptions.