Les évaluations

Comprendre la notion d’évaluation

Dans le LMS, une évaluation comprend :

• Une fiche Évaluation en Back-Office, avec publication FrontOffice et Back-Office.

• Un catalogue Front Office d’Évaluations.

• Des sessions d’évaluation avec un évaluateur (formateur).

• Une inscription à une évaluation dans le LMS se réalise de trois façons :

  • Inscription Libre-service pour une évaluation pour le collaborateur ou le manager,

  • Inscription Front Office via les demandes d’inscription sur une évaluation du Catalogue,

  • Inscription Back-Office sur une session d’évaluation.

• L’évaluation de collaborateurs ne doit pas être confondu avec une Évaluation de fin formation (voir la section : Gérer l’évaluation de la formation).

• Le processus de création de fiches d’évaluation et de gestion de l’évaluation est semblable au processus de création et gestion de formations (voir la section : Préparer et gérer une formation).

Visualiser un quiz d’évaluation

Ouvrez le menu Administration > Evaluations > Les évaluations

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez l’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir l’évaluation.

3. L’onglet Evaluations apparaît à l’écran avec les informations sur l’évaluation.

Créer un quiz d’évaluation

Ouvrez le menu Administration > Evaluations > Les évaluations

Procédure

1. Cliquez sur Nouveau.

2. Renseignez les champs obligatoires de la fiche.

3. Cliquez sur Enregistrer.

4. Cliquez sur l’onglet Conception et reportez-vous à l’article : Gérer les quiz afin de construire le quiz.

Informations supplémentaires

Au sein d’une évaluation, un quiz ne peut être réalisé qu’une seule fois. Lorsque l’utilisateur a terminé, l’évaluation disparait de la liste des inscriptions. C’est la raison pour laquelle nous conseillons d’utiliser l’option du quiz une réponse par question est obligatoire pour les évaluations.

Tout quiz et toute question crées via Évaluation sont stockés dans le Studio dans la bibliothèque des ressources et dans celle des questions.

Modifier un quiz d’évaluation

Ouvrez le menu Administration > Evaluations > Les évaluations

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez l’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir.

3. L’onglet Évaluation apparaît à l’écran avec les informations sur l’évaluation.

4. Cliquez sur l’onglet Conception.

5. Une fois la modification effectuée, cliquez sur Enregistrer.

• Un message de confirmation apparaît.

Informations supplémentaires

Si vous modifiez le contenu du quiz dans Évaluation et que ce quiz est utilisé dans le module Learning, les changements effectués impacteront la formation (après mise en production du module) et l’évaluation. N’oubliez pas de mettre le quiz en production. Tout apprenant qui n’a pas commencé son évaluation bénéficiera de la mise à jour. Cependant, tout apprenant qui l’a commencée restera sur la version précédente du quiz.

Créer une session d’évaluation

Ouvrez le menu Administration > Evaluations > Les évaluations

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez l’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir l’évaluation.

3. L’onglet Évaluation apparaît à l’écran avec les informations sur l’évaluation.

4. Cliquez sur l’onglet Sessions.

5. Cliquez sur Nouveau.

6. Renseignez les champs obligatoires et cliquez sur Enregistrer. Les informations à compléter sur la fiche session d’évaluation sont à minima : le nom de la session d’évaluation, le mode d’inscription et la date de début de session. N’oubliez pas de changer l’évaluateur si ce n’est pas vous qui assurez la correction des évaluations.

Le champ Mode d’inscription permet de distinguer les sessions utilisées pour des inscriptions faites en back office, de celles réalisées en libre-service et de celles faites via les demandes d’inscription.

Vérification

Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Informations supplémentaires

Si aucune session de mode d’inscription libre-service n’existe lorsqu’un apprenant clique sur le bouton Libre-service à partir du catalogue, une session de modalité d’inscription libre-service sera créée automatiquement par la plateforme.

Ou bien

1. Ouvrez le menu Administration > Évaluation > Les évaluations.

2. Cliquez sur Nouveau.

3. Renseignez les champs obligatoires et cliquez sur Enregistrer.

Rechercher une session d’évaluation

Ouvrez le menu Administration > Évaluation > Les évaluations

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez l’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir l’évaluation.

   L’onglet Évaluation apparaît à l’écran avec les informations sur l’évaluation.

3. Cliquez sur l’onglet Sessions.

L’onglet Session apparaît à l’écran avec les informations sur la ou les session(s) session d’évaluation.

Ou bien

• Ouvrez le menu Administration > Formation > Les sessions

Procédure

• Sélectionnez la session d’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la session.

• L’onglet Session apparaît à l’écran avec les informations sur la ou les session(s) d’évaluation.

Consulter ou modifier la fiche d’une session d’évaluation

Ouvrez le menu Administration > Évaluation > Les évaluations

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez l’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir.

   L’onglet Évaluation apparaît à l’écran avec les informations sur l’évaluation.

3. Cliquez sur l’onglet Sessions.

   L’onglet Session apparaît à l’écran avec les informations sur la ou les session(s) d’évaluation.

4. Sélectionnez la session d’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la session.

5. Modifier les données souhaitées et cliquez sur Enregistrer.

Vérification

Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Ou bien :

Ouvrez le menu Administration > Évaluation > Les évaluations

Procédure

1. Sélectionnez la session d’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la session.

2. L’onglet Session apparaît à l’écran avec les informations sur la session d’évaluation.

3. Modifier les données souhaitées et cliquez sur Enregistrer.

Vérification

Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Supprimer une session d’évaluation

Ouvrez le menu Administration > Évaluation > Les évaluations

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez l’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir.

3. L’onglet Évaluation apparaît à l’écran avec les informations sur l’évaluation.

4. Cliquez sur l’onglet Sessions. L’onglet Session apparaît à l’écran avec les informations sur la ou les session(s) d’évaluation.

5. Sélectionnez la session d’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur l’icône Poubelle.

Vérification

Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Ou bien :

Ouvrez le menu Administration > Évaluation > Les évaluations

Procédure

1. Sélectionnez la session d’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la session.

2. L’onglet Session apparaît à l’écran avec les informations sur la session d’évaluation.

3. Sélectionnez la session d’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur l’icône de la poubelle. Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Informations supplémentaires

En supprimant une session d’évaluation, on supprime définitivement les inscriptions à la session (suppression physique sans possibilité de restauration des inscriptions).

Rechercher une inscription à une session d’évaluation

Ouvrez le menu Administration > Évaluation > Les évaluations

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez l’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir l’évaluation.

3. L’onglet Évaluation apparaît à l’écran avec les informations sur l’évaluation.

4. Cliquez sur l’onglet Inscriptions.

Vérification

L’apprenant ou les groupes inscrits à la session d’évaluation apparaissent dans la liste.

Pour chaque apprenant, la plateforme affiche la date de début et de fin d’inscription.

Informations supplémentaires

La date de début d’inscription d’un utilisateur ou d’un groupe correspond à ses dates d’accès à l’évaluation. Si la session n’a pas démarré, elle est identique à la date de démarrage de la session.

Si la session a démarré, c’est la date à laquelle l’utilisateur est inscrit.

La date de fin d’inscription par défaut correspond à la date de fin de session.

Ou bien :

Ouvrez le menu Administration > Évaluation > Les évaluations

Procédure

1. Sélectionnez la session d’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la session.

2. L’onglet Session apparaît à l’écran avec les informations sur la session d’évaluation.

3. Sélectionnez la session d’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur Voir la session.

4. Cliquez sur l’onglet Inscriptions.

Inscrire un apprenant à une session d’évaluation en back office

Ouvrez le menu Administration > Évaluation > Les évaluations

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez l’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la session.

3. L’onglet Session apparaît à l’écran avec les informations sur la session d’évaluation.

4. Cliquez sur l’onglet Inscriptions.

5. Cliquez sur le bouton Inscrire.

6. Une fenêtre de sélection des apprenants à inscrire apparaît.

7. Choisissez parmi les critères de recherche :

   • Le nom de l’apprenant à inscrire

   • Le matricule de l’apprenant à inscrire

8. Cliquez sur le bouton Rechercher : une liste d’apprenant correspondant aux critères de recherche apparaît.

9. Sélectionnez dans la liste le ou les utilisateurs à inscrire à la session, puis cliquez sur le bouton Valider.

La page d’inscription apparaît avec les inscrits.

Vérification

Un message de confirmation apparaît également.

Ou bien

1. Ouvrez le menu Administration > Évaluation > Les évaluations

2. Sélectionnez la session d’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur Voir la session.

3. Cliquez sur l’onglet Inscriptions.

4. Cliquez sur le bouton Inscrire.

   • Une fenêtre de sélection des apprenants à inscrire apparaît.

5. Choisissez parmi les critères de recherche :

   • Le nom de l’apprenant à inscrire

   • Le matricule de l’apprenant à inscrire

6. Cliquez sur le bouton Rechercher : une liste d’apprenant correspondant aux critères de recherche apparaît.

7. Sélectionnez dans la liste le ou les utilisateurs à inscrire à la session, puis cliquez sur le bouton Valider.

Vérification

La page d’inscription apparaît avec les inscrits.

Un message de confirmation apparaît également.

Inscrire un groupe à une session d’évaluation en back office

Ouvrez le menu Administration > Les évaluations

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez l’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur le bouton Voir la session.

3. L’onglet Session apparaît à l’écran avec les informations sur la session d’évaluation.

4. Cliquez sur l’onglet Inscriptions.

5. Cliquez sur le bouton Inscrire. Une fenêtre de sélection des apprenants à inscrire apparaît.

6. Choisissez parmi les critères de recherche :

   • Si vous souhaitez visualiser les résultats sous forme d’une liste à plat de groupes sans arborescence : dans ce cas choisissez de cocher Liste.

   • Si vous souhaitez visualiser les résultats sous forme d’une arborescence afin de visualiser les dépendances groupe – sous-groupes : dans ce cas, cochez : Arborescence.

7. Précisez dans la liste déroulante le type de groupe que vous souhaitez inscrire : structure, établissement, projet….

8. Cliquez sur le bouton Rechercher.

9. Sélectionnez le ou les groupes à inscrire à la session, puis cliquez sur le bouton Valider.

Vérification

• La page d’inscription apparaît avec les inscrits.

• Un message de confirmation apparaît également.

Informations supplémentaires

Attention aux inscriptions de groupes à des sessions d’évaluation, car le traitement informatique par lots (appelé également traitement batch) rafraîchit toutes les nuits ces inscriptions et ce en fonction de la date de clôture des inscriptions (champ de la fiche session d’évaluation) et des mouvements au niveau des groupes.

Si un groupe est inscrit à une session d’évaluation dont la date de début est dépassée (la session est commencée), alors si on ajoute un nouveau membre à ce groupe :

• Si la date de clôture présente sur la fiche de la session d’évaluation a été renseignée et n’est pas dépassée, alors le nouveau membre est inscrit automatiquement à la session d’évaluation.

• Si la date de clôture présente sur la fiche session a été renseignée et est dépassée, alors le nouveau membre n’est pas inscrit à la session d’évaluation.

Modifier une inscription à une session d’évaluation

Ouvrez le menu Administration > Les évaluations > Les évaluations.

Procédure

1. Sélectionnez les critères de recherche souhaités dans la page de recherche, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

2. Sélectionnez l’évaluation souhaitée dans la liste, puis cliquez sur l’onglet Sessions.

3. Sélectionnez une session d’évaluation et cliquez sur le bouton Voir la session.

   L’onglet Session apparaît à l’écran avec les informations sur la session d’évaluation.

4. Cliquez sur l’onglet Inscriptions.

   Les utilisateurs inscrits à la session d’évaluation apparaissent dans la liste.

Supprimer une inscription :

1. Sélectionnez l’apprenant dans la liste.

2. Cliquez sur le bouton Supprimer.

3. Une pop-up apparaît, confirmez en cliquant sur Ok.

   • Un message de confirmation apparaît à l’écran.

   • L’apprenant disparaît de la liste des inscrits.

Changer un/des utilisateur(s) de session d’évaluation :

1. Sélectionnez le/les utilisateur(s) dans la liste.

2. Cliquez sur le bouton Changer de session.

3. Un message de confirmation apparaît à l’écran.

   • Le/les utilisateur(s) disparait de la liste des inscrits.

Changer de vue :

1. Cliquez sur le bouton Changer de vue.

   Une nouvelle liste d’apprenants apparaît sans faire la distinction entre les inscriptions individuelles et les inscriptions groupées : tous les utilisateurs inscrits sont classés par ordre alphabétique.

2. Cliquez de nouveau sur le bouton Changer de vue pour revenir à la liste par défaut présentant les inscriptions individuelles et les inscriptions groupées.

3. Pour modifier les dates de début et/ou de fin d’inscription d’un/des utilisateurs, ou d’un groupe (après la date de clôture des inscriptions uniquement), sélectionnez le/les utilisateur(s) ou le groupe dans la liste.

4. Cliquez sur le bouton Modifier les dates. Une fenêtre s’ouvre vous demandant les nouvelles dates à affecter à cet/ces utilisateur(s) ou à ce groupe (qui s’affiche sous forme de liste dans la nouvelle fenêtre).

5. Renseignez les dates et cliquez sur le bouton Valider.

   • La fenêtre se ferme et la liste des inscrits se rafraîchit.

   • Un message de confirmation apparaît à l’écran.

   • Le/les utilisateur(s) concernés se retrouvent avec de nouvelles dates d’inscription (colonnes dates de début et de fin d’inscription).