Les établissements, structures et projets

Ces types de groupes ont une organisation similaire, par conséquent leur procédure de création, de modification et de suppression sont les mêmes.

Créer un groupe manuellement

Procédure

1. Depuis le menu latéral, ouvrez l’Annuaire.

2. Dans la rubrique Groupe, choisissez le type de groupe souhaité.

   La page d’organisation générale s'ouvre.

3. (Facultatif) Pour créer un sous-groupe, sélectionnez, dans l’arborescence à gauche, le groupe que vous souhaitez être le père. Vous pourrez retrouver et modifiez cette information dans le champs « élément parent ».

4. Cliquez sur Nouveau.

5. Renseignez les informations de la fiche. Le nom du groupe est a minima obligatoire.

   Pour ajouter un domaine, un responsable ou un élément parent, entrez directement leur nom dans le champs correspondant ou cliquez sur à droite de chaque champs pour les rechercher. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs responsables, en revanche, les champs « Elément parent » et « Domaine de gestion » sont uniques.

   Remarque :

   Si vous ajoutez un ou des responsables à un groupe, cette information apparaîtra dans la section Affectation de la fiche de ce ou ces responsables.

6. Une fois les informations complétées, cliquez sur Enregistrer.

   Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Rechercher un groupe

Prérequis

• Le groupe doit exister.

Procédure

1. Depuis le menu latéral, ouvrez l’Annuaire.

2. Dans la rubrique Groupes, choisissez le type de groupe souhaité.

   La page d’organisation générale s'ouvre.

3. Si vous connaissez l’emplacement du groupe recherché, sélectionnez le directement dans l’arborescence à gauche de l’écran.

   Sinon, ouvrez l’onglet Rechercher des établissements, pour les établissements, Rechercher des structures, pour les structures ou Rechercher des projets, pour les projets.

4. Entrez le nom du groupe recherché.

5. Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Entrée.

   Une liste de groupes correspondant à la recherche s’affiche.

6. Sélectionnez le groupe recherché dans la liste.

Vérification

La fiche du groupe apparaît à droite de l’arborescence.

Modifier les informations d’un groupe

Prérequis

• Le groupe doit exister.

• Les champs de la fiche doivent être complétées.

• Vous devez être capable de vous rendre sur la fiche d’un groupe.

Procédure

1. Depuis la fiche du groupe, placez vous dans les champs à modifier.

2. Effectuez les modifications nécessaires.

   Pour le champs « Responsables », vous pouvez ajouter de nouveaux responsables en cliquant sur pour les rechercher. Pour en supprimer, placez vous dans le champs afin d’effacer leur nom et prénom.

   Pour modifier les champs uniques « Domaine de gestion » et « Elément parent », cliquez sur pour les rechercher.

3. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur Enregistrer.

   Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Consulter la liste des membres

Prérequis

• Le groupe doit exister.

• Le groupe doit comporter des utilisateurs.

Procédure

1. Depuis le menu latéral, ouvrez l’Annuaire.

2. Dans la rubrique Groupes, choisissez le type de groupe souhaité.

   La page d’organisation générale s'ouvre.

3. Si vous connaissez l’emplacement du groupe recherché, sélectionnez-le directement dans l’arborescence à gauche de l’écran.

   Sinon, ouvrez l’onglet Rechercher des établissements, pour les établissements, Rechercher des structures, pour les structures ou Rechercher des projets, pour les projets.

4. Entrez le nom du groupe recherché.

5. Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Entrée.

   Une liste de groupes correspondant à la recherche s’affiche.

6. Sélectionnez le groupe recherché dans la liste.

   La fiche du groupe s’ouvre.

7. Ouvrez l’onglet Membres.

   La liste des utilisateurs présents dans le groupe s’affiche.

   Depuis cet onglet, vous pouvez accéder à la liste des membres des autres groupes en les sélectionnant dans l’arborescence à gauche.

Supprimer des membres

Prérequis

• Le groupe doit exister.

• Le groupe doit comporter des utilisateurs.

• Vous devez être capable de vous rendre sur la liste des membres d’un groupe.

Procédure

1. Dans la liste des membres du groupes, sélectionnez le ou les utilisateurs à supprimer.

   Le bouton Supprimer n’est plus grisé.

2. Cliquez sur Supprimer.

   Une fenêtre de confirmation s’ouvre.

3. Cliquez sur OK.

   L’utilisateur n’apparaît plus dans la liste.

   Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Remarque :

Supprimer un membre d'un groupe ne supprime pas son profil de la plateforme.

Remarque :

Si le groupe est inscrit à une formation lors de la suppression d’un membre :

• Si la date de clôture de la formation n’est pas dépassée, alors le membre supprimé n’aura plus accès à la formation.

• Si la date de clôture de la formation est dépassée, alors cela n’aura aucune incidence sur le membre supprimé.

Ajouter manuellement des membres

Prérequis

• Le groupe doit exister.

• Les utilisateurs que vous voulez ajouter doivent exister sur la plateforme.

• Vous devez être capable de vous rendre sur la liste des membres d’un groupe.

Procédure

1. Depuis la liste des membres d’un groupe, cliquez sur Ajouter un membre.

   Une fenêtre de recherche s’affiche.

2. Entrez les informations du ou des utilisateurs que vous souhaitez ajouter.

3. Cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Entrée.

   La liste des utilisateurs correspondant à vos critères de recherches s’affiche.

4. Sélectionnez le ou les utilisateurs recherchés.

   Le bouton Ajouter les utilisateurs n’est plus grisée.

5. Cliquez sur Ajouter les utilisateurs.

   Le ou les utilisateurs apparaissent dans la liste des membres.

   Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Remarque :

Le responsable d’un groupe ne fait pas partie de la liste des membres. Dans le cadre d’une inscription par groupe, il ne sera pas pris en compte dans le processus. Pensez donc à l’ajouter aux membres du groupe ou à l’inscrire manuellement.

Remarque :

Si le groupe est inscrit à une formation lors de l’ajout d’un nouveau membre :

• Si sa date de clôture de la formation n’est pas dépassée, alors le nouveau membre sera automatiquement inscrit à la formation.

• Si sa date de clôture de la formation est dépassée, alors cela n’a aucune incidence sur ce nouveau membre.

Importer de nouveaux membres

Prérequis

• Les groupes doivent exister.

• Les utilisateurs que vous voulez ajouter doivent exister sur la plateforme.

• Vous devez être capable de vous rendre sur la liste des membres d’un groupe.

Procédure

1. Depuis la liste des membres d’un groupe, cliquez sur Ajouter des utilisateurs avec un fichier.

   Une fenêtre s’ouvre.

2. Cliquez sur Sélectionner.

   Votre explorateur de fichier s’ouvre.

3. Ouvrez le fichier CSV.

   Le nom de votre fichier apparaît dans le champs.

4. Cliquez sur Valider.

   Les utilisateurs s’importent. Un message s’affiche éventuellement pour les utilisateurs introuvables et qui n’ont pas été importés.

   Un message de confirmation apparaît à l’écran.