L'émargement digital

L’émargement digital est le fait de gérer les présences / absences des apprenants à une séance de formation. Le résultat de ce workflow d’émargement se traduit par 2 moyens :

• Une feuille d’émargement.

• Des données qui s’affichent dans la section Suivi pour chaque session Xperience.

Fonctionnement global du service émargement

Ce service d’émargement digital est disponible via Bealink. Le jour de la séance, le formateur accède à l’écran de la séance sur Bealink où il retrouve l’ensemble des actions possibles pour la gestion de l’émargement des apprenants.

Les apprenants pourront également utiliser Bealink pour signer leur présence. À la clôture de la séance, l’ensemble des informations redescendent dans Xperience.

Paramétrage des modèles des feuilles d’émargement

Voici les données disponibles sur la feuille d’émargement :

• Titre de la formation

• Description de la formation

• Date et heure de début de la séance

• Date et heure de fin de la séance

• Lieu de la formation

• Formateur(s)

• Ensuite pour chaque participants (apprenant et formateur), les informations suivantes sont remontées :

  • Prénom, Nom

  • Poste

  • Email

  • Matricule

  • Un statut (ou signature) par créneau

Vous pouvez personnaliser le branding de la feuille d’émargement directement Bealink.

• Importer un pdf A4 permettant avec un entête et un pied de page.

• Rattacher un modèle à un domaine.

• Il est possible de créer une version de Template par langue.

• Il est demandé de définir un modèle par défaut. Il sera utilisé si aucun autre modèle ne correspond au domaine / sous-domaine de la formation.

• Le bouton APERCU permet de visualiser la personnalisation du modèle afin d’ajuster ou de valider.

Rôle du formateur dans le workflow d’émargement

Le formateur accède à sa session en se connectant à Xperience. Après avoir sélectionné Émargement dans le menu (configuration préalable requise), il est redirigé vers Bealink, où il peut naviguer vers Évènements et choisir sa session parmi celles qui lui ont été attribuées en tant que formateur.

Fonctionnalités de gestion des sessions :

Une fois la session sélectionnée, le formateur peut effectuer les actions suivantes :

1. Partager la session :

• Générer et partager un lien QR code pour la session.

2. Gestion des participants :

• Rechercher, filtrer et sélectionner des participants pour effectuer des actions groupées.

3. Gestion d’émargement :

• Capturez les signatures des participants pour les sessions en personne à l'aide du bouton Signer de l'interface du formateur.

4. Attribuer les statuts d’émargement :

• Marquez les présences sans action du participant via le bouton Marque comme, avec la possibilité d'ajouter des commentaires. Les statuts suivants sont disponibles :

  • Présent

  • Absent

  • Absence justifiée

Remarque :

Le statut Présent peut être enregistré soit par la signature d'un participant, soit manuellement par le formateur. En outre, l'onglet Évènements dans les paramètres de Bealink permet d'imposer la signature des participants pour confirmer leur présence.

5. Clôture de la session :

Le formateur doit également enregistrer sa propre présence en signant avant de clôturer la session.

Comportement par défaut

Si aucun statut n'est attribué à un participant, la feuille de présence dans Xperience affichera le statut Non renseigné.

Options avancées

Le back-office de Bealink comprend une option qui oblige les formateurs à attribuer un statut à chaque participant avant de clôturer la session.

Formateurs multiples

Si plusieurs formateurs sont affectés à une session :

• Chaque formateur peut se connecter à son compte ou utiliser un appareil déjà connecté par un autre formateur pour se connecter ou attribuer des statuts et des commentaires.

• Tous les formateurs doivent avoir enregistré un statut ou une signature avant que la session ne puisse être clôturée.

Règles de post-clôture

Une fois qu'une session est clôturée, les statuts et les signatures ne peuvent plus être modifiés à moins que la session ne soit rouverte.

Seul un administrateur peut rouvrir une session via l'interface d'administration de Bealink :

• Naviguez vers Évènements > Sessions de formation, sélectionnez la session et utilisez l'option Rouvrir.

Le rôle de l’apprenant dans le workflow

Les apprenants disposent de plusieurs moyens pour déclarer leur présence :

1. Signature sur l’appareil du formateur

Dans le cadre d’une session en présentiel, les apprenants peuvent enregistrer leur signature directement sur l’appareil du formateur (ordinateur, tablette ou smartphone) en sélectionnant leur nom.

2. Signature en mode connecté

Une fois connectés à Xperience, les apprenants peuvent accéder à Bealink via le lien Émargement dans leur menu. Ils doivent ensuite :

1. Ouvrez la section Événements.

2. Sélectionnez la séance qui est attribuée à un apprenant.

3. Signez leur présence pour le créneau horaire concerné.

Par défaut, l’apprenant doit être authentifié pour enregistrer sa présence de manière autonome. Cependant, une option peut être activée pour permettre la signature sans authentification.

Cette option est accessible depuis le menu Paramètres de Bealink, dans l’onglet Événements. Une fois activée, le lien de partage généré par le formateur reste valable pendant 1 heure. Ce lien permet à l’apprenant de :

• Accéder à la liste des participants de la séance.

• Sélectionner dans cette liste.

• Signer sa présence sans avoir besoin de se connecter.

Détail des synchronisations

Dans le cadre d’une utilisation de Xperience comme LMS et Bealink, il y a différentes synchronisations pour refléter la vie d’une séance de formation :

• Création / modification d’une séance sur Xperience : à partir de Xperience v8, cette synchronisation se fera en temps réel via des webhooks, permettant les changement le jour J de la séance. Avant cette version les synchronisations s’effectuent chaque soir.

• Suppression d’une séance. A partir de la v8, les séances et session supprimées sur Xperience, le seront également côté Bealink.

• Apparition des informations d’émargement dans Xperience : Ces datas ainsi que la feuille d’émargement apparaissent dans Xperience moins de 5 minutes après la clôture de la séance, c’est-à-dire du dernier créneau qui compose la séance.