Les délégations

L’objectif de la délégation est de permettre à un utilisateur de déléguer de manière temporaire le traitement de ses tâches à un autre utilisateur. Il n’est possible de nommer qu’un seul délégué pour un utilisateur sur une période. Cependant, un délégué peut remplacer plusieurs utilisateurs en même temps.

Le délégué sera en copie de tous les mails de la personne qu’il remplace et recevra les notifications suivantes :

• L’enregistrement d’une nouvelle délégation le concernant ;

• Les modifications apportées à une délégation dont il est le destinataire ;

• Les nouvelles tâches assignées à l’utilisateur qu’il remplace ;

• Les rappels automatiques des tâches non terminées après une période donnée.

Renseigner une délégation

Prérequis

• Vous devez être capable de vous rendre sur la fiche d’un utilisateur.

Procédure

1. Depuis le profil d’un utilisateur, ouvrez l’onglet Délégation.

   La fiche de délégation s’affiche.

2. Cliquez sur à droite du champ « Remplaçant » pour rechercher un délégué.

   La fenêtre de recherche s’ouvre.

3. Renseignez la ou les caractéristiques du délégué.

4. Cliquez sur Rechercher.

   Une liste d’utilisateurs s’affiche.

5. Sélectionnez le délégué dans la liste.

6. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.

   Le nom du délégué s’affiche maintenant dans le champ « Remplaçant ».

7. (Facultatif) Définissez une période de délégation en renseignant les dates sous le format jj/mm/aaaa hh:mm dans les champs « Du (jj/mm/aaa hh:mm) », pour la date de début, et « Au (jj/mm/aaaa hh:mm) » pour la date de fin (si vous ne renseignez pas d’heure, l’heure par défaut est 00:00) ou cliquez sur et à droite de chaque champ pour choisir la date et l’heure.

• Il est possible de ne configurer que la date de début ou la date de fin de délégation.

• Si vous ne renseignez aucune date, la délégation démarrera dès son enregistrement et se terminera à sa suppression

8. Une fois les informations complétées, cliquez sur Enregistrer.

   Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Modifier une délégation

Prérequis

• Vous devez être capable de vous rendre sur la fiche d’un utilisateur.

• Vous devez avoir une délégation en cours.

Procédure

1. Depuis le profil d’un utilisateur, ouvrez l’onglet Délégation.

   La fiche de délégation s’affiche.

2. Effectuez les modifications souhaitées.

3. Cliquez sur Enregistrer.

   Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Supprimer une délégation

Prérequis

• Vous devez être capable de vous rendre sur la fiche d’un utilisateur.

• Vous devez avoir une délégation en cours.

Procédure

1. Depuis le profil d’un utilisateur, ouvrez l’onglet Délégation.

   La fiche de délégation s’affiche.

2. Cliquez sur Supprimer.

   Un message de confirmation apparaît à l’écran.

Consulter les tâches d’une délégation

Dans le cadre d’une délégation, le délégué doit effectuer les tâches de la personne qu’il remplace. Pour cela, il peut y accéder de deux manières :

Depuis la rubrique « Mes tâches »

Prérequis

• Vous devez avoir une délégation en cours.

• La délégation doit comporter des tâches.

Procédures

1. Cliquez sur votre photo de profil située en haut à droite de votre écran.

2. Ouvrez votre profil via MON PROFIL.

   Votre profil s’ouvre.

3. Ouvrez la rubrique Mes tâches.

   La liste de vos tâches s’affiche. Dans cette liste, les tâches de l’utilisateur que vous remplacez apparaissent avec la mention « Délégation de … ».

Depuis la rubrique « Mes délégations »

Le délégué peut aussi se connecter sur le profil de l’utilisateur qu’il remplace pour effectuer ses tâches.

Prérequis

• Vous devez avoir une délégation en cours.

• La délégation doit comporter des tâches.

• La webpart Mes délégations doit être activée.

Procédures

Sur la page d’accueil, dans la rubrique Mes délégations, une liste des personnes que vous remplacez s’affiche avec leur période de remplacement.

1. Cliquez sur le nom de l’utilisateur dont vous voulez effectuer les tâches.

   Une fenêtre de confirmation s’ouvre.

2. Cliquez sur OK.

   Vous êtes maintenant connecté en tant que la personne que vous remplacez.

3. Consultez les tâches de l’utilisateur.

4. Une fois les tâches effectuées, cliquez sur la photo de profil en haut à droite.

5. Cliquez sur Se déconnecter pour revenir à votre profil.